Приложение. Инструкция по организации архивного дела в органах местного самоуправления Шуйского муниципального района и их структурных подразделениях

Приложение
к постановлению
Администрации Шуйского
муниципального района
от 19.04.2013 N 232-п

Инструкция
по организации архивного дела в органах местного самоуправления Шуйского муниципального района и их структурных подразделениях

1. Общие положения

Настоящая Инструкция утверждает порядок формирования дел, их хранения, справочной работы и уничтожения документов и дел с истекшими сроками хранения, образующихся в органах местного самоуправления Шуйского муниципального района (далее - ОМСУ ШМР) и их структурных подразделениях в соответствии с Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23.12.2009 N 76, и муниципальными правовыми актами Шуйского муниципального района.

2. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в ОМСУ ШМР и их структурных подразделениях, с указанием сроков их хранения, и является основой формирования документального фонда ОМСУ ШМР.

В номенклатуру дел включаются все дела, образующиеся в процессе деятельности ОМСУ ШМР и их структурных подразделений, с целью группировки исполненных документов по вопросам, внесенным для рассмотрения ими.

При составлении номенклатуры дел используется перечень документов с указанием сроков их хранения (Приказ Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения").

Каждая статья номенклатуры дел имеет индекс и содержит заголовок дела и срок хранения. Индекс статьи состоит из индекса подразделения и цифрового обозначения вопроса.

Номенклатура дел структурного подразделения на следующий год разрабатывается до 15 ноября текущего года структурными подразделениями ОМСУ ШМР, ответственными за ведение делопроизводства в данном подразделении, согласовывается с управлением делами и муниципальной службой, экспертной комиссией (ЭК) ОМСУ ШМР и подписывается руководителем структурного подразделения (приложение N 1).

Сводная номенклатура дел Администрации Шуйского муниципального района как ОМСУ ШМР составляется управлением делами и муниципальной службой на основании номенклатуры дел структурных подразделений, согласовывается с ЭК ОМСУ ШМР, подписывается руководителем управления делами и муниципальной службой. В сводную номенклатуру дел Администрации Шуйского муниципального района не включаются:

- номенклатура дел структурных подразделений Администрации, обладающих собственными полномочиями по решению вопросов местного самоуправления, наделенных правами юридического лица и имеющих отдельные фонды в муниципальном учреждении "Архив городского округа Шуя";

- номенклатура дел ОМСУ поселений Шуйского муниципального района (Советы и администрации поселений), подписанная руководителями ОМСУ поселений Шуйского муниципального района.

Данные номенклатуры также разрабатываются и утверждаются в соответствии с настоящим порядком и подлежат сдаче в управление делами и муниципальной службой и согласованию с ЭК ОМСУ ШМР.

Далее сводная номенклатура дел Администрации Шуйского муниципального района, номенклатуры структурных подразделений Администрации, обладающих собственными полномочиями по решению вопросов местного самоуправления, наделенных правами юридического лица и имеющих отдельные фонды в муниципальном учреждении "Архив городского округа Шуя", и ОМСУ поселений Шуйского муниципального района централизованно направляются на согласование в ЭПК уполномоченного исполнительного органа государственной власти Ивановской области в сфере архивного дела (один раз в 5 лет). После завершения процедуры согласования принимается муниципальный правовой или локальный акт, утверждающий номенклатуры.

После утверждения сводной номенклатуры дел Администрации Шуйского муниципального района в структурные подразделения, не обладающие собственными полномочиями по решению вопросов местного самоуправления и не наделенные правами юридического лица, направляются выписки из ее соответствующих разделов.

В случае изменения функций и структуры Администрации Шуйского муниципального района, ее структурных подразделений, обладающих собственными полномочиями по решению вопросов местного самоуправления и наделенных правами юридического лица, ОМСУ поселений Шуйского муниципального района, в соответствующие номенклатуры дел вносятся необходимые изменения вплоть до их новых составлений, согласований и утверждений.

Все номенклатуры дел ОМСУ ШМР и их структурных подразделений в конце каждого календарного года уточняются и вводятся в действие с 1 января следующего года. Порядок заполнения граф номенклатуры дел приведен в приложении N 2.

