Постановление Администрации Кадошкинского муниципального района Республики Мордовия от 5 июня 2020 г. N 196-П "Об утверждении положения об архиве отдела культуры, национальной политики и туризма администрации Кадошкинского муниципального района Республики Мордовия"

В целях обеспечения сохранности документов, внедрения в работу Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности администрации Кадошкинского муниципального района Республики Мордовия, утвержденного приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 года N 558, администрация Кадошкинского муниципального района постановляет:

1. Утвердить прилагаемое положение об архиве отдела культуры, национальной политики и туризма администрации Кадошкинского муниципального района Республики Мордовия

2. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на начальника отдела культуры, национальной политики и туризма администрации Кадошкинского муниципального района Республики Мордовия Е.Н. Балаеву.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

4. Настоящее постановление вступает в силу со дня подписания и подлежит официальному опубликованию в газете для издания официальных сообщений и материалов, нормативных и иных актов "Вестник" и размещению на официальном сайте администрации Кадошкинского муниципального района и в сети "Интернет".

Глава Кадошкинского муниципального района Республики Мордовия

А.В. Чаткин

Положение
об архиве отдела культуры, национальной политики и туризма администрации Кадошкинского муниципального района Республики Мордовия
(утв. постановлением администрации Кадошкинского муниципального района Республики Мордовия от 5 июня 2020 г. N 196-П)

I. Общие положения

1. Документы, образующиеся в процессе деятельности Отдела культуры, национальной политики и туризма администрации Кадошкинского муниципального района Республики (далее - Отдел), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации, являются муниципальной собственностью и подлежат передаче в муниципальный архив в обязательном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2. Документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные к муниципальной собственности, до передачи их на постоянное хранение, временно, в пределах сроков, предусмотренных Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", хранятся в Отделе.

3. В целях своевременного приема архивных документов от работников, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения, использования и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в Отделе создается архив.

4. В своей работе архив руководствуется законодательством Российской Федерации, Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Республики Мордовия от 7 февраля 2005 г. N 10-З "Об архивном деле Республики Мордовия", законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, Республики Мордовия в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, локальными нормативными актами органов местного самоуправления, настоящим Положением.

5. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет средств администрации Кадошкинского муниципального района.

6. За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица Отдела несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

7. Отдел обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

Функции по ведению архива Отдела возлагаются на лицо, ответственное за архив.

Лицо, ответственное за архив, назначается распоряжением Администрации Кадошкинского муниципального района Республики Мордовия (далее - Администрация) из числа работников Отдела.

Круг обязанностей лица, ответственного за архив, определяется должностной инструкцией и настоящим Положением.

8. Положение об архиве Отдела разрабатывается на основании Примерного положения об архиве и утверждается постановлением администрации после согласования с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Министерства культуры, национальной политики и архивного дела Республики Мордовия.

9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива осуществляет муниципальный архив.

II. Состав документов архива

10. Архив Отдела хранит:

10.1. Законченные делопроизводством документы постоянного срока хранения, образовавшиеся в деятельности Отдела, в том числе электронные документы.

10.2. Документы временного (свыше 10 лет) срока хранения.

10.3. Печатные материалы, в том числе ведомственные издания, дополняющие документы архива, а также материалы, необходимые для научно-исследовательской, информационно-справочной и другой работы.

10.4. Справочно-поисковые средства к документам и учетные документы архива Отдела.

III. Задачи архива

11. К задачам архива Отдела относятся:

11.1. Комплектование архива документами, образовавшимися в процессе деятельности Отдела.

11.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата к документам, находящимся на хранении в архиве Отдела.

11.3. Использование документов, находящихся на хранении в архиве Отдела.

11.4. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральным архивным агентством в муниципальный архив.

11.5. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в Отделе и своевременной передачей их в архив Отдела.

IV. Функции архива

12. Архив Отдела осуществляет следующие функции:

12.1. Организует не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, образовавшихся в деятельности Отдела, в соответствии с утвержденным графиком.

12.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в архиве Отдела.

12.3. Представляет в муниципальный архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве Отдела документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

12.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив Отдела, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности Отдела.

12.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии (далее - ЭК) администрации Кадошкинского муниципального района описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение ЭПК Министерства культуры, национальной политики и архивного дела Республики Мордовия описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПК Министерства культуры, национальной политики и архивного дела Республики Мордовия акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

г) на утверждение начальника отдела описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные ЭПК Министерства культуры, национальной политики и архивного дела Республики Мордовия.

12.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в муниципальный архив.

12.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в архиве Отдела в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

12.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в архиве Отдела.

12.9. Организует информирование руководства и работников Отдела о составе и содержании документов архива Отдела.

12.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

12.11. Организует выдачу документов и дел для работы в читальном (просмотровом) зале или во временное пользование.

12.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

12.13. Ведет учет использования документов архива Отдела.

12.14. Создает фонд пользования архива Отдела и организует его использование.

12.15. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам архива Отдела.

12.16. Участвует в разработке документов Отдела по вопросам архивного дела и делопроизводства.

12.17. Оказывает методическую помощь:

а) в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) работникам Отдела в подготовке документов к передаче в архив Отдела.

V. Права архива

13. Архив Отдела имеет право:

а) представлять руководству Отдела предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве Отдела;

б) запрашивать от работников Отдела сведения, необходимые для работы архива;

в) давать рекомендации работникам Отдела по вопросам, относящимся к компетенции архива;

г) информировать работников о необходимости передачи документов в архив Отдела в соответствии с утвержденным графиком.

VI. Ответственность архива

14. Ответственный за архив совместно с руководителем Отдела несет ответственность за:

14.1. Несоблюдение условий обеспечения сохранности документов.

14.2. Утрату и несанкционированное уничтожение документов.

14.3. Необоснованный отказ в приеме на хранение документов, образовавшихся в процессе деятельности Отдела.

14.4. Нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.