Приказ Департамента охоты и рыболовства Самарской области от 25 августа 2020 г. N 122-п "Об утверждении Порядка ведения учета обращений граждан, поступающих в департамент охоты и рыболовства Самарской области"

В соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", п. 2.2 Положения о департаменте охоты и рыболовства Самарской области, утвержденного постановлением Правительства Самарской области от 13.02.2008 N 26, Инструкцией по делопроизводству в Администрации Губернатора Самарской области, секретариате Правительства Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области, утвержденной распоряжением Губернатора Самарской области от 24.04.2017 N 250-р, п. 9.2 Плана мероприятий ("дорожной карты") по реализации Методических рекомендаций по реализации принципов и механизмов (инструментов) открытости деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления в субъекте Российской Федерации, утвержденного протоколом заседания Правительственной комиссии по координации деятельности открытого правительства от 20.12.2017 N 6, утвержденного постановлением Губернатора Самарской области от 15.08.2018 N 147, в целях совершенствования организации работы с обращениями граждан в департаменте охоты и рыболовства Самарской области приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Порядок ведения учета обращений граждан, поступающих в департамент охоты и рыболовства Самарской области (далее - департамент).

2. Руководителям структурных подразделений департамента организовать ознакомление с настоящим приказом государственных гражданских служащих и обеспечить реализацию его положений.

3. Контроль за выполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Руководитель департамента

В.А. Трусов

Утвержден
приказом департамента охоты
и рыболовства Самарской области
от 25 августа 2020 N 122-п

Порядок
ведения учета обращений граждан, поступающих в департамент охоты и рыболовства Самарской области

1. Общие положения

1.1. Порядок ведения учета обращений граждан, поступающих в департамент охоты и рыболовства Самарской области (далее - Порядок) разработан в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", постановлением Правительства Самарской области от 13.02.2008 N 26 "О департаменте охоты и рыболовства Самарской области", постановлением Губернатора Самарской области от 15.08.2018 N 147 "Об утверждении Плана мероприятий ("дорожной карты") по реализации Методических рекомендаций по реализации принципов и механизмов (инструментов) открытости деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления в субъекте Российской Федерации, утвержденных протоколом заседания Правительственной комиссии по координации деятельности открытого правительства от 20.12.2017 N 6", распоряжением Губернатора Самарской области от 24.04.2017 N 250-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора Самарской области, секретариате Правительства Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области" (далее - Инструкция по делопроизводству) и регулирует порядок ведения учета обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее - обращения граждан), поступивших в департамент охоты и рыболовства Самарской области (далее - департамент).

1.2. Организация работы по рассмотрению обращений граждан возлагается на управление информационного и организационного обеспечения департамента.

2. Порядок приема и регистрации обращений граждан

2.1. К рассмотрению принимаются обращения граждан, поступившие в департамент (в интернет-приемную департамента) по каналам почтовой связи, факсимильной связи, информационным системам общего пользования, в том числе посредством информационно-телекоммуникационной сети общего пользования (далее - сеть Интернет) (в электронной форме), а также на личном приеме граждан (заявителей) должностными лицами департамента непосредственно от заявителя или перенаправленные из других органов государственной власти, органов местного самоуправления или должностных лиц (далее - органы власти), в том числе из Администрации Губернатора Самарской области посредством государственной информационной системы Самарской области "Обращения граждан" (далее - ГИС СО "Обращения граждан").

2.2. Письменные обращения подлежат обязательной регистрации уполномоченным должностным лицом управления информационного и организационного обеспечения (далее - ответственное лицо) в "Журнале регистрации входящих обращений граждан, поступающих в письменном виде, а также посредством интернет-приемной Правительства Самарской области" (далее - журнал регистрации обращений) и в автоматизированной информационной системе делопроизводства и документооборота (далее - АИС ДД) в течение трех дней с момента поступления. В случае поступления обращений в день, предшествующий праздничным или выходным дням, регистрация их производится в рабочий день, следующий за праздничными или выходными днями.

2.3. Прием, регистрация и учет письменных обращений граждан производится ответственным лицом с учетом следующих требований:

а) при приеме письменных обращений проверяется правильность их адресования:

при вскрытии конвертов проверяется наличие в них письма и указанных в нем документов. Конверты прилагаются к переписке. В случае отсутствия приложений либо недостачи указанных документов заявителем или описью документов, составляется акт в 3 экземплярах: первый остается в управлении информационного и организационного обеспечения, второй приобщается к поступившему материалу, а третий направляется отправителю документа, при регистрации вносятся соответствующие отметки. При отсутствии самого текста письма поступившая корреспонденция пересылается обратно заявителю с указанием причины возврата.

