Электронный документооборот в программе 1С:БГУ 8, ред. 2.0: принятие к учету основного средства в результате покупки (подготовлено экспертами компании "Учет в БГУ" специально для Системы ГАРАНТ, 2023 г.)

Электронный документооборот в программе 1С:БГУ 8, ред. 2.0: принятие к учету основного средства в результате покупки

Дата публикации: март 2023 г., Релиз 1С:БГУ 8: 2.0.89.65

Электронные первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета, утвержденные Приказом N 61н, должны применяться организациями бюджетной сферы с 2023 года.

Вторая редакция программы "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8" позволяет формировать электронные документы и подписывать их электронными подписями, а также обмениваться электронными документами между участниками электронного взаимодействия (ЭДО). Поэтому организации бюджетной сферы, использующие для ведения бухгалтерского учета программу 1С:БГУ 8, ред. 2.0, должны с 2023 года перейти на ЭДО.

В статье мы покажем, как выглядит ЭДО в программе 1С:БГУ 8, ред. 2.0 на примере принятия к учету основного средства в результате покупки.

Итак, хозяйственная ситуация следующая.

Описание хозяйственной ситуации

Бюджетное учреждение "Аграрный университет" приобрело основное средство - Лазерный принтер HP LaserJet. Закупка совершена без применения ЕИС.

Первоначальная стоимость принтера складывается из следующих затрат:

1. стоимость самого принтера - 16 999,00 руб.;

2. стоимость доставки - 500,00 руб.

Расходы по формированию вложений в основное средство приняты к учету на основании товаросопроводительных документов и Бухгалтерской справки (ф. 0504833).

Информация о вложениях (инвестициях) в основное средство отражена в Карточке учета капитальных вложений (ф. 0509211).

Признание основного средства в сумме сформированных вложений оформлено Решением о признании объектов нефинансовых активов (ф. 0510441).

Решение (ф. 0510441) подписывается должностными лицами комиссии по поступлению и выбытию активов:

- председателем комиссии - руководителем подразделения Петровым П.И.

- членом комиссии - бухгалтером Ереминой Г.А.

- членом комиссии - кадровиком Николаевой Н.Н.

Рассмотрим порядок формирования первичных документов при принятии к учету основного средства в результате покупки

Формирование вложений в основное средство

Для формирования вложений в основное средство - Лазерный принтер HP LaserJet в рассматриваемой ситуации используется два учетных документа программы:

- Поступление ОС, НМА, НПА - для формирования вложений в части стоимости самого принтера;

- Поступление услуг, работ - для формирования вложений в части стоимости доставки.

Основные моменты при заполнении документа Поступление ОС, НМА, НПА

В шапке документа Поступление ОС, НМА, НПА указывается информация о контрагенте, заключенном с ним договоре и центре материальной ответственности.

На закладке Капитальные вложения указывается приобретаемый внеоботный актив, номер счета 106 01, количество и стоимость объекта.

Для формирования карточки капитальный вложений по ф. 0509211 устанавливается флаг Отразить в карточке капложений.

На закладке Бухгалтерская операция указывается типовая операция: Поступление ОС, НМА, НПА по договорам купли-продажи, договорам поставки, другим аналогичным договорам.

Флаг Авторасчет денежного обязательства устанавливается для формирования проводок по принятию денежного обязательства.

После проведения документа Поступление ОС, НМА, НПА можно сформировать Бухгалтерскую справку (ф. 0504833).

Копию электронного документа, подписанного электронными подписями, можно распечатать

Основные моменты при формировании документа Поступление услуг, работ

В шапке документа Поступление услуг, работ указывается информация о контрагенте и заключенном с ним договоре.

На закладке Услуги, работы указывается номенклатура услуг (работ), количество, стоимость, а также аналитика затрат.

На закладке Бухгалтерская операция указывается типовая операция: Вложения в ОС, НМА, НПА (106.01, 106.02, 106.03 - 302.00).

В группе реквизитов Бухгалтерский учет указывается счет дебета, объект вложений и МОЛ/Место хранения.

Для формирования карточки капитальный вложений по ф. 0509211 устанавливается флаг Отразить в карточке капложений.

Флаг Авторасчет денежного обязательства устанавливается для формирования проводок по принятию денежного обязательства.

