Приказ Министерства культуры, национальной политики и архивного дела Республики Мордовия от 30 сентября 2020 г. N 320 "Об утверждении Руководства по соблюдению обязательных требований в сфере архивного дела"

В соответствии со Стандартом комплексной профилактики рисков причинения вреда охраняемым законом ценностям, утвержденным протоколом заседания Проектного комитета по основному направлению стратегического развития Российской Федерации "Реформа контрольной и надзорной деятельности" от 27.03.2018 N 2, приказываю:

1. Утвердить прилагаемое Руководство по соблюдению обязательных требований в сфере архивного дела.

2. Разместить настоящий приказ в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" на официальной портале органов государственной власти Республики Мордовия на странице архивного управления Министерства культуры, национальной политики и архивного дела Республики Мордовия.

3. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра Н.В. Бычкова.

Министр

С.Н. Баулина

Руководство
по соблюдению обязательных требований в сфере архивного дела
(утв. приказом Министра культуры, национальной политики и архивного дела Республики Мордовия от 30 сентября 2020 г. N 320)

1. Общие положения

1. Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" установлен контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации, который осуществляют в том числе уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела в пределах своей компетенции, установленной законодательством Российской Федерации и законодательством субъектов Российской Федерации.

2. Юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

2. Основные понятия в сфере архивного дела

3. Основные понятия:

архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;

архивное дело в Российской Федерации (далее - архивное дело) - деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;

архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;

Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению;

Архивный фонд Республики Мордовия - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь народа, проживающего в Республике Мордовия, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народа, проживающего в Республике Мордовия, относящихся к информационным ресурсам, подлежащим постоянному хранению, и являющихся составной частью Архивного фонда Российской Федерации;

документ Архивного фонда Российской Федерации - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;

документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;

упорядочение архивных документов - комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

ГАРАНТ:

Нумерация разделов приводится в соответствии с источником

2. Порядок создания архива

4. Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

5. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане в целях обеспечения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов руководствуются в работе с архивными документами законодательством Российской Федерации (в том числе правилами, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства), законодательством субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами.

6. Перечень нормативных правовых актов или их отдельных частей, - содержащих обязательные требования, соблюдение которых оценивается при проведении мероприятий по контролю в рамках осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле, размещен на странице архивного управления Министерства культуры, национальной политики и архивного дела Республики Мордовия официального сайта органов государственной власти Республики Мордовия.

7. Государственные органы, органы местного самоуправления, - организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставлять создаваемым ими архивам здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов.

3. Хранение и учет архивных документов

8. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации").

9. Уничтожение документов Архивного фонда Российской Федерации запрещается.

10. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной собственности, хранятся:

1) постоянно - в государственных архивах, музеях, библиотеках и научных организациях, включенных в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации;

2) временно - в государственных органах, государственных организациях, создаваемых ими архивах в течение установленных сроков, а также в муниципальных архивах в случае наделения органа местного самоуправления муниципального района или городского округа отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования.

11. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в муниципальной собственности, хранятся:

1) постоянно - в муниципальных архивах, музеях и библиотеках;

2) временно - в органах местного самоуправления, муниципальных организациях и создаваемых ими архивах в течение установленных сроков.

12. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, могут храниться их собственниками или владельцами самостоятельно или могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей, а также научную организацию, включенную в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации. При этом условия хранения этих документов определяются их собственниками или владельцами с соблюдением норм настоящего Федерального закона.

13. Документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету. Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации определяется уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства. Уникальные документы подлежат также учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, ведение которого осуществляется уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства и в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Республики Мордовия, ведение которого осуществляется уполномоченным исполнительным органом государственной власти Республики Мордовия в сфере архивного дела.

14. Документы Архивного фонда Российской Федерации не входят в состав имущества организаций, осуществляющих их хранение.

4. Комплектование архивов архивными документами

15. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы, выступают источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами.

16. Государственные и муниципальные архивы составляют списки источников комплектования, передающих документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы в эти архивы. Включение в указанные списки негосударственных организаций, а также граждан осуществляется на основании договора.

17. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления либо государственных и муниципальных организациях передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные и муниципальные архивы.

18. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения и инструкция по применению этого перечня размещены на официальном сайте Федерального архивного агентства по адресам:

http://archives.ru/documents/2019-perechen-typdocs-organization.shtm l

http://archives.ru/documents/2019-instrukciya-perechen-typdocs-organ ization.shtml

19. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, поступают в государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, научные организации, включенные в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, на основании договоров между этими архивами, музеями, библиотеками, научными организациями, включенными в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, и собственниками указанных документов.

20. Государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные организации обеспечивают в соответствии с правилами, установленными уполномоченным федеральный органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств органов и организаций, передающих документы.

21. Негосударственные организации обеспечивают отбор и передачу в упорядоченном состоянии в государственные и муниципальные архивы находящихся в их владении архивных документов, отнесенных к федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности, с правом возмещения произведенных на эти цели расходов за счет средств соответственно федерального бюджета в порядке, установленном Правительством Российской Федерации, бюджета субъекта Российской Федерации в порядке, установленном органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации, и бюджета муниципального образования в порядке, установленном органом местного самоуправления.

5. Сроки временного хранения документов

22. Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (в значении, предусмотренном пунктом 17 статьи 3 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации).

23. Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их поступления в государственные и муниципальные архивы:

1) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации (в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России), а также для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов государственных внебюджетных фондов, государственных корпораций, государственных компаний и федеральных организаций - 15 лет;

2) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов Российской Федерации и организаций субъектов Российской Федерации - 10 лет;

3) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций - 5 лет;

4) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации отдельных видов архивных документов:

а) записей актов гражданского состояния - 100 лет;

б) записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов - 75 лет;

в) проектной документации по капитальному строительству - 20 лет;

г) технологической и конструкторской документации - 20 лет;

д) патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец - 20 лет;

е) научной документации - 15 лет;

ж) кино- и фотодокументов - 5 лет;

з) видео- и фотодокументов - 3 года.

24. Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет.

25. Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.

26. Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.

6. Использование архивных документов

27. Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, научные организации, включенные в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, обеспечивают пользователю архивными документами условия, необходимые для поиска и изучения архивных документов.

28. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации. Запросы и обращения пользователей могут быть направлены в форме электронных документов с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет.

29. Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах, включающий ограничения по объему, срокам, - используемым техническим средствам копирования, выдаче и копированию архивных документов на возмездной или безвозмездной основе, размещен на официальном сайте Федерального архивного агентства http://archives.ru/sites/default/files/prik143_2017.pdf.

7. Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле

30. Статья 13.20 Кодекса Российской Федерации об административных нарушениях (далее - КоАП РФ) устанавливает ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования и предусматривает следующие административные наказания:

на граждан - штраф в размере от ста до трехсот рублей;

на должностных лиц - штраф в размере от трехсот до пятисот рублей.

31. Статья 19.4 КоАП РФ устанавливает ответственность за неповиновению законному распоряжению должностного лица органа, осуществляющего государственный надзор (контроль), муниципальный контроль и предусматривает следующие административные наказания:

на граждан - штраф в размере от пятисот до одной тысячи рублей;

на должностных лиц - штраф в размере от двух тысяч до четырех тысяч рублей.

32. Статья 19.5 КоАП РФ устанавливает ответственность за невыполнение в срок законного предписания (постановления, представления, решения) органа (должностного лица органа), осуществляющего государственный надзор (контроль), муниципальный контроль и предусматривает следующие административные наказания:

на граждан - штраф в размере от трехсот до пятисот рублей;

на должностных лиц - штраф в размере от одной тысячи до двух тысяч рублей или дисквалификацию на срок до трех лет;

на юридических лиц - штраф в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей.

33. Статья 19.6 КоАП РФ устанавливает ответственность за непринятие мер по устранению причин и условий, способствовавших совершению административного правонарушения и предусматривает следующее административное наказание:

на должностных лиц - штраф в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей.

34. Статья 19.7 КоАП РФ устанавливает ответственность за непредставление сведений (информации) и предусматривает следующие административные наказания:

на граждан - штраф в размере от ста до трехсот рублей;

на должностных лиц - штраф в размере от трехсот до пятисот рублей;

на юридических лиц - штраф в размере от трех тысяч до пяти тысяч рублей.