3. Экспертная комиссия ОМСУ ШМР

Для рассмотрения проектов нормативных документов и методических пособий по вопросам делопроизводства и архивного дела, описей дел постоянного хранения, по личному составу и актов о выделении к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и практического значения и не подлежащих хранению, из числа наиболее квалифицированных сотрудников создается экспертная комиссия ОМСУ ШМР (ЭК ОМСУ ШМР). Составы ЭК утверждаются муниципальными или локальными актами ОМСУ ШМР и их структурных подразделений, обладающих собственными полномочиями по решению вопросов местного значения и наделенных правами юридического лица.

Председателем ЭК Администрации Шуйского муниципального района является по должности либо руководитель управления делами и муниципальной службой (или его правопреемник), либо заместитель главы администрации, курирующий работу управления делами и муниципальной службой (или его правопреемник).

Функции ЭК ОСМУ ШМР и организация ее работы определяются Положением о ней, которое утверждается постановлением Администрации Шуйского муниципального района.

4. Формирование дел в подразделениях, оформление документов, законченных делопроизводством

Законченные делопроизводством документы после окончания календарного года, в котором они были заведены, сдаются исполнителем в срок до 1 марта года, следующего за отчетным, сотруднику структурного подразделения Администрации, ответственному за ведение делопроизводства в данном подразделении, который формирует их в дела.

Сроки хранения документов определяются в соответствии с номенклатурой дел. Исполненные документы формируются в отдельные дела, комплексные дела и дела переписки.

Принцип систематизации документов и группировки в дела зависит от срока хранения: постоянно, временно (свыше 10 лет) и временно (до 10 лет).

Отдельные дела заводятся на акты, служебные письма и протоколы заседаний Губернатора и Правительства Ивановской области, органов исполнительной власти Ивановской области, государственных и муниципальных учреждений, ОМСУ ШМР, локальные акты руководителей их структурных подразделений.

Отдельные дела относятся к тому календарному году, в котором приняты указанные документы.

Комплексные дела заводятся на несколько актов Губернатора и Правительства Ивановской области, органов исполнительной власти Ивановской области, государственных и муниципальных учреждений, ОМСУ ШМР, локальные акты руководителей их структурных подразделений по одному вопросу или однородным вопросам, имеющим небольшое количество материалов. Комплексному делу дается обобщенный заголовок.

Дела переписки заводятся по вопросам, решенным поручениями и письмами Губернатора и Правительства Ивановской области, органов исполнительной власти Ивановской области, государственных и муниципальных учреждений, ОМСУ ШМР и их структурных подразделений, а также обращениями граждан.

В отдельные и комплексные дела формируются документы с постоянными сроками хранения.

Дела переписки заводятся отдельно для документов с постоянными сроками хранения и отдельно для документов с временными сроками хранения.

Порядок формирования дел и организации их текущего хранения приведены в приложении N 3.

5. Систематизация документов внутри дела

В дело подшиваются все документы по данному вопросу вместе с приложениями, указанными в документах. Приложения, объем которых превышает 150 листов, формируются в отдельные тома.

Документы в деле постоянного срока хранения располагаются в хронологическом порядке сверху вниз.

В делах переписки разделы располагаются в хронологическом порядке сверху вниз.

При формировании дел, состоящих из нескольких томов, в конце каждого тома делается запись "Продолжение дела (пункта) см. том...".

Все документы по одному и тому же вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, подшиваются вместе в один раздел дела переписки. При возобновлении переписки по истечении года документы подшиваются в дело переписки текущего года с обязательными взаимными ссылками.

Если в деле имеются документы, поступившие в разные сроки и исполненные одним актом руководителя ОМСУ ШМР или его структурного подразделения, то они группируются сначала по корреспондентскому признаку, а затем внутри группы по хронологическому признаку.

В случае выхода акта ОМСУ ШМР или его структурного подразделения во исполнение, изменение, дополнение актов, принятых в предшествующие годы, документы, послужившие основанием для их выпуска, формируются в дело текущего года. При этом делаются взаимные ссылки в делах, заведенных на эти акты.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению законодательных актов представительных органов государственной власти, документов и поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, законов Ивановской области, указов, поручений, распоряжений Губернатора и Правительства Ивановской области, актов ОМСУ ШМР или его структурного подразделения, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на эти документы дело. Если дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год, а при списании этих документов на них делается соответствующая запись.

