Постановление Главы Тайгинского городского округа Кемеровской области от 18 июня 2012 г. N 462-п "Об утверждении Административного регламента по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов" (с изменениями и дополнениями)

Постановление Главы Тайгинского городского округа от 18 июня 2012 г. N 462-п
"Об утверждении Административного регламента по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов"

На основании Постановления главы Тайгинского городского округа от 20.02.2012 г. N 106-П "О Порядке разработки административных регламентов оказания муниципальных услуг":

1. Утвердить Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов" согласно приложению.

2. Настоящее постановление вступает в силу со дня официального опубликования в газете "Тайгинский рабочий" и официальном сайте администрации Тайгинского городского округа

3. Контроль за выполнением постановления возложить на зам. главы города-управляющего делами Прохорову С.А.

4. Постановление N 235-п от 12.04.2010 г. "Об утверждении Административного регламента по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов", Постановление главы Тайгинского городского округа N 195-п от 02.04.2012 г. "Об утверждении Административного регламента по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов" считать утратившими силу.

Глава Тайгинского городского округа

Е.П. Гуляева

Административный регламент
по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов"
(утв. постановлением Главы Тайгинского городского округа от 18 июня 2012 г. N 462-п)

1. Общие положения

1.1. Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов" (далее - муниципальная услуга) разработан в целях повышения результативности и качества, открытости и доступности предоставления муниципальной услуги, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по предоставлению муниципальной услуги.

1.2. Заявителями на предоставление муниципальной услуги являются физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Кемеровской области, нормативно-правовыми актами муниципального образования Тайгинский городской округ либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и законодательством Кемеровской области, полномочиями выступать от их имени при взаимодействии с соответствующими исполнительными органами государственной власти Кемеровской области и иными организациями при предоставлении муниципальной услуги.

1.3. Требования к информированию о порядке предоставления муниципальной услуги

а) Место нахождения архива и его почтовый адрес:

Ул. 40 лет Октября, 23, кабинет N 42, город Тайга, Кемеровская область, Россия, 652401.

б) График работы Архива:

Понедельник, вторник, четверг - 8.00 - 10.00, 13.00-15.00

среда, пятница - не приёмные дни

Обед - 12.00 - 13.00

Суббота, воскресенье - выходные дни.

в) Прием заявителей должностным лицом архива осуществляется в соответствии с графиком приема. Вывеска с графиком приема размещается у входа в архив.

Прием граждан, обратившихся с запросами, осуществляется без предварительной записи.

г) Телефон архива: (38448)2-17-37

д) Информирование по процедуре предоставления муниципальной услуги производится:

- по телефону;

- по письменным обращениям в архив;

- посредством личного обращения в архив.

- на официальном сайте администрации Тайгинского городского округа: http://adm.tayga.su.

При ответах на телефонные звонки должностное лицо архива подробно, со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты, информирует обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.

В случае если для подготовки ответа требуется продолжительное время, должностное лицо архива, осуществляющее устное информирование, может предложить заявителям обратиться за необходимой информацией в письменном виде, либо назначить другое, удобное для заявителя время для устного информирования (с учетом графика работы архива).

При информировании посредством личного обращения должностное лицо архива обязано принять заинтересованное лицо в соответствии с графиком работы архива.

При информировании по письменным запросам ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес заявителя.

Услуг необходимых и обязательных при получении муниципальной услуги не установлено.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов".

2.2. Муниципальную услугу предоставляет архивный отдел администрации Тайгинского городского округа (ТГО) (далее - архив)

При оказании муниципальной услуги архив не вправе требовать от заявителя осуществление действий, в том числе согласований, необходимых для получения муниципальной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, организации, за исключением получения услуг, включённых в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальных услуг.

2.3. Результатом предоставления муниципальной услуги является:

- архивная справка, архивная выписка, архивная копия;

- уведомление о переадресовании запроса в организации, учреждения, в которых находятся на хранении документы, необходимые для исполнения запроса;

- отказ в рассмотрении запроса.

Процедура рассмотрения запроса завершается путем направления гражданину, организации результата рассмотрения запроса в письменной форме.

2.4. Запрос подлежит обязательной регистрации в день поступления его в архив.

Срок предоставления муниципальной услуги, с учётом необходимости обращения в организации, участвующие в предоставлении муниципальной услуги, срок приостановления предоставления муниципальной услуги в случае, если возможность приостановления предусмотрена законодательством Российской федерации, нормативными правовыми актами Кемеровской области, администрации ТГО, срок выдачи (направления) документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги, составляет не более 30 дней.

