Электронный документооборот в программе 1С:БГУ 8, ред. 2.0: оповещения в электронных документах (подготовлено экспертами компании "Учет в БГУ" специально для Системы ГАРАНТ, 2023 г.)

Электронный документооборот в программе 1С:БГУ 8, ред. 2.0:
оповещения в электронных документах

ГАРАНТ: Дата публикации: сентябрь 2023 г., Релиз 1С:БГУ 8: 2.0.93.32 Подготовлено экспертами компании "Учет в БГУ" специально для Системы ГАРАНТ

Вторая редакция программы "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8" позволяет формировать электронные документы и подписывать их электронными подписями, а также обмениваться электронными документами между участниками электронного взаимодействия (ЭДО). Поэтому организации бюджетной сферы, использующие для ведения бухгалтерского учета программу 1С:БГУ 8, ред. 2.0, должны перейти на ЭДО. Пользователям этого программного продукта некорректно говорить об отсутствии технической возможности для формирования документов в электронном виде.

Некоторые электронные документы, утвержденные Приказом N 61н, должны применяться уже с этого года, внедрение остальных можно ненадолго отложить.

Так или иначе, ЭДО - это удобно, поскольку механизм электронного документооборота позволяет:

1. своевременно отражать факты хозяйственной жизни;

2. исключить повторный ввод информации;

3. повысить достоверность информации;

4. уменьшить количество ошибок;

5. контролировать правильность заполнения первичных документов;

6. формировать оперативную информацию для принятия управленческих решений и т.д.

В статье мы поговорим об одном из "плюсов" ЭДО - формировании оперативной информации. Особенно актуален этот вопрос в централизованных бухгалтериях (ЦБ), поскольку ответственные лица обслуживаемых учреждений (субъектов учета ЦБ), формирующие документ, территориально удалены и не всегда "на короткой ноге" с ЦБ.

Как повысить скорость создания электронного документа, своевременно уведомлять ответственных лиц об ошибках в реквизитах документа и сократить время прохождения документа от состояния Не начат до Завершен?

Пользователи 1С:БГУ 8, ред. 2.0 могут прямо в программе общаться друг с другом посредством текстовых сообщений, вести переписку по конкретным документам, контрагентам или любым другим темам, а также совершать видеозвонки.

Для этого нужно подключить сервер взаимодействий 1С:Диалог. Для работы с сервером требуется подключение к интернету и роль Полные права.

Подключение сервера 1С:Диалог

Для подключения обсуждений переходим в раздел Администрирование - Интернет поддержка и сервисы - Обсуждения и нажимаем кнопку Подключить.

В окне Подключение обсуждений указываем адрес электронной почты, на которую будет выслан цифровой код. Впоследствии информационная база обсуждений будет связана с этим электронным адресом, при этом необходимые данные информационной базы будут автоматически указаны на сервере "1С:Диалог".

После нажатия на кнопку Зарегистрироваться выводится сообщение "Код регистрации выслан на указанный адрес электронной почты".

Код, полученный в письме, вносим в поле формы Подключение обсуждений и нажимаем на кнопку Зарегистрироваться и Готово.

Если потребность в обсуждениях отсутствует, то для их отключения также можно использовать кнопку Отключить в группе Обсуждения формы Интернет-поддержка и сервисы раздела Администрирование.

Давайте рассмотрим, как работает обсуждения в деле.

Описание хозяйственной ситуации

В бюджетном учреждении некоторые сотрудники работают удаленно. Для работы учреждение выдает им в пользование имущество - ноутбуки.

Операции оформляются актом приема-передачи в личное пользование по форме 0510434. Акт приема-передачи (ф. 0510434) подписывается лицом, ответственным за выдачу имущества в личное пользование (получение возвращенного имущества), квалифицированной электронной подписью, и лицом, получившим его в личное пользование (возвратившим имущество) - простой электронной подписью.

Ответственные лица учреждения составили и подписали электронными подписями Акт приема-передачи (ф. 0510434).

Бухгалтер при принятии электронного документа к учету обнаружил ошибку: неверно указана дата документа. Бухгалтер уведомил об этом лицо, ответственное за формирование документа, с помощью сервиса Обсуждение.

Электронный документ с ошибкой в реквизитах был аннулирован ответственным лицом, после чего был создан новый Акт приема-передачи (ф. 0510434).

Отправка сообщения об ошибке с помощью "Обсуждений"

Мы находимся в информационной базе бухгалтера. В шапке формы электронного документа Акт приема-передачи в личное пользование (ф. 0510434) по кнопке Обсуждение открывается чат, содержащий историю сообщений пользователей по данной форме документа. В нижней части формы указывается Пользователь, кому должно быть отправлено сообщение, и текст сообщения.

В нашем примере бухгалтер отправил сообщение: "Ошибка при формировании документа. Неверно указана дата.".

Оповещение ответственного лица о сообщении

Мы находимся в информационной базе ответственного лица, оформившего Акт приема-передачи (ф. 0510434). При входе в информационную базу пользователь видит оповещение с сообщением бухгалтера по электронному документу.

Ответ на полученное сообщение с помощью "Обсуждений"

Ответственное лицо может ответить бухгалтеру с помощью этой же формы Обсуждение. Механизм тот же: в информационной базе пользователя в шапке формы электронного документа Акт приема-передачи в личное пользование (ф. 0510434) по кнопке Обсуждение открывается чат, в нижней части чата указывается Пользователь, кому должно быть отправлено сообщение, и текст сообщения.

В нашем примере ответственное лицо отвечает: "Ок. Исправлю. Аннулирую этот электронный документ и формирую новый.".

Аннулирование электронного документа

Аннулировать электронный документ с неверными реквизитами следует с помощью кнопки Другие действия - Аннулировать. При этом обязательно нужно указать причину аннулирования.

В нашем примере причина аннулирования: "Неверно указана дата".

Переписка бухгалтера с ответственным лицом в сервисе Обсуждения останется даже после аннулирования документа.

Чтобы сформировать новый электронный документ, аннулированный документ необходимо Переместить в неактуальные.

Список аннулированных электронных документов сохранится в архиве на закладке Неактуальные версии. Аннулированную форму и обсуждения по ней можно открыть и просмотреть.

Итак, мы показали, как в программе 1С:БГУ 8, ред. 2.0 с помощью сервиса Обсуждения должностные лица организации бюджетной сферы могут вести переписку для оперативного оформления электронного документа.