Приказ Министерства внутренней политики, развития местного самоуправления и юстиции Республики Марий Эл от 19 сентября 2019 г. N 193 "Об утверждении Политики Министерства внутренней политики, развития местного самоуправления и юстиции Республики Марий Эл в отношении обработки персональных данных"

1. Утвердить Политику Министерства внутренней политики, развития местного самоуправления и юстиции Республики Марий Эл в отношении обработки персональных (прилагается).

2. Начальнику отдела информационной и аналитической работы (Зайков А.Н.) довести настоящий приказ до сведения сотрудников Министерства внутренней политики, развития местного самоуправления и юстиции Республики Марий Эл.

Министр

М.В. Данилов

Утверждена
приказом Министерства
внутренней политики,
развития местного самоуправления
и юстиции Республики Марий Эл
от 19 сентября 2019 г. N 193

Политика
Министерства внутренней политики, развития местного самоуправления и юстиции Республики Марий Эл в отношении обработки персональных данных

1. Общие положения

1.1. Настоящая Политика разработана в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ), Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Федеральным законом от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2007 г. N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела", постановлением Правительства Российской Федерации от 21 марта 2012 г. N 211 "Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных" и принятыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами", постановлением Правительства Российской Федерации от 1 ноября 2012 г. N 1119 "Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных", Законом Республики Марий Эл от 5 октября 2004 г. N 38-З "О регулировании отношений в области государственной гражданской службы Республики Марий Эл", Указом Президента Республики Марий Эл от 20 июня 2007 г. N 98 "О персональных данных лиц, замещающих государственные должности Республики Марий Эл".

1.2. В настоящей Политике используются следующие понятия, термины и сокращения:

Персональные данные (ПДн) - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

Оператор - государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.

Обработка персональных данных - любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

Автоматизированная обработка персональных данных - обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники.

Распространение персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц.

Предоставление персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц.

Блокирование персональных данных - временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных).

Уничтожение персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.

Обезличивание персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных.

Информационная система персональных данных (ИСПДн) - совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств.

Трансграничная передача персональных данных - передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу.

1.3. Настоящая Политика и изменения к ней утверждаются приказом Министерства внутренней политики, развития местного самоуправления и юстиции Республики Марий Эл (далее - Министерство).

1.4. Настоящая Политика определяет организацию защиты персональных данных в Министерстве и является обязательной для исполнения всеми сотрудниками Министерства, непосредственно осуществляющими обработку персональных данных и (или) имеющими доступ к персональным данным.

2. Обработка персональных данных

2.1. Принципы обработки персональных данных в Министерстве:

обработка персональных данных должна осуществляться на законной и справедливой основе;

обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных;

не допускается объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой;

обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки;

содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки;

при обработке персональных данных должны быть обеспечены точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки персональных данных. Оператор должен принимать необходимые меры либо обеспечивать их принятие по удалению или уточнению неполных или неточных данных;

хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.

2.2. В Министерстве обрабатываются персональные данные следующих групп субъектов:

государственных гражданских служащих Республики Марий Эл в Министерстве;

претендентов на замещение вакантных должностей Министерства;

граждан, включенных в кадровый резерв Министерства;

граждан, не допущенных к участию в конкурсе, и граждан, участвовавших в конкурсе, но не прошедших конкурсный отбор;

работников, замещающих должности, не относящиеся к должностям государственной гражданской службы Республики Марий Эл;

граждан, состоящих с Министерством в гражданско-правовых отношениях;

граждан, персональные данные которых обрабатываются в связи с составлением списков (запасных списков) кандидатов в присяжные заседатели;

граждан, персональные данные которых необходимы для рассмотрения обращений граждан;

граждан, персональные данные которых необходимы для возмещения расходов, связанных с назначением их представителями, экспертами специалистами, вызовом в качестве свидетелей по рассмотренным делам мировыми судьями в Республике Марий Эл;

мировых судей при направлении на курсы повышения квалификации;

граждан, при аккредитации независимых экспертов осуществляющих независимую антикоррупционную экспертизу муниципальных нормативных правовых актов (проектов муниципальных нормативных правовых актов);

граждан, персональные данные которых необходимы для реализации возложенных на Министерство полномочий.

2.3. Персональные данные относятся к категории конфиденциальной информации.

2.4. Министерство и сотрудники Министерства, получившие доступ к персональным данным обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.