В исключительных случаях сотрудник архива вправе продлить срок рассмотрения запроса до 45 дней, уведомив об этом заявителя. При поступлении в архив запросов заявителей, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, архив в 7-дневный срок запрашивает у автора запроса эти уточнения и дополнительные сведения.

Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве документов, в течение 7 рабочих дней с момента регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя.

2.5. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституцией Российской Федерации от 12.12.1993 (Российская газета, 25.12.1993, N 237);

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г., N 43, ст. 4169);

- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006 г., N 19, ст. 2060);

- Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006 г., N 31, ст. 3448);

- Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2003 г., N 40, ст. 3822);

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007);

- Положением об архивном отделе администрации города Тайги, утвержденным распоряжением главы города Тайги Кемеровской области от 10.08.2009 N 27-р.

2.6. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос заявителя в адрес архива (приложение N 1 к административному регламенту).

В запросе указываются сведения, необходимые для его исполнения:

- сведения о заявителе, в том числе:

фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) физического лица или наименование юридического лица; почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответы или уведомление о переадресации запроса;

- изложение существа запроса (сведения, необходимые для исполнения запроса);

- в запросе о стаже работы или зарплате дополнительно указываются: название, ведомственная подчиненность организации, период работы, какую должность занимали, какую фамилию имели на указанный период;

- личную подпись и дату.

Для исполнения запроса могут быть запрошены дополнительные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса (номера и даты организационно-распорядительных документов, копии листов трудовой книжки).

В случае необходимости заявитель прилагает к письменному запросу соответствующие документы и материалы либо их копии.

Ответ на запрос заявителя даётся в виде архивной справки по образцу, соответствующему приложению N 2.

В рамках системы межведомственного электронного взаимодействия с пенсионным фондом их запросы исполняются в сроки от 10 до 30 дней.

Запрещается требовать от заявителя:

а) предоставления документов и информации или осуществление действий, предоставление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги;

б) предоставления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственные услуги в соответствии с нормативными правовыми актами Кемеровской области, правовыми актами ТГО.

Данные документы и информация запрашивается и предоставляется в порядке межведомственного электронного взаимодействия без участия граждан.

2.7. Критерии принятия решения об отказе в исполнении запроса:

- в запросе не указан почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- запрос содержит нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностных лиц, а также членов их семей;

- текст письменного запроса не поддается прочтению, ответ на запрос не дается, и он не подлежит направлению на рассмотрение, о чем сообщается гражданину, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- в запросе содержится вопрос, на который гражданину многократно направлялись письменные ответы по существу, при этом в очередном запросе не приводятся новые доводы или обстоятельства. В таком случае зав. архивным отделом вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу; о принятом решении уведомляется заявитель, направивший запрос;

- от заявителя поступило заявление о прекращении исполнения запроса;

- ответ по существу поставленного в запросе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (заявителю, направившему запрос, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений).

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

2.9. Услуг, необходимых и обязательных для предоставления муниципальной услуги не установлено.

2.10. Предоставление муниципальной услуги осуществляется на безвозмездной основе.

2.11. Время ожидания заявителей при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления услуги не должно превышать 15 минут.

2.12. Поступившие в архив письменные запросы заявителей регистрируются в день поступления в установленном порядке.

Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

2.13. Помещение для предоставления муниципальной услуги снабжено соответствующей табличкой с указанием номера кабинета, названием подразделения с указанием фамилии, имени, отчества, должности лица, ответственного за предоставление муниципальной услуги. Помещение, в котором предоставляется муниципальная услуга, оборудовано охранно-пожарными средствами.

Место для ожидания и приема посетителей оборудовано стульями.

Рабочее место должностного лица, предоставляющего муниципальную услугу, оборудовано компьютером и оргтехникой, позволяющим своевременно и в полном объеме организовать предоставление муниципальной услуги.

Ответственной за предоставление муниципальной услуги выделяется бумага, расходные материалы и канцтовары в количестве, достаточном для предоставления муниципальной услуги.

Организация приема по информированию о предоставлении муниципальной услуги осуществляется должностным лицом архива, на рабочем месте, в соответствии с графиком работы.

Должностное лицо архива обязано предложить гражданину воспользоваться стулом, находящимся рядом с их рабочим местом.

2.14. Показателями доступности и качества муниципальной услуги являются:

а) доступность информации о порядке предоставления муниципальной услуги,

б) образцы оформления запросов (в индивидуальном порядке), необходимых для предоставления муниципальной услуги,

в) доступность информирования о порядке и сроках предоставления муниципальной услуги,

г) минимальное время ожидания в очереди при подаче запроса и получении результата муниципальной услуги,

д) соблюдение графика приёма заявителей по предоставлению муниципальной услуги,

е) соответствие процедур и сроков предоставления муниципальной услуги требованиям настоящего регламента.

