Проблемы внедрения электронного документооборота для целей ведения бухгалтерского учета (подготовлено экспертами компании "Гарант", 2023 г.)

Проблемы внедрения электронного документооборота для целей ведения бухгалтерского учета

март 2023 г.

В настоящее время в бухгалтерских службах государственных учреждений идет полномасштабная кампания по переходу в части документирования ряда хозяйственных операций на новые "электронные" рельсы. Безусловно, как и все нововведения, этот процесс не проходит гладко, появляются непредвиденные трудности, которые учреждениям нужно оперативно преодолевать.

Проблемы, возникающие при внедрении электронного документооборота (далее - ЭДО), можно разделить на три группы:

- Организационные;

- Технические;

- Финансовые.

Группа организационных проблем внедрения ЭДО в учреждениях является самой многочисленной из всех. Рассмотрим некоторые из них.

- Шаблонность мышления: людям трудно отойти от привычных бизнес-процессов при переходе на использование нового документа.

В качестве примера можно проанализировать внедрение Заявки-обоснования закупки товаров, работ, услуг малого объема (ф. 0504518).

Достаточно распространенной является практика, когда в учреждении работники сначала приобретают ценности, а потом по факту произведенного расхода обращаются в бухгалтерию за возмещением понесенных затрат. Не касаемся в целом оценки подобного факта хозяйственной жизни, а оттолкнемся от Методических указаний: документом-основанием для оформления Заявки-обоснования закупки товаров, работ, услуг малого объема (ф. 0504518) является план-график. Следовательно, сначала, свою закупку нужно согласовать с контрактной службой, убедиться, что указанные коды ОКПД2 в плане-графике предусмотрены, только после этого, получив денежный аванс на покупку, осуществлять расход.

А если учреждение уже в 2023 году начинает использовать Заявку-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо (ф. 0510521) при закупке товаров, работ, услуг, то уже на этапе заполнения документа нужно указать не только версию актуального Плана графика, но и такие коды как ОКПД2, Идентификационный код закупки.

Очевидно, что нужно перестраивать и "переламывать" устоявшиеся в учреждении процессы и обычаи. Не упоминаем о том, что такие немаловажные параметры как дата и время создания и подписания документа электронной подписью (далее - ЭП) видны в программе. На этом основании все варианты оформления фактов-хозяйственной жизни "задним числом" будут при проверке вычислены моментально.

- Недостаток квалификации: теперь компьютером и навыками подписания ЭП должны владеть рядовые работники учреждения, которые с техникой по роду своей деятельности почти не связаны.

В качестве примера возьмём оформление Карточки учета имущества в личном пользовании (ф. 0509097). Карточка составляется для учета имущества (основных средств, материальных запасов), выдаваемого в личное пользование работнику, иному должностному лицу для исполнения служебных (должностных) обязанностей (п. 71.1 Методических указаний, утв. приказом Минфина России от 15.04.2021 N 61н). Карточка подписывается ответственным лицом простой ЭП. Допустим, в медицинском учреждении за выдачу в пользование халатов (иной спецодежды) отвечает сестра-хозяйка. До ЭДО она прекрасно вела учет на бумажных носителях, а теперь ей нужно все движение ТМЦ самостоятельно отражать в программе и ставить ЭП. Пусть даже это простая ЭП, которая по факту является комбинацией логина и пароля при входе в учетную программу (авторизацией в программе). Но что, если до этого такой работник пользовался кнопочным телефоном, а о компьютерной грамотности и говорить нечего? Для учреждения это проблема, так как многие такие работники готовы написать заявление на увольнение, лишь бы не связываться с ЭДО, а заменить их проблематично.

Аналогичные трудности вызывает оформление листа ознакомления к Решению о проведении инвентаризации (ф. 0510439). В отношении низкоквалифицированного персонала (санитарки, буфетчицы и т.д.) свойственна текучка, поэтому внесение новых пользователе в программу для целей ЭДО может стать бесконечным процессом для специалистов, сопровождающих программный продукт.

Проблематично также в случае с бригадной материальной ответственностью осуществить ознакомление всего коллектива с Решением о проведении инвентаризации заранее. Например, если бригада состоит из двадцати буфетчиц, то, как правило, инвентаризация уже давно прошла, а кто-то еще логин и пароль не получил, или не ознакомился, или кто-то уже уволился, или ушел на больничный, а документ так и "висит" на ознакомлении.

- Нехватка рабочих мест: профильные комиссии по поступлению и выбытию активов, инвентаризационные комиссии, подотчетные лица представляют собой большой круг пользователей, которым нужно предоставить своевременный доступ в программу для постановки ЭП. Фактически те работники, которые ранее приносили бумажные документы, сейчас должны сесть за компьютер. А что если у них до ЭДО компьютера не было? Всем купить по компьютеру - затратное мероприятие. Как вариант, можно организовать рабочие классы с двумя-тремя машинами, куда бы работники, которые задействованы в ЭДО эпизодически, могли прийти и выполнить свою работу.

Но что делать в случае, если научные работники массово уехали на мероприятие? Допустим, двадцать человек, которые вернулись в один день из командировки, хотели бы подписать свой Отчет о расходах (ф. 0504520) в компьютерном классе, где размещены две-три машины. Явно, что такая трата времени будет выступать для них раздражителем. А если каждому предоставлять доступ в программу, где реализован ЭДО, то у учреждения возникнут затраты на лицензии, а также могут появиться проблемы с быстродействием, если технических мощностей для возросшего числа пользователей будет недостаточно.