Справка о снятии с контроля документа подшивается в заведенное на данный документ дело. Если имеется справка о снятии с контроля нескольких документов, следует сделать необходимое количество копий этой справки и подшить их в соответствующие дела.

Для дел муниципальных правовых актов ОМСУ ШМР и локальных актов структурных подразделений ОМСУ ШМР составляется внутренняя опись по установленной форме (приложение N 4).

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замене их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью.

В конце внутренней описи делается итоговая запись о количестве листов в деле, которая подписывается руководителем ОМСУ ШМР или его структурного подразделения. Внутренняя опись составляется в двух экземплярах, один из которых подшивается в дело, а другой вкладывается в дело.

На лицевой стороне последнего листа отдельного дела в правом нижнем углу на свободном от текста месте проставляется виза "в архив", которая подписывается руководителем ОМСУ ШМР или его подразделения.

В комплексном деле виза "в архив" проставляется на последнем листе каждого раздела.

Если дело состоит из нескольких томов, то в архив списывается каждый том.

Приложение, сформированное в отдельный том, списывается в архив на последнем листе тома.

6. Оформление обложки дел

На обложке дела помещаются следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок, начальная и конечная даты дела, количество листов в нем, срок хранения дела. На корешке обложки дела указываются номер дела и год.

Номер дела состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера по реестру.

Заголовок дела должен отражать основное содержание документов. Заголовок отдельного дела должен, как правило, соответствовать заголовку акта ОМСУ ШМР или его структурного подразделения. В случае необходимости для более полного отражения содержания подшитых в дело документов заголовок дела может быть уточнен.

Не рекомендуется использовать в заголовке дела вводные слова, сложные синтаксические обороты. Не допускается употребление в заголовке сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждений.

Заголовком дела переписки является формулировка, данная в номенклатуре дел.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Начальная дата дела - это дата самого раннего документа в нем, конечная дата - дата самого позднего документа. Датой приложения к делу, сформированного в отдельный том, является дата регистрации входящего документа, приложение к которому помещено в этот том.

При написании крайних дат на обложках отдельных и комплексных дел и дел переписки постоянного срока хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется полностью. На обложках дел временного срока хранения указывается только год.

Обложка дела заполняется черными чернилами. Наименование подразделения, год и номер дела заполняется от руки. Правила оформления дел к передаче на архивное хранение приведены в приложении N 5.

7. Составление сводной описи дел

По окончании календарного года сотрудником управления делами и муниципальной службой составляется сводная опись дел. Порядок составления описей приведен в приложении N 6.

8. Передача дел в управление делами и муниципальной службой

Отдельные комплексные дела сдаются в управление делами и муниципальной службой в 10-дневный срок после выхода документов, в связи с подготовкой которых эти дела были заведены, или снятия этих документов с контроля.

Законченные делопроизводством дела переписки постоянного срока хранения по окончании календарного года передаются в управление делами и муниципальной службой.

Дела, оформленные с нарушением установленных правил, возвращаются в ОМСУ ШМР или их структурные подразделения для переоформления, которое осуществляется в 10-дневный срок.

При перешивке документов из одного дела переписки в другое во внутренней описи и на прокладке указывается, в какое дело перешиты документы.

По окончании передачи дел за год в управление делами и муниципальной службой представляется опись дел.

Описи дел подписывают руководитель ОМСУ ШМР или его структурного подразделения (с указанием года, месяца и числа их составления) и сотрудник управления делами и муниципальной службой, осуществляющий прием дел. Первый экземпляр подписанной описи остается в управлении делами и муниципальной службой, второй хранится в подразделении 10 лет.

Дела временного срока хранения в течение обозначенного срока хранятся в ОМСУ ШМР или их структурных подразделениях, а затем уничтожаются по акту установленной формы (приложение N 8), который согласовывается с управлением делами и муниципальной службой и утверждается руководителем ОМСУ ШМР или его структурного подразделения.

Подлинники актов ОМСУ ШМР и справки к ним хранятся в управлении делами и муниципальной службой в течение 5-ти лет и затем передаются на постоянное архивное хранение.

Подлинники протоколов заседаний ОМСУ ШМР и расшифрованные стенографические записи заседаний ОМСУ ШМР формируются в дела и передаются на архивное хранение по окончании календарного года.