Приказ Управления Алтайского края по образованию и делам молодежи от 1 ноября 2011 г. N 3795 "Об утверждении Административного регламента управления по предоставлению государственной услуги по исполнению и выдаче архивных справок или копий архивных документов социально-правового характера гражданам и организациям"

В целях приведения в соответствие с требованиями федерального и краевого законодательства Административного регламента управления по предоставлению государственной услуги по исполнению и выдаче архивных справок социально-правового характера гражданам и организациям приказываю:

1. Утвердить прилагаемый административный регламент управления Алтайского края по образованию и делам молодежи по предоставлению государственной услуги по исполнению и выдаче архивных справок или копий архивных документов социально-правового характера гражданам и организациям.

2. Приказ управления от 22.07.2008 N 2590 "Об утверждении административного регламента управления по предоставлению государственной услуги по исполнению и выдаче архивных справок социально-правового характера гражданам и организациям" считать утратившим силу.

3. Контроль за исполнением данного приказа возложить на заведующего архивом Ларикову В.А.

Заместитель начальника управления

Ю.Г. Абдуллаев

Административный регламент
по предоставлению управлением Алтайского края
по образованию и делам молодёжи государственной услуги по исполнению
и выдаче архивных справок или копий архивных документов
социально-правового характера гражданам и организациям
(утв. приказом управления Алтайского края по образованию
и делам молодёжи от 1 ноября 2011 г. N 3795)

I. Общие положения

1. Административный регламент по предоставлению управлением Алтайского края по образованию и делам молодёжи государственной услуги по исполнению и выдаче архивных справок или копий архивных документов социально-правового характера гражданам и организациям (далее - Регламент), разработан в целях повышения качества информационного обеспечения ретроспективной документной информацией физических и юридических лиц, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) управления Алтайского края по образованию и делам молодёжи (далее - Управление), а также порядок взаимодействия Управления с управлением Алтайского края по культуре и архивному делу при исполнении запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства.

2. Организация исполнения запросов социально-правового характера оформления в установленном порядке архивных справок или копий архивных документов включает в себя организацию исполнения поступающих в Управление социально-правовых запросов. Управление организует исполнение запросов, поступивших по почте, факсимильной связи с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе Интернет, включая единый портал государственных и муниципальных услуг, а также в ходе личного приёма и через краевое автономное учреждение "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг Алтайского края" (далее многофункциональный центр).

3. Получателями государственной услуги (далее - заявители) являются:

российские граждане, проживающие на территории Российской Федерации;

российские граждане, иностранные граждане и лица без гражданства, проживающие за рубежом;

юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их гражданами в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени.

II. Стандарт предоставления государственной услуги
Наименование государственной услуги

4. Государственная услуга по исполнению и выдаче архивных справок или копий архивных документов социально-правового характера гражданам и организациям.

Наименование органа государственной власти,
предоставляющего государственную услугу

5. Государственную услугу по исполнению и выдаче архивных справок или копий архивных документов социально-правового характера гражданам и организациям, предоставляет Управление.

Почтовый адрес: ул. Ползунова, 36, г. Барнаул, 656035.

График работы: с понедельника по четверг с 9.00 до 18.00, обед с 13.00 до 13.48; пятница с 9.00 до 17.00, обед с 13.00 до 13.48.

Телефон: (3852) 63-57-26.

Телефон/факс: (3852) 35-35-59.

Адрес электронной почты: educ@ttb.ru.

Местонахождение график работы и телефоны структурного подразделения Управления, осуществляющего непосредственное предоставление государственной услуги:

Архив при управлении Алтайского края по образованию и делам молодёжи:

Почтовый адрес: ул. Попова, 68, г. Барнаул, 656062.

График работы: с понедельника по четверг с 8.00 до 17.00, обед с 12.00 до 12.48; пятница с 8.00 до 16.00, обед с 12.00 до 12.48.

Телефон: (3852) 55-51-36.

Телефон/факс: (3852) 55-51-37.

Непосредственное исполнение запросов и выдачу архивных справок или копий архивных документов социально-правового характера гражданам и организациям осуществляет архив при Управлении (далее Архив).

6. Информирование по процедуре исполнения государственной услуги производится любым доступным способом:

- по телефону;

- письменным уведомлением;

- по электронной почте;

- через официальный сайт Управления;

- через консультацию при личном обращении в Архив при Управлении;

- через обращение в многофункциональный центр.

Результат предоставления государственной услуги

7. Результатом предоставления государственной услуги является:

- направление (выдача) заявителю:

архивных справок архивных выписок, архивных копий;

письменного уведомления о направлении запроса на исполнение в соответствующий орган, организацию;

рекомендаций о дальнейших путях поиска необходимой информации;

- направление в управление Алтайского края по культуре и архивному делу:

архивных справок, архивных выписок, архивных копий, направляемых в иностранные государства, для проставления апостиля.

Срок предоставления государственной услуги

8. Запросы граждан, поступившие в Архив при Управлении, исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях, заместитель Губернатора Алтайского края, начальник Управления, либо уполномоченное на это лицо, вправе продлить срок исполнения запроса на 30 дней, уведомив об этом заявителя.

9. Запросы заявителей, которые не могут быть исполнены без предоставления уточнённых или дополнительных сведений, в течение 10 дней со дня их регистрации в Архиве при Управлении направляются заявителю для уточнения и дополнения запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

Перечень нормативных правовых актов,
регулирующих предоставление государственной услуги

10. Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации ("Российская газета", 25.12.1993, N 237);

Конвенцией, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов; заключена в Гааге 05 октября 1961 г.; вступила в силу для России 31 мая 1992 г. (Бюллетень международных договоров, 1993 , N 6) (далее Конвенция);

Законом СССР от 24 июня 1991 г. N 2261-1 "О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан, лиц без гражданства из СССР за границу" (Ведомости Совета народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, N 27, ст. 784);

Федеральным законом от 6 октября 1999 года N 184-ФЗ "Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1999, N 42, ст. 5005);

Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169);

Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);

Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ч. 1, ст. 3448);

Федеральным законом от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010 N 31, ст. 4179);

Федеральным законом от 05 июля 2010 г. N 154-ФЗ "Консульский устав Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 28, ст. 3554);

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2009, N 18);

законом Алтайского края от 28 декабря 1994 г. "Об Архивном фонде Алтайского края и архивах" (Сборник законодательства Алтайского края, июль 1995 г., N 12);

законом Алтайского края от 29 декабря 2006 года N 152-ЗС "О рассмотрении обращений граждан Российской Федерации на территории Алтайского края" (Сборник законодательства Алтайского края, декабрь 2006 г., N 128, ч. 2);

постановлением Администрации Алтайского края от 04 мая 2011 г. N 243 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг и исполнения государственных функций, а также проведения экспертизы их проектов" (газета "Алтайская правда", 14.05.2011, N 136);

положением об управлении Алтайского края по образованию и делам молодёжи, утверждённым постановлением Администрации Алтайского края от 14.08.2008 N 330 (Сборник законодательства Алтайского края, август 2008 г., N 148, ч. 1);

положением об архиве при управлении Алтайского края по образованию и делам молодёжи, утверждённым начальником Управления от 29.05.2006 (согласовано протоколом экспертно-проверочно-методической комиссии (ЭПМК) управления архивного дела Алтайского края от 02.05.2006 N 7).

Административным регламентом по предоставлению управлением Алтайского края по культуре и архивному делу государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства" (утверждении приказом управления Алтайского края по культуре и архивному делу от 03.05.2011 N 132);

Перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными
или иными нормативными правовыми актами для предоставления
государственной услуги

11. Для предоставления государственной услуги заявителю необходимо оформить письменный запрос на получение архивной справки, архивной выписки, архивной копии. Письменный запрос может быть оформлен в форме электронного документа (приложения 1-8).

12. В запросе заявителя на получение архивной справки, архивной, выписки, архивной копии указывается фамилия (при изменении фамилии - все фамилии, имевшие место в запрашиваемый период), имя и отчество (последнее - при его наличии), год и место рождения, почтовый адрес, по которому должны быть направлены архивные справки, архивные выписки, архивные копии, а также в зависимости от содержания запроса предоставляются иные сведения, необходимые для его исполнения:

о стаже работы - название организации, название структурного подразделения, должность, запрашиваемый период работы, переводы по службе в запрашиваемый период, дата увольнения;

о заработной плате - название организации, название структурного подразделения, должность, время работы, запрашиваемый период работы, переводы по службе в запрашиваемый период, дата увольнения;

о награждении, поощрении - название награды или поощрения, дата награждения, решением какого органа произведено награждение, наименование, дата и номер распорядительного документа о награждении, место работы в период награждения, должность, название организации, представившей к награде;

об образовании - название и адрес учебного заведения, специальность, даты поступления и окончания учёбы;

иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.

К запросу заявителем могут быть приложены документы, связанные с темой запроса либо их копии. К обращению, поступившему в форме электронного документа, заявитель вправе приложить необходимые документы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.

13. Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

14. Запрещается требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные органы, организации, а также предоставления документов и информации, которые находятся в распоряжении Управления.

Перечень оснований для отказа в приёме документов,
необходимых для предоставления государственной услуги

15. Основанием для отказа в приёме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, является отсутствие в запросе фамилии заявителя, адреса, по которому должен быть направлен ответ.

Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги

16. Основанием для отказа в предоставлении государственной услуги, является:

отсутствие в запросе сведений, необходимых для проведения поисковой работы в соответствии с пунктом 12 настоящего Регламента;

отсутствие у заявителя документально подтверждённых прав на получение сведений, содержащих конфиденциальную информацию, заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений;

невозможность прочтения запроса, о чем сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и адрес поддаются прочтению;

наличие в запросе нецензурных либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. Должностное лицо вправе оставить запрос без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему его, о недопустимости злоупотребления правом на обращение в органы государственной власти.

Порядок, размер и основания государственной пошлины или иной платы,
установленной за предоставление государственной услуги

17. Предоставление государственной услуги по исполнению и выдаче архивных справок или копий архивных документов социально-правового характера гражданам и организациям, в том числе российским гражданам, иностранным гражданам и лицам без гражданства, проживающим за рубежом, осуществляется бесплатно.

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса
о предоставлении государственной услуги и при получении результата
предоставления государственной услуги

18. При нахождении заявителя в Архиве при Управлении максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги лично не должен превышать 30 минут.

Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга,
к залу ожидания, местам для составления запросов при предоставлении
государственной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения
и перечнем документов, необходимых для предоставления государственной услуги

19. Вход в здание Архива оборудован вывеской с наименованием Управления.

Помещения для приёма заявителей оборудованы информационными табличками (вывесками) с указанием:

номера кабинета;

фамилии, имени, отчества и должности лица, осуществляющего приём граждан;

часов приёма и времени перерыва на обед.

Места для ожидания оснащены столами, стульями, информационными стендами, обеспечены канцелярскими принадлежностями для возможности оформления запроса. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании.

На информационных стендах размещается следующая информация:

график приёма граждан;

текст Регламента;

фамилии, имена, отчества должностных лиц Управления, ответственных за предоставление государственной услуги;

фамилии, имена, отчества должностных лиц, осуществляющих приём и информирование заявителей;

номера кабинетов, где осуществляется приём и информирование заявителей;

номера телефонов, адрес электронной почты Управления;

перечень документов, сведений, необходимых для предоставления государственной услуги, бланки запросов.

Тексты информационных материалов на стендах печатаются удобным для чтения шрифтом, наиболее важные места выделяются полужирным шрифтом.

20. При личном приёме граждан должностное лицо, осуществляющее приём, ведёт регистрацию приёма, даёт исчерпывающую консультацию о наличии запрашиваемой информации в документах Архива, сроках и условиях предоставления услуги, а также проверяет наличие в заявлении сведений, дающих право на получение архивных справок, архивных выписок, архивных копий, в том числе:

паспортных данных заявителя или данных универсальной электронной карты,

данных свидетельства о браке (в случае изменения фамилии заявителя),

данных, подтверждающих родство заявителя, запрашивающего сведения о другом лице (свидетельство о рождении, браке),

доверенности или письменного согласия гражданина (при запросе сведений на других лиц, с целью соблюдения ограничений в использовании документов, предусмотренных архивным законодательством, если исполнение запроса заявителя требует обращения к документам, содержащим информацию конфиденциального характера).

21. Предусмотрены для заполнения следующие формы заявлений:

форма заявления о подтверждении стажа работы (приложение 1);

форма заявления о подтверждении размеров заработной платы (приложение 2);

форма заявления о подтверждении факта награждения (приложение 3);

формы заявлений о выдаче архивной выписки, архивной копии (приложения 4, 5);

форма заявления о подтверждении факта обучения (приложение 6);

форма заявления о подтверждении факта пребывания в детских домах (приложение 7);

форма заявления о выдаче невостребованных личных документов (приложение 8).

22. Приём граждан по личным вопросам осуществляется заведующим Архивом в рабочие дни по предварительной записи.

23. В течение рабочего дня должностное лицо Архива даёт исчерпывающую информацию по всем вопросам выполнения административных процедур.

Показатели доступности и качества государственной услуги

24. Показателями качества и доступности государственной услуги являются:

Показатели качества и доступности	Целевое значение показателя в		Целевое значение показателя в последующие годы
	2010 г.	2011 г.
1. Своевременность
% (доля) случаев предоставления услуги в установленные сроки с момента поступления запроса	95 %	95 %	95 %
2. Качество
2.1. % (доля) заявителей, удовлетворённых качеством предоставленной услуги	95 %	95 %	95 %
3. Доступность
3.1. % (доля) заявителей, удовлетворённых полнотой и доступностью информации о порядке предоставления услуги	95 %	95 %	95 %
3.2. % (доля) заявителей удовлетворённых организацией процедуры приёма и оформления документов, необходимых для предоставления услуги	95 %	95 %	95 %
3.3. % (доля) заявителей, удовлетворённых вежливостью, компетентностью и организованностью должностных лиц	95 %	95 %	95 %
4. Процесс обжалования
4.1. % (доля) обоснованных жалоб заявителей общему количеству заявителей, обратившихся с запросом о предоставлении услуги	0,1 %	0,1 %	0,1 %
4.2. % (доля) заявителей, удовлетворённых существующим порядком обжалования	95 %	95 %	95 %
4.3. % (доля) заявителей, удовлетворённых сроками обжалования	95 %	95 %	95 %

Оценка показателей осуществляется Управлением в соответствии с методическими рекомендациями по проведению опросов населения для определения качества и доступности предоставляемых государственных услуг, утверждёнными решением комиссии по проведению административной реформы и реформированию государственной гражданской службы Алтайского края от 26.06.2009.

25. Информирование о показателях доступности и качества государственной услуги осуществляется через:

размещение информации на стендах а Архиве;

возможность подачи заявления в общественную приёмную на официальном сайте Управления;

выполнение отчёта об исполнении государственного задания по показателям качества государственной услуги;

многофункциональный центр.

Иные требования, характеризующие предоставление государственной услуги

26. Предоставление государственной услуги может осуществляться путём взаимодействия Управления и многофункциональный центр#

27. Российским, иностранным гражданам и лицам без гражданства, проживающим за рубежом, подлинные архивные документы не направляются.

28. Архивные справки, архивные выписки, архивные копии, предназначенные для отправки в иностранные государства на которых требуется проставления апостиля, направляются в управление Алтайского края по культуре и архивному делу.

Не требуется проставление апостиля:

на архивных справках, архивных выписках, архивных копиях, предназначенных для направления в государства, заключившие с Российской Федерацией Договоры (Конвенции) о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства - участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве;

на ответах об отсутствии запрашиваемых сведений.

29. Архивные справки, архивные выписки, архивные копии, предназначенные для отправки в иностранные государства, и не требующие проставления апостиля, а также ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, подготовленные по результатам рассмотрения запроса, полученного непосредственно от заявителя, направляются в адреса заявителя.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур,
требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения
процедур в электронной форме

30. Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

регистрация запросов;

рассмотрение запросов и передача их на исполнение ответственному исполнителю;

анализ тематики поступивших запросов, принятие решения о возможности исполнения запроса;

подготовка и оформление письменных уведомлений о результатах рассмотрения запросов;

передача запроса на исполнение;

оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий, ответов об отсутствии запрашиваемых сведений;

рассмотрение ответов на запросы заведующим архивом;

снятие запроса с контроля;

направление (выдача) заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок, архивных копий.

31. Порядок предоставления Архивом государственной услуги по исполнению и выдаче архивных справок социально-правового характера гражданам и организациям осуществляется в соответствии с блок-схемой (приложение 9).

Регистрация запроса

32. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

Все поступившие в Архив при Управлении письменные запросы (заявления) регистрируются в течение дня поступления в базе данных "Регистрация социально-правовых запросов" должностным лицом, обеспечивающим приём и регистрацию социально-правовых запросов в Архиве при Управлении.

Регистрация включает в себя внесение сведений о запросе в регистрационно-контрольную карточку, простановку и заполнение регистрационного штампа, передачу запроса на рассмотрение заведующему Архивом при Управлении.

Срок исполнения данной процедуры составляет 1 день с момента поступления запроса, при личном обращении - в день подачи заявления.

Рассмотрение запросов и передача их на исполнение
ответственному исполнителю

33. Заведующий Архивом при Управлении при рассмотрении запроса определяет работника архива, ответственного за исполнение запроса (далее - ответственный исполнитель). Рассмотренный запрос с резолюцией заведующего Архивом, передаётся на исполнение.

Срок исполнения данной административной процедуры составляет 1 день с момента регистрации запроса.