Письменные обращения, доставленные не по назначению, незамедлительно возвращаются почтовому отделению связи;

б) ответственное лицо при регистрации обращений граждан в АИС ДД вносит необходимую информацию о заявителе и содержании письма в регистрационно-контрольную карточку (далее - РКК) обращений заявителей, при этом:

фамилия, имя, отчество заявителя вносятся в именительном падеже, адрес заявителя заполняется с соблюдением порядка сокращений, общепринятых при оформлении почтовой корреспонденции. Если адрес отсутствует и в письме, и на конверте, при определении территории проживания заявителя следует руководствоваться данными почтового штемпеля по месту отправки;

если заявитель пересылает свое письмо через второе лицо, указывая его адрес и не указывая свой, то вносятся две фамилии. Если письмо подписано двумя и более заявителями, то в учетную карточку вносятся первые одна-две фамилии, в том числе и заявителя, в адрес которого должен быть направлен ответ. Такое обращение считается коллективным;

отмечается тип доставки обращения. Если обращение переадресовано, то указывается наименование данного органа, исходящий номер и дата;

определяется и отмечается вид обращения: жалоба, заявление, предложение, запрос, иное;

обращение прочитывается, определяется его тематика, указывается содержание вопросов, поставленных в обращении. Аннотация должна быть краткой, четкой, отражать содержание всех поставленных вопросов, при этом допускаются только общепринятые сокращения и аббревиатуры;

при наличии отмечается социальное положение заявителя обращения;

обращение проверяется на повторность, объединяется с имеющейся в архиве предыдущей перепиской;

письменные обращения, в которых не указана или написана неразборчиво фамилия заявителя, которые не содержат данных о его месте жительства, регистрируются в порядке, установленном для письменных обращений;

в правом нижнем углу первого листа письма проставляется штамп, в котором указывается дата регистрации обращения и его порядковый номер, сверху над штампом указывается при наличии номер дела и номер РКК обращения, присвоенный системой ГИС СО "Обращения граждан";

в) коллективные письма регистрируются по фамилии первого заявителя;

г) в новом календарном году нумерация поступивших обращений граждан начинается с первого номера.

2.4. В течение одного рабочего дня со дня регистрации обращения уполномоченное должностное лицо управления информационного и организационного обеспечения готовит проект резолюции и передает его вместе с подлинником обращения руководителю департамента или лицу, исполняющему его обязанности для принятия решения по рассмотрению.

2.5. После подписания резолюции руководителем департамента или лицом, исполняющим его обязанности, подлинник обращения возвращается в управление информационного и организационного обеспечения, где содержание резолюции заносится в систему АИС ДД. Далее подлинник обращения с резолюцией руководителя департамента или лица исполняющего его обязанности и остальными материалами учетного дела остается в управлении информационного и организационного обеспечения и формируется в учетное дело. Электронная регистрационная карточка по обращению гражданина вместе с вложенными сканированными документами через систему АИС ДД поступает руководителям структурных подразделений департамента, указанным в резолюции.

Руководитель структурного подразделения департамента, ответственный за рассмотрение обращения, в соответствии с резолюцией руководителя департамента или лица исполняющего его обязанности не позднее следующего рабочего дня со дня получения обращения в электронной форме посредством АИС ДД назначает исполнителя путем внесения соответствующей резолюции в АИС ДД, который обеспечивает рассмотрение обращения и подготовку проекта ответа на данное обращение.

2.6. В случае если в резолюции руководителя указано два и более исполнителей, электронная регистрационная карточка с вложениями направляется в адрес каждого из них. Проект ответа на обращение готовится структурным подразделением департамента, руководитель которого указан в резолюции первым, в основу ложится информация, представленная структурными подразделениями департамента, руководители которых указаны в резолюции вторыми и последующими.

2.7. Письменное обращение, содержащее вопросы, рассмотрение которых не относится к компетенции департамента, в семидневный срок со дня его регистрации направляется исполнителем сопроводительным письмом в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которого входит рассмотрение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением заявителя о переадресации его обращения.

3. Рассмотрение обращений граждан

3.1. Поступившие в департамент обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации.

