Приложение. Административный регламент по предоставлению Главным управлением образования и молодежной политики Алтайского края государственной услуги по исполнению и выдаче архивных справок или копий архивных документов социально-правового характера гражданам и организациям

Приложение
к приказу Главного управления
образования и молодёжной
политики Алтайского края
от 29 мая 2013 г. N 2561

Административный регламент
по предоставлению Главным управлением образования и молодежной политики Алтайского края государственной услуги по исполнению и выдаче архивных справок или копий архивных документов социально-правового характера гражданам и организациям

С изменениями и дополнениями от:

28 ноября 2013 г.

1. Общие положения

1.1. Административный регламент по предоставлению Главным управлением образования и молодежной политики Алтайского края государственной услуги по исполнению и выдаче архивных справок или копий архивных документов социально-правового характера гражданам и организациям (далее - "Регламент") разработан в целях повышения качества информационного обеспечения ретроспективной документной информацией физических и юридических лиц, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) Главным управлением образования и молодежной политики Алтайского края (далее - "Главное управление"), а также порядок взаимодействия Главного управления с управлением Алтайского края по культуре и архивному делу при исполнении запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства.

1.2. Организация исполнения запросов социально-правового характера, оформления в установленном порядке архивных справок или копий архивных документов включает в себя организацию исполнения поступающих в Главное управление социально-правовых запросов. Главное управление организует исполнение запросов, поступивших по почте, факсимильной связи с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе Интернет, включая единый портал государственных и муниципальных услуг, а также в ходе личного приёма и через краевое автономное учреждение "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг Алтайского края" (далее - "Многофункциональный центр").

1.3. Получателями государственной услуги (далее - "Заявители") являются физические и юридические лица либо их уполномоченные представители.

2. Стандарт предоставления государственной услуги

2.1. Наименование государственной услуги.

Государственная услуга по исполнению и выдаче архивных справок или копий архивных документов социально-правового характера гражданам и организациям.

2.2. Наименование органа государственной власти, предоставляющего государственную услугу.

Государственную услугу по исполнению и выдаче архивных справок или копий архивных документов социально-правового характера гражданам и организациям предоставляет Главное управление.

2.3. Почтовый адрес: ул. Ползунова, 36, г. Барнаул, 656035.

2.4. График работы: с понедельника по четверг с 9.00 до 18.00, обед с 13.00 до 13.48; пятница с 9.00 до 17.00, обед с 13.00 до 13.48.

2.5. Телефон: (3852) 63-57-26, телефон/факс: (3852) 35-35-59, адрес электронной почты: eduk@ttb.ru

2.6. Местонахождение, график работы и телефоны структурного подразделения Главного управления, осуществляющего непосредственное предоставление государственной услуги:

Архив Главного управления образования и молодежной политики Алтайского края.

2.7. Почтовый адрес: ул. Попова, 68, г. Барнаул, 656062.

2.8. График работы: с понедельника по четверг с 8.00 до 17.00, обед с 12.00 до 12.48; пятница с 8.00 до 16.00, обед с 12.00 до 12.48.

2.9. Телефон: (3852) 52-41-26,телефон/факс: (3852) 52-41-25, адрес электронной почты: obrarhiv@mail.ru

Непосредственное исполнение запросов и выдачу архивных справок или копий архивных документов социально-правового характера гражданам и организациям осуществляет архив Главного управления (далее - "Архив").

2.9.1. Информирование по процедуре исполнения государственной услуги производится любым доступным способом:

2.9.2. по телефону;

2.9.3. письменным уведомлением;

2.9.4. по электронной почте;

2.9.5. через официальный сайт Главного управления;

2.9.6. через консультацию при личном обращении в Архив Главного управления;

2.9.7. через обращение в Многофункциональный центр.

Запрещается требовать от Заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственных услуг и связанных с обращением в иные государственные органы, организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственных услуг, утвержденный нормативным правовым актом Алтайского края.

2.10. Результатом предоставления государственной услуги является:

2.10.1. направление (выдача) Заявителю:

архивных справок, архивных выписок, архивных копий;

ответа об отсутствии в Архиве запрашиваемых сведений;

уведомления об отказе в предоставлении государственной услуги;

2.10.2. направление в управление Алтайского края по культуре и архивному делу архивных справок, архивных выписок, архивных копий, направляемых в иностранные государства, для проставления апостиля.

Рассмотрение запроса Заявителя считается законченным, если по нему приняты необходимые меры, автор обращения проинформирован о результатах рассмотрения.

2.11. Срок предоставления государственной услуги.

Запросы заявителей, поступившие в Архив Главного управления, исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях заместитель Губернатора Алтайского края, начальник Главного управления, либо уполномоченное на это лицо, вправе продлить срок исполнения запроса на 30 дней, уведомив об этом Заявителя.

2.12. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги.

Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации;

Конвенцией, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов; заключена в Гааге 05 октября 1961 г.; вступила в силу для России 31 мая 1992 г. (далее Конвенция);

Федеральным законом от 6 октября 1999 года N 184-ФЗ "Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации";

Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации;

Федеральным законом от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг;

Федеральным законом от 05 июля 2010 г. N 154-ФЗ "Консульский устав Российской Федерации";

Федеральным законом от 3 декабря 2011 года N 383-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации";

постановлением Правительства Российской Федерации от 16 августа 2012 г. N 840 "О порядке подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) федеральных органов исполнительной власти и их должностных лиц, федеральных государственных служащих, должностных лиц государственных внебюджетных фондов Российской Федерации;

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

законом Алтайского края от 28 декабря 1994 г. "Об Архивном фонде Алтайского края и архивах";

постановлением Администрации Алтайского края от 04 мая 2011 г. N 243 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг и исполнения государственных функций, а также проведения экспертизы их проектов";

положением о Главном управлении образования и молодежной политики Алтайского края, утверждённым постановлением Администрации Алтайского края от 29.05.2012 N 283;

положением об архиве Главного управления образования и молодежной политики Алтайского края, утверждённым заместителем Губернатора Алтайского края, начальником Главного управления от 02.11.2012 (согласовано протоколом экспертно-проверочно-методической комиссии (ЭПМК) управления архивного дела Алтайского края от 01.11.2012 N 19).

Административным регламентом по предоставлению управлением Алтайского края по культуре и архивному делу государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства" (утвержденном приказом управления Алтайского края по культуре и архивному делу от 03.05.2011 N 132).

2.13. Перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги

2.13.1. Для предоставления государственной услуги Заявителю необходимо оформить письменный запрос на получение архивной справки, архивной выписки, архивной копии. Письменный запрос может быть оформлен в форме электронного документа (приложения 1-8).

В запросе Заявителя на получение архивной справки, архивной, выписки, архивной копии указывается фамилия (при изменении фамилии - все фамилии, имевшие место в запрашиваемый период), имя и отчество (последнее - при его наличии), год и место рождения, почтовый адрес, по которому должны быть направлены архивные справки, архивные выписки, архивные копии, а также в зависимости от содержания запроса предоставляются иные сведения, необходимые для его исполнения:

о стаже работы - название организации, название структурного подразделения, должность, запрашиваемый период работы, переводы по службе в запрашиваемый период, дата увольнения;

о заработной плате - название организации, название структурного подразделения, должность, время работы, запрашиваемый период работы;

о награждении, поощрении - название награды или поощрения, дата награждения, решением какого органа произведено награждение, наименование, дата и номер распорядительного документа о награждении, место работы в период награждения, должность, название организации, представившей к награде;

об образовании - название и адрес учебного заведения, специальность, даты поступления и окончания учёбы;

иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.

2.13.2. Для предоставления услуги необходимо наличие документа, удостоверяющего личность Заявителя.

К запросу Заявителем могут быть приложены иные документы, связанные с тематикой запроса либо их копии. К обращению, поступившему в форме электронного документа, Заявитель вправе приложить необходимые документы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.

Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия Заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

2.13.3. Запрещается требовать от Заявителя:

предоставление документов и информации или осуществление действий, которые не предусмотрены нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;

предоставление документов и информации, которые находятся в распоряжении Главного управления, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Алтайского края, муниципальными правовыми актами.

Перечень оснований для отказа в приёме документов, необходимых для предоставления государственной услуги отсутствует.

2.14. Перечень оснований для отказа в предоставлении, приостановления исполнения государственной услуги.

2.14.1. Основанием для отказа в предоставлении государственной услуги является:

отсутствие в запросе сведений, необходимых для его исполнения в соответствии с пунктом 2.13.1 Регламента;

непредставление необходимых документов, указанных в пункте 2.13.2 Регламента;

несоответствие заявления и документов требованиям к оформлению: текст не поддается прочтению, о чем сообщается заявителю, если его фамилия и адрес поддаются прочтению.

отсутствие в заявлении фамилии и обратного адреса Заявителя;

наличие в запросе нецензурных либо оскорбительных выражений, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи (автору сообщается о недопустимости злоупотребления правом);

в случае если ответ по существу поставленного в запросе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую Федеральным законом тайну;

запрашиваемые сведения не относятся к составу хранящихся в архиве архивных документов;

отсутствие запрашиваемых сведений в Архиве Главного управления.

2.14.2. Основания для приостановления исполнения государственной услуги отсутствуют.

2.15. Порядок, размер и основания государственной пошлины или иной платы, установленной за предоставление государственной услуги

Предоставление государственной услуги по исполнению и выдаче архивных справок или копий архивных документов социально-правового характера гражданам и организациям, в том числе российским гражданам, иностранным гражданам и лицам без гражданства, проживающим за рубежом, осуществляется бесплатно.

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления образования и молодежной политики Алтайского края от 28 ноября 2013 г. N 5315 в пункт 2.16 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.16. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги.

При нахождении Заявителя в Архиве Главного управления максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги лично не должен превышать 15 минут.

2.17. Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, к залу ожидания, местам для составления запросов при предоставлении государственной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления государственной услуги.

2.17.1. Вход в здание Архива оборудован вывеской с наименованием Главного управления.

2.17.2. Помещения для приёма Заявителей оборудованы информационными табличками (вывесками) с указанием:

номера кабинета;

фамилии, имени, отчества и должности лица, осуществляющего приём граждан;

часов приёма и времени перерыва на обед.

2.17.3. Места для ожидания оснащены столами, стульями, информационными стендами, обеспечены канцелярскими принадлежностями для возможности оформления запроса. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании.

2.17.4. На информационных стендах размещается следующая информация:

график приёма граждан;

текст Регламента;

фамилии, имена, отчества должностных лиц Главного управления, ответственных за предоставление государственной услуги;

фамилии, имена, отчества должностных лиц, осуществляющих приём и информирование Заявителей;

номера кабинетов, где осуществляется приём и информирование Заявителей;

номера телефонов, адрес электронной почты Главного управления;

перечень документов, сведений, необходимых для предоставления государственной услуги, бланки запросов.

2.17.5. Тексты информационных материалов на стендах печатаются удобным для чтения шрифтом, наиболее важные места выделяются полужирным шрифтом.

2.17.6. При личном приёме граждан должностное лицо, осуществляющее приём, ведёт регистрацию приёма, даёт исчерпывающую консультацию о наличии запрашиваемой информации в документах Архива, сроках и условиях предоставления услуги, а также проверяет наличие в заявлении сведений, дающих право на получение архивных справок, архивных выписок, архивных копий, в том числе:

паспортных данных Заявителя или данных универсальной электронной карты,

данных свидетельства о браке (в случае изменения фамилии Заявителя),

данных, подтверждающих родство Заявителя, запрашивающего сведения о другом лице (свидетельство о рождении, браке),

доверенности или письменного согласия гражданина (при запросе сведений на других лиц, с целью соблюдения ограничений в использовании документов, предусмотренных архивным законодательством, если исполнение запроса Заявителя требует обращения к документам, содержащим информацию конфиденциального характера).

2.18. Предусмотрены для заполнения следующие формы заявлений:

форма заявления о подтверждении стажа работы (приложение 1);

форма заявления о подтверждении размеров заработной платы (приложение 2);

форма заявления о подтверждении факта награждения (приложение 3);

формы заявлений о выдаче архивной выписки, архивной копии (приложения 4, 5);

форма заявления о подтверждении факта обучения (приложение 6);

форма заявления о подтверждении факта пребывания в детских домах (приложение 7);

форма заявления о выдаче невостребованных личных документов (приложение 8).

Личный прием граждан осуществляется заведующим Архивом в рабочие дни по предварительной записи.

Отсутствие предварительной записи не может служить основанием отказа в принятии на личный прием, если не истекло время проведения личного приема в день обращения гражданина.

В течение рабочего дня должностное лицо Архива даёт исчерпывающую информацию по всем вопросам выполнения административных процедур.

Показатели доступности и качества государственной услуги

Показателями качества и доступности государственной услуги являются:

Показатели качества и доступности	Целевое значение показателя в		Целевое значение показателя в последующие годы
	2011 г.	2012 г.
1. Своевременность
1.1.% (доля) случаев предоставления услуги в установленные сроки с момента поступления запроса	95%	95%	95%
2. Качество
2.1. % (доля) заявителей, удовлетворённых качеством предоставленной услуги	95%	95%	95%
3. Доступность
3.1. % (доля) заявителей, удовлетворённых полнотой и доступностью информации о порядке предоставления услуги	95%	95%	95%
3.2. % (доля) заявителей удовлетворённых организацией процедуры приёма и оформления документов, необходимых для предоставления услуги	95%	95%	95%
3.3. % (доля) заявителей, удовлетворённых вежливостью, компетентностью и организованностью должностных лиц	95%	95%	95%
4. Процесс обжалования
4.1. % (доля) обоснованных жалоб заявителей общему количеству заявителей, обратившихся с запросом о предоставлении услуги	0,1%	0,1%	0,1%
4.2. % (доля) заявителей, удовлетворённых существующим порядком обжалования	95%	95%	95%
4.3. % (доля) заявителей, удовлетворённых сроками обжалования	95%	95%	95%

Оценка показателей осуществляется Главным управлением в соответствии с методическими рекомендациями по проведению опросов населения для определения качества и доступности предоставляемых государственных услуг, утверждёнными решением комиссии по проведению административной реформы и реформированию государственной гражданской службы Алтайского края от 26.06.2009.

Информирование о показателях доступности и качества государственной услуги осуществляется через:

размещение информации на стендах в Архиве;

возможность подачи заявления в общественную приёмную на официальном сайте Главного управления;

выполнение отчёта об исполнении государственного задания по показателям качества государственной услуги;

Многофункциональный центр.

2.19. Иные требования, характеризующие предоставление государственной услуги.

Предоставление государственной услуги может осуществляться путём взаимодействия Главного управления и Многофункционального центра.

Российским, иностранным гражданам и лицам без гражданства, проживающим за рубежом, подлинные архивные документы не направляются.

Архивные справки, архивные выписки, архивные копии, предназначенные для отправки в иностранные государства, на которых требуется проставление апостиля, направляются в управление Алтайского края по культуре и архивному делу.

Не требуется проставление апостиля:

на архивных справках, архивных выписках, архивных копиях, предназначенных для направления в государства, заключившие с Российской Федерацией Договоры (Конвенции) о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства - участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве;

на ответах об отсутствии запрашиваемых сведений.

Архивные справки, архивные выписки, архивные копии, предназначенные для отправки в иностранные государства, и не требующие проставления апостиля, а также ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, подготовленные по результатам рассмотрения запроса, полученного непосредственно от Заявителя, заверяются подписью заведующего Архивом, направляются в адреса Заявителя.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения процедур в электронной форме

3.1. Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

прием и регистрация запросов;

рассмотрение запросов и передача их на исполнение ответственному исполнителю;

анализ тематики поступивших запросов, принятие решения о возможности исполнения запроса;

передача запроса на исполнение;

оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий, ответов об отсутствии запрашиваемых сведений;

рассмотрение ответов на запросы заведующим Архивом;

снятие запроса с контроля;

направление (выдача) Заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок, архивных копий.

3.2. Порядок предоставления Архивом государственной услуги по исполнению и выдаче архивных справок социально-правового характера гражданам и организациям осуществляется в соответствии с блок-схемой (приложение 9).

3.2.1. Регистрация запроса.

Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

Все поступившие в Архив Главного управления письменные запросы регистрируются в течение дня поступления в базе данных "Регистрация социально-правовых запросов" должностным лицом, обеспечивающим приём и регистрацию социально-правовых запросов в Архиве Главного управления.

Регистрация включает в себя внесение сведений о запросе в регистрационно-контрольную карточку, простановку и заполнение регистрационного штампа, передачу запроса на рассмотрение заведующему Архивом Главного управления.

Срок исполнения данной процедуры составляет 1 день с момента поступления запроса, при личном обращении - в день подачи заявления.

3.2.2. Рассмотрение запросов и передача их на исполнение ответственному исполнителю.

Заведующий Архивом Главного управления при рассмотрении запроса определяет работника архива, ответственного за исполнение запроса (далее - ответственный исполнитель). Рассмотренный запрос с резолюцией заведующего Архивом, передаётся на исполнение.

Срок исполнения данной административной процедуры составляет 1 день с момента регистрации запроса.

3.2.3. Анализ тематики запросов, принятие решения о возможности исполнения запроса.

Анализ тематики поступивших запросов включает в себя определение ответственным исполнителем:

правомочности получения Заявителем запрашиваемой информации с учётом ограничений на предоставление сведений конфиденциального характера;

степени полноты сведений, содержащихся в запросе Заявителя, необходимых для поисковой работы;

местонахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса Заявителя;

возможности исполнения запроса.

Срок исполнения данного административного действия составляет 3 дня с даты, указанной в резолюции заведующего Архивом.

По запросам Заявителей, которые по итогам анализа тематики запросов не могут быть исполнены в Архиве по основаниям, указанным в абзацах 2-8 пункта 2.14.1 Регламента, ответственный исполнитель оформляет письменные уведомления об отказе в предоставлении государственной услуги с указанием причин такого отказа.

В случае принятия решения об отказе в предоставлении государственной услуги по основаниям, указанным в абзацах 2, 3 пункта 2.14.1 Регламента, ответственный исполнитель одновременно с направлением уведомления запрашивает у заявителя недостающие сведения и документы, необходимые для исполнения запроса.

При поступлении запроса, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностных лиц, а также членов их семей, заявителю сообщается о недопустимости злоупотребления правом.

В случае, если ответ по существу поставленного в запросе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю сообщается о невозможности дать ответ в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

При установлении факта, указанного в абзаце 8 пункта 2.14.1 Регламента, ответственный исполнитель в течение 5 дней с момента регистрации запроса направляет его на исполнение в другой архив или организацию, краевое государственное учреждение "Государственный архив Алтайского края" (далее - КГУ "ГААК"), муниципальные архивы, где хранятся необходимые архивные документы с уведомлением об этом Заявителя.

В случае, если исполнение запроса относится к компетенции нескольких организаций, Архив направляет соответствующие организации для исполнения копии запроса, указывая в сопроводительном письме, что ответ необходимо направить в адрес Заявителя.

Срок исполнения данной административной процедуры - 10 дней со дня регистрации запроса.

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

3.2.5. Передача запроса на исполнение.

По итогам анализа поступивших запросов Заявителей ответственный исполнитель передаёт запросы, которые могут быть исполнены в Архиве, непосредственным исполнителям.

Срок исполнения данной административной процедуры - 5 дней со дня регистрации запроса.

3.2.6. Оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий, ответов об отсутствии запрашиваемых сведений.

Архивные справки, архивные выписки, архивные копии и ответы об отсутствии запрашиваемых сведений оформляются на государственном языке Российской Федерации.

Текст в архивной справке излагается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В данной архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тесте справки в скобках ("так в тексте оригинала" или "так в документе).

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("так в тексте оригинала", "в тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры (номера фондов, описей дел) и номера листов единиц хранения архивных документов.

Все листы архивной справки нумеруются, на втором и последующих листах справки в верхнем правом углу оформляется отметка: "продолжение архивной справки N ".

В архивной выписке воспроизводятся полностью название архивного документа, из которого произведены выписки, его номер и дата. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "так в тексте оригинала", "так в документе". После текста архивной выписки приводятся архивные шифры (номера фондов, описей, дел) и номера листов единиц хранения архивных документов.

Архивные справки, архивные выписки, архивные копии оформляются на бланке Архива Главного управления с обозначением названия документа "Архивная справка", "Архивная выписка" и "Архивная копия" и адресуется непосредственно Заявителю.

Каждый лист архивной справки подписывается заведующим Архивом и заверяется печатью Архива, номер и дата проставляются в соответствующем реквизите бланка.

Архивные копии документов могут быть оформлены только в отношении тех лиц, о которых запрашиваются сведения, при наличии в документах вместе с запрашиваемыми сведениями сведений о других лицах, оформляются архивные выписки.

При изготовлении ксерокопий архивных документов бланк не используется. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы копии документа с оборотной стороны заверяются печатью Архива и подписью заведующего Архивом.

В архивной справке, архивной выписке, архивной копии, направляемых в иностранные государства, объем которых превышает один лист, листы прошиваются вместе ниткой любого цвета и нумеруются. Последний лист архивной справки, архивной выписки, архивной копии в месте, где она прошита, заклеивается плотной бумагой размером 4x4 см или бумажной "звездочкой", на которой проставляется печать Архива.

При отсутствии в Архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса, заявителю направляется ответ на бланке Архива, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса.

В случае документально подтвержденных фактов утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, Архив выдает справку по данному вопросу, при необходимости заверенную печатью Архива.

Срок исполнения данной административной процедуры - 8 дней со дня передачи исполнителю.

3.2.7. Рассмотрение ответов на запросы заведующим архивом

Исполненные по запросам Заявителей архивные справки, архивные выписки, архивные копии и ответы об отсутствии в Архиве запрашиваемых сведений рассматриваются заведующим Архивом не позднее, чем через 8 дней со дня передачи исполнителю. Итогом рассмотрения ответов на запросы является их подписание заведующим Архивом и заверение печатью Архива (в случаях оформления архивных справок, архивных выписок, архивных копий), подписание заведующим Архивом (в случае оформления ответов об отсутствии в Архиве запрашиваемых сведений), либо возвращение на доработку (в случаях, если проект ответа на запрос не соответствует требованиям настоящего Регламента).

Срок исполнения данной административной процедуры - 2 дня со дня исполнения запроса.

3.2.8. Снятие запроса с контроля.

Исполненные запросы снимаются с контроля, в регистрационно-контрольную карточку вносится соответствующая запись.

Срок исполнения данной административной процедуры - 3 дня со дня подписания заведующим.

3.2.9. Направление (выдача) заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок, архивных копий.

Архивные справки, архивные выписки, архивные копии и ответы об отсутствии в Архиве запрашиваемых сведений высылаются в адрес Заявителя почтой или по просьбе Заявителя выдаются лично в руки под расписку при предъявлении документа, удостоверяющего личность, доверенному лицу - при предъявлении оформленной в установленном порядке доверенности.

Срок исполнения данной административной процедуры не должен превышать 3 дней со дня подписания заведующим.

4. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Контроль за соблюдением и исполнением положений настоящего Регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования по оказанию государственной услуги по исполнению и выдаче архивных справок или копий архивных документов социально-правового характера гражданам и организациям, осуществляется заместителем Губернатора Алтайского края, начальником Главного управления.

4.2. Текущий контроль за совершением действий по предоставлению государственной услуги, определённых административными процедурами, и принятием решений осуществляет заведующий Архивом.

4.3. Контроль осуществляется путём проведения заведующим Архивом проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента.

4.4. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав Заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения Заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Архива.

4.5. По результатам проведённых проверок, в случае выявления нарушений прав Заявителей к виновным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы Главного управления) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению Заявителя.

Для проверки полноты и качества исполнения государственной услуги формируется рабочая группа, в состав которой включаются государственные гражданские служащие Главного управления.

Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Контроль за исполнение государственной услуги включает в себя ежемесячную отчётность Архива, в том числе по показателям исполнения социально-правовых запросов.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе предоставления государственной услуги

5.1. Заявители имеют право на досудебное (внесудебное) обжалование решений и действий (бездействия) Главного управления, должностных лиц Главного управления либо государственных служащих при предоставлении ими государственной услуги.

5.2. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

1) нарушение срока регистрации запроса Заявителя о предоставлении государственной услуги;

2) нарушение срока предоставления государственной услуги;

3) требование у Заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации и Алтайского края для предоставления государственной услуги;

4) отказ Заявителю в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации и Алтайского края для предоставления государственной услуги;

5) отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Алтайского края;

6) затребование с Заявителя при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации и Алтайского края;

7) отказ Главного управления, должностного лица Главного управления, ответственного за предоставление государственной услуги, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

5.3. Жалоба подается Заявителем в письменной форме на бумажном носителе либо в электронной форме в Главное управление. Жалоба на действия (бездействие) или решения, принятые в ходе предоставления государственной услуги заместителем Губернатора Алтайского края, начальником Главного управления, направляется в Администрацию края.

5.4. Жалоба может быть направлена по почте, через Многофункциональный центр, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", официального сайта Главного управления, единого портала государственных и муниципальных услуг либо портала государственных и муниципальных услуг Алтайского края, а также может быть принята при личном приеме Заявителя.

5.5. Прием жалоб в письменной форме осуществляется в Архиве Главного управления, (в месте, где Заявитель подавал запрос на получение государственной услуги, нарушение порядка которой обжалуется, либо в месте, где Заявителем получен результат указанной государственной услуги).

Время приема жалоб должно совпадать со временем предоставления государственной услуги.

5.6. В случае подачи жалобы при личном приеме Заявитель представляет документ, удостоверяющий его личность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5.7. В случае если жалоба подается через представителя Заявителя, также представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени Заявителя. В качестве документа, подтверждающего полномочия на осуществление действий от имени Заявителя, может быть представлена:

а) оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность (для физических лиц);

б) оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность, заверенная печатью Заявителя и подписанная руководителем Заявителя или уполномоченным этим руководителем лицом (для юридических лиц);

в) копия решения о назначении или об избрании либо приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым такое физическое лицо обладает правом действовать от имени Заявителя без доверенности.

При подаче жалобы в электронном виде документ, указанный в пункте 5.7. настоящего Административного регламента, может быть представлен в форме электронного документа, подписанного электронной подписью, вид которой предусмотрен законодательством Российской Федерации, при этом документ, удостоверяющий личность Заявителя, не требуется.

5.8. При подаче жалобы через Многофункциональный центр ее передача в Главное управление обеспечивается Многофункциональным центром в срок не позднее следующего рабочего дня со дня поступления жалобы.

5.9. Жалоба на нарушение порядка предоставления государственной услуги Многофункциональным центром рассматривается в соответствии с настоящим Административным регламентом Главным управлением.

При этом срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня регистрации жалобы в Главном управлении.

Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:

1) наименование Главного управления, должностного лица Главного управления либо государственного служащего, ответственного за предоставление государственной услуги, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства Заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения Заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ Заявителю;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) Главного управления, должностного лица Главного управления либо государственного служащего, ответственного за предоставление государственной услуги;

4) доводы, на основании которых Заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) Главного управления, должностного лица Главного управления либо государственного служащего, ответственного за предоставление государственной услуги. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

5.10. Главное управление обеспечивает:

а) оснащение мест приема жалоб;

б) информирование Заявителей о порядке обжалования решений и действий (бездействия) Главного управления, их должностных лиц либо государственных служащих посредством размещения информации на стендах в Архиве Главного управления, на официальном сайте органа исполнительной власти, на портале государственных и муниципальных услуг Алтайского края, на едином портале государственных и муниципальных услуг;

в) консультирование Заявителей о порядке обжалования решений и действий (бездействия) органов, предоставляющих государственную услугу, их должностных лиц либо государственных служащих, в том числе по телефону, электронной почте, при личном приеме.

г) заключение соглашения о взаимодействии в части осуществления Многофункциональным центром приема жалоб и выдачи Заявителям результатов рассмотрения жалоб.

5.11. Жалоба, поступившая в Главное управление, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа Главного управления, должностного лица Главного управления, ответственного за предоставление государственной услуги, в приеме документов у Заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

5.12. По результатам рассмотрения жалобы Главное управление принимает одно из следующих решений:

1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных Главным управлением опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата Заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Алтайского края, а также в иных формах;

2) отказывает в удовлетворении жалобы.

Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в пункте 5.12. настоящего Административного регламента, Заявителю в письменной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

5.13. Ответ по результатам рассмотрения жалобы подписывается уполномоченным на рассмотрение жалобы должностным лицом Главного управления.

5.14. По желанию Заявителя ответ по результатам рассмотрения жалобы может быть представлен в форме электронного документа, подписанного электронной подписью Главного управления и (или) уполномоченного на рассмотрение жалобы должностного лица Главного управления, вид которой установлен законодательством Российской Федерации.

5.15. При удовлетворении жалобы Главное управление принимает исчерпывающие меры по устранению выявленных нарушений, в том числе по выдаче Заявителю результата государственной услуги, не позднее 5 рабочих дней со дня принятия решения, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

5.16. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления, должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.