Приложение. Обзор обобщенной практики осуществления регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Брянской области за 2019 год

Утвержден
приказом департамента
от 24.12.2019 г. N 0111/508/1

Обзор
обобщенной практики осуществления регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Брянской области за 2019 год

В соответствии с Положением о департаменте культуры Брянской области, утвержденным указом Губернатора Брянской области от 1 апреля 2013 года N 293, Департамент является уполномоченным органом исполнительной власти Брянской области, осуществляющим на территории Брянской области государственный контроль за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Брянской области (далее - государственный контроль).

Предметом государственного контроля является соблюдение обязательных требований в сфере хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, установленных законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами Брянской области, государственными органами, органами местного самоуправления, юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями.

Субъектами государственного контроля являются государственные органы, органы местного самоуправления, юридические лица и индивидуальные предприниматели.

Целями обобщения и анализа правоприменительной практики контрольной (надзорной) деятельности, осуществляемой Департаментом на территории Брянской области, являются:

1. Обеспечение доступности сведений о правоприменительной практике Департамента путем их публикации для сведения подконтрольных субъектов;

2. Снижение количества нарушений обязательных требований и повышение уровня защищенности охраняемых законом ценностей за счет обеспечения информированности подконтрольных субъектов о практике применения обязательных требований;

3. Совершенствование нормативных правовых актов для устранения устаревших, дублирующих и избыточных обязательных требований, устранения избыточных надзорных функций.

При реализации функций по осуществлению государственного контроля Департамент руководствуется в своей деятельности нормативно-правовыми актами, регулирующими деятельность Департамента, актуализированный перечень которых размещен на официальном сайте Департамента.

Кроме того, в целях предупреждения нарушений обязательных требований Департаментом разработано руководство по соблюдению обязательных требований по осуществлению регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Брянской области.

Региональный государственный контроль осуществляется в целях установления единых подходов в организации и проведении контрольных мероприятий, выявления фактов нарушения законодательства об архивном деле, решения задач по принятию мер для устранения обстоятельств и причин выявленных нарушений законодательства об архивном деле, восстановления нарушенных прав граждан и обобщения практики применения и анализа причин нарушений законодательства об архивном деле, а также подготовки соответствующих предложений по совершенствованию данного законодательства.

В 2019 году Департаментом было проведено восемь выездных проверок администраций Гордеевского, Брасовского, Жуковского, Севского, Суземского районов, города Сельцо, а также МБУ "Архив Климовского района" и МБУ "Муниципальный архив Карачевского района".

По результатам проведенных проверок было выявлено 41 нарушение в отношении организации и хранении документов.

Прежде всего проверяется наличие в организации локальных нормативных актов по делопроизводству и архивному делу. Речь идет о наличии таких основных документов, как:

инструкция по делопроизводству;

положение об архиве;

положение об экспертной комиссии;

номенклатура дел.

Проверяется наличие приказа о назначении лиц, ответственных за ведение делопроизводства и архив организации.

Подлежат проверке условия хранения документов, а именно:

наличие архива, обеспечивающего нормативные условия хранения архивных документов (оснащение специальным оборудованием, средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией, соблюдение противопожарного, охранного, светового и температурно-влажностного режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий;

соблюдение обязательных условий хранения электронных документов);

наличие ответственного за архив;

характеристика помещения архива, его оборудование (металлические стеллажи, архивные коробки, плотные шторы на окнах, решетки на окнах (если архив на 1 этаже здания), наличие дверей с повышенной технической укрепленностью, и т. д.)

количество дел, хранящихся в архиве, порядок поступления документов в архив, размещение документов в архиве, состояние дел, наличие актов проверки наличия и состояния архивных документов, плана эвакуации документов и/или работы архива при чрезвычайных ситуациях.

Важное значение имеет учет документов:

наличие описей дел постоянного хранения и по личному составу, их утверждение и согласование экспертно-проверочной комиссией комитета пот делам архивов, хронологические рамки, количество дел.

Проверке также подлежит порядок выдачи справок социально-правового характера, сроки исполнения, оформление справок в соответствии с действующими правилами.