Раздел III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме

Раздел III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме

22. Исчерпывающий перечень административных процедур

56. Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- прием и регистрация запросов заявителей;

- рассмотрение запросов заявителей начальниками отделов государственных архивов и передача их для исполнения;

- анализ тематики запросов заявителей;

- направление запросов заявителей на исполнение по принадлежности;

- подготовка и направление ответов заявителям;

- уведомление заявителей о направлении запроса на исполнение по принадлежности.

23. Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги

23.1. Прием и регистрация запросов заявителей

57. Основанием для начала административной процедуры является поступление запроса способом, указанным в пункте 22 регламента.

58. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

59. Поступившие в государственные архивы письменные запросы заявителей регистрируются специалистами государственных архивов, обеспечивающими прием и регистрацию почтовой корреспонденции в журнале регистрации запросов граждан.

Информация об изменениях:

Пункт 60 изменен с 20 октября 2020 г. - Приказ Управления записи актов гражданского состояния и архивов Липецкой области от 19 октября 2020 г. N 82

См. предыдущую редакцию

60. Запрос и документы, необходимые для предоставления государственной услуги, могут быть представлены заявителем:

- на личном приеме;

- по почте;

- по факсу;

- по электронной почте;

- в форме электронного документа в порядке, предусмотренном пунктом 51 регламента.

61. Специалисты государственных архивов, ответственные за прием и регистрацию запросов и документов, проверяют реквизиты запросов и регистрируют поступившие запросы в журнале регистрации запросов граждан.

62. В ходе личного приема специалисты государственных архивов, ответственные за прием и регистрацию запросов и документов, обязаны:

- представиться заявителю, назвав фамилию, имя, отчество и должность;

- осуществить прием заявления и документов, представленных заявителем;

- обеспечить регистрацию поступивших документов;

- в случае необходимости давать разъяснения заявителю по предоставляемой государственной услуге.

63. При представлении запроса в государственные архивы заявителем лично, по его просьбе, на втором экземпляре запроса проставляется отметка о принятии запроса и прилагаемых к нему документов, указываются фамилия, инициалы, должность и ставится подпись специалистов государственных архивов, принявших запрос, а также дата приема.

64. Критерием принятия решения является соответствие запроса установленной форме.

65. Результатом административной процедуры является прием и регистрация запроса.

66. Способ фиксации результата выполнения административной процедуры - регистрация запросов в электронную базу данных по учету запросов.

Максимальный срок исполнения данной административной процедуры - 1 день.

23.2. Рассмотрение запросов заявителей начальниками отделов государственных архивов и передача их для исполнения

67. Основанием для начала исполнения административной процедуры является подготовка и передача специалистами государственных архивов, ответственными за прием и регистрацию документов, зарегистрированных запросов заявителей начальникам отделов государственных архивов.

68. После регистрации запросы рассматриваются начальниками отделов государственных архивов и передаются специалистам для исполнения в течение 2 дней с момента поступления.

69. Критерием принятия решения является соответствие запроса заявителя требованиям регламента.

70. Результатом административной процедуры является передача запроса специалистам государственных архивов для исполнения.

71. Способ фиксации результата выполнения административной процедуры - резолюция начальников отделов государственных архивов для исполнения специалистам.

Максимальный срок исполнения данной административной процедуры - 2 дня.

23.3. Анализ тематики запросов заявителей

72. Основанием для начала административной процедуры является поступление запроса для исполнения.

Информация об изменениях:

Пункт 73 изменен с 20 октября 2020 г. - Приказ Управления записи актов гражданского состояния и архивов Липецкой области от 19 октября 2020 г. N 82

См. предыдущую редакцию

73. Специалисты государственных архивов осуществляют анализ тематики поступивших запросов с использованием имеющихся в государственных архивах архивных справочников в традиционной и электронной формах, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запросов заявителей.

При этом определяется:

- правомочность получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих государственную тайну и (или) сведения конфиденциального характера;

- степень полноты сведений, содержащихся в запросе заявителя, необходимых для проведения поисковой работы;

- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса заявителя;

- адрес конкретной организации, куда следует направить запрос заявителя на исполнение по принадлежности.