Анализ тематики запросов. Принятие решения о возможности исполнения запроса

34. Анализ тематики поступивших запросов включает в себя определение ответственным исполнителем:

правомочности получения заявителем запрашиваемой информации с учётом ограничений на предоставление сведений конфиденциального характера;

степени полноты сведений, содержащихся в запросе заявителя, необходимых для поисковой работы;

местонахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса заявителя;

возможность исполнения запроса.

Срок исполнения данной административной процедуры составляет 3 дня с даты, указанной в резолюции заведующего Архивом.

Подготовка и оформление письменных уведомлений о результатах рассмотрения запросов

35. По запросам заявителей, которые по итогам анализа тематики запросов не могут быть исполнены в Архиве, ответственный исполнитель оформляет письменные уведомления о результатах рассмотрения запроса. В письменном уведомлении о результатах рассмотрения запроса Архив:

даёт мотивированный отказ заявителю в получении запрашиваемых сведений при отсутствии у него права на их получение и разъясняет его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации;

запрашивает заявителя об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями в случае отсутствия в запросе заявителя достаточных данных для его исполнения;

информирует заявителя об отсутствии запрашиваемых сведений в Архиве и при возможности даёт рекомендации по их дальнейшему поиску;

информирует заявителя о месте(ах) хранения интересующих документов;

информирует заявителя о невозможности прочтения запроса, если его фамилия и адрес поддаются прочтению.

36. При необходимости Архив направляет запросы на исполнение в соответствующие организации, краевое государственное учреждение "Государственный архив Алтайского края" (далее - КГУ "ГААК"), муниципальные архивы. В случае, если исполнение запроса относится к компетенции нескольких организаций, Архив направляет в соответствующие организации для исполнения копии запроса, указывая в сопроводительном письме, что ответ необходимо направить в адрес заявителя. Одновременно с направлением запросов на исполнение в соответствующие организации, КГУ "ГААК", муниципальные архивы Архив письменно уведомляет об этом граждан.

Срок исполнения данной административной процедуры - 7 дней со дня регистрации запроса.

Передача запроса на исполнение

37. По итогам анализа поступивших запросов заявителей ответственный исполнитель передаёт запросы, которые могут быть исполнены в Архиве, непосредственным исполнителям.

Срок исполнения данной административной процедуры - 5 дней со дня регистрации запроса.

Оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий,
ответов об отсутствии запрашиваемых сведений

38. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.

39. Текст в архивной справке излагается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В данной архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тесте справки в скобках ("так в тексте оригинала" или "так в документе).

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("так в тексте оригинала", "в тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры (номера фондов, описей дел) и номера листов единиц хранения архивных документов.

Все листы архивной справки нумеруются, на втором и последующих листах справки в верхнем правом углу оформляется отметка: "продолжение архивной справки N ___".

В архивной выписке воспроизводятся полностью название архивного документа, из которого произведены выписки, его номер и дата. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "так в тексте оригинала", "так в документе". После текста архивной выписки приводятся архивные шифры (номера фондов, описей, дел) и номера листов единиц хранения архивных документов.

Архивные справки, архивные выписки, архивные копии оформляются на бланке Архива при Управлении с обозначением названия документа "Архивная справка", "Архивная выписка" и "Архивная копия" и адресуется непосредственно заявителю.

Каждый лист архивной справки подписывается заведующим Архивом и заверяется печатью Архива, номер и дата проставляются в соответствующем реквизите бланка.

Архивные копии документов могут быть оформлены только в отношении тех лиц, о которых запрашиваются сведения, при наличии в документах вместе с запрашиваемыми сведениями сведений о других лицах, оформляются архивные выписки.

При изготовлении ксерокопий архивных документов бланк не используется. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы копии документа с оборотной стороны заверяются печатью Архива и подписью заведующего Архивом.

В архивной справке, архивной выписке, архивной копии, направляемых в иностранные государства, объем которых превышает один лист, листы прошиваются вместе ниткой любого цвета и нумеруются. Последний лист архивной справки, архивной выписки, архивной копии в месте, где она прошита, заклеивается плотной бумагой размером 4х4 см или бумажной "звездочкой", на которой проставляется печать Архива.

40. Ответы об отсутствии запрашиваемых сведений оформляются на бланке Архива, должны содержать исчерпывающую информацию с изложением причин отсутствия документов, содержащих запрашиваемые сведения, заверяются подписью заведующего Архивом.

Срок исполнения данной административной процедуры - 25 дней со дня регистрации запроса.

