Постановление Администрации Полтавского муниципального района Омской области от 4 февраля 2020 г. N 19 "Об утверждении инструкции по делопроизводству Администрации Полтавского муниципального района"

Руководствуясь Федеральным законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" N 131-ФЗ от 06.10.2003 года, Уставом муниципального образования "Полтавский муниципальный район Омской области", в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче в архив организации, постановляю:

1. Утвердить инструкцию по делопроизводству Администрации Полтавского муниципального района (Приложение N 1).

2. Управляющему делами Администрации Полтавского муниципального района (Баглай О.П.) обеспечить методическое руководство и контроль за соблюдением требований инструкции.

3. Довести инструкцию до сведения всех руководителей структурных подразделений Администрации.

4. Постановление Администрации Полтавского муниципального района от 06.11.2013 года N 344 "Об утверждении инструкции Администрации Полтавского муниципального района и структурных подразделений" признать утратившим силу.

И.о. главы Полтавского муниципального района

В.В. Никитина

Утверждена
Постановлением
Администрации Полтавского
муниципального района
от 4 февраля 2020 г. N 19

Инструкция
по делопроизводству Администрации Полтавского муниципального района

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Администрации Полтавского муниципального района (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 года N 44, а также в соответствии с законодательством Российской Федерации в сфере информации, документации, архивного дела, национальными стандартами в сфере управления документами.

Инструкция разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче в архив организации.

1.2. Инструкция устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве Администрации Полтавского муниципального района (далее - Администрация).

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с организационно-распорядительными документами независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, организацию их текущего хранения, осуществляемые с помощью информационно-коммуникационных технологий.

1.4. Особенности организации работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (персональные данные и иную конфиденциальную информацию), регулируются отдельными нормативными актами, утверждаемыми руководителем организации.

1.5. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения порядка работы с документами в Администрации возлагается на управляющего делами Администрации.

1.6. Ответственность за организацию работы с документами в подразделениях Администрации возлагается на руководителей этих подразделений. Непосредственное ведение делопроизводства в подразделениях организации осуществляется делопроизводителем или иным работником подразделения, на которого возложены обязанности по ведению делопроизводства (далее - делопроизводитель подразделения).

1.7. Содержание служебных документов не подлежит разглашению.

Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им какой-либо информации или документов и их копий допускается только с разрешения руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица.

1.8. Работники Администрации несут дисциплинарную, административную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за нарушение сроков хранения документов, утрату и несанкционированное уничтожение служебных документов.

1.9. При утрате документов делопроизводитель подразделения информирует руководителя структурного подразделения и управляющего делами администрации, после чего организуется розыск документов.

Если розыск документов не дает результата составляется акт, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, после чего предпринимаются меры по замещению данного документа заверенной копией документа.

1.10. Правила работы с документами в системе электронного документооборота Администрации (далее - СЭД) и иных информационных системах, в которых осуществляется создание (включение) и хранение документов, не должны входить в противоречие с положениями Инструкции.

II. Документирование управленческой деятельности

2.1. Организационно-распорядительные документы, создаваемые в деятельности Администрации, должны быть оформлены по правилам, установленным настоящей инструкцией. Особенности оформления документов, создаваемых в структурных подразделениях Администрации и отражающих специфику их деятельности, а также правила организации работы с данными документами могут устанавливаться отдельными локальными нормативными актами.

2.2. Создание документов в СЭД осуществляется с использованием шаблонов бланков документов и шаблонов документов.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть идентичны бланкам документов на бумажном носителе.

2.3. Для создания документов, отражающих специфику деятельности структурных подразделений Администрации, и управления данными документами могут использоваться другие информационные системы.

2.4. Документы Администрации оформляются на бланках или стандартных листах бумаги формата А4.

2.5. Для изготовления документов в Администрации используются: бланк постановления;

бланк распоряжения;

бланк письма для ведения переписки с организациями и гражданами, находящимися на территории Российской Федерации.

2.6. При издании документов на стандартных листах бумаги на них воспроизводятся реквизиты, необходимые для документов конкретного вида или разновидности.

2.7. Проектирование бланков документов осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов".

2.8. Бланки документов Администрации изготавливаются с помощью компьютерной техники.

2.9. Документы изготавливаются на бумажном носителе и в форме электронных документов с соблюдением установленных правил оформления документов.

2.10. Документы организации, оформленные как на бланке, так и без него, должны иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

2.11. При подготовке документов допускается использование лицевой и оборотной стороны листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

2.12. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются по середине верхнего поля документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

2.13. Для изготовления документов используется размер шрифта - N 14 пт.

При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров - N 10, 11 пт.

2.14. Абзацный отступ в тексте документа - 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

2.15. Текст документа печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала. Текст документа выравнивается по ширине листа.

2.16. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов могут разделяться дополнительным интервалом.

2.17. Интервал между буквами в словах - обычный. Интервал между словами - один пробел.

2.18. Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или центруются относительно самой длинной строки.

2.19. Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

2.20. Допускается выделять полужирным шрифтом реквизиты "адресат", "заголовок к тексту" или "подпись", а также отдельные фрагменты текста.

2.21. При подготовке многостраничных документов оформляется титульный лист.

2.22. Состав реквизитов, используемых для оформления документов, определяется видом (разновидностью) организационно-распорядительного документа.

2.23. При подготовке документов Администрации используются реквизиты, установленные ГОСТ Р 7.0.97-2016:

герб Полтавского муниципального района;

наименование организации;

наименование должности лица;

справочные данные об организации;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

место составления (издания) документа;

адресат;

гриф утверждения документа;

заголовок к тексту;

текст документа;

отметка о приложении;

гриф согласования документа;

виза;

подпись;

отметка об электронной подписи;

печать;

отметка об исполнителе;

отметка о заверении копии;

отметка о поступлении документа;

резолюция;

отметка о контроле;

отметка о направлении документа в дело.

2.24. Бланк постановления, распоряжения Администрации должен включать реквизиты:

наименование организации;

наименование вида документа;

отметки для размещения реквизитов "дата документа", "регистрационный номер документа".

2.25. Бланк письма Администрации должен включать следующие реквизиты:

герб Полтавского муниципального района;

наименование организации;

справочные данные об организации (почтовый адрес, телефон, факс, электронная почта);

отметки для проставления реквизитов "дата документа", "регистрационный номер документа", "ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа".

2.26. Внутренние документы организации, оформляемые не на бланке, должны содержать соответствующие виду документа реквизиты.

2.27. Герб Полтавского муниципального района - размещается на бланке письма Администрации.

Помещается на верхнем поле бланка документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа слева на уровне наименования организации, захватывая часть левого поля.

2.28. Наименование организации на бланке документа должно соответствовать наименованию в соответствии с Уставом.

2.29. Справочные данные об организации указываются на бланках писем и включают в себя почтовый адрес; номер телефона, факса; адрес электронной почты. Почтовый адрес оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи утвержденных приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".

2.30. Дата документа должна соответствовать дате подписания (утверждения) документа или (в протоколах) дате события, зафиксированного в документе.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2018;

словесно-цифровым способом: 5 июня 2018 г.

2.31. Регистрационный номер документа - цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который может дополняться буквенным индексом.

2.32. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа, состоящая из регистрационного номера и даты входящего документа, на который дается ответ, проставляется в виде отметки "На N ... от..." в бланке письма.

В текст письма-ответа сведения о регистрационном номере и дате поступившего письма не включаются.

2.33. Адресат - реквизит, используемый при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов.

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица. Например:

Генеральному директору ФБУ "Наименование организации" Фамилия И.О.

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите "адресат" указываются в именительном падеже наименование организации, ниже - наименование структурного подразделения. Например:

ФБУ "Наименование организации" Финансовое управление

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указываются в именительном падеже наименование организации, ниже - в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы. Например:

ФБУ "Наименование организации" Руководителю договорно-правового отдела Фамилия И.О.

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение "г-ну" (господину), если адресат мужчина, или "г-же" (госпоже), если адресат женщина, например:

г-ну Фамилия И.О. г-же Фамилия И.О.

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации, адресат указывается обобщенно. Например:

	Руководителям филиалов ФБУ "Наименование организации"
	Руководителям управлений и отделов ФБУ "Наименование организации"

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом "Адресат" в скобках указывается: "(по списку)". Например:

Руководителям управлений и отделов ФБУ "Наименование организации" (по списку)

Список рассылки составляется исполнителем.

Если письмо направляется в организацию или должностному лицу и для сведения еще ряду организаций или должностных лиц, общее количество адресатов не должно быть более четырех, при этом основной адресат указывается первым, слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не печатается.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи:

а) для юридического лица - полное или сокращенное наименование (при наличии), для гражданина - фамилия, имя, отчество (последнее при наличии);

б) банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица);

в) название улицы, номер дома, номер квартиры;

г) название населенного пункта;

д) название района;

е) название республики, края, области, автономного округа (области);

ж) название страны (для международных почтовых отправлений);

з) почтовый индекс.