3. Условия обработки персональных данных

3.1. Обработка персональных данных должна осуществляться с соблюдением принципов и правил, предусмотренных Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ. Обработка персональных данных допускается в следующих случаях:

с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных;

для исполнения судебного акта, акта другого органа или должностного лица, подлежащих исполнению в соответствии с законодательством Российской Федерации об исполнительном производстве;

для достижения целей, предусмотренных международным договором Российской Федерации или законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на оператора функций, полномочий и обязанностей;

для исполнения полномочий Министерства в связи с предоставлением государственных услуг, предусмотренных Федеральным законом от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", включая регистрацию субъекта персональных данных на едином портале государственных и муниципальных услуг и (или) региональных порталах государственных и муниципальных услуг;

для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, а также для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных или договора, по которому субъект персональных данных будет являться выгодоприобретателем или поручителем;

для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных, если получение согласия субъекта персональных данных невозможно;

для осуществления прав и законных интересов Министерства или третьих лиц либо для достижения общественно значимых целей при условии, что при этом не нарушаются права и свободы субъекта персональных данных;

для осуществления в статистических или иных исследовательских целях, за исключением целей, указанных в статье 15 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ, при условии обязательного обезличивания персональных данных;

для обработки персональных данных, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен субъектом персональных данных либо по его просьбе;

для обработки персональных данных, подлежащих опубликованию или обязательному раскрытию в соответствии с федеральным законом.

3.2. Министерство вправе поручить обработку персональных данных другому лицу с согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом, на основании заключаемого с этим лицом договора, в том числе государственного контракта, либо путем принятия Министерством соответствующего акта (далее - поручение Министерства). Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению Министерства, обязано соблюдать принципы и правила обработки персональных данных, предусмотренные Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ.

В поручении Министерства определяются перечень действий (операций) с персональными данными, которые будут совершаться лицом, осуществляющим обработку персональных данных, и цели обработки, устанавливается обязанность такого лица соблюдать конфиденциальность персональных данных и обеспечивать безопасность персональных данных при их обработке, а также указываются требования к защите обрабатываемых персональных данных в соответствии со статьей 19 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ.

3.3. Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению Министерства, не обязано получать согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.

3.4. В случае если Министерство поручает обработку персональных данных другому лицу, ответственность перед субъектом персональных данных за действия указанного лица несет Министерство. Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению Министерства, несет ответственность перед Министерством.

3.5. Описание обработки персональных данных в Министерстве.

3.5.1. Для осуществления обработки персональных данных субъектов персональных данных берется их согласие в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.

3.5.2. Сотрудникам Министерства запрещается принятие на основании исключительно автоматизированной обработки персональных данных решений, порождающих юридические последствия в отношении субъекта персональных данных или иным образом затрагивающих его права и законные интересы, за исключением случаев, предусмотренных абзацем вторым настоящего пункта.

Решение, порождающее юридические последствия в отношении субъекта персональных данных или иным образом затрагивающее его права и законные интересы, может быть принято на основании исключительно автоматизированной обработки его персональных данных только при наличии согласия в письменной форме субъекта персональных данных или в случаях, предусмотренных федеральными законами, устанавливающими также меры по обеспечению соблюдения прав и законных интересов субъекта персональных данных.

3.5.3. В Министерстве осуществляются сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных субъектов персональных данных Министерства.

3.5.4. Трансграничная передача персональных данных в Министерстве осуществляется в соответствии с требованиями, установленными статьей 12 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ и совместного приказа Министерства иностранных дел Российской Федерации N 10489 и Министерства юстиции Российской Федерации N 124 от 29 июня 2012 г.

3.5.5. Обработка специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни, в Министерстве не допускается, за исключением случаев, предусмотренных частью 2 статьи 10 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ.

3.5.6. Министерство не осуществляет обработку биометрических персональных данных (сведения, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность).

3.5.7. Обработка персональных данных о судимости может осуществляться Министерством в пределах полномочий, предоставленных ему в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.5.8. Министерство осуществляет обработку (передачу) персональных данных субъектов персональных данных с использованием бумажных, цифровых носителей или по каналам связи, с соблюдением мер, обеспечивающих их защиту от несанкционированного доступа на основании согласия субъекта персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных статьей 6 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ.

