Приложение N 8. Типовое положение структурного подразделения финансово-хозяйственного обеспечения, а также обеспечения деятельности Организации

Приложение N 8
к Методическим рекомендациям
по созданию организаций,
уполномоченных в сфере
организации дорожного движения

Типовое положение структурного подразделения финансово-хозяйственного обеспечения, а также обеспечения деятельности Организации

1. Общие положения

1.1. Подразделение финансово-хозяйственного обеспечения, а также обеспечения деятельности Организации является административно-управленческой частью штатной структуры Организации.

1.2. В своей деятельности структурное подразделение (далее - СП) финансово-хозяйственного обеспечения, а также обеспечения деятельности Организации:

- Конституцией Российской Федерации, общепризнанными принципами и нормами международного права, международными договорами Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, ведомственными нормативными правовыми актами, организационно-правовыми документами регионального и муниципального значения, требованиями промышленной безопасности, охраны труда и защиты окружающей среды, стандартами и другими нормативными документами, методическими и инструктивными материалами, требованиями промышленной безопасности, охраны труда и защиты окружающей среды, стандартами и другими нормативными документами, методическими и инструктивными материалами;

- Уставом Организации, приказами его руководителя;

- настоящим Положением.

1.3. При изменении организационной структуры Организации, дополнении, уточнении и/или перераспределении основных задач и функций СП, настоящее Положение может быть изменено и дополнено.

2. Основные задачи

1) Бухгалтерский учет и отчетность, в том числе:

- организация бухгалтерского учета основных фондов, малоценного и хозяйственного инвентаря, денежных средств и других ценностей организации;

- начисление и выплата заработной платы, своевременное проведение расчетов с сотрудниками Организации;

- обеспечение строгого соблюдения кассовой и расчетной дисциплины, расходования полученных в учреждениях банков средств по назначению;

- применение утвержденных в установленном порядке типовых унифицированных форм первичной учетной документации, строгое соблюдение порядка оформления этих документов;

- обеспечение своевременного и правильного отражения на счетах бухгалтерского учета и отчетности хозяйственных операций;

- организация налогового учета доходов, расходов, имущества и иных объектов;

- обеспечение хранения бухгалтерских документов, регистров учета, иных документов, связанных с деятельностью СП;

2) Закупочная деятельность, в том числе:

- организация и координация процесса планирования закупок товаров, работ, услуг;

- проверка наличия финансового обеспечения закупок; методическая, аналитическая, консультационная поддержка при подготовке документов, установленных внутренними локальными нормативными актами Организации для осуществления производственных процедур закупок;

- организация и контроль процесса согласования документов, связанных с осуществлением процедур закупок;

- разработка проектов локальных нормативных актов Организации по вопросам, относящимся к компетенции структурного подразделения;

- представление предложений для включения в план работы Организации;

- исполнение поручений руководителя Организации, а также заместителя руководителя по вопросам, относящимся к выполнению задач и функций СП;

3) Материально-техническое обеспечение, в том числе:

- осуществление мероприятий материально-технического обеспечения, а также осуществление административного и финансового контроля;

- проведение текущих ремонтов и контроль качества ремонтных работ;

- составление планов текущих ремонтов зданий;

- обеспечение структурных подразделений мебелью, хозяйственными и канцелярскими товарами, ведение учета их расходования и составление необходимой отчетности;

- обеспечение организации приема, размещения, учета и хранения товарно-материальных ценностей на складе;

4) Кадровое обеспечение и производственная безопасность, в том числе:

- определение потребности структурных подразделений в кадрах и подбор персонала, совместно с руководителями подразделений;

- анализ текучести кадров, поиск методов борьбы с высоким уровнем текучести;

- внедрение систем мотивации труда;

- подготовка штатного расписания предприятия;

- оформление личных дел сотрудников, выдача по требованиям справок и копий документов;

- проведение операций с трудовыми книжками (прием, выдача, заполнение, хранение);

- ведение учета отпусков, составление графиков и оформление отпусков в соответствии с действующим трудовым законодательством;

- организация аттестации сотрудников;

- подготовка планов повышения квалификации сотрудников;

- обеспечение исключения воздействия на работников вредных и (или) опасных производственных факторов; приведение уровня их воздействия к уровням, не превышающим установленных нормативов, минимизация физиологических последствий травм и заболеваний;

5) Взаимодействие со средствами массовой информации, в том числе:

- подготовка и распространение в СМИ официальной информации, сообщений, пресс-релизов, заявлений и иных информационных материалов, посвященных деятельности Организации;

- предоставление средствам массовой информации сведений о деятельности Организации и мероприятиях с участием руководителя Организации;

- организация информационного обеспечения официальных визитов, рабочих поездок, встреч руководителя Организации, а также других мероприятий с его участием в России и за рубежом;