При отправке письма по электронной почте или факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса). Например:

	ФБУ "Наименование организации"
	Электронный адрес

2.34. Гриф утверждения документа проставляется на документах в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа собственноручной подписью должностного лица гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:

	УТВЕРЖДАЮ Директор ФБУ "Наименование организации"
	Подпись	И.О. Фамилия
	Дата

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова "Утвержден" ("Утверждена", "Утверждены" или "Утверждено"), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, названия вида распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

(Регламент)	Утвержден приказом ФБУ "Наименование организации" от 5 октября 2017 г. N 82
(Правила)	Утверждены приказом ФБУ "Наименование организации" от 5 октября 2017 г. N 83

При утверждении документа коллегиальным, совещательным или иным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается, наименование органа, дата и номер протокола (в скобках). Например:

(Положение)

Утверждено Научно-техническим советом ФБУ "Инновация" (протокол от 12.09.2017 N 12)

2.35. Заголовок к тексту - краткое содержание документа. Если заголовок к тексту отвечает на вопрос "о чем?", он начинается с предлога "О" ("Об"). Если заголовок к тексту отвечает на вопрос "чего?", он составляет одно целое с названием вида документа. Например:

     распоряжение (о чем?) о создании аттестационной комиссии

     письмо (о чем?) о предоставлении информации

     акт (чего?) приема-передачи дел

     протокол (чего?) заседания экспертной комиссии

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля.

2.36. Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации.

Текст документа должен быть составлен грамотно, ясно, понятно и по возможности кратко. Текст документа должен содержать достоверную и актуальную информацию, достаточную для принятия решений или их исполнения, не должен допускать различных толкований.

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

наименование документа, наименование органа власти (организации), издавшего (ей) документ, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

Текст документа излагается например:

в постановлениях, изданных единолично, - от первого лица единственного числа ("... постановляю");

в протоколах заседаний - от третьего лица множественного числа ("СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ" или "РЕШИЛИ");

в деловых письмах, оформленных на бланках организации, - от первого лица множественного числа (просим, направляем, предлагаем) или от третьего лица единственного числа ("предприятие не возражает...", "институт считает возможным...");

в докладных и служебных записках, заявлениях - от первого лица единственного числа ("прошу...", "считаю необходимым...");

в документах, устанавливающих функции (обязанности), права и ответственность структурных подразделений, работников (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов и выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции...", "комиссия провела проверку...").

При подготовке текста документа следует соблюдать правила написания официальных наименований, числительных и единиц измерения.

В текстах документов употребляются общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При указании в тексте фамилии лица инициалы ставятся после фамилии. В деловых (служебных) письмах используются:

вступительное обращение:

     Уважаемый господин Председатель!

     Уважаемый господин Министр!

     Уважаемый господин Иванов!

     Уважаемая госпожа Петрова!

     Уважаемый Иван Петрович!

     Уважаемая Анна Николаевна!

     Уважаемые господа!

заключительная этикетная фраза: "С уважением, ...".

Наименование должности в обращении пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

2.37. Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к сопроводительному письму, иному информационно-справочному документу, или о том, что документ является приложением к основному документу (нормативному, распорядительному или иному).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

если приложение названо в тексте:

     Приложение: на 2 л. в 1 экз.

если приложение не названо в тексте или если приложений несколько:

     Приложение: 1.

     1.  Положение  об  Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1

         экз.

     2.  Справка о кадровом составе Управления регионального кредитования

         на 2 л. в 1 экз.

если приложение (приложения) сброшюровано (ы):

     Приложение: в 2 экз.

     Приложение: отчет о НИР в 2 экз.

если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

     Приложение: договор   возмездного   оказания   услуг  от  05.09.2017

                 N 32-17/72 и приложения к нему, всего на 7 л.

если письмо направляется нескольким адресатам, а документ-приложение только первому адресату:

     Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

если приложением являются документы, записанные на физически обособленный электронный носитель:

     Приложение: DVD-R в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, объем в байтах.

В распорядительных документах (распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: ... (приложение) или... (приложение 1), (приложение N 1);

на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Приложение N 2
к приказу ФБУ
"Наименование организации"
от 15.08.2017 N 112

Если приложением к распорядительному документу является локальный нормативный акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение. Например:

Приложение N 1
Утверждено
приказом ФБУ
"Наименование организации"
от 18.09.2017 N 67

2.38. Гриф согласования проставляется на документе в случае его внешнего согласования (согласование с органами власти, иными организациями, должностными лицами).

Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

на последнем листе документа под текстом;

на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования. Например:

СОГЛАСОВАНО Генеральный директор ФБУ "Наименование организации"
Подпись	И.О. Фамилия
Дата

2.39. Внутреннее согласование документа оформляется визой. Виза выражает мнение лица, визирующего проект документа, и включает: должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. Например:

Руководитель юридического отдела
Подпись	И.О. Фамилия
Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются. Руководитель юридического отдела
Подпись	И.О. Фамилия
Дата

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

2.40. Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, инициалы, фамилию. Например:

Генеральный директор

Подпись

И.О. Фамилия

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Например:

Генеральный директор ФБУ "Наименование организации"

Подпись

И.О. Фамилия

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

Подпись

И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей статусу должности. Например:

Генеральный директор	Подпись	И.О. Фамилия
Главный бухгалтер	Подпись	И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне. Например:

Заместитель директора по финансовым вопросам		Заместитель директора по административным вопросам
Подпись	И.О. Фамилия	Подпись	И.О. Фамилия

В документах, подготовленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии. Например:

Председатель комиссии	Подпись	И.О. Фамилия
Члены комиссии	Подпись	И.О. Фамилия
	Подпись	И.О. Фамилия

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с распоряжением. Например:

И.о. директора

Подпись

И.О. Фамилия

или:

Исполняющий обязанности директора

Подпись

И.О. Фамилия

Не допускается ставить косую черту, надпись "за" перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

2.41. Отметка об электронной подписи используется для визуализации электронной подписи получателем документа при обмене электронными документами, подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью в СМЭВ (система межведомственного электронного взаимодействия).

В соответствии с законодательством Российской Федерации отметка об электронной подписи формируется и визуализируется программными средствами. Отметка об электронной подписи включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Например:

                     ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ

                                ПОДПИСЬЮ

     Директор       Сертификат 1а111ааа000000000011       И.О. Фамилия

                     Владелец Фамилия Имя Отчество

                      Действителен с 01.12.2012 по

                               01.12.2017

Подписание (утверждение) документа осуществляется в соответствии с пунктом 2.40 Инструкции.

2.42. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи. Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати").

2.43. Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество (при наличии) исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя. Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, - на оборотной стороне листа внизу слева. Например:

Ильин Илья Ильич, Отдел управления персоналом, ведущий специалист

+7 (495) 924-45-67, Ilyin_Iv@techno.ru

2.44. Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется на свободном от текста месте или, при отсутствии свободного места на лицевой стороне документа, на обороте документа и включает: слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется записью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью организации. Например:

Подлинник документа находится в ФБУ "Наименование организации" в деле N 08-05 за 2015 г."
Верно
Зав. отделом управления персоналом		Подпись	И.О. Фамилия
Дата	Печать

На копиях многостраничных документов отметка о заверении копии проставляется на каждом листе документа или на последнем листе прошитого или скрепленного иным образом документа. Запись о месте нахождения подлинника проставляется только на последнем листе документа.

Для заверения копии документа, изготовленной на бумажном носителе, может использоваться штамп.

2.45. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления документа в часах и минутах.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

2.46. Резолюция должна содержать указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа.

Резолюция должна включать: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу (конкретное задание по исполнению документа или формулировка цели рассмотрения документа), при необходимости - срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции:

	Фамилия И.О.,		Фамилия И.О.
	Прошу подготовить предложения
	к 10.11.2017	Подпись
	Дата

Срок исполнения поручения не должен указываться, если он назван в тексте поступившего документа и руководитель не считает необходимым изменить его в сторону сокращения или является типовым для данного вида документа.

При указании нескольких исполнителей фамилия ответственного исполнителя указывается первой.

2.47. Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом "Контроль" на верхнем поле документа.

III. Подготовка и оформление отдельных видов документов

3.1. В Администрации локальные нормативные акты (далее - ЛНА) издаются в виде правил, положений, инструкций, регламентов и других видов документов.

ЛНА приобретают юридическую силу после их утверждения постановлением, распоряжением непосредственно главой района или иным уполномоченным им лицом.

3.2. Изменения в ЛНА и отмена ЛНА оформляются постановлением, распоряжением главы района или иного должностного лица, принимавшего решение об утверждении ЛНА.

Изменения в ЛНА и отмена ЛНА, утвержденные непосредственно собственноручной подписью главы района или иного уполномоченного им должностного лица в грифе утверждения, вносятся постановлением, распоряжением, издаваемым главой района или иным уполномоченным им должностным лицом.

3.3. В тексте постановления, распоряжения об утверждении, изменении или отмене ЛНА используются формулировки:

при утверждении нового ЛНА: "Утвердить (название ЛНА)" или "Утвердить (название ЛНА) и ввести в действие с (дата)". Например:

     1. Утвердить Положение о локальных нормативных актах организации,

или:

     1.  Утвердить  Штатное  организации  на  2018  год  и  ввести  его в

действие с 1 января 2018 г. (приложение).

при внесении изменений в ранее утвержденный ЛНА: "Внести изменения в (название ЛНА). Например:

     1.  Внести  следующие  изменения  в  Штатное расписание на 2018 год,

утвержденное  приказом  ФБУ  "Наименование  организации"  от  25  декабря

2017 г. N 345: ...

