Приложение N 7. Порядок взаимодействия структурных подразделений и (или) лиц, ответственных за оформление фактов хозяйственной жизни, по предоставлению первичных учетных документов для ведения бухгалтерского учета министерства промышленности и экономического развития Рязанской области

Приложение N 7
к Учетной политике
министерства промышленности и экономического
развития Рязанской области для целей
бухгалтерского (бюджетного) учета

Порядок
взаимодействия структурных подразделений и (или) лиц, ответственных за оформление фактов хозяйственной жизни, по предоставлению первичных учетных документов для ведения бухгалтерского учета министерства промышленности и экономического развития Рязанской области

1.1. Настоящий Порядок разработан в соответствии с положениями настоящей Учетной политики и устанавливает взаимодействие лиц, ответственных за оформление фактов хозяйственной жизни, по предоставлению первичных учетных документов в бухгалтерию.

(Основание: п. 6 Инструкции N 157н, п. 22 СГС "Концептуальные основы")

Факт хозяйственной жизни - сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств.

(Основание: п. 8 ст. 3 Федерального закона N 402-ФЗ)

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (далее - первичный документ).

(Основание: ч. 1 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ)

1.2. Взаимодействие структурных подразделений и (или) лиц, ответственных за оформление фактов хозяйственной жизни (далее - ответственные лица) осуществляется от момента составления (поступления) первичного документа до момента завершения его обработки (регистрации содержащихся в нем данных в регистрах бухгалтерского учета) и передачи на хранение в архив.

1.3. Ответственные лица определяются в соответствии с приказом министерства, издаваемым ежегодно до начала финансового года.

1.4. Движение первичных документов осуществляется между ответственными лицами, определенными в графике документооборота (приложение N 6 к настоящей учетной политике) в соответствии с утвержденными сроками.

Под движением первичных документов подразумевается:

- передача первичного документа от ответственного лица бухгалтеру;

- регистрация бухгалтером содержащихся в первичных документах данных в регистрах бухгалтерского учета (обработка);

- передача первичных документов от бухгалтера ответственному лицу за архив в сброшюрованном виде (деле) с проставленным учетным номером в соответствии с номенклатурой дел министерства.

1.5. Бухгалтером принимаются к бухгалтерскому учету первичные документы, поступившие по результатам внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, из предположения надлежащего составления первичных документов по совершенным фактам хозяйственной жизни ответственными лицами.

Своевременное и качественное оформление первичных документов, передачу их в установленные сроки в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают ответственные лица.

Бухгалтер не несет ответственность за соответствие составленных ответственным лицом первичных документов, свершившимся фактам хозяйственной жизни.

Ответственным лицам вручается выписка из графика документооборота, содержащая наименование первичных документов, относящихся к сфере деятельности ответственного лица, и сроки их представления в бухгалтерию.

При передаче в бухгалтерию первичных документов от ответственного лица бухгалтеру фиксируется время и дата передачи документов. Для этого на лицевой стороне в правом нижнем углу документа проставляется время, дата и подписи ответственного лица и бухгалтера. Ответственному лицу возвращается копия подписанного документа.

(Основание: пп. 23, 24, 25 СГС "Концептуальные основы", пп. 6, 7 ч. 2 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ)

1.6. Первичные документы - товарную накладную и (или) универсальный передаточный документ по поставке товара подписывает материально ответственное лицо, определенное в соответствии с приказом Министерства "О материально ответственных и подотчетных лицах", издаваемым ежегодно. Универсальный передаточный документ дополнительно подписывает Министр или лицо, уполномоченное приказом Министерства. При этом ответственное лицо, являющееся инициатором закупки товара, визирует своей подписью первичные учетные документы до его подписания.

Акт выполненных (оказанных) работ (услуг) подписывает министр или должностное лицо, совершившее сделку от лица Министерства, наделенное соответствующими полномочиями в соответствии с приказом Министерства. При этом ответственное лицо, являющееся инициатором закупки работ, услуг, визирует своей подписью акт выполненных (оказанных) работ (услуг) до его подписания.

В случае если закупка товаров (работ, услуг) осуществлялась в соответствии конкурсной процедурой, то первичные документы подписывают вышеуказанные должностные лица, после проведения экспертизы предоставленных поставщиком (подрядчиком, исполнителем) результатов, предусмотренных государственным контрактом, в части их соответствия условиям государственного контракта экспертной комиссией и подписания соответствующего заключения экспертной комиссии.

Движение первичных документов осуществляется между ответственными лицами в следующем порядке:

- передача первичного документа от ответственного лица бухгалтеру осуществляется не позднее одного рабочего дня, следующего за днем подписания первичного документа;

- регистрация бухгалтером содержащихся в первичных документах данных в регистрах бухгалтерского учета (обработка) осуществляется не позднее дня, следующего за днем передачи от ответственного лица бухгалтеру;

- передача первичных документов от бухгалтера ответственному лицу за архив осуществляется не позднее 1 мая года, следующего за годом сдачи годовой бухгалтерской отчетности.