74. Критерием принятия решения является соответствие и правомочность получения заявителем запрашиваемой информации.

75. Результатом выполнения административной процедуры является принятие следующих решений:

- о возможности исполнения запроса;

- о необходимости направления запроса по принадлежности;

- о невозможности исполнения запроса и подготовки в адрес заявителя письма об отсутствии запрашиваемых сведений.

76. Способ фиксации результата выполнения административной процедуры - отметка о местонахождении архивных документов, необходимых для исполнения запроса заявителя.

Максимальный срок исполнения данной административной процедуры - 2 дня.

23.4. Направление запросов заявителей на исполнение по принадлежности

77. Основанием для начала административной процедуры является анализ тематики поступивших запросов заявителей.

78. По итогам анализа государственные архивы направляют их на исполнение по принадлежности в государственные и муниципальные архивы и (или) организации при наличии у них документов, необходимых для исполнения запросов.

Срок исполнения данной административной процедуры - 5 дней.

79. В случае необходимости государственные архивы могут запрашивать у государственных и муниципальных архивов и организаций копии ответов о результатах рассмотрения запросов заявителей.

80. Критерием принятия решения является наличие в фондах государственных архивов документов, необходимых для исполнения запроса.

81. Результатом административной процедуры является выявление информации о местонахождении документов, необходимых для исполнения запроса.

82. Способ фиксации результата выполнения административной процедуры - отметка в журнале регистрации запросов граждан в графе "Примечание" о направлении запроса на исполнение по принадлежности в государственный и муниципальный архив и (или) организации.

23.5. Подготовка и направление ответов заявителям

83. Основанием для начала административной процедуры является выявленная информация.

84. Государственные архивы по итогам выявления запрашиваемой информации по запросам заявителей:

- готовят архивные справки, архивные выписки, архивные копии, информационное письмо;

- дают мотивированный отказ заявителю в получении запрашиваемых сведений при отсутствии у него права на их получение и разъясняют его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации;

- готовят ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации, информационные письма, которые направляются непосредственно в адрес заявителя.

85. Рассмотрение запроса заявителя считается законченным, если дан ответ по существу запроса, по нему приняты необходимые меры, заявитель проинформирован о результатах рассмотрения.

86. Критерием принятия решения является результат поиска запрашиваемой информации.

87. Результатом административной процедуры является подготовка и направление ответа заявителю.

Результат предоставления государственной услуги по выбору заявителя может быть представлен в форме документа (решение о предоставлении либо об отказе в предоставлении государственной услуги) на бумажном носителе, а также в форме электронного документа (решение о предоставлении либо об отказе в предоставлении государственной услуги), подписанных уполномоченными должностными лицами государственных архивов с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.

Заявителям обеспечивается возможность оценить доступность и качество государственной услуги на ЕПГУ.

88. Способ фиксации результата выполнения административной процедуры - регистрация ответа заявителю в журнале регистрации запросов.

Максимальный срок исполнения данной административной процедуры - 15 дней.

23.6. Уведомление заявителей о направлении запроса на исполнение по принадлежности

89. Основанием для начала административной процедуры является результат поиска запрашиваемой информации.

90. Государственные архивы письменно уведомляют заявителя о результатах рассмотрения и (или) направлении соответствующего запроса на исполнение по принадлежности в государственные и муниципальные архивы и (или) организации для ответа в его адрес о результатах поиска запрашиваемой информации.

91. Критерием принятия решения является отсутствие запрашиваемой информации в документах государственных архивов.

92. Результатом административной процедуры является направление запроса на исполнение по принадлежности.

93. Способ фиксации результата выполнения административной процедуры - регистрация направленного уведомления заявителю в журнале регистрации запросов.

Максимальный срок исполнения данной административной процедуры - 3 дня.

