Распоряжение Министерства здравоохранения Хабаровского края от 20 мая 2020 г. N 561-р "Об утверждении Положения об экспертной комиссии министерства здравоохранения Хабаровского края"

В целях регламентации действий в организации и проведении экспертизы ценности документов, образующихся в деятельности министерства, отбора их для передачи на постоянное хранение, контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях министерства, а также в связи с внесением изменений в структуру и штатное расписание министерства здравоохранения Хабаровского края и в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в министерстве, утвержденной распоряжением министерства здравоохранения Хабаровского края от 18 ноября 2013 г. N 1702-р:

1. Утвердить прилагаемое Положение об экспертной комиссии министерства здравоохранения Хабаровского края.

2. Внести в состав экспертной комиссии министерства здравоохранения Хабаровского края, утвержденный распоряжением министерства здравоохранения Хабаровского края от 22 августа 2014 г. N 975-р "О назначении ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях министерства здравоохранения Хабаровского края и составе экспертной комиссии министерства здравоохранения Хабаровского края", изменения, изложив его в новой редакции, согласно приложению к настоящему распоряжению.

3. Признать утратившим силу распоряжение министерства здравоохранения Хабаровского края от 24 апреля 2018 г. N 483-р "По вопросам организации делопроизводства и ведения архива в министерстве здравоохранения Хабаровского края".

4. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на начальника управления юридической и кадровой работы, документационного обеспечения министерства здравоохранения Хабаровского края Ариненко Ю.В.

Министр

А.В. Витько

Положение
об экспертной комиссии министерства здравоохранения Хабаровского края
(утв. Распоряжением Министерства здравоохранения Хабаровского края от 20 мая 2020 г. N 561-р)

1. Общие положения

1.1. Положение об экспертной комиссии министерства здравоохранения Хабаровского края (далее - министерство) разработано в соответствии с Примерным положением об экспертной комиссии организации, утвержденного Приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 43 "Об утверждении примерного положения об экспертной комиссии организации".

1.2. Экспертная комиссия (далее - ЭК) министерства создается в целях организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образовавшихся в деятельности министерства и отбора для передачи на постоянное хранение.

1.3. ЭК является совещательным органом, создается приказом министерства и действует на основании настоящего положения, согласованного с экспертно-проверочной методической комиссией (далее - ЭПМК) комитета по делам записи актов гражданского состояния и архивов Правительства Хабаровского края (далее - комитет по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края) и утвержденного распоряжением министерства.

1.4. Состав ЭК утверждается распоряжением министерства.

В состав ЭК включаются 7 человек: председатель ЭК, заместитель председателя ЭК, секретарь ЭК, представители управления юридической и кадровой работы, руководители (заместители руководителя) структурных подразделений, утвержденный распоряжением министерства. Председателем ЭК назначается руководитель службы делопроизводства и архива министерства.

1.5. В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Хабаровского края по вопросам организации делопроизводства и архивного дела, в том числе Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях утвержденных Приказом Министерства культуры России от 31.03.2015 N 526 (далее - Правила);

- нормативно-методическими документами уполномоченных органов исполнительной власти Российской Федерации и Хабаровского края в области архивного дела;

- инструкцией по делопроизводству министерства;

- номенклатурой дел министерства;

- типовыми, ведомственными и иными перечнями документов;

- положением об ЭК министерства.

2. Задачи ЭК

Задачами ЭК являются:

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел министерства.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их для передачи в архив министерства.

2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в краевое государственное бюджетное учреждение "Государственный архив Хабаровского края" (далее - Государственный архив Хабаровского края).

3. Функции ЭК

ЭК осуществляет следующие функции:

3.1. Ежегодно организует и проводит экспертизу ценности документов, образовавшихся в деятельности министерства, для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

3.2. Ежегодно производит отбор документов с истекшими сроками хранения к уничтожению, рассматривает и согласовывает акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.

3.3. Рассматривает и принимает решения о согласовании с последующим направлением на согласование (утверждение) ЭПМК комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края:

- инструкции по делопроизводству министерства;

- положения об ЭК министерства;

- положения об архиве министерства;

- номенклатуры дел министерства;

- описей дел постоянного хранения, подлежащих передаче на хранение в Государственный архив Хабаровского края;

- описей дел по личному составу;

- описей электронных дел, документов постоянного хранения;

- актов об утрате документов;

- актов о неисправимых повреждениях архивных документов.

3.4. Рассматривает графики подготовки и передачи документов министерства на постоянное хранение в Государственный архив Хабаровского края.

3.5. Рассматривает, принимает решение о согласовании и вносит на рассмотрение ЭПМК комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края предложения об изменении установленных сроков хранения отдельных категорий документов и об определении не предусмотренных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами и перечнями сроков хранения документов.

3.6. Принимает участие в подготовке и рассмотрении проектов инструкции по делопроизводству министерства, номенклатуры дел министерства, других локальных нормативных актов и документов министерства по вопросам организации делопроизводства и архивного дела.

3.7. Оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям министерства по вопросам работы с документами, участвует в подготовке и проведении мероприятий по вопросам делопроизводства и архивного дела.

4. Права ЭК

ЭК имеет право:

4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям министерства по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов для передачи в архив министерства.

4.2. Запрашивать у руководителей структурных подразделений министерства: письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу; предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

4.3. Заслушивать на своих заседаниях информацию руководителей структурных подразделений министерства по вопросам состояния делопроизводства, причин утраты документов, учета и сохранности дел на стадии их хранения в структурных подразделениях, подготовки документов к передаче на хранение в архив министерства.

Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов представителей Государственного архива Хабаровского края и комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края.

4.4. В случае ликвидации подведомственных учреждений, не являющихся источниками комплектования архивных учреждений, проводить экспертизу ценности документов, образовавшихся в их деятельности, с целью их отбора на постоянное хранение в составе фонда министерства (прием и передача документов, регулируется распорядительными актами министерства).

4.5. Не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением Правил, инструкции по делопроизводству.

4.6. Осуществлять контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях министерства.

4.7. Принимать участие в приеме-передаче дел при смене ответственного за делопроизводство и архив министерства.

4.8. Информировать министра по вопросам, относящимся к компетенции ЭК.

5. Организация работы ЭК

5.1. ЭК осуществляет свою деятельность в соответствии с планом, утвержденным министром.

5.2. ЭК взаимодействует с Государственным архивом Хабаровского края и комитетом по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края по вопросам организации делопроизводства и архивного дела.

5.3. ЭК представляет в Государственный архив Хабаровского края ежегодные планы и отчеты о работе ЭК.

5.4. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся согласно утвержденному плану, а также по мере необходимости, но не реже двух раз в год.

5.5. Все заседания ЭК протоколируются. Протокол подписывается председателем и секретарем ЭК после чего решения ЭК вступает в силу.

5.6. Заседание является правомочным, если на нем присутствует более половины от общего количества членов ЭК. Решение ЭК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно. Решение считается принятым, если за него проголосовало не менее половины членов ЭК, присутствующих на заседании. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК.

Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса.

Ведение делопроизводства ЭК возлагается на секретаря ЭК.

Начальник управления юридической и кадровой работы, документационного обеспечения

Ю.В. Ариненко

Начальник управления юридической и кадровой работы, документационного обеспечения министерства здравоохранения Хабаровского края

Ю.В. Ариненко