при отмене ранее утвержденного ЛНА: "Признать утратившим силу (название ЛНА),

утвержденное...". Например:

     4.  Признать  утратившим  силу  Положение  о ненормированном рабочем

дне,  утвержденное  приказом ФБУ "Наименование организации" от 15 февраля

2015 г. N 22.

3.4. Основными реквизитами ЛНА являются: наименование организации, наименование вида документа и заголовок к тексту, составляющие одно целое, гриф утверждения.

3.5. Информация справочного характера (графики, схемы, таблицы, формы документов) оформляется в виде приложений к ЛНА.

На приложениях к ЛНА оформляется реквизит "отметка о приложении".

3.6. ЛНА вступает в силу в срок, указанный в постановлении, распоряжении, которым утвержден ЛНА, или с даты утверждения ЛНА.

3.7. Распорядительные документы Администрации издаются в форме постановления, распоряжения. Образец оформления постановления, распоряжения (приложение N 1, 1а).

Постановления, распоряжения издаются в целях оформления решений:

нормативного характера;

организационного, административного, в том числе оперативного характера по вопросам основной деятельности организации;

по личному составу (кадровые).

3.8. Постановления, распоряжения по основной деятельности готовят структурные подразделения Администрации на основании поручений руководителя либо в инициативном порядке. Ответственность за качественную подготовку постановлений, распоряжений, согласование и правильное оформление постановления, распоряжения несет руководитель структурного подразделения, которое готовит документ и представляет его на подпись.

3.9. Распоряжения по личному составу готовит работник отвечающий за кадровую работу.

3.10. Контроль за правильностью оформления постановления, распоряжения осуществляет работник отвечающий за делопроизводство.

3.11. Постановления, распоряжения Администрации оформляются на бланке постановления, распоряжения с использованием следующих реквизитов: наименование организации (согласно действующему Уставу), наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, текст, подпись. Дата и регистрационный номер постановления, распоряжения проставляются после подписания документа главой района.

3.12. Заголовок к постановлению, распоряжению печатается через один межстрочный интервал под реквизитами бланка слева от границы левого поля. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок формулируется с предлогом "о" ("об"), кратко и точно отражая содержание текста постановления, распоряжения. Например:

Об утверждении Инструкции по делопроизводству

О создании экспертной комиссии

3.13. Текст постановления, распоряжения состоит из двух частей: обоснования (преамбулы) и распорядительной части. В обосновании указывается основание, причина или цель издания документа. Например:

     В    соответствии    с    приказом  Министерства  связи  и  массовых

коммуникаций  от  25 декабря 2014 г. N 1494 "Об утверждении Правил обмена

документами    в    электронном   виде  при  организации  информационного

взаимодействия" ...

3.14. Распорядительная часть начинается словом "постановляю", которое печатается строчными буквами вразрядку.

3.15. Каждое решение (поручение) оформляется в постановлении, распоряжении как отдельный пункт. Пункты располагаются в логико-временной последовательности и нумеруются арабскими цифрами. Если поручение дается конкретному структурному подразделению, его наименование пишется полностью, в скобках указываются фамилия и инициалы начальника отдела в именительном падеже. Например:

     ... постановляю:

     1.    Учебно-методическому    отделу   (Фамилия И.О.)  к  01.11.2017

подготовить  и представить на утверждение план учебно-методической работы

на 2018 год.

     ...

Если поручение дается конкретному исполнителю, его должность и фамилия указываются без скобок в дательном падеже. Например:

     ...

     3.  Главному  бухгалтеру (Фамилия И.О.) подготовить и представить на

рассмотрение  и  утверждение смету командировочных расходов на 2018 год в

срок до 30.11.2017.

Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме. Не допускается употреблять неконкретные выражения типа "усилить", "ускорить", "обеспечить в кратчайшие сроки".

Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ. При установлении срока следует учитывать время доведения документа до конкретных исполнителей.

Срок исполнения в пунктах распорядительной части постановления (распоряжения) не указывается в случаях, если действия носят регулярный характер и их выполнение предписывается на весь период действия постановления (распоряжения). Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается. Ответственный исполнитель указывается первым.

Если постановление, распоряжение отменяет полностью или частично ранее изданные документы по тому же вопросу, то в предпоследнем пункте постановления, распоряжения необходимо их перечислить с указанием наименования документа, его даты, номера, заголовка. Например:

     4.  Признать  утратившим силу постановление организации от 5 августа

2010 г. N 175 "Об утверждении Экспертной комиссии организации".

Последний пункт - пункт о контроле, в нем указываются должность лица, ответственного за исполнение документа в целом, его фамилия и инициалы. Например:

     4.  Контроль за исполнением постановления возлагается на заместителя

генерального директора Фамилия И.О.

В отдельных случаях руководитель организации может оставить контроль за собой:

     Контроль за исполнением постановления оставляю за собой.

3.16. Не включается в текст документа пункт "Постановление довести до сведения...".

Лица, до сведения которых необходимо довести постановление (распоряжение), перечисляются в указателе (листе, списке) рассылки, который готовится исполнителем и может оформляться на оборотной стороне последнего листа документа.

3.17. В постановлении, распоряжении не допускается:

изменение ранее установленных сроков выполнения заданий в сторону их увеличения;

применение произвольных сокращений или искажение наименований структурных подразделений организаций, подведомственных организаций-исполнителей;

применение произвольных (не общепринятых) технических и других терминов, сокращенных слов и наименований.

3.18. При наличии приложений в тексте постановления, распоряжения в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки: ... (приложение N 1); ... (приложение N 2); ... "согласно приложению", на приложении оформляется отметка о приложении:

Приложение N 1
к приказу ФБУ
"Наименование организации"
от 12.11.2017 N 215

Издание вместе с постановлением, распоряжением приложений, не упомянутых в тексте документа, не допускается.

Если документ, утвержденный постановлением, распоряжением, впоследствии действует в виде самостоятельного документа, на первом листе документа в верхнем правом углу проставляется гриф утверждения (при необходимости, - с указанием номера приложения), например:

Утверждена
приказом ФБУ
"Наименование организации"
от 22.01.2017 N 5

                               Инструкция

3.19. Постановление (распоряжение) подписывает глава района или лицо, исполняющее его обязанности.

3.20. Копии постановлений (распоряжений) направляются исполнителю. Оригинал постановления (распоряжения) подшивается в дело.

3.21. Деятельность по совместной выработке решений на заседаниях комиссий, совещаниях оформляется ПРОТОКОЛАМИ.

Протокол составляется на основании диктофонных (рукописных) записей, произведенных во время заседания, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений (постановлений).

Протокол оформляется в течение одного - трех дней после проведения заседания, если сроки его подготовки не оговорены особо.

3.22. Реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа, заголовок к тексту, дата и место заседания, регистрационный номер протокола, текст, подписи.

3.23. Заголовок к тексту протокола отвечает на вопрос "чего?" и содержит указание подразделения или органа, деятельность которого протоколируется. Например:

протокол заседания аттестационной комиссии

Датой протокола является дата заседания. Если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире - дата окончания: 12 - 13 мая 2018 г.

3.24. Текст протокола должен состоять из двух частей: вводной и основной. В вводной части протокола указываются фамилии председателя (председательствующего); секретаря; фамилии участников, присутствующих на заседании; лиц, приглашенных на заседание; повестка дня.

Если количество присутствующих на заседании превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола. Например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их обсуждения с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "о" ("об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

В основной части протокола фиксируется ход заседания.

3.25. Полный протокол содержит запись того, что происходило во время заседания, включая вопросы к докладчику, ответы на них, выступления в ходе обсуждения вопроса, результаты голосования по вопросу и принятые решения. Образец оформления полного протокола (приложение N 2).

Краткие протоколы ведутся при рассмотрении вопросов оперативного характера. Образец оформления краткого протокола (приложение N 3). В кратком протоколе фиксируется тема обсуждения, фамилия докладчика по вопросу и принятые решения.

3.26. Основная часть полного протокола состоит из разделов, посвященных вопросам повестки дня. Ход рассмотрения каждого вопроса записывается в последовательности: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ.

Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - ..., воздержалось - ...".

3.27. Протокол заседания подписывается председателем (председательствующим) и секретарем заседания.

3.28. При необходимости копии протоколов или выписки из протоколов рассылаются заинтересованным лицам в электронном виде в соответствии с указателем рассылки.

В выписке из протокола должны воспроизводиться все реквизиты заголовочной части протокола, вводная часть, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение.

3.29. Деловое (служебное) письмо готовится на бланке письма. При составлении писем оформляются реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об исполнителе, в необходимых случаях - отметка о приложении. Образец оформления делового письма (приложение N 4).

3.30. Если письмо является ответом на поступивший запрос или просьбу, заполняется реквизит "ссылка на регистрационный номер и дату поступившего письма".

Наименование вида документа ("письмо") и разновидность письма (например, "просьба", "информационное", "сопроводительное", "запрос", "напоминание") в деловых (служебных) письмах не указываются.

Если письмо направляется адресату по электронной почте или по факсу без досылки по почте, вместо почтового адреса указывается адрес электронной почты или номер телефона-факса.

3.31. Деловое (служебное) письмо должно быть посвящено одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким вопросам, рекомендуется составить отдельное письмо по каждому из них.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны.

