Распоряжение Администрации г. Тюмени от 26 июня 2020 г. N 442 "О внесении изменений в распоряжения Администрации города Тюмени от 03.02.2011 N 163, от 01.08.2011 N 900"

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 01.02.2020 N 71 "Об изменении и признании утратившими силу некоторых актов Правительства Российской Федерации", Приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 N 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления", Приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения", руководствуясь статьей 58 Устава города Тюмени:

1. Внести в распоряжение Администрации города Тюмени от 03.02.2011 N 163 "Об организационно-документационном обеспечении деятельности Администрации города Тюмени" (в редакции от 27.04.2020 N 308) следующие изменения:

в пункте 10.1 приложения 1 к распоряжению слова "в отделе по работе с деловой документацией управления по обращениям граждан и делопроизводству (далее - отдел по работе с деловой документацией)" заменить словами "в соответствии с пунктом 8.6.1 приложения 2 к распоряжению";

в пункте 10.3 приложения 1 к распоряжению после слов "отдел по работе с деловой документацией" дополнить словами "управления по обращениям граждан и делопроизводству (далее - отдел по работе с деловой документацией)";

главу 14 приложения 1 к распоряжению изложить в редакции согласно приложению 1 к настоящему распоряжению;

приложение 1 к распоряжению дополнить главой 18.1 в редакции согласно приложению 2 к настоящему распоряжению;

в абзаце первом пункта 1.1 приложения 2 к распоряжению после слов "(далее - Инструкция по ДОУ)" дополнить словами "разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 N 71 (далее - Правила делопроизводства), и";

ГАРАНТ:

Настоящий абзац вступает в силу со дня интеграции информационных систем Администрации города Тюмени, обеспечивающих работу с бухгалтерской, кадровой и другой специальной документацией, с системой электронного документооборота Администрации города Тюмени

абзац четвертый пункта 1.1 приложения 2 к распоряжению изложить в следующей редакции:

"Инструкция по ДОУ применяется к бухгалтерской, кадровой и другой специальной документации в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение. При наличии специальных нормативных правовых актов, регулирующих работу с указанными документами, их подготовку к передаче на архивное хранение, применяются положения специальных нормативных правовых актов.";

пункт 1.6 приложения 2 к распоряжению изложить в следующей редакции:

"1.6. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в Администрации города возлагается на административный департамент Администрации города (далее - административный департамент). Ведение делопроизводства в органах Администрации города - на работников, на которых возложены эти обязанности.";

в абзаце третьем пункта 3.1 приложения 2 к распоряжению слово "отметки" заменить словом "пометки";

в пунктах 4.2.2, 6.6.2, 6.7.1, 12.3.6, 12.3.7, 13.1.15 приложения 2 к распоряжению слово "составитель" в соответствующих числе и падеже заменить словом "исполнитель" в соответствующих числе и падеже;

пункт 4.7.2 приложения 2 к распоряжению дополнить абзацем следующего содержания:

"Лист согласования, распечатанный из СЭДД, должен содержать сведения о дате его формирования и наименовании системы, в которой проводилось электронное согласование.";

абзац второй пункта 7.1.8 приложения 2 к распоряжению исключить;

пункты 8.1.4, 8.2 приложения 2 к распоряжению изложить в следующей редакции:

"8.1.4. В процессе документооборота обеспечивается:

прием и первичная обработка входящих документов;

предварительное рассмотрение входящих документов.

регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

рассмотрение документов руководством;

доведение документов до исполнителей;

подготовка проектов документов;

согласование проектов документов;

подписание проектов документов;

определение места хранения документа (копии документа) и включение документа (копии документа) в дело;

обработка и отправка исходящих документов.

8.2. Организация доставки и отправки документов.