3. Административные процедуры

3.1. Блок-схема предоставления муниципальной услуги приводится в приложении N 2 к административному регламенту.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Вместо "приложения N 2" к Административному регламенту имеется в виду "приложение N 3"

3.2. Административные процедуры при предоставлении муниципальной услуги:

а) Регистрация запросов

Результатом административного действия является проставление на запросе регистрационных номеров и дат регистрации (срок исполнения - 1 день),

б) Анализ тематики поступивших запросов

Должностное лицо, ответственное за исполнение запросов, осуществляет анализ тематики поступивших запросов заявителей с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в Архиве научно-справочного аппарата, справочников по фондам архивов (срок исполнения - 1 день),

в) Продолжение работы с запросом в установленном порядке:

- поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов (срок исполнения до 20 дней)

г) Результат административной процедуры: архивная справка, архивная выписка, архивная копия.

Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий - до 7 дней, отправка ответа на запрос - 1 день.

4. Формы контроля за предоставлением муниципальной услуги

4.1. Контроль за предоставлением архивом муниципальной услуги осуществляет зам. главы города - управляющий делами.

4.2. Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на запросы заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностного лица архива.

а) По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

б) Помимо текущего контроля предоставления муниципальной услуги осуществляются внеплановые проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги.

в) Внеплановые проверки осуществляются по конкретному обращению заявителя. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексные проверки), или отдельные вопросы (тематические проверки).

4.3. Ответственность специалиста при предоставлении муниципальной услуги

Должностное лицо архива, предоставляющее муниципальную услугу по исполнению запросов заявителей, несёт ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за:

- неправомерный отказ в приеме или исполнении запросов;

- действие или бездействие, ведущее к нарушению прав и законных интересов заявителя;

- нарушение срока и порядка регистрации запросов, их рассмотрения;

- принятие заведомо необоснованного незаконного решения;

- преследование граждан за критику;

- предоставление недостоверной информации;

- разглашение сведений о частной жизни гражданина (без его согласия);

- сохранность находящихся у него на рассмотрении запросов и документов, связанных с их исполнением.

Сведения, содержащиеся в запросах, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с запросом. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.

По фактам нарушений должностным лицом архива настоящего административного регламента при исполнении должностных полномочий, по представлению зам. главы-управляющего делами, назначается служебная проверка.

При уходе в отпуск, больничный лист должностное лицо архива, ответственное за исполнение запросов, обязано передать все имеющиеся у него на исполнении письменные запросы временно замещающему его должностному лицу.

При обнаружении неисполнения или ненадлежащего исполнения должностным лицом возложенных на них обязанностей по предоставлению муниципальной услуги, по представлению зам. главы города- управляющего делами глава Администрации города принимает меры по привлечению этого лица к дисциплинарной ответственности.

4.4. Требования к порядку и формам контроля за предоставлением муниципальной услуги

В архиве осуществляется контроль за соблюдением порядка исполнения запросов граждан, организаций, проводится анализ содержания поступивших запросов, информация представляется зам. главы города - управляющему делами, принимаются меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан.

5. Порядок досудебного (внесудебного) обжалования действий (бездействия) должностного лица, а также принимаемого им решения при предоставлении муниципальной услуги

5.1. Порядок обжалования действий (бездействий) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги

Заявители вправе обратиться с жалобой (приложение N 4 к административному регламенту) на действия (бездействие) и решения, принятые должностным лицом архива при предоставлении муниципальной услуги, устно или письменно непосредственно к главе Тайгинского городского округа.

5.2. Предмет досудебного (внесудебного) обжалования

Каждый заявитель, который считает, что его запрос рассмотрен ненадлежащим образом, имеет право подать жалобу на должностное лицо архива.

В письменной жалобе указываются:

- полное наименование органа или организации; фамилия, имя, отчество физического лица;

- почтовый адрес;

- предмет жалобы;

- подпись и дата.

Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 дней со дня регистрации.

Каждый заявитель имеет право получить, а должностное лицо архива обязано ему предоставить возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если нет установленных федеральным законом ограничений на информацию.

Жалоба на действие (бездействие) должностного лица архива главе Тайгинского городского округа.

Результатом досудебного (внесудебного) обжалования является ответ заявителю. Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ по существу поставленных вопросов.

5.3. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в рассмотрении жалобы (претензии) либо приостановления её рассмотрения

- отсутствие достаточных для рассмотрения запроса сведений о заявителе

- направление запроса в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя в течение 7 рабочих дней с момента регистрации;

- приостановление исполнения запроса в связи с недостаточными исходными данными и необходимостью предоставления в архив дополнительных сведений, с уведомлением об этом заявителя в течение 7 дней с момента регистрации;

- отказ в исполнении запроса с уведомлением об этом заявителя в течение 5 рабочих дней с момента регистрации.

