Электронный документооборот в программе 1С:БГУ 8, ред. 2.0: выдача имущества в личное пользование и его возврат (подготовлено экспертами компании "Учет в БГУ" специально для Системы ГАРАНТ, 2023 г.)

Электронный документооборот в программе 1С:БГУ 8, ред. 2.0:
выдача имущества в личное пользование и его возврат

ГАРАНТ: Дата публикации: июнь 2023 г., Релиз 1С:БГУ 8: 2.0.91.49 Подготовлено экспертами компании "Учет в БГУ" специально для Системы ГАРАНТ

Электронные первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета, утвержденные Приказом N 61н, должны применяться организациями бюджетной сферы с 2023 года.

Вторая редакция программы "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8" позволяет формировать электронные документы и подписывать их электронными подписями, а также обмениваться электронными документами между участниками электронного взаимодействия (ЭДО). Поэтому организации бюджетной сферы, использующие для ведения бухгалтерского учета программу 1С:БГУ 8, ред. 2.0, должны с 2023 года перейти на ЭДО.

В статье мы покажем, как выглядит ЭДО в программе 1С:БГУ 8, ред. 2.0 на примере выдачи основного средства в личное пользование и его возврата из пользования.

Итак, хозяйственная ситуация следующая.

Описание хозяйственной ситуации

Часть сотрудников бюджетного учреждения "Аграрный университет" работает удаленно. В соответствии с Положением о переводе на дистанционную (удаленную) работу учреждение обеспечивает сотрудников ноутбуками.

В июне 2023 г. Аграрный университет переводит сотрудника Еремину Г.А. на удаленную работу и выдает ей ноутбук в личное пользование. В учете отражено внутреннее перемещение ноутбука на счете 101 34 и увеличение забалансового счета 27 "Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)".

В свою очередь, сотрудник Кузнецов В.В. возвращает ноутбук из личного пользования. В учете отражено внутреннее перемещение ноутбука на счете 101 34 и уменьшение забалансового счета 27.

Операции по выдаче и возврату объектов оформлены Актом приема-передачи объектов, полученных в личное пользование (ф. 0510434) и Бухгалтерской справкой (ф. 0504833).

Акт приема-передачи (ф. 0510434) подписывается должностными лицами:

- лицом, ответственным за выдачу имущества в личное пользование (получение возвращенного имущества) - завхозом Макаровым А. Г.;

- лицом, получившим имущество в личное пользование (возвратившим имущество) - бухгалтером Ереминой Г. А. и главным бухгалтером Кузнецовым В. В.

Рассмотрим порядок формирования первичных документов при выдаче имущества в личное пользование и его возврате из пользования.

Выдача имущества в личное пользование

Прежде всего, для корректного формирования сведений в Акте приема-передачи объектов, полученных в личное пользование (ф. 0510434) следует заполнить нормы обеспечения сотрудника объектами имущества, передаваемого в личное пользование, в карточке сотрудника (элементе справочника Сотрудники).

Для передачи основных средств в личное пользование в программе используется документ Внутреннее перемещение ОС, НМА, НПА раздела ОС, НМА, НПА - Внутреннее перемещение.

Возможны следующие варианты оформления выдачи имущества:

- учет имущества, выданного в личное пользование, ведется по ответственному лицу;

- учет имущества, выданного в личное пользование, ведется по получателю имущества.

Выдача имущества в личное пользование - учет ведется по ответственному лицу

В первом случае в документе Внутреннее перемещение ОС, НМА, НПА в реквизитах шапки Отправитель и Получатель указывается одно и то же ответственное лицо.

Для указания информации о получателе имущества нужно выполнить следующие действия:

- установить флаг Учет в личном пользовании;

- установить переключатель выдать сотруднику;

- выбрать сотрудника - получателя имущества.

Для добавления имущества в табличную часть удобно использовать кнопку Подобрать.

На закладке Сведения при необходимости указываются дефекты и особые отметки по передаваемому в пользование объекту.

