Приказ Комитета записи актов гражданского состояния Пермского края от 17 июля 2020 г. N 42-01-08-39 "Об утверждении порядка рассмотрения входящей корреспонденции, поступающей в Комитет записи актов гражданского состояния Пермского края, подготовки и согласования документов" (с изменениями и дополнениями)

Приказ Комитета записи актов гражданского состояния Пермского края от 17 июля 2020 г. N 42-01-08-39
"Об утверждении порядка рассмотрения входящей корреспонденции, поступающей в Комитет записи актов гражданского состояния Пермского края, подготовки и согласования документов"

С изменениями и дополнениями от:

12 апреля 2021 г.

В соответствии с распоряжением губернатора Пермского края от 22 мая 2020 г. N 93-р "Об утверждении Порядка рассмотрения входящей корреспонденции, поступающей в Правительство Пермского края, на имя губернатора Пермского края, председателя Правительства Пермского края, первых заместителей председателя Правительства Пермского края, заместителей председателя Правительства Пермского края, руководителя Администрации губернатора Пермского края", распоряжением Губернатора Пермского края от 16 марта 2009 г. N 19-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации губернатора Пермского края, аппарате Правительства Пермского края, исполнительных органах государственной власти Пермского края" и в целях совершенствования документирования управленческой деятельности, организации работы с документами приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Порядок рассмотрения входящей корреспонденции, поступающей в Комитет записи актов гражданского состояния Пермского края, подготовки и согласования документов.

2. Признать утратившими силу:

Приказ Комитета записи актов гражданского состояния Пермского края от 12 ноября 2014 года N СЭД-42-01-08-126 "Об утверждении порядка рассмотрения входящей корреспонденции, поступающей на имя председателя Комитета ЗАГС Пермского края, заместителей председателя, начальника архивно-информационного отдела Комитета, подготовки и согласования документов";

Приказ Комитета записи актов гражданского состояния Пермского края от 21 октября 2016 года N СЭД-42-01-08-119 "О внесении изменений в Приказ от 12.11.2014 N СЭД-42-01-08-126 "Об утверждении порядка рассмотрения входящей корреспонденции, поступающей на имя председателя Комитета ЗАГС Пермского края, заместителей председателя, начальника архивно-информационного отдела Комитета, подготовки и согласования документов";

Приказ Комитета записи актов гражданского состояния Пермского края от 19 июля 2018 года N СЭД-42-01-08-71 "О внесении изменений в приказ от 12.11.2014 N СЭД-42-01-126".

3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Председатель Комитета

Е.А. Ерохина

Порядок
рассмотрения входящей корреспонденции, поступающей в Комитет записи актов гражданского состояния Пермского края, подготовки и согласования документов
(утв. Приказом Комитета ЗАГС Пермского края от 17 июля 2020 г. N 42-01-08-39)

С изменениями и дополнениями от:

12 апреля 2021 г.

I. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок рассмотрения входящей корреспонденции, поступающей в Комитет записи актов гражданского состояния Пермского края, подготовки и согласования документов (далее - Порядок) разработан в целях совершенствования документирования управленческой деятельности и организации работы с документами в Комитете записи актов гражданского состояния Пермского края (далее - Комитет).

1.2. Настоящий Порядок устанавливает общие правила рассмотрения входящей корреспонденции, поступающей в Комитет, подготовки и согласования документов, разрабатываемых в Комитете (далее - документы):

- приказов Комитета;

- писем, ответов на запросы;

- доверенностей;

- заключений по направлениям деятельности Комитета;

- иных документов.

1.3. Настоящий Порядок не распространяется на документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, документы по личному составу, а также обращения граждан и объединений граждан, в том числе юридических лиц, которые рассматриваются в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

1.4. Методическое руководство по исполнению требований настоящего Порядка в Комитете осуществляется сектором по организационным вопросам Комитета (далее - Сектор).

II. Понятия и определения, применяемые в настоящем Порядке

В целях настоящего Порядка используются следующие понятия:

2.1. исполнитель - председатель Комитета, начальник архивно-информационного отдела Комитета, заместитель председателя, начальник отдела по вопросам государственной регистрации актов гражданского состояния Комитета, иное лицо, определенное для исполнения документа;

2.2. СЭД - система электронного документооборота.