5.4. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является не рассмотрение или рассмотрение ненадлежащим образом жалобы заявителя.

5.5. Права заинтересованных лиц на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы (претензии)

Любое, заинтересованное лицо имеет право, в установленном порядке, обратится в архив для получения необходимой информации и документов (при их наличии), необходимых для рассмотрения жалобы (претензии).

5.6. Исполнительные органы государственной власти Кемеровской области и должностные лица, которым может быть адресована жалоба (претензия) заявителя в досудебном (внесудебном) порядке

Жалоба (претензия) заявителя в досудебном (внесудебном) порядке может быть адресована:

- курирующему архивную службу зам. главы города - управляющему делами администрации ТГО

- главе ТГО

- начальнику архивного управления Кемеровской области

- зам. Губернатора, курирующего архивную службу

- Губернатору Кемеровской области

5.7. Сроки рассмотрения жалобы (претензии)

Рассмотрение жалоб (претензий) проводится в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"

5.8. Результат досудебного (внесудебного) обжалования, применительно к каждой процедуре, либо инстанции обжалования

По результатам рассмотрения жалобы архив принимает одно из решений:

- удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах,

- отказывает в удовлетворении жалобы.

Не позднее дня, следующего за днём принятия решения, заявителю в письменной форме и, по желанию заявителя, в электронном виде, направляется ответ о результатах рассмотрения жалобы.

Приложение N 1
к административному регламенту

Образец заявления на предоставление муниципальной услуги

Муниципальный архив

Тайгинского городского округа

Заведующему

__________________________________

(Ф. И. О. заявителя)

проживающего (ей)_________________

___________________________________

Контактный телефон

Заявление

Прошу выдать архивную копию (справку, выписку)

________________________________________________________________________

(указать вид документа)

________________________________________________________________________

(содержание обращения)

_______________________________ _____________________________

Дата заполнения

Подпись

Исполненный документ получен_____________________

__________________

(дата)

(подпись)

Приложение N 2
к административному регламенту

___________________________________________

(название архива)

___________________________________________

(адрес, почтовый индекс,

Адресат

___________________________________________

телефон, факс)

Архивная справка

_____________ N______________

(дата)

На N __________ от ___________

Текст справки

Основание:

Исполнитель

Руководитель архива ___________________

_____________________

Подпись

Расшифровка подписи

Печать

Форма архивной справки

Формат А4 (210 x 297)

Приложение N 3
к административному регламенту

Блок-схема
последовательности действий архива при предоставлении архивом муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов"

Приложение N 4
к административному регламенту

______________________________________________

(ФИО руководителя администрации ТГО)

_____________________________________________

(ФИО заявителя)

Жалоба на нарушение требований регламента предоставления муниципальной услуги

Я, _____________________________________________________________________,

(ФИО заявителя)

проживающий по адресу ______________________________________________________,

(индекс, город, улица, дом, квартира)

подаю жалобу от имени ______________________________________________________

(своего, или ФИО лица, которого представляет заявитель)

на нарушение регламента предоставления муниципальной услуги

______________________________

_________________________________________________________________________ __,

допущенное _________________________________________________________________

(наименование структурного подразделения администрации ТГО, допустившего нарушение регламента)

в части следующих требований:

1. _________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________ ____

_________________________________________________________________________ ____

_________________________________________________________________________ ____

_________________________________________________________________________ ____

________________________________

(описание нарушения, в т.ч. участники, место, дата и время фиксации нарушения)

2. _________________________________________________________________________ _

_____________________________________________________________________

_________________________________________________________________________ ____

_________________________________________________________________________ ____

_________________________________________________________________________ ___

_________________________________

(описание нарушения, в т.ч. участники, место, дата и время фиксации нарушения)

3. _________________________________________________________________________ _

_____________________________________________________________________

_________________________________________________________________________ ____

_________________________________________________________________________ ___

(описание нарушения, в т.ч. участники, место, дата и время фиксации нарушения)

До момента подачи настоящей жалобы мною (моим доверителем) были использованы

следующие способы обжалования вышеуказанных нарушений:

обращение к сотруднику структурного подразделения администрации ТГО,

оказывающего услугу_______________________ (да/нет)

Для подтверждения представленной мной информации у меня имеются следующие

материалы:

1. ________________________________________________________________________

2. ________________________________________________________________________

3. ________________________________________________________________________

Достоверность представленных мною сведений подтверждаю.

ФИО

паспорт серия ________________N____________

выдан _____________________________________

___________________________________________

дата выдачи_________________________________

контактный телефон_________________________

подпись дата