Доставка и отправка документов в Администрации города осуществляются видами связи: почтовой, фельдъегерской, курьерской, иными видами специальной связи, факсимильной, телефонной, посредством электронной почты, СЭДД, системы межведомственного электронного документооборота, посредством федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" и/или региональный портал государственных и муниципальных услуг.";

абзац третий пункта 8.3.1 приложения 2 к распоряжению изложить в следующей редакции:

"Почтовые отправления, нестандартные по весу, форме, цвету, предположительно имеющие вложения, не характерные для почтовых отправлений не вскрываются. О получении подозрительного почтового отправления докладывается руководителю службы делопроизводства либо руководителю органа Администрации города.";

пункт 8.3.2 приложения 2 к распоряжению изложить в следующей редакции:

"8.3.2. Конверты (пакеты), имеющие отметку "Лично", грифы ограничения доступа к документам, содержащим сведения конфиденциального характера, не вскрываются и передаются:

с отметкой "Лично" - непосредственно адресату;

с грифами ограничения доступа - в сектор специальных мероприятий Администрации города Тюмени или работнику службы делопроизводства, в обязанности которого входит обработка документов, содержащих сведения конфиденциального характера. Порядок работы с документами с грифами ограниченного доступа в Администрации города, определяется муниципальным правовым актом Администрации города.";

пункт 8.3.4 приложения 2 к распоряжению изложить в следующей редакции:

"8.3.4. При вскрытии корреспонденции проверяется правильность доставки, целостность пакетов и наличие вложенных в них документов (включая приложения). При обнаружении повреждения входящего документа на бумажном носителе или его приложений, при отсутствии в конверте (пакете) документа, его части или приложений к нему, а также при отсутствии подписи на входящем документе составляется акт в двух экземплярах на бумажном носителе (приложение 29 к настоящей Инструкции по ДОУ), один экземпляр акта направляется отправителю, второй - приобщается к входящему документу, и передается на регистрацию и предварительное рассмотрение.";

пункт 8.4.1 приложения 2 к распоряжению изложить в следующей редакции:

"8.4.1. Входящие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые.

К нерегистрируемым документам относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, которая может быть использована в справочных целях. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации, приведен в приложении 32 к настоящей Инструкции по ДОУ.

Регистрируемые документы сортируются для направления на рассмотрение руководителям Администрации города, органов Администрации города по компетенции или в установленных случаях - для возврата авторам или для пересылки по компетенции.";

пункт 8.5.2 приложения 2 к распоряжению изложить в следующей редакции:

"8.5.2. Документы регистрируются в следующие сроки:

входящие - не позднее следующего рабочего дня со дня их поступления, за исключением случаев, установленных настоящим пунктом;

если документ содержит пометку "срочно" - регистрируется в день его поступления;

если на регистрацию поступило обращение гражданина - регистрируется в соответствии с законодательством, устанавливающим порядок рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами;

если на регистрацию поступило уведомление о проведении публичных мероприятий (митингов, шествий, демонстраций, пикетирования) - регистрируется в соответствие с пунктом 8.10.8 Инструкции по ДОУ;

исходящие (ответные) - в день подписания либо на следующий рабочий день;

внутренние - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.";

пункт 8.5.7 приложения 2 к распоряжению исключить;

раздел VIII приложения 2 к распоряжению дополнить пунктом 8.5.12.1 следующего содержания:

"8.5.12.1. Присвоение номера и даты межведомственным запросам, ответам на них в системе межведомственного электронного взаимодействия Тюменской области осуществляется в рамках функциональных возможностей системы, при этом указанные документы не подлежат регистрации в СЭДД.";

пункты 1, 5, 13, 15, 17 таблицы пункта 8.6.1 приложения 2 к распоряжению изложить в следующей редакции:

1.	Федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации; постановления и распоряжения Губернатора и Правительства Тюменской области, решения и постановления Тюменской областной Думы; законы Тюменской области; решения Тюменской городской Думы, постоянных комиссий Тюменской городской Думы, постановления и распоряжения Председателя Тюменской городской Думы	Отдел контроля, подготовки и выпуска постановлений, распоряжений	Отдел контроля, подготовки и выпуска постановлений, распоряжений
5.	Письменные и устные обращения граждан по всем вопросам (кроме пункта 11 настоящей таблицы), документы прокуратуры в интересах граждан, запросы и обращения депутатов всех уровней, поступающие в адрес Главы города Тюмени, Администрации города (кроме пункта 13 настоящей таблицы), заместителей Главы города; обращения граждан во время "Прямых линий"; через средства массовой информации; устные, письменные обращения, поступившие во время личного приема в отделе по обращениям граждан; переписка по ним; запросы пользователей информацией (граждан), ответы на вышеуказанные обращения граждан, депутатов, прокуратуры, запросы пользователей информацией (граждан)	Отдел по обращениям граждан	Отдел по обращениям граждан
13.	Входящие документы в адрес Администрации города, регистрация которых входит в обязанность органов Администрации города в соответствии с муниципальными правовыми актами, органа Администрации города, его руководителя, заместителей; исходящие документы за подписью руководителя органа Администрации города, его заместителей; внутренняя переписка	Органы Администрации города	Органы Администрации города
15.	Документы, в том числе обращения граждан (кроме пункта 17 настоящей таблицы), передаваемые или принимаемые по средствам телефонной связи, по каналам факсимильной связи, электронной почте в адрес руководителей органов Администрации города	в органах Администрации города	в органах Администрации города
17.	Сообщения о животных без владельцев	МКУ "ЛесПаркХоз"	Департамент городского хозяйства Администрации города

пункты 9, 16 таблицы пункта 8.6.1 приложения 2 к распоряжению исключить;

в пункте 8.7.2 приложения 2 к распоряжению после слов "но не свыше трех" дополнить словом "рабочих";

в пункте 8.7.7.1 приложения 2 к распоряжению после слов "должностному лицу" дополнить словами", если иной срок не установлен в поручении Главы города Тюмени";

в пункте 8.8.4 приложения 2 к распоряжению слова "При необходимости составитель документа указывает вид отправления - заказное письмо, нарочным и т.д." исключить;

пункт 8.8.9 приложения 2 к распоряжению изложить в следующей редакции:

"8.8.9. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания и регистрации или на следующий рабочий день, с учетом особенностей, установленных пунктом 8.8.2 настоящей Инструкции по ДОУ. Телеграммы обрабатываются и отправляются немедленно.";

в пункте 8.9.2 приложения 2 к распоряжению после слова "руководствоваться" дополнить словами "законодательством, а также";

пункты 10.1, 10.1.1 приложения 2 к распоряжению изложить в следующей редакции:

"10.1. Контроль исполнения документов, в том числе поручений, ведется в целях их своевременного и качественного исполнения.

10.1.1. Контроль исполнения документов включает в себя следующие этапы:

постановку документа на контроль;

проверку своевременности доведения документов до исполнителей;

организацию контроля за сроками исполнения;

предварительную проверку и регулирование хода и качества исполнения документов;

анализ полноты исполнения документа;

снятие с контроля документов;

учет, обобщение и анализ результатов хода исполнения документов;

информирование руководителей о ходе исполнения документов и состоянии исполнительской дисциплины.";

в пункте 10.1.2 приложения 2 к распоряжению после слова "документы" дополнить словами", требующие исполнения";

в абзаце втором подпункта "а" пункта 10.1.3 приложения 2 к распоряжению слова "поручений Главы города Тюмени по реализации документов вышестоящих организаций" заменить словами "резолюций Главы города Тюмени на проектах правовых актов и правовых актах, в том числе федеральных законах и законах Тюменской области; указах, распоряжениях и поручениях Президента Российской Федерации, постановлениях и распоряжениях Правительства Российской Федерации, постановлениях, распоряжениях и поручениях Губернатора и Правительства Тюменской области, решениях и постановлениях Тюменской областной Думы";

подпункт "г" пункта 10.1.3 приложения 2 к распоряжению изложить в следующей редакции:

"г) заместители Главы города, руководители органов Администрации города - за исполнением документов по существу, за соблюдением сроков, порядка рассмотрения и исполнения поступивших документов, а также за полнотой и качеством подготовленных проектов ответов за подписью Главы города Тюмени, заместителей Главы города;";

пункт 10.1.3 приложения 2 к распоряжению дополнить подпунктом "е" следующего содержания:

"е) службой делопроизводства органа Администрации города или иным структурным подразделением, должностным лицом, на которое возложена соответствующая функция - за соблюдением сроков исполнения документов.";

пункт 10.1.4 приложения 2 к распоряжению дополнить абзацем вторым следующего содержания:

"Контроль за исполнением муниципальных правовых актов Главы города Тюмени, Администрации города, подлежащих контролю в соответствии с настоящим разделом, осуществляется отделом контроля, подготовки и выпуска постановлений, распоряжений, советниками, консультантами, помощниками Главы города Тюмени, помощниками заместителей Главы города, а также лицами, назначенными приказами руководителей органов Администрации города.";

пункт 10.1.5 приложения 2 к распоряжению исключить;

раздел X приложения 2 к распоряжению дополнить пунктом 10.2.4 следующего содержания:

"10.2.4. Распорядительные документы, протоколы заседаний (совещаний), если зафиксированные в них решения не оформляются в виде постановлений или решений, содержащие поручения с конкретными сроками исполнения, ставятся на контроль по каждому поручению отдельно.";

в пункте 10.3.1 приложения 2 к распоряжению после слов "заводят контрольное дело" дополнить словами "в СЭДД";

в пункте 10.3.2 приложения 2 к распоряжению слова "персональный компьютер" заменить аббревиатурой "СЭДД";

пункты 10.3.3, 10.3.4 приложения 2 к распоряжению исключить;

в пункте 10.4.3 приложения 2 к распоряжению после абзаца второго дополнить абзацем следующего содержания:

"с пометкой "весьма срочно" - в течение 2 дней;";

в абзаце третьем пункта 10.4.3 приложения 2 к распоряжению слово "Срочно" заменить словом "срочно";

пункт 10.4.6 приложения 2 к распоряжению изложить в следующей редакции:

"10.4.6. Обоснование продления срока исполнения документа направляется соответствующему руководителю не позднее чем по истечении двух третьих срока исполнения документа, а если срок исполнения документа, указанного в пункте 6.1 Инструкции по ДОУ, превышает два месяца, предложения о его продлении представляются в течение первого месяца срока, отведенного на исполнение поручения.";

в пункте 10.4.7 приложения 2 к распоряжению слова "не позднее рабочего дня, предшествующего дате исполнения" заменить словами "в ближайший следующий за ним рабочий день";

раздел X приложения 2 к распоряжению дополнить пунктами 10.4.10 - 10.4.13 следующего содержания:

"10.4.10. Дата исполнения документа фиксируется в СЭДД.

10.4.11. Приостановить исполнение контрольного документа, а также отменить его может руководитель, подписавший документ или давший поручение (резолюцию).

10.4.12. В случае если срок исполнения документа превышает один месяц, в целях обеспечения своевременного исполнения документа проводится предварительный контроль и напоминания исполнителям о приближении сроков исполнения документов.

10.4.13. Напоминание исполнителям о приближении сроков исполнения документов может осуществляться в автоматическом режиме посредством СЭДД или с использованием электронной почты.

Напоминания исполнителям, а также информация об исполнении документов (поручений), полученная от исполнителей, фиксируются в СЭДД.";

пункт 10.5.1 приложения 2 к распоряжению дополнить абзацем следующего содержания:

"Промежуточная информация по исполнению документа не является основанием для снятия его с контроля.";

пункт 10.5.2 приложения 2 к распоряжению дополнить аббревиатурой "СЭДД";

пункт 12.1.2 приложения 2 к распоряжению изложить в следующей редакции:

"12.1.2. Номенклатура дел органа Администрации города, являющихся самостоятельными источниками комплектования муниципального архива города Тюмени, составляется специалистом, ответственным за ведение делопроизводства в органе Администрации города, согласовывается с экспертной комиссией органа Администрации города, утверждается руководителем органа Администрации города не позднее 1 декабря календарного года.