3.32. В одном письме не должно быть более четырех адресатов, при этом основной адресат указывается первым, остальным адресатам письмо направляется для сведения.

При необходимости направить письмо большему количеству адресатов, готовится список рассылки, и письма рассылаются по списку.

3.33. При составлении деловых писем используется вступительное обращение и заключительная этикетная фраза в соответствии с пунктом 2.26 Инструкции.

3.34. Текст письма излагается:

от 1-го лица множественного числа ("просим...", "предлагаем...", "напоминаем...");

от 3-го лица единственного числа ("предприятие считает возможным...", "институт не располагает возможностью...");

от 1-го лица единственного числа ("прошу...", "предлагаю..."), если письмо оформляется на должностном бланке.

3.35. Если проект делового (служебного) письма направляется адресату по почте, проект готовится в двух экземплярах: один экземпляр оформляется на бланке, второй экземпляр, предназначенный для визирования) - на стандартных листах бумаги.

Деловое (служебное) письмо до представления на подпись должно быть согласовано (завизировано) со всеми заинтересованными лицами.

3.36. Деловое (служебное) письмо подписывается главой района или иным уполномоченным им лицом. Подписанное деловое (служебное) письмо подлежит регистрации и отправке.

Не допускается отправлять адресатам письма, не имеющие даты и регистрационного номера.

3.37. После подписания письма и его регистрации экземпляр письма с визами заинтересованных лиц помещается в дело.

3.38. Акты составляются в целях подтверждения фактов и событий. Образец оформления акта (приложение N 5).

3.39. При составлении актов используются реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер документа; место составления или издания документа; заголовок к тексту; подпись.

3.40. Датой акта является дата составления акта и подписания его составителями.

Если формой акта предусмотрено его утверждение руководителем организации или иным уполномоченным должностным лицом, датой акта является дата его утверждения.

3.41. В вводной части акта в именительном падеже указываются:

основание составления акта (локальный нормативный акт; распорядительный документ организации (распоряжение); факт или событие, послужившее основанием для составления акта);

составители акта (перечисляются после слова "Составлен" с указанием должностей, наименований организаций, если составители являются представителями другой организации, фамилий и инициалов).

Если акт составлен комиссией, первой указывается фамилия председателя комиссии, затем членов комиссии в алфавитном порядке.

3.42. В тексте акта излагаются цели и задачи составления акта, сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, ее результаты.

При необходимости акт может содержать выводы и рекомендации.

В заключительной части акта указываются количество подготовленных экземпляров акта и местонахождение каждого экземпляра. Количество экземпляров акта определяется количеством сторон, заинтересованных в его составлении, или нормативными требованиями, регламентирующими составление актов конкретной разновидности.

3.43. Экземпляры акта подписываются всеми членами комиссии (если акт составлялся комиссией) или составителями и, при необходимости, присутствовавшими лицами.

При подписании акта председателем и членами комиссии наименования их должностей не указываются.

3.44. Если предусмотрено ознакомление с содержанием акта лиц, упомянутых в акте, под подпись, на последней странице акта проставляется ознакомительная виза "С актом ознакомлен (ы)", при этом указываются наименования должностей, личные подписи, расшифровки подписей, даты ознакомления. Лица, которые знакомятся с содержанием акта, имеют право не согласиться с содержанием акта в целом или его отдельными положениями, что должно быть зафиксировано при ознакомлении с актом.

3.45. Докладная (служебная) ЗАПИСКА используется для оперативного информационного обмена между структурными подразделениями Администрации и руководством. Образец оформления докладной записки и служебной записки (приложения N 6).

3.46. Обязательными реквизитами докладной (служебной) записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа (докладная записка, служебная записка), дата, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.

3.47. При адресовании докладных (служебных) записок указываются в дательном падеже должность лица, которому адресован документ, фамилия и инициалы. Например:

Заместителю генерального директора ФБУ "Наименование организации" Фамилия И.О.

или:

Руководителю Департамента информационных технологий Фамилия И.О.

3.48. Текст докладной (служебной) записки, в зависимости от сложности содержания и приводимой аргументации, состоит из одной, двух или трех частей:

в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для составления документа;

во второй части дается анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения;

в третьей части излагаются выводы.

3.49. Регистрация докладных и служебных записок осуществляется - в структурном подразделении Администрации, подготовившем документ.

IV. Согласование, подписание (утверждение) проектов документов

4.1. Согласование проекта документа проводится до его подписания главой района.

Согласование проекта документа организуется непосредственным исполнителем (составителем) и проводится в пределах установленного срока исполнения.

4.2. Согласование проектов документов с работниками организации и/или другими организациями организует исполнитель после согласования в рабочем порядке проекта документа с руководителем.

4.3. Проекты документов согласуются непосредственным исполнителем и руководителем.

4.4. Внешнее согласование проекта документа осуществляется посредством направления проекта в другую организацию с сопроводительным письмом, в котором указывается срок согласования.

4.5. Сроки согласования документов устанавливаются локальными нормативными актами в зависимости от вида документа и объема документа, включая приложения к нему.

4.6. Оформление результатов согласования ЛНА и распорядительных документов осуществляется в виде виз, проставляемых заинтересованными лицами на последнем листе проекта документа (на его лицевой или оборотной стороне) или на отдельном листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

При согласовании деловых (служебных) писем визы проставляются на копии письма (визовой экземпляр), который после подписания подлинника письма и его регистрации помещается в дело, или на обороте подлинника письма, если письмо направляется адресату по факсу или электронной почте. Этот же экземпляр письма после отправки адресату (по факсу или электронной почте в виде электронной копии) помещается в дело.

4.7. В ходе согласования проекта документа работник, согласующий документ, принимает одно из следующих решений:

согласовать проект документа без замечаний;

согласовать проект документа с замечаниями;

отклонить проект документа;

указать, что не имеет отношения к проекту документа (рассмотрение вопроса, по которому принимается решение, не входит в обязанности работника).

Если проект документа согласован с замечаниями, это означает, что замечания носят редакционный характер, и после их принятия исполнителем проект не требует повторного согласования.

Проект документа отклоняется лицом, согласующим документ, в случаях:

наличия существенных замечаний по проекту документа;

несогласия с проектом документа.

4.8. Несогласованный проект документа требует доработки по высказанным замечаниям, переоформления и повторного согласования.

4.9. Решение о том, принимать или не принимать неучтенные замечания принимает руководитель.

В случае если руководитель принимает решение о необходимости учесть замечания, отклоненные исполнителем, исполнитель дорабатывает проект документа в соответствии с высказанными замечаниями.

Если руководитель соглашается с мнением исполнителя, он подписывает (утверждает) документ.

4.10. Документы, издаваемые от имени организации, подписываются руководителем организации или иными уполномоченными им должностными лицами.

4.11. Утверждение документа производится:

непосредственно руководителем - проставлением собственноручной подписи в грифе утверждения;

постановлением (распоряжением) организации.

4.12. Утверждаются правила, положения, инструкции, регламенты, некоторые виды актов, планы, программы и другие документы, устанавливающие нормы и/или рассчитанные на длительное применение (приложение N 7).

Оформление грифа утверждения производится в соответствии с пунктом 2.34 Инструкции.

4.13. Подпись руководителя организации или иного уполномоченного им лица на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, а также на копиях документов и выписках из документов заверяется печатью (приложение N 8).

Печать на документе проставляется в соответствии с пунктом 2.42 Инструкции.

V. Организация документооборота

5.1. Документооборот в Администрации включает всю последовательность перемещений документов, а также операции, совершаемые с документами в процессе их создания и исполнения (получение, отправка, предварительное рассмотрение, регистрация, рассмотрение руководителем).

5.2. Организация документооборота основывается на принципах:

централизации операций по приему и отправке документов;

распределения документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

организации предварительного рассмотрения входящих документов;

исключения возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

однократности регистрации документов.

5.3. В документообороте Администрации выделяются документопотоки:

входящие (поступающие) документы;

исходящие (отправляемые) документы;

внутренние документы.

В составе входящих и исходящих документов выделяются:

документы органов государственной власти, органов местного самоуправления;

документы филиалов и территориально обособленных подразделений;

документы из государственных и негосударственных организаций.

5.4. Доставка и отправка документов в организации осуществляются средствами почтовой связи, курьерской связи, нарочными и различными видами электросвязи (факсимильная, электронная почта).

5.5. В Администрацию доставляется корреспонденция в виде писем, факсограмм, телефонограмм.

5.6. Прием документов осуществляется работником ответственным за делопроизводство. Документы, полученные работниками от других организаций, также передаются работнику ответственному за делопроизводство для регистрации и/или учета.

5.7. Все поступившие в Администрацию документы подлежат первичной обработке, включающей:

проверку правильности доставки документов;

проверку целостности упаковки (конвертов, пакетов);

вскрытие упаковки (за исключением конвертов, пакетов с пометкой "Лично" и графами ограничения доступа к документу);

проверку целостности входящих документов, включая приложения;

уничтожение конвертов, пакетов или упаковки;

проставление отметки о поступлении документа в организацию.

5.8. Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. Документы, поступившие в поврежденной упаковке, проверяются на целостность, в том числе на наличие механических повреждений.