III. Организация работы с документами, поступающими в адрес Комитета

3.1. Прием, регистрация и распределение документов

3.1.1. Прием и регистрацию документов, поступающих в Комитет, осуществляет специалист сектора в соответствии с должностными обязанностями.

3.1.2. Предварительное рассмотрение и распределение документов проводит специалист Сектора, исходя из оценки содержания документа, в соответствии с распределением обязанностей и Схемой рассмотрения входящей корреспонденции, поступающей в Комитет (приложение к настоящему Порядку).

3.1.3. Все документы, поступающие в Комитет для регистрации до 17-00 час., регистрируются в системе электронного документооборота (далее - СЭД) в день поступления, поступившие после 17-00 час. - на следующий день. Срочные документы регистрируются незамедлительно.

3.1.4. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, временным отсутствием исполнитель документа обязан самостоятельно делегировать документы в СЭД лицу, его замещающему.

3.1.5. При увольнении исполнителя имеющиеся у него документы по указанию руководителя должны быть переданы в СЭД замещающему сотруднику в течение 1 рабочего дня.

3.2. Сроки рассмотрения входящих документов, подготовки и согласования ответов

3.2.1. В Комитете установлены следующие сроки обработки документов:

3.2.1.1. прием, регистрация, предварительное рассмотрение и распределение документов - 1 рабочий день;

3.2.1.2. подготовка, утверждение и отправка резолюции на исполнение - 1 рабочий день.

Информация об изменениях:

Подпункт 3.2.2 изменен с 12 апреля 2021 г. - Приказ Комитета записи актов гражданского состояния Пермского края от 12 апреля 2021 г. N 42-01-08-33

См. предыдущую редакцию

3.2.2. Сроки исполнения документов:

3.2.2.1. документы с конкретной датой исполнения исполняются в указанный срок или ранее;

3.2.2.2. документы без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно", "незамедлительно", исполняются в течение 3 календарных дней с даты регистрации; имеющие пометку "оперативно" - в течение 10 календарных дней с даты регистрации, остальные - в срок не более 30 календарных дней с даты регистрации;

3.2.2.3. запросы сенаторов Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (депутатские запросы) - в срок не более 30 календарных дней с даты регистрации;

3.2.2.4. протесты прокурора Пермского края - в срок не более 10 календарных дней с даты регистрации;

3.2.2.5. представления прокурора Пермского края - в течение 1 месяца с даты регистрации;

3.2.2.6. запросы депутатов Законодательного Собрания Пермского края - в срок не более 10 календарных дней с даты регистрации;

3.2.2.7. запросы, ходатайства или иное обращение Уполномоченного по правам человека в Пермском крае: по вопросам защиты прав и свобод человека - в 15-дневный срок, по иным вопросам - в 30-дневный срок;

3.2.2.8. запрос Уполномоченного по правам ребенка в Пермском крае - в двухнедельный срок со дня получения письменного запроса; заключения, содержащие рекомендации Уполномоченного по правам ребенка в Пермском крае, - в 30-дневный срок.

3.2.3. Сроки подготовки писем, в том числе писем-ответов:

3.2.3.1. согласование проектов писем, в том числе писем-ответов, на каждом из этапов согласования - в срок не более 1 рабочего дня (за исключением документов, требующих юридического заключения - в срок не более 3 рабочих дней со дня поступления).

3.2.4. Ответственность за соблюдение процедуры подготовки документа и процедуры его согласования, а также за соблюдение сроков рассмотрения и исполнения входящих документов несет исполнитель.

3.3. Контроль исполнения документов

3.3.1. Контролю исполнения подлежат все зарегистрированные входящие документы.

3.3.2. Документы подлежат исполнению в сроки, установленные в соответствии с п. 3.2 настоящего Порядка.

3.3.3. Если срок исполнения документа приходится на выходной или праздничный день, то сроком его исполнения считается первый рабочий день после выходного и праздничного дня.

3.3.4. Документы, поступающие не по компетенции, возвращаются исполнителем документа руководителю не позднее следующего рабочего дня с комментарием, содержащим обоснование необходимости замены исполнителя.

3.3.5. Специалист Комитета, ответственный за исполнительскую дисциплину, еженедельно осуществляет контроль исполнения документов и ежемесячно до 10 числа месяца информирует председателя Комитета по фактам неисполнения или ненадлежащего исполнения документов в течение предыдущего месяца.