Сводная номенклатура дел Администрации города составляется специалистом комитета по архивному делу, на основе номенклатур дел органов Администрации города, не являющихся самостоятельными источниками комплектования муниципального архива города Тюмени, и структурных подразделений административного департамента. Соответствующими специалистами указанных органов и подразделений номенклатуры дел представляются на согласование в комитет по архивному делу не позднее 1 декабря календарного года. Номенклатуры дел структурных подразделений административного департамента подписываются руководителями соответствующих структурных подразделений. Сводная номенклатура дел Администрации города согласовывается с центральной экспертной комиссией Администрации города.

Порядок формирования экспертных комиссий, указанных в настоящем подпункте, организации их работы определяется разделом XIII настоящей Инструкции по ДОУ.";

пункт 12.1.5 приложения 2 к распоряжению исключить;

в пункте 12.1.11 приложения 2 к распоряжению слово "печатается" заменить словом "составляется", слова "необходимом количестве экземпляров" заменить словами "трех экземплярах";

абзац первый пункта 12.1.24 приложения 2 к распоряжению изложить в следующей редакции:

"12.1.24. В графе 4 указываются срок хранения дела и номер статьи (пункта) в соответствии с законодательством.";

в абзаце шестом пункта 12.2.4 приложения 2 к распоряжению слова "(при толщине не более 4 см" заменить словами "при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см)";

пункт 13.1.13 приложения 2 к распоряжению изложить следующей редакции:

"13.1.13. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись дел в соответствии с систематизацией дел в номенклатуре дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками заголовки всех дел пишутся полностью;

графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим органам Администрации города со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.";

раздел XIII приложения 2 к распоряжению дополнить пунктом 13.2.8 следующего содержания:

"13.2.8. Положения настоящего раздела применяется в отношении документов на бумажных носителях, электронных документов, если иное не установлено разделом XVI настоящей Инструкции по ДОУ.";

ГАРАНТ:

Настоящий абзац вступает в силу со дня введения в действие модуля системы электронного документооборота Администрации города Тюмени, предусматривающего возможность комплектования, учета и хранения электронных документов в Администрации города Тюмени

приложение 2 к распоряжению дополнить разделом XVI "Порядок комплектования, учета и хранения электронных документов в Администрации города Тюмени" в редакции согласно приложению 3 к настоящему распоряжению;

в наименовании приложения 32 к Инструкции по ДОУ слово "Перечень" заменить словами "Примерный перечень".

2. Внести в распоряжение Администрации города Тюмени от 01.08.2011 N 900 (в редакции от 27.02.2020 N 158) "Об административном департаменте Администрации города Тюмени" следующее изменение:

приложение 1 к распоряжению дополнить пунктом 3.1.26 следующего содержания:

"3.1.26. Хранит образцовое изображение герба города Тюмени (цветной рисунок), его геральдическое описание и образцовый флаг города Тюмени (цветной рисунок), его описание в месте, доступном для ознакомления всеми заинтересованными лицами.".

3. Установить, что настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания, за исключением:

абзацев седьмого - восьмого пункта 1 настоящего распоряжения, которые вступают в силу со дня интеграции информационных систем Администрации города Тюмени, обеспечивающих работу с бухгалтерской, кадровой и другой специальной документацией, с системой электронного документооборота Администрации города Тюмени;

абзаца сто тридцать второго пункта 1 настоящего распоряжения, который вступает в силу со дня введения в действие модуля системы электронного документооборота Администрации города Тюмени, предусматривающего возможность комплектования, учета и хранения электронных документов в Администрации города Тюмени;

пункта 14.3.1 приложения 1 к распоряжению в редакции приложения 1 к настоящему распоряжению, который распространяет свое действие на отношения, возникшие с 01.06.2019.

4. Директору МКУ "Комитет по информатизации города Тюмени" обеспечить до 31.12.2020:

интеграцию информационных систем Администрации города Тюмени, обеспечивающих работу с бухгалтерской, кадровой и другой специальной документацией, с системой электронного документооборота Администрации города Тюмени;

введения в действие модуля системы электронного документооборота Администрации города Тюмени, предусматривающего возможность комплектования, учета и хранения электронных документов в Администрации города Тюмени.

Глава города Тюмени

Р.Н. Кухарук