5.9. Конверты, пакеты или упаковка сохраняются и прилагаются к входящим документам в случаях:

если только по ним можно установить отправителя или дату отправления;

если входящий документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения или даты мероприятия;

при большом расхождении между датами подписания и получения документов.

5.10. Конверты (пакеты), имеющие отметку "Лично" ("Private"), грифы ограничения доступа к документам, содержащим сведения конфиденциального характера, не вскрываются и передаются:

с отметкой "Лично" ("Private") - непосредственно адресату.

5.11. Первичная обработка документов, полученных по информационно-телекоммуникационным каналам связи (электронная почта) от других организаций и граждан, должна соответствовать технологии работы с входящими документами.

5.12. Первичная обработка документов завершается их распределением (сортировкой) на регистрируемые и нерегистрируемые (приложение N 9).

5.13. Регистрация входящих документов осуществляется независимо от способа их доставки один раз.

Документы, поступающие из других организаций непосредственно в структурные подразделения, но требующие рассмотрения руководства, передаются для регистрации работнику ответственному за делопроизводство.

5.14. Регистрация входящих документов осуществляется в день их поступления или на следующий рабочий день при поступлении документов в конце рабочего дня или в нерабочее время.

5.15. Сведения о поступившем документе вносятся в журнал входящей корреспонденции на бумажном носителе и присваивается регистрационный номер.

Регистрационный номер входящего документа состоит из порядкового номера документа в пределах календарного года.

5.16. На всех зарегистрированных документах проставляются отметки о поступлении документа в Администрацию. В отметке о поступлении документа фиксируются дата поступления (при необходимости - время поступления в часах и минутах) и входящий регистрационный номер документа.

5.17. Рассмотрение документов руководителем осуществляется в день передачи документов руководителю или на следующий рабочий день, если документы переданы руководству в конце рабочего дня.

Документы, требующие срочного рассмотрения, а также телеграммы и телефонограммы рассматриваются руководителем незамедлительно.

5.18. Результаты рассмотрения документа руководителем оформляются в виде резолюции.

5.19. Документы, поступающие на бумажном носителе, после их регистрации и рассмотрения руководителем передаются на исполнение под роспись.

5.20. При бумажном документообороте подлинники входящих документов, в случае назначения нескольких исполнителей передаются ответственному исполнителю, остальным исполнителям передает копии документа.

5.21. Исходящие документы, завизированные всеми заинтересованными лицами и подписанные руководителем или иным уполномоченным им лицом, регистрируются работником ответственным за делопроизводство.

5.22. Регистрация исходящих документов осуществляется в день подписания или на следующий рабочий день, если документы были подписаны в конце рабочего дня или в нерабочее время.

5.23. Перед регистрацией исходящих документов работник ответственный за делопроизводство проверяет правильность оформления документов (в том числе наличие подписей, виз, правильность написания адресов), а также указанных в исходящих документах приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов по указателю рассылки, наличие отметки об исполнителе.

5.24. Регистрационный номер исходящего документа должен иметь порядковый номер документа в пределах календарного года.

Дата регистрации и регистрационный номер проставляются на отправляемом документе, а также на копии исходящего документа, остающейся в деле.

5.25. Исходящий документ, подписанный руководителем или иным уполномоченным им должностным лицом, передается на отправку, копия документа на бумажном носителе передается исполнителю.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания и регистрации или на следующий рабочий день.

5.26. В зависимости от содержания и срочности документы, отправляемые из Администрации, доставляются адресатам средствами почтовой, курьером, а также передаются по каналам электросвязи (электронная почта).

Обработка корреспонденции для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

5.27. Досылка или замена ранее отправленного документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

5.28. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения - входящих документов.

5.29. Проекты постановлений (распоряжений), подготовленных для подписания, после подготовки и согласования с заинтересованными лицами передаются работнику ответственному за делопроизводство для проверки правильности их оформления.

5.30. Правильно оформленные документы передаются на подпись руководителю или иному уполномоченному им лицу.

5.31. Подписанные постановления (распоряжения) регистрируются в электронном журнале регистрации постановлений (распоряжений).

Постановлениям (распоряжениям) присваиваются порядковые номера (по каждой группе документов отдельно) в пределах календарного года. Порядковый номер документа может дополняться цифровым либо буквенным индексом.

5.32. Подлинники документов по месту их регистрации формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации.

Копии постановлений (распоряжений) передаются исполнителям и иным заинтересованным лицам в электронной форме или на бумажном носителе.

VI. Контроль исполнения документов (поручений)

6.1. Контроль исполнения документов (поручений) ведется в целях их своевременного и качественного исполнения.

6.2. Контроль исполнения документов (поручений) ведется:

главой района - исполнения документов (поручений) по существу;

начальником структурного подразделения - сроков исполнения документов (поручений).

6.3. Распорядительные документы, протоколы заседаний (совещаний), содержащие поручения с конкретными сроками исполнения, ставятся на контроль по каждому поручению отдельно.

6.4. Контроль сроков исполнения документов (поручений) включает в себя:

постановку документов (поручений) на контроль;

проверку своевременности доведения документов (поручений) до исполнителей;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов (поручений);

снятие с контроля документов (поручений);

информирование руководителей о ходе исполнения документов (поручений) и состоянии исполнительской дисциплины.

6.5. Сроки исполнения документов (поручений) исчисляются в календарных днях.

Если последний день срока исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в ближайший следующий за ним рабочий день.

Сроки исполнения документов (поручений) устанавливаются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством Российской Федерации.

6.6. Документы (поручения) подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "весьма срочно" - в течение одного дня, "срочно" - в 3-дневный срок; "оперативно" - в 10-дневный срок; остальные - в срок не более 30 дней;

по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) не позднее чем через 30 дней со дня получения.

по межведомственным запросам о представлении документов и (или) информации в целях предоставления государственных и муниципальных услуг - 5 рабочих дней со дня получения запроса, если законодательством Российской Федерации не установлен иной срок;

по обращениям граждан - 30 дней со дня регистрации.

6.7. Приостановить исполнение контрольного документа (поручения), а также отменить его может руководитель, подписавший документ или давший поручение (указание).

6.8. Если срок исполнения документа (поручения) превышает один месяц, в целях обеспечения своевременного исполнения документа (поручения) проводится предварительный контроль и напоминания исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений).

6.9. При необходимости изменения срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель обязан представить на имя руководителя, давшего поручение, обоснование (служебную записку) о продлении срока с указанием причин продления и даты исполнения.

Обоснование продления срока исполнения документа (поручения) должно быть направлено соответствующему руководителю не позднее, чем по истечении двух третьих срока исполнения документа (поручения).

6.10. Документ (поручение) считается исполненным, если приняты решения по поставленным вопросам, подготовлены соответствующие документы или дан ответ по существу заинтересованным лицам.

6.11. Документы (поручения), не снятые с контроля, а также документы (поручения), срок исполнения которых не продлен, считаются неисполненными.

VII. Организация работы исполнителя с документами

7.1. Исполнитель получает документы на исполнение в день их рассмотрения или на следующий рабочий день в соответствии с резолюцией руководителя. Срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.

7.2. Документы, поступающие в структурное подразделение Администрации с резолюцией руководителя, передаются руководителю структурного подразделения, либо указанному лицу в резолюции. Если документ, поступивший на исполнение в структурное подразделение Администрации, не имеет отношения к компетенции этого подразделения, руководитель подразделения в тот же день или на следующий рабочий день возвращает его работнику ответственному за делопроизводство для решения вопроса о перенаправлении его на исполнение другому исполнителю.

7.3. Исполнение документа предусматривает:

сбор и анализ необходимой информации;

подготовку документа и его оформление;

согласование документа с заинтересованными лицами;

доработку документа по замечаниям, полученным в ходе согласования и, при необходимости, - повторное согласование;

подготовку списка (указателя) рассылки документа, если документ адресован группе организаций;

представление документа на подпись руководителю;

подготовку документа к отправке и передачу копии документа исполнителю.

7.4. При направлении документа нескольким исполнителям ответственным за подготовку документа является исполнитель, указанный в резолюции первым или обозначенный в резолюции как ответственный исполнитель.

7.5. Ответственный исполнитель имеет право давать поручения остальным исполнителям, проводить рабочие совещания для выработки совместного решения. Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение поручения и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок).

7.6. В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) документ передается другому исполнителю с обязательным сообщением его фамилии для внесения в регистрационно-учетную форму.

7.7. При увольнении или переходе на другой участок работы сотрудник обязан сдать документы и дела руководителю подразделения или по его указанию вновь назначенному сотруднику (в случае необходимости, - по акту приема-передачи, в котором указываются виды дел (заголовки дел) и их количество и который подписывается работником, передавшим документы, и работником, принявшим документы).

7.8. Результатом исполнения документа является документ, подготовленный исполнителем.

Документы, предназначенные для отправки, оформляются на бланке Администрации установленной формы. Для отправки документов, не имеющих адресной части, составляется сопроводительное письмо.

На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки, определяет количество экземпляров документа и после регистрации обеспечивает изготовление необходимого количества копий.

7.9. Исполнитель (ответственный исполнитель) организует согласование (визирование) документа со всеми заинтересованными лицами и проводит доработку по замечаниям.

7.10. После доработки и повторного визирования (согласования) документ передается на подписание (утверждение). До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документа, правильность оформления адресата, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки.

7.11. Подписанный документ исполнитель в соответствии с порядком, установленным Инструкцией по делопроизводству, передает для регистрации и отправки.

7.12. В ходе исполнения документа исполнитель имеет право предлагать изменение срока исполнения, если отсутствуют реальные условия исполнения документа (поручения), делать пометки на документе о времени его поступления, о датах промежуточного контроля, телефонных и письменных запросах, о дате и результате окончательного исполнения.

7.13. Исполнитель не имеет права разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

VIII. Формирование документального фонда организации

8.1. Оперативное хранение документов Администрации до передачи их на хранение в муниципальный архив или уничтожение осуществляется в Администрации.

8.2. В целях хранения, поиска и использования документы на бумажном носителе формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

8.3. Номенклатура дел Администрации составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации, включая документы, поступающие из других организаций.

8.4. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом, штатным расписанием, планами и отчетами о работе организации, номенклатурой дел за прошедший год, локальными нормативными актами организации, содержащими сведения о документах, образующихся в деятельности организации, типовыми и примерными номенклатурами дел (при их наличии), ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения.

8.5. В номенклатуру дел включаются все документы, отражающие деятельность Администрации.

Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.

8.6. Номенклатура дел Администрации составляется работником ответственным за делопроизводство по установленной форме (приложение N 10).

8.7. Номенклатура дел Администрации подписывается работником ответственным за делопроизводство, визируется руководителем архива (лицом, ответственным за архив), согласовывается с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации и, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, один раз в 5 лет представляется на согласование соответствующей экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (далее - ЭПК архивного учреждения) или государственного (муниципального) архива.

В случае изменения функций и структуры Администрации номенклатура дел составляется, согласовывается и утверждается заново.

8.8. Первый экземпляр утвержденной номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел, второй - используется в качестве рабочего экземпляра, третий - передается в архив в качестве учетного документа, электронная копия номенклатуры дел организации, утвержденной руководителем организации, передается в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого является организация.

В структурные подразделения Администрации номенклатура дел раздается в виде копий соответствующих разделов на бумажном носителе или в электронной форме.

8.9. Номенклатура дел Администрации строится по названиям структурных подразделений (названиями разделов номенклатуры дел являются направления деятельности организации).

8.10. Номенклатура дел структурных подразделений составляется при участии специалистов подразделения.

8.11. Все заголовки дел, включенные в номенклатуру дел структурных подразделений Администрации, индексируются. Индекс дела указывается в графе 1 номенклатуры дел и состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в разделе номенклатуры дел. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-05, где:

01 - код структурного подразделения;

05 - порядковый номер дела в разделе номенклатуры дел.

Дела по вопросам, неразрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Рекомендуется сохранять в номенклатуре дел одинаковые индексы для однородных дел, включенных в разные разделы.

Если в течение года в деятельности организации образуются документы, не предусмотренные номенклатурой дел, заголовки новых дел дополнительно включаются в номенклатуру дел. В каждом разделе номенклатуры дел для вновь заводимых дел предусматриваются резервные номера.

8.12. Заголовок дела (графа 2 номенклатуры дел) должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка"), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел могут уточняться в течение года в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

а) название вида дела (переписка, журнал, дело) или вида документов, включенных в дело (протоколы, распоряжения);

б) наименование организации, структурного подразделения, постоянно действующего или временного органа, должностного лица, создавших документ (ы);

в) наименование корреспондента (организации, лица, которому адресованы или от которого получены документы);

г) краткое содержание документов дела;

д) название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

е) дата (период), к которым относятся документы дела;

8.13. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, включенных в дела.

В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих учредительные, организационно-правовые и распорядительные документы, затем заголовки дел, содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, документы, отражающие деятельность подразделения, переписку, в конце раздела - регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью решения вопроса, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются названия видов документов, наиболее представленных в деле:

"Документы о проведении совещаний и семинаров (программы, списки, доклады)".

Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к какому-либо документу (виды документов-приложений не перечисляются):

"Документы к протоколам заседаний Научно-технического совета";

"Протоколы производственных совещаний при генеральном директоре и документы к ним".

В заголовках дел, предназначенных для группировки однотипных документов, эта группа документов указывается во множественном числе:

"Протоколы заседаний дирекции".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется:

"Переписка с образовательными учреждениями о повышении квалификации работников".

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не называются, а указывается их видовое название:

"Переписка с федеральными органами исполнительной власти о заключении и исполнении государственных контрактов".

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются:

"Переписка о заключении и исполнении государственных контрактов".

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним:

"Переписка с ООО "Горсвязь" о предоставлении услуг связи".

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее:

если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название:

"Переписка с учреждениями культуры административных округов Москвы".

если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела:

"Переписка с филиалом в Московской области о планировании и отчетности".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты):

"Отчеты структурных подразделений за 2017 год";

"Статистический отчет о численности, составе и движении кадров за 2017 год (ф. N 27-год)".

При формировании дела из нескольких томов (частей), кроме общего заголовка дела при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание томов (частей) дела.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

8.14. Графа 3 "Количество дел" заполняется по окончании календарного года. По достижении делом, включающим документы временных (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения, объема в 250 листов, том закрывается и открывается новый том. В графе 3 номенклатуры дел последовательно указываются номера томов и крайние даты документов каждого тома:

Т. 1. 11.01.2017 - 30.06.2017

8.15. В графе 4 "Срок хранения и N статьи по перечню" указываются сроки хранения дел и номера статей по типовому или ведомственному перечню документов с указанием сроков хранения, федеральному закону или иному нормативному правовому акту.

8.16. В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел ("Заведено"), о переходящих делах (например, "Переходящее с 2016 года"), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения.

8.17. По завершении делопроизводственного года в конце номенклатуры дел оформляется итоговая запись, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой "ЭК" и переходящих.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, передаются в архив, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписи лица, передавшего сведения.

8.18. При формировании дел на бумажном носителе должны соблюдаться следующие общие правила:

в дело помещаются исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;

приложения помещаются вместе с основными документами;

в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;

в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской на общих основаниях;

в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);

в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

по объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2".

Документы внутри дела располагаются снизу вверх в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам.

Документы к заседаниям (совещаниям) группируются в отдельное дело, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по порядку номеров протоколов.

Локальные нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу и распоряжений по административно-хозяйственной деятельности.

Распоряжения по личному составу формируются в дела в соответствии со сроками хранения.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Переписка группируется в дела по тематике и/или корреспондентам и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-просьбой (запросом). При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

8.19. Для обеспечения сохранности, учета документов и дел проводится комплекс работ:

создание оптимальных условий хранения документов и дел;

размещение дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел.

8.20. Дела размещают в специально отведенных для этой цели помещениях в шкафах, на стеллажах, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия вредных факторов.

Дела для их учета и быстрого поиска должны располагаться вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел, при необходимости номер тома дела, дату дела. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

8.21. Проверки наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел должны проводиться работником ответственным за делопроизводство в случаях:

перед передачей документов в архив;

при смене руководителя структурного подразделения, ответственного за делопроизводство;

при реорганизации и ликвидации организации.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки должны фиксироваться в акте проверки наличия и состояния дел.

8.22. В случае выявления отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, руководителем структурного подразделения принимаются меры по их розыску. Если розыск дел не дает результата, составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается руководителем подразделения и представляется работнику ответственному за делопроизводство.

Факт утраты дела (дел) фиксируется в акте, составляемом ответственным за делопроизводство и руководителем структурного подразделения в трех экземплярах: по одному экземпляру акта хранится у работника ответственного за делопроизводство и руководителя подразделения; экземпляр акта представляется в архив Администрации при передаче дел на архивное хранение.

8.23. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в Администрации постановлением создается экспертная комиссия (далее - ЭК).

8.24. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работником ответственным за делопроизводство совместно с ЭК и под методическим руководством архива.

8.25. При проведении экспертизы ценности документов при подготовке дел к передаче в архив осуществляется:

отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив;

отбор документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения и с пометками "До минования надобности", "До замены новыми", подлежащих дальнейшему хранению в организации;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

Дела с отметкой "ЭК" подвергаются полистному просмотру в целях определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

8.26. По результатам экспертизы ценности документов в Администрации проводится оформление дел и составляются описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Согласованные ЭК акты и описи утверждаются руководителем.

8.27. Дела, образовавшиеся в деятельности организации и подлежащие хранению, проходят полное или частичное оформление. Полному оформлению подлежат дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения и постоянного хранения по установленной форме. Дела временных (до 10 лет) сроков хранения подлежат частичному оформлению.

Оформление дел проводится в структурных подразделениях Администрации по месту формирования документов в дела.

8.28. Полное оформление дела на бумажном носителе включает:

оформление реквизитов обложки дела по форме;

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя дела;

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

подшивку и переплет дела;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Лист-заверитель дела, внутренняя опись документов дела, обложка дела составляются по установленным формам хранения (приложение N 11, приложение N 12, приложение N 13).

8.29. Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, подлежащие частичному оформлению, допускается хранить в папках, в которых дела хранились в делопроизводстве, пересистематизация документов в деле не проводится, листы дела не нумеруются, листы-заверители дела не составляются. На обложке дела в соответствии с номенклатурой дел организации заполняются реквизиты: наименование организации, наименование подразделения, индекс дела, заголовок дела, срок хранения документов.

