Приложение N 6. Порядок составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу

Приложение N 6
к Инструкции
по организации архивного дела
в органах местного самоуправления
Шуйского муниципального района
и их структурных подразделениях

Порядок
составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу

В ОМСУ ШМР и его структурных подразделениях описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно. По этим описям документы сдаются на государственное хранение в муниципальное учреждение "Архив г.о. Шуя".

Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

Описи дел составляются по установленной форме (приложение N 6-1, 6-2) и представляются в архив при передаче дел. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения (приложение N 6-1); дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу (приложение N 6-2). На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование ОМСУ ШМР или его структурного подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводством. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишутся его новое наименование и дата, когда произошло переименование.

Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части);

дата дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела.

Перед внесением заголовков дел в опись проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый;

порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования