Приложение. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Предоставление информации из документов Архивного фонда города Барнаула"

Приложение
к постановлению
администрации города
от 4 июня 2012 г. N 1616

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги "Предоставление информации
из документов Архивного фонда города Барнаула"

Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Предоставление информации из документов Архивного фонда города Барнаула" (далее - Регламент) разработан в целях повышения качества информационного обеспечения документированной информацией физических и юридических лиц на территории городского округа - города Барнаула Алтайского края.

Регламент определяет сроки, требования, условия предоставления муниципальной услуги и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по предоставлению информации из документов Архивного фонда города Барнаула, а также определяет порядок взаимодействия архивного отдела администрации г. Барнаула с управлением Алтайского края по культуре и архивному делу при исполнении запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства.

I. Общие положения

1. Предмет регулирования Регламента

Регламент регулирует общественные отношения, возникающие в связи с предоставлением информации из документов Архивного фонда города Барнаула.

2. Категории получателей муниципальной услуги

Получателями муниципальной услуги являются физические и юридические лица либо их уполномоченные представители (далее - заявители).

3. Порядок информирования заинтересованных лиц о правилах
предоставления муниципальной услуги

3.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляется архивным отделом администрации г. Барнаула (далее - архивный отдел).

3.2. Сведения о месте нахождения архивного отдела, графике работы, почтовом адресе для направления обращений, о телефонных номерах и адресах электронной почты для направления обращений, размещены на официальном Интернет-сайте города Барнаула - http://www.barnaul.org, на информационном стенде архивного отдела и в приложении 1 к Регламенту.

3.3. Муниципальная услуга может быть получена заявителем в Краевом автономном учреждении "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг Алтайского края" (далее - МФЦ).

Информация о месте нахождения, графике работы МФЦ, адресе Интернет-сайта МФЦ, адрес электронной почты, контактный телефон центра телефонного обслуживания МФЦ размещены на информационном стенде архивного отдела и в приложении 2 к Регламенту.

3.4. Информация по вопросам предоставления муниципальной услуги является открытой и общедоступной, может быть получена гражданами лично посредством письменного и (или) устного обращения, через электронную почту в архивный отдел, на официальном Интернет-сайте города Барнаула, на информационных досках в залах приема заявителей архивного отдела, МФЦ, в центре телефонного обслуживания МФЦ, а также при личном обращении заявителя в МФЦ, на Интернет-сайте МФЦ и на Едином портале государственных и муниципальных услуг.

3.5. Заявитель имеет право в судебном порядке обжаловать действия (бездействие) и решения, принятые (осуществляемые) архивным отделом в ходе предоставления муниципальной услуги, в соответствии с законодательством Российской Федерации.

II. Стандарт предоставления муниципальной услуги

1. Наименование муниципальной услуги

Предоставление информации из документов Архивного фонда города Барнаула.

2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу

Предоставление муниципальной услуги "Предоставление информации из документов Архивного фонда города Барнаула" осуществляет архивный отдел администрации г. Барнаула.

3. Результат предоставления муниципальной услуги

Результатом предоставления муниципальной услуги является:

архивная справка;

архивная выписка;

архивная копия;

тематический перечень;

тематическая подборка копий архивных документов;

тематический обзор архивных документов;

ответ об отсутствии запрашиваемых сведений;

рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации;

уведомление о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в другие органы и организации;

архивные справка, выписка, копия, направляемые в иностранные государства, для проставления апостиля.

4. Срок предоставления муниципальной услуги

4.1. Запрос (заявление) заявителя, поступивший в архивный отдел, рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации.

Если заявитель обратился за получением муниципальной услуги в МФЦ, запрос заявителя рассматривается в течение 27 дней.

В случае подготовки ответа заявителю ранее срока, установленного для рассмотрения запроса, указанный ответ направляется заявителю в течение 3-х дней с момента его подготовки, при предоставлении муниципальной услуги на базе МФЦ ответ в течение 1-го дня с момента его подготовки направляется в МФЦ.

4.2. В исключительных случаях, если запрашиваемая информация не может быть предоставлена в срок из-за необходимости проведения масштабной поисковой работы по комплексу архивных документов, а также в случае направления запроса (заявления), предусмотренного ч. 2 ст. 12 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", руководитель органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения запроса (заявления) не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги

Предоставление муниципальной услуги "Предоставление информации из документов Архивного фонда города Барнаула" осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституцией Российской Федерации;

Конвенцией, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов; заключена в Гааге 05.10.1961; вступила в силу для России 31 мая 1992 г. (далее Конвенция);

Законом СССР от 24.06.1991 N 2261-1 "О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан, лиц без гражданства из СССР за границу";

Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг;

Федеральным законом от 05.07.2010 N 154-ФЗ "Консульский устав Российской Федерации";

Указом Президента Российской Федерации от 31.12.1993 N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию";

постановлением Верховного Совета СССР от 17.04.1991 N 2119-1 "О присоединении Союза Советских Социалистических Республик к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов";

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

приказом Министерства культуры Российской Федерации от 28.12.2009 N 894 "Об утверждении Административного регламента Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства";

приказом Министерства иностранных дел Российской Федерации N 20086, Министерства юстиции Российской Федерации от 25.12.2008 N 311 "Об утверждении Административного регламента предоставления государственной услуги по истребованию личных документов";

Законом Алтайского края от 29.12.2006 N 152-ЗС "О рассмотрении обращений граждан Российской Федерации на территории Алтайского края";

постановлением Алтайского краевого Законодательного Собрания от 28.12.1994 N 168 "О законе Алтайского края "Об Архивном фонде Алтайского края и архивах";

приказом управления Алтайского края по культуре и архивному делу от 03.05.2011 N 132 "Об утверждении Административного регламента по предоставлению управлением Алтайского края по культуре и архивному делу государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства";

постановлением главы администрации города от 12.07.2005 N 1980 "Об упорядочении структуры администрации города и утверждении Положения об архивном отделе администрации г. Барнаула";

постановлением администрации города от 30.12.2010 N 4360 "О Регламенте администрации города Барнаула";

ГАРАНТ:

Постановлением администрации города Барнаула от 4 июня 2012 г. N 1608 постановление администрации города от 30.12.2010 N 4360 признано утратившим силу

постановлением главы администрации города от 09.07.2004 N 2043 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в городской, районных, сельских и поселковых администрациях, их отделах, управлениях и комитетах";

постановлением администрации города от 12.04.2011 N 1137 "Об утверждении Административного регламента рассмотрения обращений граждан в администрации города Барнаула и иных органах местного самоуправления".

6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления
муниципальной услуги в соответствии с нормативными правовыми актами,
непосредственно регулирующими предоставление муниципальной услуги

6.1. Основанием для предоставления муниципальной услуги является направленный в архивный отдел, МФЦ в письменной форме или в форме электронного документа, либо представленный на личном приеме у специалиста архивного отдела, МФЦ запрос (заявление) заявителя.

Предусмотрены следующие формы запросов (заявлений):

форма заявления о подтверждении стажа работы (приложение 3 к Регламенту);

форма заявления о подтверждении льготного стажа работы (приложение 4 к Регламенту);

форма заявления о подтверждении размеров заработной платы (приложение 5 к Регламенту);

форма заявления о подтверждении награждения (приложение 6 к Регламенту);

форма заявления о выдаче архивной копии (выписки) правового акта органа местного самоуправления (приложение 7 к Регламенту);

форма заявления о подтверждении декретного отпуска (приложение 8 к Регламенту);

форма заявления о подтверждении регистрации в качестве предпринимателя (приложение 9 к Регламенту);

форма заявления о выдаче архивной копии свидетельства о праве на наследство (приложение 10 к Регламенту);

форма заявления о выдаче архивной копии договора купли-продажи, дарения имущества (приложение 11 к Регламенту);

форма заявления о выдаче архивной копии договора о выделении земельного участка (приложение 12 к Регламенту).

6.2. В запросе (заявлении) в зависимости от формы запроса указываются сведения, необходимые для его исполнения. В заявлении физические (юридические лица) указывают следующие реквизиты:

наименование организации или должностного лица, которому оно адресовано;

фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя (если заявитель является гражданином другого государства указывается гражданство) либо полное наименование юридического лица на бланке организации;

почтовый и/или электронный адрес заявителя; почтовый адрес, по которому должны быть направлены архивные справки, архивные выписки, архивные копии, ответы об отсутствии запрашиваемых сведений или уведомление о переадресации запроса;

форма получения заявителем информации (архивная справка, архивная выписка, архивная копия, тематический перечень, тематический обзор архивных документов, информационное письмо) - при необходимости;

изложение существа запроса, интересующие заявителя проблема, тема, вопрос, событие, факт, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации, в частности:

- о стаже работы - указывается фамилия (при изменении фамилии - все фамилии, имевшие место в запрашиваемый период), название организации, название структурного подразделения, должность, запрашиваемый период стажа работы, переводы по службе в запрашиваемый период, дата увольнения;

- о заработной плате - указывается фамилия (при изменении фамилии - все фамилии, имевшие место в запрашиваемый период), название организации, название структурного подразделения, должность, запрашиваемый период работы, переводы по службе в запрашиваемый период, дата увольнения;

- о награждении, поощрении - указывается фамилия (при изменении фамилии, имевшая место в запрашиваемый период), название награды или поощрения, дата награждения, решением какого органа произведено награждение, наименование, дата и номер распорядительного документа о награждении, место работы в период награждения, должность, название организации, представившей к награде;

- о несчастном случае - название, ведомственная подчиненность (при наличии) организации, структурное подразделение (производство, цех, отдел, участок), время работы, должность, дата и место несчастного случая, вид происшествия, дата увольнения;

личная подпись гражданина или подпись должностного лица;

дата оформления, отправления запроса.

К запросу заявителем могут быть приложены документы либо их копии, связанные с темой запроса.

Заявитель прикладывает к запросу копии следующих документов:

данных, подтверждающих право собственности, наследования (свидетельство о госрегистрации, справка от нотариуса, решение суда о праве наследования, завещание, дарственная, свидетельство о смерти собственника);

копии листов трудовой книжки за интересующий заявителя период (при запросе справки о стаже, о льготном стаже, о заработной плате).

6.3. К обращению, поступившему в форме электронного документа, заявитель вправе приложить необходимые документы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.

6.4. Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы (доверенность), подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

6.5. Сведения, отнесённые к конфиденциальной информации, предоставляются с учетом категории конфиденциальной информации и установленных законодательством Российской Федерации ограничений доступа к ней.

6.6. При обращении для предоставления государственной услуги с использованием унифицированной электронной карты (УЭК) заявителю необходимо представить УЭК.

6.7. При предоставлении муниципальной услуги в соответствии с пунктами 1 и 2 части 1 статьи 7 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (далее - Федеральный закон N 210-ФЗ) запрещается требовать от заявителя:

представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги;

представления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственные и муниципальные услуги, иных государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственным органам или органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении государственных и муниципальных услуг, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Алтайского края, муниципальными правовыми актами, за исключением документов, включенных в перечень, определенный частью 6 статьи 7 Федерального закона N 210-ФЗ.

7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов,
необходимых для предоставления муниципальной услуги

Запрос (заявление), поступивший в архивный отдел, МФЦ, подлежит обязательному приему.

8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа
в предоставлении муниципальной услуги

Заявителю отказывается в предоставлении муниципальной услуги по следующим основаниям:

если запрос не содержит наименования юридического лица (для гражданина - Ф.И.О.), почтового или электронного адреса заявителя;

если запрос заявителя не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение заведующим архивным отделом, о чем сообщается в течение семи дней гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

если в запросе отсутствуют необходимые сведения (название организации, хронологические рамки запрашиваемого периода) для проведения поисковой работы;

если ответ по существу поставленного в нем вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну при отсутствии у заявителя документов, подтверждающих право на получение сведений, содержащих государственную тайну или конфиденциальную информацию;

если в нем содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. Должностное лицо оставляет запрос без ответа по сути поставленных в нем вопросов и сообщает заявителю, направившему его, о недопустимости злоупотребления правом.

9. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении
муниципальной услуги, и способы ее взимания в случаях,
предусмотренных федеральными законами, принимаемыми в соответствии
с ними иными нормативными правовыми актами, непосредственно регулирующими
предоставление муниципальной услуги

Предоставление муниципальной услуги осуществляется безвозмездно.

10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении
муниципальной услуги и при получении результата предоставления
муниципальной услуги

10.1. Срок ожидания заявителя в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги в архивном отделе не должен превышать 20 минут.

10.2. Срок ожидания заявителя в очереди при получении результата предоставления муниципальной услуги в архивном отделе не должен превышать 20 минут.

11. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги

11.1. Запрос заявителя, поступивший в архивный отдел, подлежит обязательной регистрации в течение трёх дней с момента поступления в архивный отдел в электронной базе данных "Учет запросов учреждений и заявлений граждан по вопросам наведения справок социально-правового и тематического характера".

11.2. Запросы, обращения комитетов и комиссий палат Федерального Собрания Российской Федерации, иных федеральных органов государственной власти, запросы депутатов Государственной Думы Российской Федерации, Алтайского краевого Законодательного Собрания, Барнаульской городской Думы, письма Администрации Алтайского края, связанные с реализацией прав и свобод граждан, регистрируются в день поступления.

11.3. При поступлении в архивный отдел запроса заявителя по электронной почте запрос распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в общем порядке, установленном для письменных обращений. Заявителю направляется уведомление о приеме запроса к рассмотрению.

12. Требования к помещениям, в которых предоставляются муниципальные услуги,
к местам ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении
муниципальной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения
и перечнем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

12.1. Помещение, в котором осуществляется прием заявителей, должно обеспечивать:

комфортное расположение заявителя и должностного лица архивного отдела;

возможность и удобство оформления заявителем письменного обращения;

доступ к основным нормативным правовым актам, регламентирующим полномочия и сферу компетенции архивного отдела;

доступ к нормативным правовым актам, регулирующим предоставление муниципальной услуги;

наличие информационных стендов с образцами заполнения запросов и перечнем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

12.2. Вход и передвижение по помещению, в котором проводится личный прием, не должны создавать затруднений для лиц с ограниченными возможностями.

12.3. Информирование заявителей по предоставлению муниципальной услуги в части факта поступления запроса, его входящих регистрационных реквизитов, ответственного за его исполнение и т.п. осуществляет ведущий специалист архивного отдела.

13. Показатели доступности и качества муниципальной услуги

13.1. Заявитель на стадии рассмотрения его обращения архивным отделом, МФЦ имеет право:

представлять дополнительные документы и материалы по рассматриваемому запросу (заявлению) либо обращаться с просьбой об их истребовании;

знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения запроса (заявления), если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;

получать уведомление о переадресации запроса (заявления) в орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит разрешение поставленных в запросе (заявлении) вопросов;

обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения запроса (заявления);

осуществлять иные действия, не противоречащие настоящему Регламенту и законодательству Российской Федерации.

13.2. Должностные лица архивного отдела обеспечивают:

объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение письменных запросов (заявлений) заявителей, в случае необходимости - с участием заявителей, направивших запрос (заявление);

получение необходимых для рассмотрения письменных запросов (заявлений) заявителей документов и материалов в других органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия.

13.3. Конфиденциальные сведения, ставшие известными должностным лицам архивного отдела при рассмотрении запросов (заявлений) получателей муниципальной услуги, не могут быть использованы во вред этим получателям муниципальной услуги.

13.4. Показателями качества предоставления муниципальной услуги являются: правомерность принимаемых решений в результате оказания муниципальной услуги, своевременность оказания муниципальной услуги, достоверность и полнота предоставляемых сведений по имеющимся в архивном отделе документам.

13.5. Показателями качества и доступности муниципальной услуги являются:

Показатели качества и доступности	Целевое значение показателя в		Целевое значение показателя в последующие годы
	2012 г.	2013 г.
1. Своевременность
% (доля) случаев предоставления услуги в установленные сроки с момента поступления запроса	95%	96%	97%
2. Качество
% (доля) заявителей, удовлетворённых качеством предоставленной услуги	95%	96%	97%
3. Доступность
3.1. % (доля) заявителей, удовлетворённых полнотой и доступностью информации о порядке предоставления услуги	95%	97%	98%
3.2. % (доля) заявителей удовлетворённых организацией процедуры приёма и оформления документов, необходимых для предоставления услуги	95%	97%	98%
3.3. % (доля) заявителей, удовлетворённых вежливостью, компетентностью и организованностью должностных лиц	95%	97%	98%
4. Процесс обжалования
4.1. % (доля) обоснованных жалоб заявителей к общему количеству заявителей, обратившихся с запросом о предоставлении услуги	0,1%	0,5%	0,5%
4.2. % (доля) заявителей, удовлетворённых существующим порядком обжалования	95%	96%	97%
4.3. % (доля) заявителей, удовлетворённых сроками обжалования	95%	96%	97%

13.6. Методы проведения мониторинга качества и доступности муниципальной услуги:

опрос (в форме интервьюирования, анкетирования);

проведение "контрольных закупок услуг" - получение услуги экспертом в качестве обычного заявителя с целью фиксации и документирования фактов исполнения (нарушения) порядка ее предоставления.

13.7. Объектами мониторинга выступают:

качество услуги;

доступность услуги.

Проведение мониторинга должно осуществляться по мере необходимости, но не реже одного раза в полугодие.

Архивный отдел формирует информационно-аналитический отчет по следующим показателям

Отчетные показатели	Ед. измерения	Значение показателя за отчетный период		Причины невыполнения планового значения
		План	Факт
1. Доля заявителей, удовлетворенных качеством предоставленных государственных (муниципальных) услуг, от общего числа опрошенных заявителей	%
2. Среднее количество обращений граждан для получения одной государственной (муниципальной) услуги	ед.
3. Среднее время ожидания в очереди при обращении граждан Российской Федерации в государственный (муниципальный) орган	мин.
4. Доля государственных (муниципальных) услуг, предоставляемых в Алтайском крае, по которым регулярно проводится мониторинг их качества, от общего числа предоставляемых в Алтайском крае государственных и муниципальных услуг	%
5. Доля муниципальных образований, в которых проводится мониторинг качества исполнения государственных функций, предоставления государственных услуг	%

14. Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления
муниципальных услуг в многофункциональном центре
и особенности предоставления муниципальных услуг в электронной форме
(если соответствующая услуга предоставляется в электронной форме)

14.1. Архивный отдел обеспечивает возможность получения заявителями информации о предоставляемой муниципальной услуге на официальном Интернет-сайте города Барнаула - http://www.barnaul.org, Интернет-сайте МФЦ и на Едином портале государственных и муниципальных услуг.