На закладке Бухгалтерская операция указана типовая операция: Внутреннее перемещение / Учет в личном пользовании.

После проведения документа Внутреннее перемещение ОС, НМА, НПА можно сформировать Акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование (ф. 0510434) и Бухгалтерскую справку (ф. 0504833).

Сформировать электронные документы и подписать их электронными подписями можно по кнопке Внутр. ЭДО.

Печатная форма Акта приема-передачи объектов, полученных в личное пользование (ф. 0510434)

Печатная форма Бухгалтерской справки (ф. 0504833)

Если учет имущества, выданного в личное пользование, ведется по ответственному лицу, информация о внутреннем перемещении имущества в инвентарной карточке не отражается.

Выдача имущества в личное пользование - учет ведется по получателю имущества

Во втором случае в документе Внутреннее перемещение ОС, НМА, НПА в реквизите шапки Отправитель указывается ответственное лицо, а в реквизите Получатель - лицо, получающее имущество.

Остальные реквизиты документа заполняются аналогично варианту учета выданного в пользование имущества по ответственному лицу.

После проведения документа печатная форма Акта приема-передачи объектов, полученных в личное пользование (ф. 0510434) не изменится.

Изменения отобразятся в печатной форме Бухгалтерской справки (ф. 0504833) - в качестве МОЛ по дебету счета 101 34 будет указан получатель имущества.

Печатная форма Бухгалтерской справки (ф. 0504833)

Если учет имущества, выданного в личное пользование, ведется по получателю имущества, информация о внутреннем перемещении имущества отразится в инвентарной карточке.

Возврат имущества из личного пользования

Для оформления операций по возврату имущества из личного пользования также применяется документ Внутреннее перемещение ОС, НМА, НПА.

Порядок заполнения документа аналогичен заполнению документа при выдаче имущества в личное пользование. Также возможно два варианта заполнения документа:

- учет имущества, выданного в личное пользование, ведется по ответственному лицу;

- учет имущества, выданного в личное пользование, ведется по получателю имущества.

Соответствующее значение (ответственное лицо или получатель имущества) указывается в реквизите Отправитель - МОЛ/Место хранения.

Для указания информации об отправителе имущества нужно выполнить следующие действия:

- установить флаг Учет в личном пользовании;

- установить переключатель вернуть от сотрудника;

- выбрать сотрудника - получателя имущества или оставить реквизит пустым, если отправитель совпадает с ЦМО.

Для добавления имущества в табличную часть удобно использовать кнопку Подобрать.

После проведения документа Внутреннее перемещение ОС, НМА, НПА можно сформировать Акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование (ф. 0510434) и Бухгалтерскую справку (ф. 0504833).

Сформировать электронные документы и подписать их электронными подписями можно по кнопке Внутр. ЭДО.

Печатная форма Акта приема-передачи объектов, полученных в личное пользование (ф. 0510434)

Печатная форма Бухгалтерской справки (ф. 0504833)

Если учет имущества, выданного в личное пользование, ведется по получателю имущества, информация о внутреннем перемещении имущества отразится в инвентарной карточке.

Отражение информации о движении объектов в личном пользовании в регистрах бухгалтерского учета

Для учета имущества, выдаваемого в личное пользование, используется регистр Карточка имущества в личном пользовании (раздел Учет и отчетность - Регистры учета).

После заполнения реквизитов шапки формы Карточка учета имущества в личном пользовании по кнопке Сформировать заполняется Карточка учета имущества в личном пользовании (ф. 0509097).

По кнопке Регистр учета можно сформировать электронный регистр Карточка учета имущества в личном пользовании (ф. 0509097) и подписать его электронной подписью.

Карточка учета имущества в личном пользовании Ереминой Г.А.

Карточка учета имущества в личном пользовании Кузнецова В.В.

Итак, мы показали, как выглядит ЭДО в программе 1С:БГУ 8, ред. 2.0 на примере выдачи основного средства в личное пользование и его возврата из пользования.