- мониторинг публикаций об Организации в средствах массовой информации;

- сбор информации и анализ общественного мнения о деятельности Организации через изучение материалов, публикаций СМИ;

6) Правовое обеспечение, в том числе:

- консультирование работников Организации по правовым вопросам, связанным с исполнением возложенных на них обязанностей;

- осуществление юридического (правового) сопровождения документации;

- рассмотрение обращений, заявлений, жалоб физических и юридических лиц, органов государственной власти, органов местного самоуправления по вопросам, входящим в компетенцию СП;

- формирование установленной отчетности по предмету деятельности СП;

7) Информационно-аналитическое обеспечение, в том числе:

- обеспечение обновления программных продуктов финансового анализа;

- обеспечение обновления подписок в области финансового анализа;

- обеспечение обновления реестров.

3. Структура подразделения финансово-хозяйственного обеспечения, а также обеспечения деятельности Организации

3.1. Подразделение финансово-хозяйственного обеспечения, а также обеспечения деятельности Организации возглавляется начальником СП.

3.2. Начальник СП назначается и освобождается от замещаемой должности приказом руководителя Организации.

3.3. Штатное расписание подразделения финансово-хозяйственного обеспечения, а также обеспечения деятельности Организации утверждается руководителем Организации, исходя из распределения функций между СП Организации.

3.4. Обязанности, права и ответственность, а также оплата труда работников СП, устанавливаются в соответствии со штатным расписанием, должностными инструкциями, трудовыми договорами (контрактами) и другими нормативными актами Организации.

4. Функции

В соответствии с основными задачами на СП возложены следующие функции:

4.1. Анализ и контроль за поступлением и целевым использованием материальных и денежных средств, предназначенных для обеспечения деятельности Организации, а также за сохранностью денежных средств и материальных ценностей в местах их хранения и эксплуатации.

4.2. Разработка системы материального стимулирования работников.

4.3. Методическое руководство деятельностью структурных подразделений по вопросам, относящимся к компетенции подразделения финансово-хозяйственного обеспечения, а также обеспечения деятельности Организации.

4.4. Оплата договоров, государственных контрактов, заключаемых Организацией, в соответствии с условиями договора, государственного контракта.

4.5. Ведение бухгалтерского учета и финансового контроля в Управлении.

4.6. Своевременная выплата заработной платы в соответствии с нормами трудового законодательства, расчетов по командировочным расходам и иным подотчетным суммам.

4.7. Составление и предоставление в установленные сроки бухгалтерской и статистической отчетности, отчетности в государственные социальные внебюджетные фонды, налоговых деклараций и пояснений к ним.

4.8. Проведение инструктажа материально-ответственных лиц по вопросам учета и сохранности ценностей, находящихся на их ответственном хранении.

4.9. Составление и согласование с руководителем Организации смет расходов и расчетов к ним

4.10. Контроль за использованием выданных доверенностей на получение товарно-материальных и других ценностей.

4.11. Получение в установленном порядке от структурных подразделений первичных документов для составления статистической и бухгалтерской отчетности.

4.12. Контроль за правильностью оформления и достоверности первичных документов.

4.13. Выдача работникам документов, необходимых для предоставления в налоговые инспекции и органы социальной защиты населения.

4.14. Осуществление контроля за состоянием зданий, помещений и оборудования Организации, организация и обеспечение их технического обслуживания в соответствии с техническими регламентами, правилами и нормами производственной санитарии и пожарной безопасности.

4.15. Хозяйственно-бытовое обеспечение деятельности Организации.

4.16. Организация и участие в подготовке плана закупок.

4.17. Обоснование и обеспечение плана закупок, связанного с содержанием зданий, обслуживанием транспорта и хозяйственно-бытового обеспечения Организации.

4.18. Обоснование и определение начальной (максимальной) цены контракта, цены контракта, заключаемого с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем) при формировании плана-графика закупок, связанного с содержанием зданий, обслуживанием транспорта и хозяйственно-бытового обеспечения Организации.

4.19. Подготовка технических требований по приобретению отдельных видов товаров, работ и услуг, закупаемых Организацией, в сфере компетенции СП.

4.20. Организация проведения текущих и капитальных ремонтов зданий, сооружений, автотранспорта и другого движимого и недвижимого имущества, стоящего на балансе Организации.

4.21. Организация уборки, контроля территорий и помещений внутри зданий и сооружений силами сторонних организаций.

4.22. Обеспечение сохранности мебели, хозяйственного инвентаря, средств механизации и автоматизации труда, организация их восстановления и ремонта.

4.23. Бесперебойное снабжение структурных подразделений материально-техническими ценностями и коммунальное обеспечение нужд.

4.24. Обеспечение экономической и бухгалтерской учебы работников СП.