После проведения документа Поступление услуг, работ можно сформировать Бухгалтерскую справку (ф. 0504833).

Копию электронного документа, подписанного электронными подписями, можно распечатать

Признание объекта основных средств

Формирование документа Решение о признании объектов нефинансовых активов

Для формирования электронной формы Решения о признании объектов нефинансовых активов (ф. 0510441) в программе 1С:БГУ 8, ред. 2.0 используется одноименный учетный документ программы Решение о признании объектов нефинансовых активов.

В шапке документа указывается Вид операции: Признание объектов нефинансовых активов в связи с приобретением, КФО и Счет учета.

В группе реквизитов Получатель закладки Общие сведения указывается лицо, ответственное за использование и сохранность имущества (ЦМО), и Подразделение.

Эти данные используются для формирования реквизитов "Структурное подразделение", "Тип решения", "Вид объекта" и "Ответственное лицо" заголовочной части электронного документа Решение о признании объектов нефинансовых активов (ф. 0510441).

На закладке Стоимость вложений указывается Объект вложений и Счет вложений - соответствующий счет 106 01, на котором сформирована стоимость вложений в имущество.

По кнопке Рассчитать сумму вложений стоимостные значения закладки заполнятся автоматически.

Для отражения информации в карточке капитальный вложений по ф. 0509211 устанавливается флаг Отразить в карточке капложений.

Табличная часть Расшифровка вложений по ЦМО и КПС содержит информацию о вложениях в объект имущества в разрезе ответственных лиц, КПС, количества и суммы.

На закладке Основные средства, НМА, НПА указывается принимаемое к учету основное средство и его аналитика.

Информация, указанная на закладке Основные средства, НМА, НПА, используется для формирования раздела 1 "Сведения об объекте" содержательной части электронного документа Решение о признании объектов нефинансовых активов (ф. 0510441).

Если основное средство содержит драг.металлы, эта информация указывается на закладке Драгоценные материалы.

Сведения о содержании в объекте драгоценных металлов используется для формирования раздела 2 "Краткая индивидуальная характеристика объекта" содержательной части электронного документа Решение о признании объектов нефинансовых активов (ф. 0510441).

На закладке Комиссия выбирается комиссия учреждения, которая принимает решение о признании основного средства.

Информация из справочника Комиссии используется для заполнения реквизита "Документ-основание о создании комиссии" заголовочной части с указанием в кодовой зоне номера и даты приказа, а также оформляющей части электронного документа Решение о признании объектов нефинансовых активов (ф. 0510441).

Если член комиссии отсутствует, в табличной части закладки Комиссия устанавливается соответствующий флаг и указывается Причина отсутствия.

Для формирования проводок на закладке Бухгалтерская операция автоматически проставляется типовая операция: Признание объектов НФА (приобретение и изготовление).

После записи документа на закладке Основные средства, НМА, НПА указываются результаты голосования членов комиссии.

Реквизит Резолюция комиссии заполняется автоматически значением "Готов к эксплуатации".

Эта информация используется для формирования раздела 4 "Решение, принятое по объекту" содержательной части электронного документа Решение о признании объектов нефинансовых активов (ф. 0510441) и Листа голосования.

При необходимости по ссылке Файл: Нажмите для выбора члены комиссии могут прикреплять файлы с особым мнением. Они отразятся в реквизите "Особые отметки имя файла.pdf" оформляющей части электронного документа Решение о признании объектов нефинансовых активов (ф. 0510441).

Подписать электронный документ можно по кнопке Внутр.ЭДО.

Копию Решения о признании объектов нефинансовых активов (ф. 0510441), подписанного электронными подписями, можно распечатать.

Также после проведения документа можно сформировать Лист голосования и Бухгалтерскую справку (ф. 0504833).

Копию Листа голосования, подписанного электронными подписями, можно распечатать.

Копию Бухгалтерской справки (ф. 0504833), подписанной электронными подписями, можно распечатать.

Для регистрации, систематизации и накопления в электронном виде информации о вложениях (инвестициях) в объект основных средств формируется Карточка учета капитальных вложений (ф. 0509211).

Копию Карточки (ф. 0509211) можно распечатать.

Итак, мы показали, как выглядит ЭДО в программе 1С:БГУ 8, ред. 2.0 на примере принятия к учету основного средства в результате покупки.