Вопрос: Порядок действий и оформление кассовых документов при возврате медицинской организацией наличных денежных средств пациентам (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, август 2022 г.)

Российская медицинская организация оказывает медицинские услуги физическим лицам (ФЛ). Для расчетов используется контрольно-кассовая техника (ККТ). Иногда приходится осуществлять возврат наличных денежных средств пациенту не в день покупки. При этом производится оформление кассового чека с признаком "возврат прихода".

В организации действует следующий порядок возврата средств:

1) пациент пишет заявление о возврате денежных средств;

2) заявление утверждает руководитель и возвращает кассиру;

3) кассир при возврате денежных средств выдает кассовый чек с признаком "возврат прихода";

4) покупатель собственноручно на заявлении пишет что получил такую-то сумму, претензии не имеет (или имеет), дату, подпись;

5) при сдаче документов в бухгалтерию бухгалтер оформляет ПКО на общую сумму сдаваемых кассиром денежных средств (приход - расход сводно) и к ПКО прикладывает Отчет о состоянии счетчиков с гашением и заявления на возвраты не в день покупки с подписью покупателя о получении денежных средств.

Необходимо ли дополнительно оформлять РКО на каждый возврат средств не в день покупки? Соответствует ли действующим нормативным документам указанный выше порядок действий при возврате средств пациентам?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

В анализируемой ситуации при наличии кассового чека с признаком "возврат прихода" нет необходимости дополнительно оформлять РКО на каждый возврат денежных средств пациенту.

Приведенный в вопросе порядок действий при возврате средств пациентам считаем в основном соответствующим действующим нормативным документам. Рекомендуем Организации внести изменения в пункт 5 порядка возврата средств. Вместо оформления одного ПКО на общую сумму сдаваемых кассиром в конце операционного дня денежных средств (приход за вычетом расхода) следует оформлять ПКО на общую сумму прихода и РКО на общую сумму выданных (возвращенных) наличных денежных средств.

Обоснование вывода:

Право потребителя (пациента) требовать возврата ранее уплаченных денежных средств предусмотрено п. 1 ст. 28, ст. 31 и 32 Закона РФ от 07.02.1992 N 2300-I "О защите прав потребителей". Отметим, что гражданское законодательство и положения Закона N 2300-I не устанавливают требования к форме проведения возврата денежных средств заказчику (клиенту, покупателю).

Порядок применения контрольно-кассовой техники и порядок ведения кассовых операций в настоящее время регулируются:

- Федеральным законом от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" (далее - Закон N 54-ФЗ);

- Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание N 3210-У).

Отметим, что конкретный порядок оформления возврата денежных средств покупателю (клиенту) не установлен. Законодательство устанавливает лишь некоторые требования и ограничения, которые организации и ИП должны соблюдать.

До начала применения онлайн-касс возврат денежных средств из кассы не в день покупки (оплаты) должен был осуществляться кассиром на основании расходного кассового ордера (РКО) в соответствии с подп. 6.1, 6.2 п. 6 Указаний N 3210-У с обязательным внесением записи о выданных наличных денежных средствах в кассовую книгу (подп. 4.6 п. 4 Указаний N 3210-У).

В настоящее время в отношении возврата не в день покупки после начала применения онлайн-ККТ существует мнение специалистов, что РКО следует оформлять в случае, если денежные средства выдаются клиенту из главной кассы организации, а не из наличности, находящейся у кассира-операциониста.

Вместе с тем согласно новой редакции п. 4.1 п. 4 Указаний N 3210-У кассовые документы (в том числе РКО) могут оформляться по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных документов, предусмотренных Законом N 54-ФЗ, т.е. на основании кассовых чеков, отчетов о закрытии смены.

В этом случае на конец дня (смены) по окончании проведения кассовых операций можно оформлять ПКО на общую сумму прихода и РКО на общую сумму выданных (возвращенных) наличных денег, которые следует учесть в кассовой книге. То есть получается, что по окончании смены РКО будет сформирован на основании данных ККТ, что позволяет не оформлять РКО в случае возврата денег в течение дня (смены).

Таким образом, при наличии кассового чека с признаком "возврат прихода" нет необходимости дополнительно оформлять РКО на каждый возврат денежных средств пациенту.

Относительно общего порядка действий при возврате средств пациентам заметим следующее.

Письменная форма заявления покупателя о возврате денег из кассы нормативными документами не предусмотрена. Однако заполнение заявления в письменной форме является общераспространенной практикой, поскольку это удобно для обеих сторон. Для продавца оно служит документальным основанием для совершения операции по возврату денежных средств и подтверждением его правомерности. Покупателю копия заявления может понадобиться при последующем обращении с жалобой в контролирующие органы либо с иском в суд. В постановлении ВС РФ от 15.06.2015 N 25-АД15-3 суд не нашел нарушений в ситуации, когда покупателю было предложено написать соответствующее заявление.

Дополнительно отметим, что возврат наличными из кассы Организации возможен только в том случае, если ранее покупатель (пациент) оплату осуществил также наличными деньгами.

По нашему мнению, Организации следует внести изменения только в пункт 5 порядка возврата средств. Вместо оформления одного ПКО на общую сумму сдаваемых кассиром в конце операционного дня денежных средств (приход за вычетом расхода) следует оформлять ПКО на общую сумму прихода и РКО на общую сумму выданных (возвращенных) наличных денежных средств.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

- Энциклопедия решений. Как оформить возврат денег физлицу за возвращенные товары в розничной торговле?;

- Вопрос: Каким образом осуществляется возврат покупателю - физическому лицу денежных средств (розничная продажа, физическое лицо не является ИП, покупатель возвращает товар, оплата проведена за наличный расчет без использования платежной карты)? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, май 2019 г.).

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

аудитор, член ААС Буланцов Михаил

Ответ прошел контроль качества

11 августа 2022 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.