8.30. На обложке дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу указываются:

наименование вышестоящей организации;

индекс дела по номенклатуре дел;

номер тома (части);

заголовок дела (тома, части);

крайние даты дела (тома, части);

количество листов в деле;

срок хранения дела;

8.31. При оформлении обложки дела:

наименование организации, указывается полностью в именительном падеже;

наименование структурного подразделения указывается полностью в соответствии с утвержденной структурой организации (при наличии сокращенного наименования структурного подразделения оно указывается в скобках);

индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел организации;

заголовок дела переносится из номенклатуры дел организации (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения);

даты дела (год (ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве).

При изменении наименования организации в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке дела под прежним наименованием указывается новое наименование организации, а прежнее наименование заключается в скобки.

Индекс дела и заголовок дела переносятся на обложку из номенклатуры дел. Если дело состоит из нескольких частей, на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждой части (при его наличии).

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом день месяца (два знака) и год (четыре знака) обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом. Если в дело включены документы, даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строки делается запись: "В деле имеются документы за... год (ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты подписания распоряжения о приеме (при наличии трудового договора - дата заключения трудового договора) и распоряжения об увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в ведомственном перечне документов, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

8.32. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

8.33. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией. Листы нумеруются графитовым карандашом или нумератором (употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается) сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке.

Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Если в дело подшит конверт с вложением, сначала нумеруется конверт, а затем очередным порядковым номером каждое вложение в конверте.

Если в нумерации листов допущено более 10 ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов допускается употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

8.34. После завершения нумерации листов составляется лист-заверитель дела, который располагается в конце дела. В листе-заверителе цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (неясный текст, разрывы, склейки).

Лист-заверитель дела подписывается его составителем с указанием должности, инициалов и фамилии, даты составления.

Количество листов в деле, указанное в листе-заверителе дела, проставляется на обложке дела.

Если дело переплетено и подшито без листа-заверителя, то составленный лист-заверитель подклеивается к внутренней стороне задней обложки дела.

8.35. Документы постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, составляющие дело, помещаются в твердые обложки из картона, подшиваются в четыре прокола или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Резолюции руководства, составленные на отдельных листах, помещаются перед документом. При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, все пластиковые и металлические крепления, а также термопереплеты из документов удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных или неформатных документов, могут приниматься на хранение в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в коробках.

8.36. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения; дела по личному составу.

Описи дел составляются по формам, установленным Правилами хранения (приложение N 14, приложение N 14а, приложение N 15).

На дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) описи не составляются, и в архив такие дела не передаются.

8.37. Отдельная опись представляет собой перечень описательных статей с самостоятельной порядковой нумерацией, каждая из которых должна включать следующие сведения:

порядковый номер дела по описи;

индекс дела;

заголовок дела;

крайние даты дела;

количество листов в деле;

срок хранения дела;

примечания.

8.38. Перед внесением заголовков дел в опись проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

8.39. Описи дел подписываются руководителем, согласовываются ЭК Администрации.

8.40. Описи дел составляются в двух экземплярах на бумажном носителе, один из которых передается вместе с делами в архив администрации, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в Администрации.

8.41. Дела передаются на хранение в архив администрации в соответствии с графиком передачи документов, утвержденным руководителем или иным уполномоченным им лицом.

8.42. Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, документы по личному составу, передаются в архив организации не ранее, чем через год, и не позднее, чем через три года после завершения их в делопроизводстве.

8.43. Передача дел в архив производится по описям.

8.44. Уполномоченный работник архива проверяет правильность оформления и формирования дел, правильность составления описей дел, соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, сформированных в соответствии с номенклатурой дел.

Выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел обязаны устранить в двухнедельный срок.

8.45. Прием каждого дела в архив администрации производится в присутствии работника ответственного за делопроизводство Администрации. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи в итоговой записи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лица, ответственного за архив, и лица, передавшего дела.

Итоговая запись подтверждается подписями сотрудника архива и работника ответственного за делопроизводство Администрации, передавшего дела на бумажном носителе.

8.46. В случае ликвидации или реорганизации Администрации работник ответственный за делопроизводство Администрации в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив администрации, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

8.47. На дела с истекшими сроками хранения в Администрации составляют акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 16).

Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

8.48. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, законченные в 2014 году дела с 3-летним сроком хранения, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2018 года.

8.49. Дела с отметкой "ЭК" подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

Остальные документы дела с отметкой "ЭК" включаются в акт, при этом отметка "ЭК" в акте не указывается.

8.50. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представляется на рассмотрение и согласование ЭК одновременно с описями дел постоянного хранения и по личному составу.

8.51. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждается руководителем и после утверждения ЭК архивного учреждения, государственного или муниципального архива в соответствии с предоставленными ему полномочиями описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу, после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть уничтожены.

8.52. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию).

После уничтожения дел в номенклатуре дел проставляются отметки, заверяемые работником ответственным за делопроизводство, и датой:

"Уничтожено. См. акт N _____ от ________. Подпись, инициалы, фамилия".

8.53. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, хранятся постоянно в деле фонда.

IX. Использование и хранение печатей, штампов, носителей электронных подписей

9.1. В Администрации используется печать с изображением Государственного герба Российской Федерации (далее - печать).

9.2. Печатью заверяют подлинность подписи руководителя и иных уполномоченных им лиц, на документах и копиях документов.

9.3. Оттиск печати ставится на документах в соответствии с перечнем документов, на которые ставится оттиск печать.

9.4. Печать хранится в сейфе, который находится в кабинете управляющего делами Администрации.

9.5. Передача печати посторонним лицам не допускается. Вынос печати за пределы Администрации возможен в исключительных случаях по решению руководителя (например, при подписании договоров).

9.6. Пришедшая в негодность и утратившая значение печать уничтожается по акту.

9.7. Для проставления отметок о получении и регистрации документов, в Администрации применяется соответствующий штамп.

9.8. Для обмена электронными документами посредством СМЭВ (система межведомственного электронного взаимодействия) в Администрации должны использоваться усиленные квалифицированные электронные подписи. Состав должностных лиц и работников организации - владельцев усиленных квалифицированных электронных подписей должен определять руководитель.

9.9. Электронный документ в СМЭВ, подписанный электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и имеет одинаковую с ним юридическую силу при одновременном соблюдении следующих условий:

ключ подписи, относящийся к конкретной электронной подписи, на момент подписания электронного документа является действительным (достоверным), не утратил силу (не отозван);

подтверждена подлинность электронной подписи в электронном документе;

дата и время создания электронной подписи зафиксированы в СМЭВ;

электронная подпись используется в соответствии с установленным в организации распределением права подписи документов между должностными лицами и работниками.

9.10. Генерацию и хранение ключей квалифицированной ЭП в СМЭВ должен осуществлять администратор СМЭВ.

9.11. Ключ электронной подписи, используемой в СМЭВ, является конфиденциальной информацией и защищается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Приложение N 1

                АДМИНИСТРАЦИЯ ПОЛТАВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

                               ПОСТАНОВЛЕНИЕ

                        от ________ года N _______

Приложение N 1а

                АДМИНИСТРАЦИЯ ПОЛТАВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

                               РАСПОРЯЖЕНИЕ

                        от ________ года N _______

Приложение N 2

                          Наименование организации

                                 ПРОТОКОЛ

                         "_____" __________ N ______

                             (место составления)

Председатель - Фамилия И.О.

Секретарь    - Фамилия И.О.

Присутствовали: 17 человек (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О..........

2. Об......

1. СЛУШАЛИ:

Петров П.П. - текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Фамилия И.О. - краткая запись выступления.

РЕШИЛИ: (ПОСТАНОВИЛИ):

1.1. Сформировать временные творческие коллективы по реализации  проектов

федеральной целевой программы...

Председатель подпись И.О. Фамилия

Секретарь подпись    И.О. Фамилия

Приложение N 3

                          Наименование организации

                                 ПРОТОКОЛ

                         "_____" __________ N ______

                             (место составления)

оперативного совещания

у заместителя директора центра

Заместитель директора - Фамилия И.О.

Секретарь - Фамилия И.О.

Присутствовали: Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О. ...

1. Об организации обследования по теме НИОКР...

_______________________________________________

 (Фамилия И.О. <*>, Фамилия И.О., Фамилия И.О.)

1. Установить, что...

2. Руководителю темы (Фамилия И.О.) обеспечить контроль....

2. Об участии в заседании рабочей группы по...

______________________________________________

(Фамилия И.О. <*>, Фамилия И.О., Фамилия И.О.)

1. Подготовить к заседанию рабочей группы материалы о....

     <*>  Первой  указывается  фамилия  и  инициалы основного докладчика,

затем - фамилии и инициалы лиц, участвовавших в обсуждении вопроса.

Заместитель директора              Подпись               И.О. Фамилия

Секретарь                          Подпись               И.О. Фамилия

Приложение N 4

Администрация               Начальнику МИФНС N         Начальнику МИФНС N

Полтавского                 И.И. Иванову               И.И. Иванову

муниципального района

Омской области

Ленина ул., д. 6, р.п.

Полтавка, Омская

область, 646740

тел. (38163) 21-330,

факс (38163) 21-931

poltav@mr.omskportal.ru

от __ _______ 20__ года

N ИСХ-19/ПЛТ-__

на _____ от ______ 20__ г.