24. Порядок осуществления в электронной форме, в том числе с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг, административных процедур в соответствии с положениями статьи 10 Федерального закона

Информация об изменениях:

Пункт 94 изменен с 20 октября 2020 г. - Приказ Управления записи актов гражданского состояния и архивов Липецкой области от 19 октября 2020 г. N 82

См. предыдущую редакцию

94. Предоставление заявителям в электронной форме информации о государственной услуге осуществляется на официальных сайтах государственных архивов, а также на ЕПГУ путем свободного доступа к сведениям о государственной услуге.

Сведения о государственной услуге размещаются на ЕПГУ в порядке, установленном Правилами ведения федеральной государственной информационной системы "Федеральный реестр государственных и муниципальных услуг (функций)", утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 24 октября 2011 года N 861 "О федеральных государственных информационных системах, обеспечивающих предоставление в электронной форме государственных и муниципальных услуг (осуществление функций)".

Перечень административных процедур в электронной форме:

Формирование запроса о предоставлении государственной услуги в электронном виде осуществляется посредством заполнения заявителем электронной формы заявления на ЕПГУ.

Образцы заполнения электронной формы заявления размещаются на ЕПГУ.

Форматно-логическая проверка сформированного заявления осуществляется автоматически после заполнения заявителем каждого из полей электронной формы заявления. При выявлении некорректно заполненного поля электронной формы заявления заявитель уведомляется о характере выявленной ошибки и порядке ее устранения посредством информационного сообщения непосредственно в электронной форме заявления.

При формировании запроса заявителю обеспечивается:

- возможность копирования и сохранения заявления и иных документов, указанных в пункте 23, 24 регламента, необходимых для предоставления государственной услуги;

- возможность печати на бумажном носителе копии электронной формы заявления;

- сохранение ранее введенных в электронную форму заявления значений в любой момент по желанию заявителя, в том числе при возникновении ошибок ввода и возврате для повторного ввода значений в электронную форму заявления;

- заполнение полей электронной формы заявления до начала ввода сведений заявителем с использованием сведений, размещенных в федеральной государственной информационной системе "Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме" (далее - единая система идентификации и аутентификации), и сведений, опубликованных на ЕПГУ, в части, касающейся сведений, отсутствующих в единой системе идентификации и аутентификации;

- возможность вернуться на любой из этапов заполнения электронной формы заявления без потери ранее введенной информации;

- возможность доступа заявителя на ЕПГУ к ранее поданным им заявлениям в течение не менее одного года, а также частично сформированным заявлениям в течение не менее 3 месяцев.

Сформированное и подписанное заявление и иные документы, указанные в пункте 23, 24 регламента, направляются в государственные архивы посредством ЕПГУ.

Запись на прием в государственные архивы о предоставлении государственной услуги с использованием ЕПГУ и официальных сайтов государственных архивов не осуществляется.

Государственные архивы обеспечивают прием заявления и документов, необходимых для предоставления государственной услуги, а также их регистрацию.

Регистрация запроса осуществляется в течение рабочего дня. Регистрация запроса, поданного через ЕПГУ и поступившего в государственные архивы в выходной (нерабочий или праздничный) день, осуществляется в первый следующий за нерабочим день.

Предоставление государственной услуги начинается с момента приема и регистрации государственными архивами электронных документов, необходимых для предоставления государственной услуги.

При получении запроса и документов с использованием ЕПГУ ответственные специалисты государственных архивов проверяют наличие на документах электронной подписи, проверяют действительность электронной подписи, которой подписан комплект электронных документов, самостоятельно с использованием имеющихся средств электронной подписи или средств информационной системы головного удостоверяющего центра, а также с использованием средств информационной системы аккредитованного удостоверяющего центра.

При получении заявления в электронной форме проверяется наличие оснований для отказа в приеме заявления, указанных в пункте 29 регламента, а также осуществляются следующие действия:

- при наличии хотя бы одного из оснований, указанных в пункте 29 регламента, специалисты государственных архивов, ответственные за предоставление государственной услуги, в течение рабочего дня, в котором осуществлялась проверка, подготавливают и направляют заявителю уведомление об отказе в приеме заявления к рассмотрению по существу с указанием причин отказа;

- при отсутствии оснований, указанных в пункте 29 регламента, заявителю сообщается присвоенный заявлению в электронной форме уникальный номер, по которому в соответствующем разделе ЕПГУ заявителю будет представлена информация о ходе выполнения указанного заявления.