IV. Порядок подготовки и согласования документов в Комитете

4.1. Порядок подготовки документов

4.1.1. Подготовка документов осуществляется в СЭД.

4.1.2. Документы оформляются в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016, Инструкцией по делопроизводству в администрации губернатора Пермского края, аппарате Правительства Пермского края, исполнительных органах государственной власти Пермского края и настоящим Порядком.

4.1.3. Ответственность за соблюдение процедуры подготовки документа несет исполнитель документа.

4.2. Порядок согласования документов в Комитете

4.2.1. Согласование документов, запускаемых в СЭД, осуществляется в следующей последовательности:

4.2.1.1. руководителем структурного подразделения, к которому относится исполнитель документа;

4.2.1.2. заместителем председателя Комитета, курирующим деятельность подразделения, к которому относится исполнитель документа;

4.2.1.3. консультантом сектора по организационным вопросам (за исключением проектов правовых актов Комитета по личному составу и писем-ответов, не требующих правовой оценки);

4.2.2. Срок согласования документа для каждого согласующего - 1 рабочий день.

4.2.3. Ответственность за соблюдение процедуры согласования несет исполнитель документа.

4.2.4. Документы, поступившие на исполнение, возвращаются исполнителю документа на доработку при наличии замечаний. Замечания к документам отображаются в форме комментария либо отдельно вложенного файла в СЭД.

4.2.5. Внесение в тексты документов изменений, не являющихся исправлением опечаток, арифметических и орфографических ошибок, влекущих изменение сути документов, требует представления документа на повторное согласование.

4.2.6. На повторное согласование направляются исправленные и первоначальные тексты документов с приложением замечаний.

Срок повторного согласования определяется согласно пункту 4.2.2 настоящего Порядка.

4.2.7. Согласование документов начальниками структурных подразделений, курирующими заместителями возлагает на них ответственность за:

- соответствие документов целям деятельности Комитета;

- соответствие документов фактическим обстоятельствам;

- достоверность сведений, содержащихся в документах;

- отсутствие коррупциогенных факторов;

- надлежащее оформление всех неотъемлемых приложений к документам;

- наличие правовых актов и иных материалов, прилагаемых к документам, на основании и во исполнение которых подготовлен документ.

4.2.8. Согласование документов консультантом сектора по организационным вопросам, возлагает на него ответственность за:

- соответствие документов законодательству Российской Федерации и Пермского края и соблюдение юридической техники при подготовке документов;

- проведение антикоррупционной экспертизы в отношении нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов, принимаемых Комитетом.

Приложение
к Порядку
рассмотрения входящей
корреспонденции, поступающей
в Комитет записи актов
гражданского состояния
Пермского края, подготовки
и согласования документов

Схема
рассмотрения входящей корреспонденции, поступающей в Комитет записи актов гражданского состояния Пермского края

Корреспондент	Вид корреспонденции	Рассмотрение
Правительство Пермского края	Вся корреспонденция	Председатель Комитета
Федеральные органы государственной власти	Вся корреспонденция	Председатель Комитета
Органы исполнительной власти Пермского края, Законодательное Собрание Пермского края, Уполномоченный по правам человека в Пермском крае, Уполномоченный по правам ребенка в Пермском крае	Вся корреспонденция	Председатель Комитета
	Запросы о государственной регистрации актов гражданского состояния	Начальник архивно-информационного отдела Заместитель председателя, начальник отдела по вопросам государственной регистрации актов гражданского состояния
Прокуратура Пермского края	Вся корреспонденция	Председатель Комитета
Муниципальные органы власти Пермского края	Вся корреспонденция	Председатель Комитета
	Запросы о государственной регистрации актов гражданского состояния	Начальник архивно-информационного отдела Заместитель председателя, начальник отдела по вопросам государственной регистрации актов гражданского состояния
Предприятия, организации	Запросы о государственной регистрации актов гражданского состояния	Начальник архивно-информационного отдела Заместитель председателя, начальник отдела по вопросам государственной регистрации актов гражданского состояния
Обращения граждан	Вся корреспонденция	Председатель Комитета
	Запросы о государственной регистрации актов гражданского состояния	Заместитель председателя, начальник отдела по вопросам государственной регистрации актов гражданского состояния