Организуем и проводим внутренний контроль в учреждении правильно: методичка от Минфина (обзор подготовлен экспертами компании "Гарант", 2023 г.)

Организуем и проводим внутренний контроль в учреждении правильно: методичка от Минфина
(обзор письма Минфина России от 27.12.2022 N 02-06-07/128426)

12 января 2023 г.

Закон о бухгалтерском учете обязывает учреждения осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни, ведения бухгалтерского / бюджетного учета и составления отчетности, а положения Стандарта "Концептуальные основы..." и Приказа N 52н помимо этого - еще и внутренний контроль первичных документов. Но вот как организовать внутренний контроль в учреждении, какие мероприятия сделать обязательными и какие контрольные действия должны быть возложены на конкретных работников, нормативные акты не устанавливают - Стандарт "Учетная политика оценочные значения и ошибки" относит эти вопросы к сфере регулирования учетной политики учреждений.

В целях методологического сопровождения применения Стандарта "Учетная политика..." Минфин России подготовил для учреждений Рекомендации по организации и обеспечению / осуществлению внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни и ведения бухгалтерского учета и составления, включая проведение годовой инвентаризации. Оговоренные ведомством важные моменты призваны стать основой положения о внутреннем контроле, являющегося частью учетной политики учреждения.

1. Ставим цели: зачем нужен внутренний контроль

Говоря научным языком, каждое действие обусловлено целью. Для чего мы осуществляем внутренний контроль? А делается это для того, чтобы:

Цели внутреннего контроля	Что делать для достижения цели
Обеспечить достоверность данных о фактах хозяйственной жизни при их оформлении	Не допускать отражения в учете мнимого или притворного объекта бухгалтерского учета. Под мнимыми в числе прочего понимаются: - неосуществленные расходы, - несуществующие обязательства, - не имевшие места факты хозяйственной жизни
Обеспечить соблюдение требований по формированию, полноте и своевременности передачи первичных учетных документов для отражения на счетах бухгалтерского учета	Проверить полноту отражения в бухгалтерском учете фактов хозяйственной жизни в том отчетном периоде, в котором они имели место быть. Убедиться в правильности стоимостного измерения объектов учета и их отражения на соответствующих счетах и в регистрах бухгалтерского учета.
Подтвердить действительность существования, оценки состояния, обоснованности нахождения у учреждения и отражения в бухгалтерском учете активов, обязательств и иных объектов учета	Проверить фактическое существование и состояние активов и обязательств, отраженных в учете
Обеспечить своевременность составления, утверждения и представления отчетности и отсутствие в ней существенных ошибок и искажений

Иными словами, правильно организованный и грамотно проводимый постоянный внутренний контроль - залог корректного бухгалтерского учета и достоверной отчетности.

2. Многообразие внутреннего контроля: определяем тип контрольных мероприятий

В зависимости от того, каким способом и на каком этапе в отношении той или иной операции будут проводиться контрольные мероприятия, учреждение реализует:

Внутренний контроль на разных этапах	Способы контроля
ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ Предупреждение нарушений установленного порядка осуществления операций	СПЛОШНОЙ Контрольные действия осуществляются в отношении каждого объекта внутреннего контроля - осуществленной операции (факта хозяйственной жизни) ВЫБОРОЧНЫЙ Контрольные действия осуществляются в отношении отдельных операций (фактов хозяйственной жизни)
ТЕКУЩИЙ Выявление нарушений установленного порядка осуществления операций в момент совершения и предупреждение появления негативных последствий
ПОСЛЕДУЮЩИЙ Выявление ошибок и нарушений установленного порядка осуществления операций. При этом средства контроля должны быть направлены на выявление нежелательных последствий и смягчение их негативного влияния

В любом случае в состав мероприятий внутреннего контроля включаются контрольные действия, которые учреждение проводит с использованием сервисов и/или прикладных программных средств автоматизации. Например:

- выверка показателей счетов бухгалтерского учета по установленным контрольным соотношениям;

- автоматическое указание реквизитов юридических лиц в электронных первичных учетных документах при интеграции с ЕГРЮЛ.

3. Ближе к делу: какие контрольные действия закрепить за работниками

В рамках внутреннего контроля работники учреждения могут осуществлять:

Контрольные действия	Практические примеры
Оформление первичных учетных документов с соблюдением требований к формированию и заполнению унифицированных форм Указание реквизитов при составлении первичных учетных документов Процедурное подтверждение факта хозяйственной жизни	1) Указание информации об организации в Карточке учета имущества в личном пользовании (ф. 0509097) в соответствии с данными ЕГРЮЛ; 2) Контроль соответствия формирования Решения о признании объектов нефинансовых активов (ф. 0510441) установленным требованиям; 3) Отражение в учете поступлений нефинансовых активов по счету 302 00 только при наличии факта приемки поставленного товара в соответствии с требованиями Закона N 44-ФЗ или отражении в учете соответствующего денежного обязательства на счете 502 12
Подтверждение соответствия между объектами внутреннего контроля (сверка данных) или их соответствия установленным требованиям	Не допустить отражения в бухгалтерском учете: - в составе нематериальных активов затрат на создание государственной интегрированной информационной системы, в отношении которой отсутствует свидетельство о регистрации права, - факта выдачи канцелярских товаров при отсутствии отражения на счетах бухгалтерского учета факта их приобретения / получения, - поступления доходов от аренды при отсутствии отражения объектов аренды в бухгалтерском учете
Санкционирование / подтверждение операций или подтверждение правомочности их совершения	Утверждение Отчета о расходах подотчетного лица (ф.  0504520) сотрудника его руководителем
Разграничение полномочий и ротация обязанностей	Применение графика документооборота и/или порядка взаимодействия структурных подразделений и/или лиц, ответственных за оформление фактов хозяйственной жизни, по предоставлению первичных учетных документов для ведения бухгалтерского учета
Надзор	Проверка отражения объектов учета на бухгалтерских счетах с соблюдением требований НПА
Коммуникация в целях получения достоверной информации об экономической сущности операции хозяйственной жизни для обеспечения ее корректного отражения в бухгалтерском учете	Взаимодействие с лицом, ответственным за оформление факта хозяйственной жизни - приобретения книг, для определения экономической сущности операции для корректного отражения по КОСГУ: - для библиотечного фонда - на статью 310, - предназначенные для использования в учебном процессе и бесплатной раздачи - на подстатью 346, - как сувенирная (подарочная) продукция - на подстатью 349
Мониторинг - регулярное наблюдение за операциями хозяйственной жизни и сбор информации об их выполнении в целях определения их эффективности / результативности	Проверка своевременности отражения фактов хозяйственной жизни в бухгалтерском учете
Контроль фактического наличия и состояния объектов бухгалтерского учета	Проведение инвентаризации активов и обязательств

4. Инвентаризации - особое внимание

Положения нормативных правовых актов, регулирующих ведение бухгалтерского учета и составление отчетности, обязывают учреждение в целях составления годовой отчетности проводить инвентаризацию активов и обязательств. Порядок ее проведения, условия, способы и охват определяются в учетной политике. Однако важно понимать, что обязательной инвентаризации подлежат активы и обязательства, некорректное раскрытие информации о которых существенным образом может повлиять на достоверность отчетности:

Примеры информации, влияющей на достоверность отчетности	Связь с годовой инвентаризацией
Сведения о качественном состоянии дебиторской и кредиторской задолженности (просроченной задолженности)	ОБЯЗАТЕЛЬНО! Проведение годовой инвентаризации в целях: -  выявления просроченной задолженности и ее урегулирования, - квалификации объектов, не являющихся балансовыми объектами бухгалтерского учета (сомнительная задолженность по доходам, кредиторская задолженность, не востребованная кредиторами) - относим на забалансовый учет
Информация об объектах произведенных капитальных вложений - затрат, понесенных на незавершенное строительство объектов капстроительства, а также капвложений в "незавершенку"	ОБЯЗАТЕЛЬНО! Проведение годовой инвентаризации в целях выявления статусов (целевых функций) произведенных капитальных вложений с учетом требований по раскрытию информации, предусмотренных при составлении годовой отчетности - 2022 год
Информация об объектах налогообложения, в частности, по налогу на имущество	ОБЯЗАТЕЛЬНО! Проведение годовой инвентаризации в целях подтверждения корректного отражения стоимости объектов недвижимого имущества. Обратите внимание: наиболее эффективным способом проведения инвентаризации объектов недвижимости является осуществление выверки информации об объектах недвижимости, отраженных в бухгалтерском учете и в государственных реестрах, способом технологической выверки (интеграции).
Информация об объектах бухгалтерского учета, формирующих показатели, в отношении которых законом установлены ограничения. Например: - требования к сделкам с особо ценным имуществом, крупным сделкам, - верхний предел государственного внутреннего/внешнего долга РФ.	ОБЯЗАТЕЛЬНО! Проведение годовой инвентаризации объектов бухгалтерского учета, формирующих такие показатели
Информация об объектах, в отношении которых по результатам сверки с контрагентами в течение года выявлены расхождения, Например, выявленные по результатам выверки неурегулированные консолидируемые расчеты	ОБЯЗАТЕЛЬНО! Проведение годовой инвентаризации в целях подтверждения корректного отражения стоимостных оценок таких объектов учета

Проведение годовой инвентаризации обязательно и в тех случаях, когда по результатам осуществления внутреннего финансового аудита в казенном учреждении / органе власти были выявлены факты и/или признаки, влияющие на достоверность бюджетной отчетности и порядок ведения бюджетного учета.

5. А если учет ведет ЦБ...

Мы уже неоднократно говорили о том, что передача учетных функций централизованной бухгалтерии не освобождает учреждение от проведения внутреннего контроля. В этом случае внутренний контроль осуществляется учреждением и ЦБ в соответствии с положениями о разграничении ответственности, установленными соглашением / договором о передаче полномочий с учетом графика документооборота и/или порядка взаимодействия учреждения и ЦБ.

Мероприятия внутреннего контроля в таком случае подразделяются на две группы:

Выполняет либо учреждение, либо ЦБ в зависимости от положений о разграничении ответственности	Выполняют и учреждение, и ЦБ
Например, подтверждение соответствия между объектами внутреннего контроля - поступления / увеличения НФА и соответствующего денежного обязательства осуществляет та сторона, которая отвечает за регистрацию данных первичного документа в регистрах бухгалтерского учета	Например, при документальном оформлении факта хозяйственной жизни - часть данных первичного документа заполняет учреждение, часть - ЦБ

Тема: Контроль и аудит