3.2. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", срок рассмотрения обращения может быть продлен не более чем на 30 календарных дней. При этом исполнитель направляет служебную записку на имя руководителя департамента или лица исполняющего его обязанности о согласовании продления срока рассмотрения обращения. В случае принятия решения о продлении срока рассмотрения обращения исполнитель готовит проект уведомления в адрес заявителя с указанием объективных причин продления срока, а в случае необходимости уведомляет о продлении срока иные заинтересованные органы.

3.3. В случае необходимости в соответствии с резолюцией руководителя департамента или лица, исполняющего его обязанности, обращение может быть рассмотрено с выездом на место, а также с участием гражданина, направившего обращение.

3.4. Исполнитель, на рассмотрение которому поступило обращение, готовит проект ответа на обращение. Соисполнители (лица, определенные в резолюции вторыми и последующими) представляют исполнителю информацию, документы и материалы, необходимые для подготовки проекта ответа на обращение, в срок не позднее, чем за 10 дней до окончания срока рассмотрения обращения.

3.5. Подготовленный проект ответа на обращение, содержащий визы исполнителя, соисполнителей, руководителей структурных подразделений, участвующих в его подготовке, не позднее, чем за 5 дней до окончания срока рассмотрения обращения, исполнитель представляет в управление информационного и организационного обеспечения. Проект ответа на обращение готовится на бланке департамента по количеству адресатов.

Далее проект ответа на обращение направляется управлением информационного и организационного обеспечения на подпись руководителю департамента или лицу, исполняющему его обязанности. При наличии в проекте ответа на обращение грамматических, стилистических, орфографических и пунктуационных ошибок либо неполного ответа на поставленные вопросы проект ответа на обращение возвращается исполнителю для доработки.

3.6. Подписанный ответ на обращение в течение одного рабочего дня проходит регистрацию в управлении информационного и организационного обеспечения, на ответе указывается дата регистрации (подписания) и присваивается исходящий регистрационный номер.

3.7. Оригинал подписанного ответа направляется заявителю (заявителям), копия подписанного и зарегистрированного ответа вместе с подлинником обращения вкладывается в учетное дело по обращению гражданина и хранится в управлении информационного и организационного обеспечения.

3.8. Ответы на обращения граждан, поступившие в форме электронного документа, направляются в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

3.9. Информация об обращениях, поступивших непосредственно в департамент, в соответствии с требованиями и сроками действующего законодательства размещается ответственным лицом на портале ССТУ.РФ, доступ к которой обеспечивается посредством сети Интернет, в разделе "Результаты рассмотрения обращения" и включает в себя: даты поступления и регистрации обращений в департаменте; коды вопросов, содержащихся в письменных обращениях, в соответствии с типовым общероссийским классификатором; статус результатов рассмотрения и даты направления ответов заявителям; даты и регистрационные данные при перенаправлении письменных обращений в другие государственные органы власти или учреждения.

Информация об итогах рассмотрения письменных обращений, поступивших из Управления Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций, или иных органов государственной власти, размещается ответственным лицом на портале ССТУ.РФ в сроки, установленные действующим законодательством, и включает в себя: даты поступления и регистрации обращений в департаменте; статус результата рассмотрения и даты направления ответов заявителям; даты и регистрационные данные при перенаправлении письменных обращений в другие государственные органы власти или учреждения.

4. Порядок рассмотрения отдельных обращений граждан

4.1. На письменное обращение, в котором не указана фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес для направления ответа, ответ не дается. Если в указанном письменном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в соответствующий государственный орган в соответствии с его компетенцией.

Проект сопроводительного письма готовится управлением информационного и организационного обеспечения.

4.2. Обращение заявителя, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается исполнителем заявителю, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования судебного решения.

Проект разъяснительного документа готовится структурным подразделением департамента, руководитель которого указан первым в резолюции.

4.3. Департамент при получении письменного обращения, содержащего нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов, сообщив заявителю, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом на обращение.

Проект ответа готовится управлением информационного и организационного обеспечения.

4.4. На письменное обращение, текст которого не поддается прочтению, ответ не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в иные государственные органы, органы местного самоуправления в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

Проект письма готовится управлением информационного и организационного обеспечения.

4.5. На письменное обращение заявителя, содержащее вопросы, на которые ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями в департамент, и при этом не содержащее новые доводы или обстоятельства, департамент в лице руководителя департамента или лица, исполняющего его обязанности, вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу. О данном решении заявитель, направивший обращение, уведомляется письмом за подписью руководителя департамента или лица, исполняющего его обязанности.