Рассмотрение ответов на запросы заведующим архивом

41. Исполненные по запросам заявителей архивные справки, архивные выписки, архивной копии и ответы об отсутствии в Архиве запрашиваемых сведений рассматриваются заведующим Архивом не позднее, чем через 25 дней со дня регистрации запроса. Итогом рассмотрения ответов на запросы является их подписание и заверение печатью Архива, либо возвращение на доработку.

Снятие запроса с контроля

42. Исполненные запросы снимаются с контроля, в регистрационно-контрольную карточку вноситься соответствующая запись.

Срок исполнения данной административной процедуры - 27 дней со дня регистрации запроса.

Направление (выдача) заявителям ответов и архивных справок,
архивных выписок, архивных копий

43. Архивные справки, архивные выписки, архивной копии и ответы об отсутствии в Архиве запрашиваемых сведений высылаются в адрес заявителя почтой или в форме электронного документа или по просьбе заявителя выдаются лично в руки (при условии предъявления документа, удостоверяющего личность).

Срок исполнения данной административной процедуры не должен превышать 30 дней со дня регистрации запроса.

IV. Формы контроля за исполнением административного регламента

44. Контроль за соблюдением и исполнением положений настоящего Регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования по оказанию государственной услуги по исполнению и выдаче архивных справок или копий архивных документов социально-правового характера гражданам и организациям осуществляется заместителем Губернатора Алтайского края, начальником Управления.

45. Текущий контроль за совершением действий по предоставлению государственной услуги, определённых административными процедурами, и принятием решений осуществляет заведующий Архивом.

46. Контроль осуществляется путём проведения заведующим Архивом проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента.

47. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Архива.

48. По результатам проведённых проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей к виновным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

49. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы Управления) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

50. Для проверки полноты и качества исполнения государственной услуги формируется рабочая группа, в состав которой включаются государственные гражданские служащие Управления.

51. Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Контроль за исполнение государственной услуги включает в себя ежемесячную отчётность Архива, в том числе по показателям исполнения социально-правовых запросов.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования действия (бездействия)
и решений, осуществляемых в ходе предоставления государственной услуги

52. Заявители вправе обжаловать действия (бездействие) должностных лиц Управлении и решения, принятые в ходе предоставления государственной услуги, в досудебном порядке.

53. Заявители имеют право обратиться с жалобой лично или направить жалобу, в соответствии с уровнем подчинённости должностного лица, действия (бездействие) которого обжалуется, - заведующему Архивом, заместителю Губернатора Алтайского края, начальнику Управления.

Жалоба может быть подана лично, направлена по почте, факсимильной связи, в форме электронного документа с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, включая единый портал государственных и муниципальных услуг.

54. Заявитель в жалобе в обязательном порядке указывает либо наименование органа, в который направляет жалобу, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), полное наименование для юридического лица, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации жалобы, излагает суть жалобы, ставит личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к жалобе документы и материалы либо их копии.

55. Жалоба в форме электронного документа в обязательном порядке должна содержать фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя, адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме. К такой жалобе могут быть приложены необходимые документы и материалы в электронной форме либо указанные документы и материалы или их копии могут быть направлены в письменной форме.

56. По результатам рассмотрения жалобы принимается решение об удовлетворении либо отказе в удовлетворении требований заявителя.

Письменный ответ направляется заявителю не позднее 30 дней со дня регистрации жалобы. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", заместитель Губернатора Алтайского края, начальник Управления вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока её рассмотрения гражданина, направившего жалобу.

57. Если в жалобе не указаны фамилия заявителя, направившего жалобу, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не даётся.

Управление при получении жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить жалобу без ответа по существу поставленных в ней вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, заместитель Губернатора Алтайского края, начальник Управления, иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в Управление или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший жалобу.

Если ответ по существу поставленного в жалобе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему жалобу, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

Если текст жалобы не поддаётся прочтению, ответ на жалобу не даётся, о чем в течение 7 дней со дня регистрации жалобы сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, а также сообщается по телефону или факсимильной связи, по электронной почте (при наличии такой информации и если указанные данные поддаются прочтению).

В случае, если жалоба была подана в форме электронного документа, решение в отношении жалобы также готовится в форме электронного документа и направляется заявителю, подавшему жалобу, с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, включая единый портал государственных и муниципальных услуг.

58. В случае подтверждения в ходе проведения проверок фактов, изложенных в жалобе, на действия (бездействие) и решения должностных лиц, ответственных за выполнение административного действия, принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги, виновное должностное лицо привлекается к ответственности.