14.2. Архивный отдел обеспечивает возможность получения и копирования заявителями на официальном Интернет-сайте города Барнаула - http://www.barnaul.org и на Едином портале государственных и муниципальных услуг форм запросов и иных документов, необходимых для получения муниципальной услуги в электронном виде.

14.3. Архивные справки, архивные выписки, архивные копии, предназначенные для отправки в иностранные государства на которых требуется проставления апостиля, направляются в управление Алтайского края по культуре и архивному делу.

14.4. Не требуется проставление апостиля:

на архивных справках, архивных выписках, архивных копиях, предназначенных для направления в государства, заключившие с Российской Федерацией договоры (конвенции) о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства, являющиеся участниками СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве;

на ответах об отсутствии запрашиваемых сведений.

14.5. Архивные справки, архивные выписки, архивные копии, предназначенные для отправки в иностранные государства, и не требующие проставления апостиля, а также ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, подготовленные по результатам рассмотрения запроса, полученного непосредственно от заявителя, подписываются заведующим архивным отделом и направляются в адреса заявителя.

III. Состав,
последовательность и сроки выполнения административных процедур,
требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения
административных процедур в электронной форме

1. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур

Оказание муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры, представленные в виде блок-схем в приложениях 13, 14 к Регламенту:

прием и регистрация запросов;

рассмотрение запросов заведующим архивным отделом и передача их на исполнение;

анализ тематики запросов;

подготовка, оформление и направление запросов по принадлежности в соответствующие органы, организации;

подготовка, оформление письменных уведомлений о результатах рассмотрения запросов;

оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий, ответов об отсутствии запрашиваемых сведений;

рассмотрение ответов на запросы заведующим архивным отделом;

снятие запроса с контроля;

направление (выдача) заявителям ответов, архивных справок, архивных выписок, архивных копий.

2. Требования к порядку выполнения административных процедур,
особенности выполнения административных процедур в электронной форме

2.1. Прием и регистрация запросов

2.1.1. Основанием для начала проведения административной процедуры является подача заявления (запроса). Заявление физического (юридического) лица может быть представлено лично заведующему архивным отделом, главному, ведущему специалисту архивного отдела, ведущему прием, или направлено посредством почтовой, электронной связи в архивный отдел.

При приеме физических (юридических) лиц главный специалист архивного отдела, осуществляющий прием, ведет регистрацию приема заявителей, проверяет:

документы, удостоверяющие личность,

документ о подтверждении права на получение сведений, содержащих государственную тайну или конфиденциальную информацию,

свидетельство о браке (в случае изменения фамилии заявителя) для получения информации:

о направлении в детские дома,

об изменении фамилии, имени, отчества,

о наследстве,

о купле-продаже имущества,

о дарении имущества,

о выделении и закреплении земельных участков под строительство (дома, гаража, погреба),

о приватизации квартиры.

Главный специалист архивного отдела дает исчерпывающую консультацию о наличии запрашиваемой информации в документах архивного отдела, сроках и условиях предоставления услуги, а также проверяет наличие в заявлении сведений, дающих право на получение архивных справок (выписок, копий).

Для начала действий по предоставлению муниципальной услуги главный специалист передает запросы для регистрации ведущему специалисту, обеспечивающему прием и регистрацию почтовой корреспонденции в архивном отделе.

2.1.2. Регистрация включает в себя внесение сведений о запросе в электронную базу данных "Учет запросов учреждений и заявлений граждан по вопросам наведения справок социально-правового и тематического характера", простановку и заполнение регистрационного штампа. При заполнении базы данных определяется тематика заявления физического (юридического) лица, отнесение запрашиваемых сведений к социально-правовому или тематическому характеру. Определяется вид запроса по следующим критериям:

социально-правовыми запросами являются запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации, а также касающиеся имущественных и наследственных прав граждан;

тематическими запросами являются запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, событию, факту, в том числе биографические по которым устанавливаются сведения, необходимые для изучения и деятельности конкретных лиц.

2.1.3. Срок исполнения данной административной процедуры 3 дня с момента поступления запроса в архивный отдел. При личном обращении заявителя в архивный отдел заявление регистрируется в день подачи.

2.1.4. Результатом административной процедуры является прием и регистрация заявления.

2.2. Рассмотрение запросов заведующим архивным отделом
и передача их на исполнение

2.2.1. Основанием для начала административной процедуры является передача ведущим специалистом запросов после их регистрации на рассмотрение заведующим архивным отделом.

2.2.2. Заведующий архивным отделом при рассмотрении запроса в соответствии с его тематикой определяет специалиста отдела, ответственного за исполнение запроса (далее - ответственный исполнитель).

Для работы с документами по личному составу ликвидированных организаций и предприятий города определяется главный, ведущий специалист, специалист 1 категории.

Для работы с документами органов местного самоуправления, нотариальными документами Первой государственной нотариальной конторы определяются ведущие специалисты.

2.2.3. Срок исполнения данной административной процедуры 1 день со дня регистрации запроса в архивном отделе.

2.2.4. Рассмотренный запрос с резолюцией заведующего архивным отделом передается через ведущего специалиста, обеспечивающего прием и регистрацию запросов, непосредственно ответственному исполнителю (главному, ведущему специалисту, специалисту 1 категории).

2.3. Анализ тематики запросов

2.3.1. Основанием для начала проведения административной процедуры является просмотр и анализирование ответственным исполнителем тематики запросов.

Анализ тематики запросов включает в себя определение ответственным исполнителем:

правомочности получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих государственную тайну и сведения конфиденциального характера. Указанная информация может быть предоставлена только при наличии у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну или конфиденциальную информацию;

степени полноты сведений, содержащихся в запросе заявителя, необходимых для проведения поисковой работы (фамилия (при изменении фамилии - все фамилии, имевшие место в запрашиваемый период), название организации, название структурного подразделения, должность, запрашиваемый период работы, точные данные распорядительных документов);

местонахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса заявителя, оно определяется в соответствии с топографическими указателями о расположении архивных документов в архивохранилищах;

адресов конкретных органов и организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос заявителя. Ответственным исполнителем уточняются сведения о наличии документов по базе данных "Архивный фонд Алтайского края" краевого государственного казенного учреждения "Государственный архив Алтайского края" (далее - КГКУ "ГААК"), муниципальных архивов Алтайского края, по телефону в архиве управления Алтайского края по образованию и делам молодёжи, ведется поиск действующих организаций и предприятий города по программе "ДубльГИС".

2.3.2. Срок исполнения данной административной процедуры 3 дня со дня регистрации запроса в архивном отделе.

2.3.3. Ответственным исполнителем принимается соответствующее решение о возможности исполнения запроса.

2.4. Подготовка, оформление и направление запросов по принадлежности
в соответствующие органы, организации

2.4.1. Основанием для начала проведения административной процедуры является подготовка по итогам анализа тематики запроса письменного уведомления ответственным исполнителем (ведущим специалистом) архивного отдела автору запроса о направлении соответствующего запроса на исполнение по принадлежности в органы и организации для ответа в его адрес о результатах поиска запрашиваемой информации.

2.4.2. При необходимости ответственный исполнитель направляет запросы на исполнение в соответствующие организации, КГКУ "ГААК", в архив управления Алтайского края по образованию и делам молодёжи, муниципальные архивы. В случае, если исполнение запроса относится к компетенции нескольких организаций, ответственный исполнитель направляет в соответствующие организации для исполнения копии запроса, указывая в сопроводительном письме, что ответ необходимо направить в адрес заявителя. Одновременно с направлением запросов на исполнение в соответствующие организации, КГКУ "ГААК", муниципальные архивы ответственный исполнитель письменно уведомляет об этом заявителя.

2.4.3. Срок исполнения данной административной процедуры 7 дней со дня регистрации запроса в архивном отделе.

2.4.4. При отсутствии в архивном отделе документов, необходимых для исполнения запроса, направлении запросов по принадлежности в соответствующие органы, организации на бланке архивного отдела составляется ответ с изложением факта и причин отсутствия документов, содержащих запрашиваемые сведения.

2.5. Подготовка, оформление письменных уведомлений
о результатах рассмотрения запросов

2.5.1. Основанием для начала проведения административной процедуры является подготовка по итогам анализа тематики запроса письменного уведомления ответственным исполнителем (ведущим специалистом) архивного отдела заявителю о результатах рассмотрения соответствующего запроса.

2.5.2. По итогам анализа запроса ответственный исполнитель архивного отдела:

дает мотивированный отказ заявителю в получении запрашиваемых сведений при отсутствии у него права на их получение и разъясняет его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации;

запрашивает у заявителя сведения для уточнения и дополнения запроса в случае отсутствия в запросе заявителя достаточных данных для организации выявления запрашиваемой информации в архивном отделе, нечетко, неправильно сформулированного запроса;

информирует заявителя о невозможности прочтения запроса, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

при отсутствии запрашиваемых сведений в архивном отделе информирует об этом заявителя и при возможности дает рекомендации по их дальнейшему поиску (указывает адреса соответствующих государственных и ведомственных архивов).

2.5.3. Срок исполнения данной административной процедуры 7 дней со дня регистрации запроса в архивном отделе.

2.5.4. При отсутствии в архивном отделе документов, необходимых для исполнения запроса на бланке архивного отдела составляется ответ с изложением факта и причин отсутствия документов, содержащих запрашиваемые сведения.

2.6. Оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий,
ответов об отсутствии запрашиваемых сведений

2.6.1. Основанием для начала проведения административной процедуры является подготовка соответствующего вида документов.

2.6.2. Все подготавливаемые документы (архивные справки, архивные выписки и машиночитаемые архивные копии и другие) оформляются на государственном языке Российской Федерации.

Текст в архивной справке излагается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В данной архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тесте справки в скобках ("так в тексте оригинала" или "так в документе").

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("так в тексте оригинала", "в тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.

После текста архивной справки указываются архивные шифры (номера фондов, описей, дел, листов) используемых архивных документов.

Все листы архивной справки нумеруются, на втором и последующих листах справки в верхнем правом углу оформляется отметка: "продолжение архивной справки N ___".

В архивной выписке воспроизводятся полностью название архивного документа, из которого произведены выписки, его номер и дата. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "так в тексте оригинала", "так в документе". После текста архивной выписки указываются архивные шифры (номера фондов, описей, дел, листов) используемых архивных документов.

Архивные справки, архивные выписки и машинописные (компьютерный вариант) копии составляются на бланке архивного отдела с обозначением названия документа "Архивная справка", "Архивная выписка" и "Архивная копия". При изготовлении ксерокопий архивных документов бланк не используется. Каждый лист справки, составленной на бланке архивного отдела, подписывается заведующим отдела и заверяется печатью архивного отдела.

Архивные копии документов могут быть оформлены только в отношении тех лиц, о которых запрашиваются сведения, при наличии в документах вместе с запрашиваемыми сведениями сведений о других лицах оформляются архивные выписки. На обороте каждого листа копии проставляются поисковые данные документа. Все листы копии документа с оборотной стороны должны быть заверены печатью архивного отдела и подписью заведующего.

В архивной справке, архивной выписке, архивной копии, направляемых в иностранные государства, объем которых превышает один лист, листы прошиваются вместе ниткой любого цвета и нумеруются. Последний лист архивной справки, архивной выписки, архивной копии в месте, где она прошита, заклеивается плотной бумагой размером 4х4 см, на которой проставляется печать архивного отдела.

Ответы об отсутствии запрашиваемых сведений оформляются на бланке архивного отдела, должны содержать исчерпывающую информацию с изложением причин отсутствия документов, содержащих запрашиваемые сведения.

2.6.3. Срок исполнения данной административной процедуры 23 дня со дня регистрации запроса в архивном отделе.

2.6.4. По окончании административной процедуры составляется соответствующий документ.

2.7. Рассмотрение ответов на запросы заведующим архивным отделом

2.7.1. Основанием для начала проведения административной процедуры является предоставление заведующему архивным отделом соответствующих документов по исполнению запросов.

2.7.2. Исполненные по запросам заявителей архивные справки, архивные выписки, архивные копии и ответы об отсутствии в архивном отделе запрашиваемых сведений, подготовленные сопроводительные письма к запросам, направляемым на исполнение по принадлежности в органы и организации, уведомления заявителям о результатах рассмотрения запросов рассматриваются заведующим архивным отделом в течение 1 дня.

2.7.3. Итогом рассмотрения ответов на запросы является (для архивных справок, архивных выписок, архивных копий) их подписание заведующим архивным отделом и заверение печатью архивного отдела, либо их подписание.

2.8. Снятие запроса с контроля

2.8.1. Основанием для начала проведения административной процедуры является передача заведующим архивным отделом ведущему специалисту, обеспечивающему прием и регистрацию почтовой корреспонденции, рассмотренных, подписанных документов.

2.8.2. Исполненные запросы регистрируются ведущим специалистом, обеспечивающим прием и регистрацию почтовой корреспонденции.

Регистрация включает в себя внесение сведений об ответе на запрос, направлении его на исполнение по принадлежности в соответствующий орган и организацию в электронную базу данных "Учет запросов учреждений и заявлений граждан по вопросам наведения справок социально-правового и тематического характера", оформление соответствующих реквизитов на ответе и снятие запроса с контроля.

2.8.3. Срок исполнения данной административной процедуры 2 дня с момента подписания ответа заведующим архивным отделом.

2.9. Направление (выдача) заявителям ответов,
архивных справок, архивных выписок, архивных копий

2.9.1. Основанием для начала проведения административной процедуры является снятие запроса с контроля.

2.9.2. Ответы на запросы высылаются в адрес заявителей почтой или в форме электронного документа или по просьбе заявителя выдаются лично в руки (при условии предъявления документа, удостоверяющего личность). При отправке ответа заявителю высылается первый экземпляр архивной справки, архивной выписки, архивной копии, подготовленной архивным отделом, и первый экземпляр сопроводительного письма.

2.9.3. Для проставления апостиля на архивных справках, архивных выписках, архивных копиях, подготовленных архивным отделом, документы направляются в управление Алтайского края по культуре и архивному делу.

2.9.4. После регистрации сопроводительные письма вместе с копиями запросов направляются на исполнение по принадлежности в органы и организации, копии сопроводительных писем в качестве письменного уведомления о направлении запроса на исполнение в соответствующий орган, организацию направляются в адрес заявителя. Отправка писем осуществляется ведущим специалистом архивного отдела, обеспечивающим прием и регистрацию почтовой корреспонденции.

2.9.5. Срок исполнения данной административной процедуры 2 дня с момента оформления сопроводительного письма, письменного уведомления.

2.9.6. Рассмотрение запроса считается законченным, если дан ответ по существу запроса, по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

2.10. Особенности выполнения административной процедуры
в МФЦ и в электронной форме

2.10.1. В случае получения запроса заявителя в форме электронного документа с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, запрос распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке. Заявителю направляется уведомление о приеме запроса к рассмотрению. Подготовленный документ направляется архивным отделом в форме электронного документа по адресу электронной почты, если в запросе заявителя не указано, что ответ должен быть направлен в письменной форме по почтовому адресу, указанному в запросе.

2.10.2. Если заявитель обратился за получением муниципальной услуги в МФЦ, запрос заявителя рассматривается в течение 27 дней, регистрируется, снимается с контроля в архивном отделе в течение 1 дня.

IV. Формы контроля за исполнением Регламента

1. Формы контроля за исполнением муниципальными
служащими положений Регламента

1.1. Текущий контроль за выполнением Регламента осуществляется должностными лицами архивного отдела, ответственными за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги.

1.2. Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги, проверок соблюдения и исполнения специалистами положений Регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации.

1.3. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании ежегодных планов работы архивного отдела) и внеплановыми. Проверка также может проводиться по конкретному обращению заявителя.

2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок
при осуществлении контроля за исполнением муниципальными
служащими положений Регламента

2.1. Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела.

2.2. Для проведения проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги заведующим архивным отделом формируется комиссия. Полномочия и состав комиссии утверждаются заведующим архивным отделом.

2.3. Результаты деятельности комиссии оформляются протоколом, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

2.4. Периодичность осуществления контроля устанавливается заведующим архивным отделом.

3. Ответственность муниципальных служащих за решения и действия
(бездействия), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления
муниципальной услуги

3.1. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.2. Персональная ответственность специалистов архивного отдела закрепляется в их должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий
(бездействий) органа, предоставляющего муниципальную услугу,
муниципальных служащих, участвующих в предоставлении муниципальной услуги

1. Информация для заявителей об их праве на досудебное (внесудебное)
обжалование действий (бездействий) органа, предоставляющего муниципальную
услугу, муниципальных служащих, участвующих в предоставлении муниципальной
услуги. Орган местного самоуправления и (или) должностное лицо, которым может
быть адресована жалоба заявителя в досудебном (внесудебном) порядке

Заявитель может обжаловать решения, действия (бездействия):

должностных лиц архивного отдела - заведующему архивным отделом;

заведующего архивным отделом - в администрацию г. Барнаула.

Контактные данные для подачи жалоб в связи с предоставлением муниципальной услуги приведены в приложении 15 к Регламенту.

Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в архивный отдел.

2. Предмет досудебного (внесудебного) обжалования

Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

1) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;

2) нарушение срока предоставления муниципальной услуги;

3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;

4) отказ в приеме у заявителя документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;

5) отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;

6) затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;

7) отказ органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

Заявитель в своей жалобе указывает:

1) наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего, решения и действия (бездействия) которых обжалуются;

2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего;

4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

3. Права заявителя на получение информации и документов, необходимых
для обоснования и рассмотрения жалобы

Заявитель вправе получить устную информацию о ходе рассмотрения жалобы по телефону заведующего архивным отделом 61-44-04, а также соответствующую письменную информацию по письменному запросу в архивный отдел администрации г. Барнаула

4. Сроки рассмотрения жалобы

Общий срок рассмотрения жалобы и направления ответа заявителю не должен превышать 15 рабочих дней с даты регистрации жалобы.

В случае обжалования отказа архивного отдела, должностного лица архивного отдела в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений, жалоба подлежит рассмотрению в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

5. Результат досудебного (внесудебного) обжалования

5.1. По результатам рассмотрения жалобы администрация города Барнаула, заведующий архивным отделом принимает одно из следующих решений:

1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных архивным отделом опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами, а также в иных формах;

2) отказывает в удовлетворении жалобы.

5.2. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в подпункте 5.1. пункта 5 раздела V Регламента, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

5.3. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб в соответствии с подпунктом 5.1. пункта 5 раздела V Регламента, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

5.4. При получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, администрация города Барнаула, архивный отдел вправе оставить жалобу без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается и она не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение 7 дней со дня регистрации жалобы сообщается лицу, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддается прочтению.

В случае, если в жалобе не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

Первый заместитель главы администрации города, руководитель аппарата

П.Д. Фризен