Проект письма готовится структурным подразделением департамента, руководитель которого указан первым в резолюции.

4.6. В случае если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

Проект ответа готовится структурным подразделением департамента, руководитель которого указан первым в резолюции.

4.7. В случае если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, заявитель вправе вновь направить обращение в департамент.

4.8. Если последний день срока рассмотрения обращения гражданина приходится на нерабочий день, днем окончания срока рассмотрения обращения считается ближайший следующий за ним рабочий день.

4.9. Все документы, связанные с рассмотрением обращений граждан (запросы, ответы, предыдущая переписка) после подписания передаются для оформления дела ответственному лицу. К ответу прилагаются документы, подтверждающие отправку ответа по адресу электронной почты.

5. Контроль исполнения сроков рассмотрения обращений граждан

5.1. Контроль за качеством и сроками рассмотрения обращений граждан осуществляется руководителями структурных подразделений департамента, в работу которых поступило обращение гражданина на рассмотрение, и управлением информационного и организационного обеспечения. Контроль осуществляется посредством использования инструментов АИС ДД и иными аналитическими способами.

5.2. В целях осуществления общего контроля ответственное лицо при регистрации в РКК обращения устанавливает "контроль" за сроком рассмотрения посредством АИС ДД.

5.3. В случае отсутствия подготовленного проекта ответа на обращение в срок, указанный в п. 3.5 настоящего Порядка, соответствующая информация направляется управлением информационного и организационного обеспечения для принятия мер руководителю структурного подразделения департамента, в работе которого находится на рассмотрении обращение гражданина.

5.4. В случае отсутствия ответа на обращение в срок, указанный в п. 3.1 настоящего Порядка, управление информационного и организационного обеспечения вправе направить соответствующую информацию руководителю департамента или лицу, исполняющему его обязанности для принятия мер дисциплинарного или иного характера к исполнителю, допустившему нарушение.

5.5. По окончании работы с обращением в РКК документа в АИС ДД ответственным лицом делается пометка о снятии его с контроля, вносится информация об итогах рассмотрения в журнал регистрации обращений, ГИС СО "Обращения граждан" и информационный портал ССТУ.РФ в установленном порядке.

5.6. Руководители структурных подразделений департамента, указанные в резолюции, исполнители, в работу которых направлено на рассмотрение обращение, несут дисциплинарную, административную и иную установленную законодательством ответственность за нарушение сроков рассмотрения обращений и качество подготовки ответов на обращения. Сведения, содержащиеся в обращениях, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов, не является разглашением информации о частной жизни обратившихся заявителей и их персональных данных. При утрате исполнителем письменных обращений проводится служебная проверка.

6. Личный прием граждан

6.1. Личный прием граждан в департаменте осуществляют руководитель департамента и заместители руководителя департамента - руководители структурных подразделений.

6.2. График и время личного приема граждан в департаменте утверждается руководителем департамента или лицом, исполняющим его обязанности.

6.3. Прием граждан проводится в установленные дни и часы в соответствии с утвержденным графиком, по предварительной записи.

6.4. Информация о времени и месте проведения личного приема граждан, а также о лицах, его осуществляющих, размещается на официальном сайте департамента в сети "Интернет".

6.5. Регистрация граждан, прибывших на личный прием, осуществляется ответственным лицом путем оформления регистрационно-контрольной карточки по форме согласно приложению 1 к настоящему Порядку.

6.6. Содержание устного обращения гражданина заносится в регистрационно-контрольную карточку. С согласия гражданина ответ на обращение может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема.

6.7. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в соответствии с установленным Порядком.

6.8. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ранее ему был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

6.9. В ходе личного приема по вопросам, рассмотрение которых не относится к компетенции департамента, заявителю дается разъяснение, какой орган власти уполномочен рассматривать поставленные вопросы.

7. Оформление, учет и хранение дел по обращениям граждан

7.1. Исполненные документы по рассмотрению обращений граждан формируются в дела ответственным лицом в соответствии с номенклатурой дел департамента в хронологическом порядке по систематическому принципу (по входящим регистрационным номерам).

7.2. Каждое рассмотренное письменное обращение и все материалы, связанные с его рассмотрением, формируются в отдельный блок документов в следующей последовательности:

а) лист резолюции по письменному обращению;

б) письменное обращение, приложения к нему (если имеются);

в) визовые копии ответа автору обращения, промежуточных ответов автору (если имеются);

г) письменная докладная о продлении срока рассмотрения обращения (если имеется);

д) заключение о результатах проведенной проверки (в случае ее проведения);

е) материалы проверки по письменному обращению (в случае ее проведения).