59. Заявители вправе обжаловать действия (бездействие) должностных лиц Управления и решения, принятые в ходе предоставления государственной услуги, в судебном порядке в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. В случае обжалования действия (бездействия) должностного лица в судебном порядке, заявитель подаёт заявление в суд.

Приложение 1

к Административному регламенту

по предоставлению государственной услуги

по исполнению и выдаче архивных справок

или копий архивных документов

социально-правового характера

гражданам и организациям

Заведующему архивом при управлении Алтайского края

по образованию и делам молодежи

от _______________________________________________

Фамилия, инициалы по паспорту; год рождения

проживающего(ей) по адресу _______________________

__________________________________________________

(индекс, район, город, село, улица, дом, квартира)

контактный телефон________________________________

(с 1000 до 1600)

заявление

Прошу подтвердить (педагогический) стаж работы гражданина(ки)

_____________________________________________________________________________________

указать фамилию, под которой работала (для женщин) год рождения

в период ____________________________________________________________________________

указать годы, приказы, даты приказов

где работал (а) _____________________________________________________________________

указать наименование организации, в каком районе находится

в должности__________________________________________________________________

Приложение: ксерокопия трудовой книжки (да/нет)

С условиями исполнения

заявления ознакомлен(а) ____________________________________

                              подпись            дата

Приложение 2

к Административному регламенту

по предоставлению государственной услуги

по исполнению и выдаче архивных справок

или копий архивных документов

социально-правового характера

гражданам и организациям

Заведующему архивом при управлении Алтайского края

по образованию и делам молодежи

от _______________________________________________

Фамилия, инициалы по паспорту; год рождения

проживающего(ей) по адресу _______________________

__________________________________________________

(индекс, район, город, село, улица, дом, квартира)

контактный телефон________________________________

(с 1000 до 1600)

заявление

Прошу подтвердить заработную плату гражданина(ки) ___________________________________

ФИО (полностью)

_____________________________________________________________________________________

указать фамилию, под которой работал(а)

где работал (а) _____________________________________________________________________

наименование организации, в каком районе находится

в должности__________________________________________________________________________

в период:

с___________по __________годы (не более 5 лет);

с___________по __________годы (не более 5 лет);

с___________по __________годы (не более 5 лет);

с___________по __________годы (не более 5 лет);

с___________по __________годы (не более 5 лет).

Приложение: ксерокопия трудовой книжки (да/нет)

С условиями исполнения

заявления ознакомлен(а) ____________________________________

                              подпись            дата

Приложение 3

к Административному регламенту

по предоставлению государственной услуги

по исполнению и выдаче архивных справок

или копий архивных документов

социально-правового характера

гражданам и организациям

Заведующему архивом при управлении Алтайского края

по образованию и делам молодежи

от _______________________________________________

Фамилия, инициалы по паспорту; год рождения

проживающего(ей) по адресу _______________________

__________________________________________________

(индекс, район, город, село, улица, дом, квартира)

контактный телефон________________________________

(с 1000 до 1600)

заявление

Прошу подтвердить факт награждения гражданина(ки) ___________________________________

ФИО (полностью)

_____________________________________________________________________________________

(если меняла - указать (для женщин) год рождения

вид награды__________________________________________________________________________

кто награждал________________________________________________________________________

когда________________________________________________________________________________

где работал(а) в момент награждения__________________________________________________

указать наименование организации

_____________________________________________________________________________________

С условиями исполнения

заявления ознакомлен(а) ____________________________________

                              подпись            дата

Приложение 4

к Административному регламенту

по предоставлению государственной услуги

по исполнению и выдаче архивных справок

или копий архивных документов

социально-правового характера

гражданам и организациям

Заведующему архивом при управлении Алтайского края

по образованию и делам молодежи

от _______________________________________________

Фамилия, инициалы по паспорту; год рождения

проживающего(ей) по адресу _______________________

__________________________________________________

(индекс, район, город, село, улица, дом, квартира)

контактный телефон________________________________

(с 1000 до 1600)

заявление

Прошу выдать копию (выписку) приказа ________________________________________________

(о чём приказ)

_____________________________________________________________________________________

дата и номер приказа_________________________________________________________________

о ком приказ ________________________________________________________________________

ФИО (полностью, если меняла - указать (для женщин))

место работы_________________________________________________________________________