Уважаемый Имя, Отчество!

В связи с поступающими вопросами...............

Приложение: на _____ л. в ____ экз.

Глава Полтавского

муниципального района               подпись                И.О. Фамилия

ФИО исполнителя

(495) 934-23-23; mail@techno.ru

Приложение N 5

                          Наименование организации

                                     АКТ

                         "_____" __________ N ______

Основание: распорядительный, нормативный документ

Составлен комиссией в составе:

зам. начальника

информационно-технического отдела                  Фамилия И.О.;

начальником

административно-хозяйственной службы               Фамилия И.О.,

зав. отделом делопроизводства                      Фамилия И.О.

Текст  В  ходе  проверки  технического  состояния  оргтехники отдела

делопроизводства, проведенной 04.08.2017, установлено...

     Подпись И.О. Фамилия

     Подпись И.О. Фамилия

Приложение N 6

ОТДЕЛ ПРАВОВОЙ ИНФОРМАЦИИ И СУДЕБНОЙ ЗАЩИТЫ				Главе Полтавского муниципального района _____________________ Фамилия И.О.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
10 октября 2017 г.	N	35
Об увеличении штатной численности подразделения

                           Уважаемый Имя Отчество!

     В    связи    со  значительным  увеличением  объемов  обрабатываемой

корреспонденции, поступающей в связи с....

     прошу  Вас изыскать возможность увеличить штатную численность отдела

на одну должность специалиста 2-й категории.

     С уважением,

Начальник отдела                  Подпись                    И.О. Фамилия

Приложение N 7

Примерный перечень
утверждаемых документов

1. Акты (проверок, ревизий; списания; экспертизы; ликвидации организаций).

2. Графики работ, отпусков.

3. Инструкции, должностные инструкции.

4. Номенклатура дел организации.

5. Описи дел (постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу).

6. Положения (о подразделениях, премировании, аттестации).

7. Порядки, правила.

8. Регламенты.

9. Уставы, положения.

10. Унифицированные формы документов.

11. Штатное расписание.

Приложение N 8

Примерный перечень
документов, заверяемых печатью организации

1. Архивная справка.

2. Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы).

3. Копии и выписки из документов, выдаваемых для представления в другие организации.

4. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершать финансово-хозяйственные операции.

5. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные; платежные, инкассовые в банк на получение инвалюты со счетов, перевод валюты).

6. Представления и ходатайства (о награждении государственными наградами и премиями).

7. Реестры (чеков, поручений, представляемых в банк).

8. Справки (о доходах физических лиц, о выплате страховых сумм, о балансовой стоимости основных фондов, по персонифицированному учету, оформлению страховых свидетельств, по запросам организаций, по документам, предоставляемым в суд, - по необходимости).

9. Удостоверения работников.

Приложение N 9

Перечень
нерегистрируемых входящих документов

1. Анкеты (резюме), направляемые в целях трудоустройства.

2. Бухгалтерские документы (бухгалтерская отчетность, счета, счета-фактуры, акты сверки взаиморасчетов, акты приемки-передачи основных средств, товарные накладные).

3. Графики, наряды, заявки, разнарядки.

4. Документы (проекты документов), требующие подписания (согласования, утверждения) и последующего возврата.

5. Научно-техническая и проектная документация.

6. Корреспонденция, адресованная работникам организации с пометкой "Лично".

7. Печатные издания (книги, журналы, газеты), каталоги, техническая литература, тематические и специальные сборники, плакаты.

8. Поздравительные письма и телеграммы, благодарственные письма и телеграммы, пригласительные билеты.

9. Прейскуранты.

10. Пригласительные билеты, приглашения.

11. Программы конференций, совещаний.

12. Рекламные материалы (письма, листовки, проспекты, буклеты).

13. Учебные планы, программы.

14. Формы и бланки, в том числе формы статистической и иной отчетности.

Если указанные документы поступили с сопроводительным письмом, письма регистрируются в порядке, установленном инструкцией по делопроизводству организации.

Приложение N 10

                         Форма номенклатуры дел

                         Наименование учреждения

                               УТВЕРЖДАЮ

                        Руководитель организации

                     _________/ ___________________/

                     (подпись) (расшифровка подписи)

                            от ___________

                                 (дата)

                            НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

                             на ______ год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и N статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Виза зав.архивом

(лица, ответственного за архив)

Дата

СОГЛАСОВАНО                           СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК                           Протокол ЭПК

от ________ N ________                от ________ N __________

                             Итоговая запись

               о категориях и количестве дел, заведенных

                               в ______ году

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого

Итоговые сведения переданы в архив.

Наименование должности лица,

передавшего сведения                    Подпись       Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 11

                             ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ

                             ДЕЛА N ________

В деле подшито и пронумеровано ___________________________________ листов

                                       (цифрами и прописью)

с N ________________________ по N _________________________, в том числе:

литерные номера листов __________________________________________________

пропущенные номера листов _______________________________________________

+ листов внутренней описи _______________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование

должности работника                  Подпись          Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 12

                             ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

                         документов дела N_______

N п/п	Регистрационный индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого _______________________________________________________ документов.

                        (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _____________________________________.

                                           (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела                       Подпись         Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 13

_________________________________________________________________________

                         (наименование организации)

                    ДЕЛО N ________ ТОМ N ______________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                              (заголовок дела)

_________________________________________________________________________

                               (крайние даты)

На ________________ листах

Хранить __________________

Ф. N ______________

Оп. N ______________

Д. N ______________

Приложение N 14

                Наименование организации         УТВЕРЖДАЮ

                     Фонд N ________             Руководитель организации

                     ОПИСЬ N _______             Подпись      Расшифровка

                 дел постоянного хранения                       подписи

                       за ____ год               Дата

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6
Название раздела

В данный раздел описи внесено ______________________________________ дел,

                                       (цифрами и прописью)

с N __________________________ по N _______________________, в том числе:

литерные номера: ________________________________________________________

пропущенные номера: _____________________________________________________

Наименование должности

составителя описи                      Подпись        Расшифровка подписи

Наименование должности

руководителя архива

(лица, ответственного за архив)        Подпись        Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО                            Утверждено

Протокол (ЭК) организации              Протокол ЭПК архивного учреждения

от _______ N ____________              от ___________ N ____________

Приложение N 14а

                Наименование организации         УТВЕРЖДАЮ

                     Фонд N ________             Руководитель организации

                     ОПИСЬ N _______             Подпись      Расшифровка

               дел временных (свыше 10 лет)                      подписи

                     сроков хранения             Дата

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел описи внесено ______________________________________ дел,

                                       (цифрами и прописью)

с N __________________________ по N _______________________, в том числе:

литерные номера: ________________________________________________________

пропущенные номера: _____________________________________________________

Наименование должности

составителя описи                      Подпись        Расшифровка подписи

Наименование должности

руководителя архива

(лица, ответственного за архив)        Подпись        Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО

Протокол (ЭК) организации

от _______ N ____________

Приложение N 15

                Наименование организации         УТВЕРЖДАЮ

                     Фонд N ________             Руководитель организации

                     ОПИСЬ N _______             Подпись      Расшифровка

                  дел по личному составу                        подписи

                       за ____ год               Дата

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел описи внесено ______________________________________ дел,

                                       (цифрами и прописью)

с N __________________________ по N _______________________, в том числе:

литерные номера: ________________________________________________________

пропущенные номера: _____________________________________________________

Наименование должности

составителя описи                      Подпись        Расшифровка подписи

Наименование должности

руководителя архива

(лица, ответственного за архив)        Подпись        Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО                            Утверждено

Протокол (ЭК) организации              Протокол ЭПК архивного учреждения

от _______ N ____________              от ___________ N ____________

Приложение N 16

                          Наименование организации

                           АКТ                   УТВЕРЖДАЮ

                 __________ N ___________        Руководитель организации

                о выделении к уничтожению        Подпись      Расшифровка

                   архивных документов,                           подписи

                  не подлежащих хранению         Дата

На основании ____________________________________________________________

              (название и выходные данные перечня документов с указанием

_________________________________________________________________________

                           сроков их хранения)

отобраны   к  уничтожению  как  не имеющие научно-исторической ценности и

утратившие практическое значение документы фонда N ______________________

                                                      (название фонда)

N п/п	Заголовок дела (групповой заголовок документов)	Годы	Номер описи <*>	Номер ед. хр. по описи	Количество ед. хр.	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого ______________________________ ед. хр. за ___________________ годы.

           (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ___________________ годы утверждены ЭПК

_________________________________________________________________________

                 (наименование архивного учреждения)

(протокол от ______ N _________________)

Наименование должности

руководителя архива (лица,

ответственного за архив)            Подпись           Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК организации

от __________ N _____________

_____________________________

При выделении к уничтожению документов при подготовке дел  к  передаче  в

архив организации графы 4, 5 не заполняются.

Документы в количестве _________________________________________ ед. хр.:

- на бумажном носителе весом ___________________ кг сданы на уничтожение;

- на электронном носителе сданы на уничтожение __________________________

_________________________________________________________________________

                           (способ уничтожения)

Наименование

должности работника,

сдавшего документы                   Подпись          Расшифровка подписи

Дата

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности

работника архива, внесшего

изменения в учетные документы        Подпись          Расшифровка подписи

Дата