3.6. При передаче персональных данных субъекта персональных данных сотрудники Министерства соблюдают следующие требования:

не сообщают персональные данные субъекта персональных данных третьей стороне без письменного согласия субъекта персональных данных, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью субъекта персональных данных, а также в случаях, предусмотренных федеральными законами;

предупреждают лиц, получающих персональные данные субъектов персональных данных, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требуют от этих лиц обеспечения конфиденциальности полученных персональных данных;

передают персональные данные субъекта персональных данных представителям субъектов персональных данных в порядке, установленном законодательством в области персональных данных, и ограничивают эту информацию только теми персональными данными субъекта, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций;

не отвечают на вопросы, связанные с передачей персональных данных субъекта персональных данных, по телефону или факсу.

3.7. В случае достижения цели обработки персональных данных Министерство прекращает обработку персональных данных или обеспечивает ее прекращение (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению Министерства) и уничтожает персональные данные или обеспечивает их уничтожение (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению Министерства) в срок, не превышающий тридцати дней с даты достижения цели обработки персональных данных, если иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, в том числе реализации оператором своего права на уступку прав (требований) по такому договору, иным соглашением между Министерством и субъектом персональных данных либо если Министерство не вправе осуществлять обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных федеральными законами.

3.8. В случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку его персональных данных Министерство прекращает их обработку или обеспечивает прекращение такой обработки (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению Министерства) и в случае, если сохранение персональных данных более не требуется для целей обработки персональных данных, уничтожает персональные данные или обеспечивает их уничтожение (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению Министерства) в срок, не превышающий тридцати дней с даты поступления указанного отзыва, если иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, в том числе реализации оператором своего права на уступку прав (требований) по такому договору, иным соглашением между Министерством и субъектом персональных данных либо если Министерство не вправе осуществлять обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных по основаниям, предусмотренным федеральными законами.

3.9. В случае отсутствия возможности уничтожения персональных данных в течение сроков, указанных в пунктах 3.7, 3.8 настоящей Политики, Министерство осуществляет блокирование таких персональных данных или обеспечивает их блокирование (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению Министерства) и обеспечивает уничтожение персональных данных в срок не более чем шесть месяцев, если иной срок не установлен федеральными законами.

3.10. Документы, содержащие персональные данные, подлежат хранению и уничтожению в порядке, предусмотренном законодательством об архивном деле в Российской Федерации.

4. Права субъекта персональных данных

4.1. Каждый субъект персональных данных имеет право:

получать полную информацию о своих персональных данных и иметь свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, получать копии любой записи, содержащей его персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных Федеральным законом от 2006 г. N 152-ФЗ;

получать информацию, касающуюся обработки его персональных данных, в том числе содержащую: подтверждение факта обработки персональных данных Министерством, правовые основания и цели обработки; способы обработки, наименование и место нахождения Министерства, сведения о лицах (за исключением сотрудников Министерства), которые имеют доступ к персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании договора с Министерством или на основании федерального закона; обрабатываемые персональные данные, относящиеся к соответствующему субъекту персональных данных, источник их получения, если иной порядок представления таких данных не предусмотрен федеральным законом; сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения; порядок осуществления субъектом персональных данных прав, предусмотренных Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ; наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению Министерства, если обработка поручена или будет поручена такому лицу; иные сведения, предусмотренные Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ, или другими федеральными законами;

требовать от Министерства и сотрудников Министерства, осуществляющих обработку персональных данных, уточнения своих персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав;

обратиться повторно в Министерство или направить ему повторный запрос в целях получения информации, касающейся обработки его персональных данных, а также в целях ознакомления с обрабатываемыми персональными данными, не ранее чем через тридцать дней после даты первоначального обращения или направления первоначального запроса, если более короткий срок не установлен федеральным законом, принятым в соответствии с ним нормативным правовым актом или договором, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных;

обратиться повторно в Министерство или направить ему повторный запрос в целях получения информации, касающейся обработки его персональных данных, а также в целях ознакомления с обрабатываемыми персональными данными до истечения тридцати дней после даты первоначального обращения или направления первоначального запроса, если такие сведения и (или) обрабатываемые персональные данные не были предоставлены ему для ознакомления в полном объеме по результатам рассмотрения первоначального обращения;

заявить о своем несогласии при отказе сотрудников Министерства исключить или исправить персональные данные (в письменной форме с соответствующим обоснованием такого несогласия).