наименование организации

С условиями исполнения

заявления ознакомлен(а) ____________________________________

                              подпись            дата

Приложение 5

к Административному регламенту

по предоставлению государственной услуги

по исполнению и выдаче архивных справок

или копий архивных документов

социально-правового характера

гражданам и организациям

Заведующему архивом при управлении Алтайского края

по образованию и делам молодежи

от _______________________________________________

Фамилия, инициалы по паспорту; год рождения

проживающего(ей) по адресу _______________________

__________________________________________________

(индекс, район, город, село, улица, дом, квартира)

контактный телефон________________________________

(с 1000 до 1600)

заявление

Прошу выдать копию постановления на опекунство ______________________________________

когда и в каком районе издано

_____________________________________________________________________________________

опекун_______________________________________________________________________________

ФИО (полностью)

опекаемый____________________________________________________________________________

ФИО (полностью) год рождения

_____________________________________________________________________________________

С условиями исполнения

заявления ознакомлен(а) ____________________________________

                              подпись            дата

Приложение 6

к Административному регламенту

по предоставлению государственной услуги

по исполнению и выдаче архивных справок

или копий архивных документов

социально-правового характера

гражданам и организациям

Заведующему архивом при управлении Алтайского края

по образованию и делам молодежи

от _______________________________________________

Фамилия, инициалы по паспорту; год рождения

проживающего(ей) по адресу _______________________

__________________________________________________

(индекс, район, город, село, улица, дом, квартира)

контактный телефон________________________________

(с 1000 до 1600)

заявление

Прошу подтвердить факт обучения гражданина(ки) ______________________________________

ФИО (полностью)

_____________________________________________________________________________________

указать фамилию, под которой училась (для женщин)

место учебы _________________________________________________________________________

наименование организации

в период _________________________ специальность_____________________________________

указать годы обучения

форма обучения: очная, заочная, вечерняя, платная, бесплатная (нужное подчеркнуть)

с оценками; без оценок (нужное подчеркнуть)

обучение закончил (а), отчислен (а) (нужное подчеркнуть)

С условиями исполнения

заявления ознакомлен(а) ____________________________________

                              подпись            дата

Приложение 7

к Административному регламенту

по предоставлению государственной услуги

по исполнению и выдаче архивных справок

или копий архивных документов

социально-правового характера

гражданам и организациям

Заведующему архивом при управлении Алтайского края

по образованию и делам молодежи

от _______________________________________________

Фамилия, инициалы по паспорту; год рождения

проживающего(ей) по адресу _______________________

__________________________________________________

(индекс, район, город, село, улица, дом, квартира)

контактный телефон________________________________

(с 1000 до 1600)

заявление

Прошу подтвердить факт пребывания в детских домах гражданина(ки)

_____________________________________________________________________________________

ФИО (полностью, если менял (а) указать) дата рождения

места и годы пребывания _____________________________________________________________

наименование организации

_____________________________________________________________________________________

Выдать постановление: _______________________________________________________________

(о чем?)

С условиями исполнения

заявления ознакомлен(а) ____________________________________

                              подпись            дата

Приложение 8

к Административному регламенту

по предоставлению государственной услуги

по исполнению и выдаче архивных справок

или копий архивных документов

социально-правового характера

гражданам и организациям

Заведующему архивом при управлении Алтайского края

по образованию и делам молодежи

от _______________________________________________

Фамилия, инициалы по паспорту; год рождения

проживающего(ей) по адресу _______________________

__________________________________________________

(индекс, район, город, село, улица, дом, квартира)

контактный телефон________________________________

(с 1000 до 1600)

заявление

Прошу выдать личные документы (свидетельство о рождении, свидетельство о неполном среднем образовании, аттестат о среднем образовании, диплом) гражданина(ки) _____________________________________________________________________________________

ФИО (полностью), на которую выдан документ

_____________________________________________________________________________________

Наименование учебного заведения, куда был сдан документ _____________________________

наименование организации

_____________________________________________________________________________________

годы обучения __________________обучение закончил (а), отчислен (а) подчеркнуть

С условиями исполнения

заявления ознакомлен(а) ____________________________________

                              подпись            дата

Приложение 9

к Административному регламенту

по предоставлению государственной услуги

по исполнению и выдаче архивных справок

или копий архивных документов

социально-правового характера

гражданам и организациям

Блок-схема последовательности действий Управления
по предоставлению государственной услуги по исполнению и выдаче
архивных справок или копий архивных документов
социально-правового характера гражданам и организациям

Условные обозначения

Продолжение приложения 9

к Административному регламенту

по предоставлению государственной услуги

по исполнению и выдаче архивных справок

или копий архивных документов социально-правового

характера гражданам и организациям

"Схема предоставления государственной услуги"