- Отсутствие тематических локальных нормативных актов в учреждении

Для того, чтобы ЭДО приобрел юридическую значимость внутри учреждения, необходимо подготовить ряд документов. Такими документами могут быть:

- положение об электронной подписи, в котором было бы разъяснено, что такое простая электронная подпись, что такое квалифицированная электронная подпись, ответственность;

- приказы и доверенности о полномочиях и наделении конкретных работников правом подписи тех или иных документов;

- учетная политика, которая содержит перечень применяемых электронных документов;

- регламент на каждую операцию ЭДО (инструкция в доступной форме для пользователей);

- график документооборота электронных документов с указанием кем и какая подпись на каждом этапе используется.

Со всеми локальными нормативными актами пользователи должны быть ознакомлены под подпись.

- Большой круг пользователей

На первом этапе большой круг пользователей которым требуется ЭП, или даже ЭЦП будет являться проблемой. Если простую подпись сделать относительно просто - путем присвоения логина и пароля, то ЭЦП необходимо получить в Казначействе, что на практике занимает несколько рабочих дней. На начальном этапе регистрация новых пользователей имеет лавинообразный характер, поэтому задержки в оформлении документов неизбежны.

Но и от текучки никто не застрахован, поэтому если вдруг, например, председатель комиссии уволился, то не просто до приема "нового" председателя на работу, а именно до получения "новым" председателем комиссии ЭЦП ни одно решение принято не будет. А это несколько рабочих дней, что порой бывает критично, особенно в конце отчетных периодов.

Технические проблемы так же имеют место быть, но они завязаны чаще на организационные. К этой группе проблем относятся:

- Выбор программы для ведения ЭДО: кто-то организовал документооборот через специализированные программы электронного документооборота, а кто-то - ресурсами разработчиков 1С БГУ. Тем, кто работает в 1С БГУ, известно, что в программе невозможно декомпозировать документ на фрагменты, за которые подписываются соответствующие должностные лица. Можно только настроить объем прав, запустив всех участников, даже непрофильных, в программу, служащую для целей регламентированного бухгалтерского учета, что само по себе крайне рискованно для целостности бухгалтерской информации.

В частности, Решение о командировании на территории Российской Федерации (ф. 0504512), Решение о командировании на территорию иностранного государства (ф. 0504515) подписать частями по мере заполнения ответственными должностными лицами нельзя. Документ, чтобы уйти на ЭДО, должен быть заполнен полностью. При таких условиях крупным учреждениям скорее всего придется сначала согласовать на бумажном носителе что-то вроде служебной записки на командировку у всех отделов, задействованных в ЭДО. Такая записка должна содержать в себе все параметры командировки, отражающие обязательные разделы Решения о командировании. Именно согласованная всеми участниками служебная записка будет является основанием для создания в программе 1С БГУ электронного документа. Скорее всего, лицом, ответственным за создание электронного документа, будет бухгалтер, потому что такую задачу доверить подотчетному лицу затруднительно, так как в данном вопросе требуются специализированные знания (нормативы, КПС, КОСГУ) и владение программным продуктом.

Аналогичная проблема возникает и с документами по нефинансовым активам: Решением о признании объектов нефинансовых активов (ф. 0510441), Решением о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440). В этом случае чаще всего тоже бухгалтер становится тем самым ответственным членом комиссии по поступлению и выбытию активов, который формирует электронный документ, указывает в нем участников и соответствующие им подписи и направляет документ на ЭДО. Из формы документа очевидно, что ее может заполнить только специалист, обладающий специфическими знаниями, так как нужно и присвоить инвентарный номер, и указать способ отражения в учете.

По факту, бухгалтер работает теперь и за себя, и за ответственного члена комиссии, который и первичный документ оформит в программе, и проводку сформирует. То есть, задача по созданию первичного документа, который в бухгалтерию приносили ранее готовым, с приходом ЭДО по большей части легла на бухгалтера. Возможно, по мере развития информационных систем для ЭДО, эту работу можно будет или передать ответственным за факты хозяйственной жизни лицам, или разбить на участки, подписываемые раздельно, но пока так.

Аналогичная ситуация с Отчетом о расходах подотчетного лица (ф. 0504520). В ряде учреждений этот документ также заполняет бухгалтер, получив предварительно от подотчетного лица исчерпывающий пакет документов по командировке. Причины все те же. Во-первых, для постановки ЭП документ должен быть заполнен "от и до", а во-вторых, бухгалтеру как квалифицированному и компетентному работнику в вопросах программного продукта, значительно проще и быстрее заполнить документ в программе, чем по несколько раз возвращать на доработку подотчетному лицу, особенно тем из них, кто обращается за денежным авансом на закупку или командировку от силы пару раз в год.

- "Зависание" базы: ввиду того, что теперь в ЭДО задействовано почти всё учреждение, наплыв пользователей перегружает программу, нужно, чтобы технические специалисты работали с конфликтами программ, обслуживали сервер.

Последним блоком рассматриваемых проблем внедрения ЭДО являются финансовые проблемы, о них уже частично было упомянуто ранее. К ним относятся:

- приобретение дополнительных компьютеров и мощных серверов;

- приобретение лицензий для дополнительных пользователей;

- затраты на обслуживание программного продукта штатными программистами и сторонними организациями.

То есть, с приходом ЭДО затраты на сопровождение финансово-хозяйственной деятельности возратают.

Несмотря на то, что проблем достаточно много, все они решаемы. Немаловажную роль в этом деле играет заинтересованность руководителя. Поэтому о каждой проблеме нужно не замалчивать, а своевременно сообщать и совместно с руководителем последовательно идти к оптимизации бизнес-процессов для нужд бесперебойного ЭДО.

Железнева Юлия

профессиональный бухгалтер