4.25. Участие в подготовке годового отчета о финансовой деятельности Организации.

4.26. Анализ писем, заявлений и жалоб по вопросам, относящимся к компетенции СП, подготовка ответов, объяснений и заключений.

4.27. Планирование своей деятельности и отчет по ней в порядке, установленном документами по планированию и отчетности в Организации.

4.28. Подготовка и направление для размещения в СМИ информационных сообщений (пресс-релизы) и иных материалов о мероприятиях, проводимых в Организации.

4.29. Обеспечение в установленном порядке информационного наполнения электронной страницы Организации в сети Интернет в рамках компетенции СП.

4.30. Подготовка по запросам СМИ и предоставление информации о деятельности Организации.

4.31. Проверка приказов, трудовых договоров и прочих документов на предмет соответствия законодательству РФ, а также подготовка заключений по правовым вопросам.

4.32. Контроль документации на соответствие нормативным актам не только на государственном уровне, но и на уровне должностных инструкций Организации.

4.33. Подготовка исковых заявлений и отстаивание интересов Организации в суде.

4.34. Информационно-техническое сопровождение мероприятий Организации.

4.35. Составление планов, статистических и аналитических отчетов.

4.36. Информационно-аналитическое обеспечение деятельности Организации.

4.37. Осуществление иных функций в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5. Права

Подразделение финансово-хозяйственного обеспечения, а также обеспечения деятельности Организации имеет право:

5.1. Запрашивать и получать от структурных подразделений Организации необходимую информацию и документы для качественного и своевременного выполнения возложенных на подразделение финансово-хозяйственного обеспечения, а также обеспечения деятельности Организации задач и функций, а также распоряжений и поручений руководителя Организации.

5.2. Направлять структурным подразделениям Организации документы, материалы и другую информацию по вопросам, находящимся в ведении подразделения финансово-хозяйственного обеспечения, а также обеспечения деятельности Организации.

5.3. Привлекать в установленном порядке другие структурные подразделения Организации, а также высококвалифицированных специалистов (экспертов) сторонних организаций (по согласованию) к решению задач, возложенных на подразделение финансово-хозяйственного обеспечения, а также обеспечения деятельности Организации.

5.4. Принимать участие в проводимой Организацией работе по подготовке проектов нормативных документов, методических материалов, стандартов и организации проведения необходимых мероприятий по вопросам, касающимся деятельности СП.

5.5. Информировать руководителя Организации обо всех недостатках, выявленных в процессе осуществления возложенных на СП функций, вносить предложения и принимать необходимые меры по их устранению.

5.6. Вести переписку с другими структурными подразделениями Организации, а также сторонними организациями по вопросам, входящим в компетенцию подразделения финансово-хозяйственного обеспечения, а также обеспечения деятельности Организации.

5.7. Проводить совещания, выпускать методические, инструктивные и нормативные материалы, консультировать по вопросам, относящимся к деятельности СП.

5.8. Готовить предложения о внесении изменений и дополнений в настоящее Положение об изменении структуры и штата СП, приеме, перемещении и увольнении работников, установлении им должностных окладов, применении мер материального и морального поощрения, а также привлечении работников к дисциплинарной ответственности.

5.9. Конкретные права начальника подразделения финансово-хозяйственного обеспечения, а также обеспечения деятельности Организации и его сотрудников, входящих в состав СП, устанавливаются соответствующими должностными инструкциями.

6. Взаимодействие с другими структурными подразделениями

6.1. В процессе решения поставленных задач, выполнения возложенных функций и реализации предоставленных прав подразделение финансово-хозяйственного обеспечения, а также обеспечения деятельности Организации потоков взаимодействует со структурными подразделениями Организации посредством обмена информацией, получения и передачи документов, необходимых для осуществления совместных, согласованных и встречных действий, обусловленных направлениями его деятельности.

6.2. Подразделение финансово-хозяйственного обеспечения, а также обеспечения деятельности Организации взаимодействует со всеми структурными подразделениями Организации по вопросам, относящимся к её компетенции.

7. Ответственность

СП несет ответственность за:

7.1. Обеспечение выполнения основных задач и функций, установленных настоящим Положением.

7.2. Своевременное и качественное выполнение распоряжений руководителя Организации.

7.3. Достоверность и полноту предоставляемой информации, подготавливаемых материалов и документов.

7.4. Соблюдение действующих законодательных и нормативных правовых: актов, локальных нормативных материалов.

Персональная ответственность начальника подразделения финансово-хозяйственного обеспечения, а также обеспечения деятельности Организации и его сотрудников, входящих в состав СП, устанавливается соответствующими должностными инструкциями.

Настоящее Положение разработано, исходя из утвержденной организационной структуры и в соответствии с Уставом Организации.