Прием и регистрация запросов осуществляются специалистами государственных архивов, ответственными за предоставление государственной услуги.

После принятия запроса заявителя статус заявления в личном кабинете заявителя на ЕПГУ обновляется до статуса "принято".

Информация о ходе предоставления государственной услуги направляется заявителю государственными архивами в срок, не превышающий одного рабочего дня после завершения выполнения соответствующего действия, на адрес электронной почты или с использованием средств ЕПГУ по выбору заявителя.

При предоставлении государственной услуги в электронной форме заявителю направляется:

- уведомление об отказе в приеме заявления и иных документов, необходимых для предоставления государственной услуги, к рассмотрению по существу с указанием причин отказа;

- уведомление о начале процедуры предоставления государственной услуги (о приеме и регистрации заявления и иных документов, необходимых для предоставления государственной услуги);

- уведомление об окончании предоставления государственной услуги с указанием результата рассмотрения документов, необходимых для предоставления государственной услуги (о принятии решения о предоставлении государственной услуги или об отказе в ее предоставлении);

- уведомление о возможности получить результат предоставления государственной услуги.

При поступлении в государственные архивы запросов заявителей по электронной почте запрос распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном для письменных запросов порядке.

Возможность направления запроса и документов через ЕПГУ предоставляется только заявителям, зарегистрированным на ЕПГУ.

Если заявитель не зарегистрирован на ЕПГУ в качестве пользователя, то ему необходимо пройти процедуру регистрации в соответствии с правилами регистрации граждан на ЕПГУ.

В случае если запросы, поданные непосредственно в государственные архивы или в форме электронного документа, не соответствуют установленной форме, специалисты государственных архивов уведомляют гражданина о необходимости уточнения сведений, указанных в запросе.

Если запрос был получен с использованием ЕПГУ, уведомление о принятии запроса к рассмотрению по существу в форме электронного документа направляется в личный кабинет заявителя на ЕПГУ.

95. Критерием принятия решения является соответствие запроса установленной форме.

96. Результатом административной процедуры является прием и регистрация запроса.

97. Способ фиксации результата выполнения административной процедуры - регистрация запросов в электронную базу данных по учету запросов.

98. Максимальный срок исполнения данной административной процедуры - 1 день.

25. Порядок исправления допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах

99. Основанием для начала процедуры по исправлению опечаток и ошибок, допущенных в документах, выданных в результате предоставления государственной услуги, является поступление в государственные архивы заявления об исправлении опечаток и ошибок в документах, выданных в результате предоставления услуги (далее - заявление об исправлении опечаток и ошибок).

В случае выявления заявителем опечаток, ошибок в полученном заявителем документе, являющемся результатом предоставления государственной услуги, заявитель вправе обратиться в государственные архивы с заявлением об исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления услуги документах.

Заявление об исправлении опечаток и ошибок представляется в государственные архивы в произвольной форме.

100. Специалисты государственных архивов рассматривают заявление, представленное заявителем, и проводят проверку указанных в заявлении сведений в срок, не превышающий 2 дней с даты регистрации соответствующего заявления.

101. В случае выявления допущенных опечаток в выданных в результате предоставления государственной услуги документах специалисты государственных архивов готовят новый документ.

Максимальный срок исполнения - 2 дня с момента регистрации соответствующего заявления.

В случае отсутствия опечаток и ошибок в документах, выданных в результате предоставления государственной услуги, специалисты государственных архивов сообщают заявителю об отсутствии опечаток и ошибок в срок, не превышающий 2 дней с момента регистрации соответствующего заявления.

Критерием принятия решения по административной процедуре является наличие или отсутствие опечаток и ошибок.

102. Результатом административной процедуры является выдача заявителю исправленного документа, являющегося результатом предоставления государственной услуги, или сообщение об отсутствии опечаток и ошибок.