4.2. Субъекту персональных данных или его представителю безвозмездно должна быть предоставлена возможность ознакомления с персональными данными, относящимися к этому субъекту, а также внесения в них необходимых изменений при предоставлении субъектом персональных данных или его представителем сведений, подтверждающих, что персональные данные являются неполными, неточными или неактуальными. О внесенных изменениях и предпринятых мерах Министерство обязано уведомить субъекта или его представителя и принять разумные меры для уведомления третьих лиц, которым персональные данные этого субъекта были переданы.

5. Защита персональных данных

5.1. Министерство при обработке персональных данных принимает необходимые правовые, организационные и технические меры или обеспечивает их принятие для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных.

5.2. Защита персональных данных представляет собой жестко регламентированный технологический процесс, предупреждающий нарушение доступности, целостности, достоверности и конфиденциальности персональных данных, используемых в процессе деятельности Министерства.

5.3. Обеспечение безопасности персональных данных достигается, в частности:

определением угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных;

применением организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, необходимых для выполнения требований к защите персональных данных, исполнение которых обеспечивают установленные Правительством Российской Федерации уровни защищенности персональных данных;

применением прошедших в установленном порядке процедуру оценки соответствия средств защиты информации;

оценкой эффективности принимаемых мер по обеспечению безопасности персональных данных до ввода в эксплуатацию информационной системы персональных данных;

учетом машинных носителей персональных данных;

обнаружением фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятием мер;

восстановлением персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;

установлением правил доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе персональных данных, а также обеспечением регистрации и учета всех действий, совершаемых с персональными данными в информационной системе персональных данных;

контролем за принимаемыми мерами по обеспечению безопасности персональных данных и уровня защищенности информационных систем персональных данных.

5.4. В целях организации контроля обеспечения безопасности персональных данных в Министерстве создается постоянно действующая комиссия по обеспечению безопасности персональных данных.

5.5. В Министерстве должны быть приняты следующие правовые и организационные меры по защите персональных данных:

назначен ответственный за организацию обработки персональных данных;

назначен администратор безопасности ИСПДн для разработки и осуществления технических мероприятий по организации и обеспечению безопасности ПДн при их обработке в ИСПДн;

назначен ответственный пользователь криптосредств, обеспечивающий функционирование и безопасность криптосредств, предназначенных для обеспечения безопасности персональных данных;

определен перечень ИСПДн и состав ПДн, обрабатываемых в ИСПДн, в том числе на бумажных носителях;

проведена классификация ИСПДн в соответствии с требованиями к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 1 ноября 2012 г. N 1119;

определен и утвержден перечень лиц, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных в информационных системах персональных данных Министерства, и лиц, имеющих доступ к ПДн, обрабатываемым на бумажных носителях;

определен и утвержден перечень лиц, допущенных к работе с криптосредствами, предназначенными для обеспечения безопасности персональных данных в информационной системе персональных данных;

определены цели обработки персональных данных, сроки обработки и хранения ПДн;

определены режимы обработки ПДн в ИСПДн в целом и в отдельных компонентах;

разработана и реализована разрешительная система доступа (матрица доступа) пользователей ИСПДн к информации, обрабатываемой в данной ИСПДн;

введен учет машинных носителей персональных данных;

определены границы контролируемых зон;

определены конфигурация и топология ИСПДн в целом и их отдельных компонентов, физических, функциональных и технологических связей как внутри этих систем, так и с другими системами различного уровня и назначения;

разработаны организационно-распорядительные документы, регламентирующие процесс обработки и защиты персональных данных;

определены угрозы безопасности ПДн в конкретных условиях функционирования ИСПДн, разработаны модели угроз безопасности ПДн при их обработке в ИСПДн;

сформировано техническое задание на разработку системы защиты персональных данных (СЗПДн) по результатам предпроектного обследования на основе нормативно-методических документов ФСТЭК России и ФСБ России с учетом установленного класса ИСПДн;

сотрудники Министерства, непосредственно осуществляющие обработку персональных данных, ознакомлены с положениями законодательства Российской Федерации в области персональных данных, в том числе требованиями к защите персональных данных, документами, определяющими политику Министерства в отношении обработки персональных данных, локальными актами Министерства по вопросам обработки персональных данных.

5.6. В Министерстве осуществляется периодический внутренний контроль и (или) аудит соответствия обработки персональных данных Федеральному закону от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ и принятым в соответствии с ним нормативными правовыми актами, требованиями к защите персональных данных, политике Министерства в отношении обработки персональных данных, локальным актам Министерства.