Запрещается подшивать в дела нерассмотренные документы по обращениям граждан.

7.3. Обращения граждан хранятся в управлении информационного и организационного обеспечения в течение 5 лет, затем дела, срок хранения которых истек, в соответствии с актом, подписанным руководителем управления, уничтожаются в установленном порядке или могут быть отобраны на постоянное хранение.

Итоговое оформление дел для архивного хранения осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству.

8. Представление аналитической информации о работе с обращениями граждан

8.1. Ответственное лицо ежемесячно, до 5 числа месяца, следующего за отчетным, вносит информацию о результатах рассмотрения вопросов, содержащихся в обращениях, в форму отчетности на портале ССТУ.РФ.

По итогам года, в срок до 15 февраля года, следующего за отчетным, представляет информационно-аналитический отчет "О работе по рассмотрению обращений граждан" для размещения на официальном сайте департамента по форме согласно приложению 2 к настоящему Порядку.

8.2. Руководители структурных подразделений департамента участвуют в подготовке аналитической информации по работе с обращениями граждан в рамках компетенции.

8.3. Критериями оценки эффективности работы структурных подразделений с обращениями граждан служат:

- полнота и качество рассмотрения обращений (% повторных обращений от общего числа поступивших за период времени);

- соблюдение сроков рассмотрения обращений (% исполненных резолюций по обращениям: в срок, досрочно, с нарушением срока, неисполненных).

9. Ответственность за нарушение настоящего Порядка рассмотрения обращения граждан

Лица, виновные в нарушении настоящего Порядка рассмотрения обращения граждан, несут ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации.

Приложение 1
к Порядку ведения учета
обращений граждан,
поступающих в департамент
охоты и рыболовства
Самарской области

Регистрационно-контрольная карточка

	Регистрационно-контрольная карточка
Ф.И.О.
Адрес:
Телефон:
Социальная категория граждан:
Вид обращения:	устно	тел. зв.
Дата обращения:
Содержание вопроса:
Должностное лицо, осуществляющее прием:
Поручение:
Исполнитель:
Отметка об исполнении:

Приложение 2
к Порядку ведения учета
обращений граждан,
поступающих в департамент
охоты и рыболовства
Самарской области

Информация
о работе по рассмотрению обращений граждан в департаменте охоты и рыболовства Самарской области за 20___ год

В  20___ году в департамент охоты и  рыболовства Самарской области

поступило ____________ обращений и заявлений граждан, из них:

письменных __________________,

электронных _________________,

без подписи или адресата ________________,

коллективных _________________, индивидуальных ______________;

жалоб;

по источнику поступления:

Поступило обращений всего, из них:	Кол-во	%
Из Администрации Президента
Из Аппарата полномочного представителя Президента РФ в Приволжском Федеральном округе
Из Государственной Думы Федерального собрания РФ
Из министерств и ведомств Российской Федерации
Из Администрации Губернатора Самарской области
Из Самарской Губернской Думы
Из Всероссийской политической партии "Единая Россия"
Из министерств и ведомств Самарской области
Из прокуратуры Самарской области
Из интернет - приемной
По электронной почте
От граждан
Итого:

по тематике вопросов:

	Тема	Кол-во	%
1.	охрана охотничьих ресурсов (правила охоты, сроки охоты, информация об охотпользователях и т.п.)
2.	охрана водных биологических ресурсов
3.	возврат (зачет, перенос) уплаченной государственной пошлины
4.	контрольно-надзорная деятельность (в т.ч. сообщения о фактах браконьерства)
6.	злоупотребления, коррупция
7.	кадровые вопросы (в т.ч. поступление на государственную службу)
8.	иные вопросы

результаты рассмотрения и принятые меры:

Всего поступило обращений:	Кол-во	%
из них:
проведена проверка с выездом на место
рассмотрено обращений с нарушением срока
кол-во обращений, по результатам рассмотрения которых, виновные в нарушении прав граждан наказаны (дисциплинарные взыскания)
по рассмотренным обращениям:
решено положительно (разрешено по существу, меры приняты)
отказано
перенаправлено по компетенции
списано "в дело" без рассмотрения

организация личного приема граждан:

Количество приемов руководителем и заместителями руководителя департамента

Количество принятых граждан

Краткое содержание обращения

Результаты рассмотрения