Приложение 12. Методика составления текста документа

Приложение 12

к п.3.17

Методика составления текста документа

Сплошной связный текст документа содержит грамматически и лексически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при составлении положений, приказов, писем, докладов, справок.

Тексты приказов и писем состоят, как правило, из двух частей: в первой части указываются основания или причины составления документа; во второй - излагаются решения, распоряжения, предложения, мнения, выводы, просьбы.

Если содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст может содержать одну заключительную часть: приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения.

Сплошной текст документа может быть составлен на основе трафарета, содержащего постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации.

Анкетные тексты применяются в организационно-распорядительных документах, документах по материально-техническому снабжению и сбыту, финансовых документах.

Табличные тексты применяются в плановых документах, отчетно-статистических, финансовых, бухгалтерских.

В приказах используются формы изложения текста от первого лица единственного числа (приказываю).

В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, решили).

В положениях, инструкциях, актах, справках, отчетах используется форма изложения от третьего лица единственного или множественного числа (начальник отдела имеет право, комиссия установила, в состав комиссии входят).

В переписке используется форма изложения текста от первого лица множественного числа (направляем вам, считаем целесообразным).

В докладах, служебных записках, заявлениях используется форма изложения от первого лица единственного числа (предлагаю направить, считаю необходимым...).

При подготовке текстов документов следует:

- использовать форму изложения от первого лица единственного числа - в распорядительных документах (приказах. распоряжениях), например: "Приказываю", "Предлагаю" и от третьего лица единственного числа и первого лица множественного числа, если автором документа является коллегиальный орган (например, "Комиссия просит рассмотреть вопрос ...", "Просим рассмотреть вопрос ...");

- заменять сложные предложения, словосочетания и конструкции простыми;

- использовать прямой порядок слов в предложении;

- применять устойчивые (трафаретные) словосочетания (например, распоряжение издается, оклады устанавливаются, контроль осуществляется, выговор объявляется и т.д.);

- использовать в распорядительных документах языковые конструкции повелительного характера (например, "контроль исполнения распоряжения возложить на ...");

- употреблять глаголы неопределенной формы (например, "утвердить", "обязать", "отметить"):

- заменять местоимения существительными;

- употреблять правила написания органов власти и управления, наименований должностей, званий и т.д.

В тексте документа не употребляются устаревшие слова и словосочетания, разговорная речь, лишние слова, расщепленные сказуемые и т.д.

При необходимости разделения текста на составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) их следует нумеровать арабскими цифрами.

Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номеров раздела и подраздела, разделенных точкой (например, 1.1.).

Пункты нумеруются в пределах раздела, если нет подразделов. Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 1.1.1.). Пункты, при необходимости, могут быть разбиты на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.1.3.).

В текстах распорядительных документов при написании фамилии рядом следует указывать инициалы. Фамилию и инициалы приводят в случаях, когда в документе не указана конкретная должность ответственного лица.

В тексте документов рекомендуется употреблять дату в таком варианте: 03.12.92.

При ссылке в тексте на другой документ необходимо соблюдать следующую последовательность: название вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата (издания, подписания, утверждения), номер (без предлога "за"), заголовок к тексту. Например:

В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 29.01.92 N 66 "Об ускорении приватизации государственных и муниципальных предприятий ...".

Краткость содержания документа достигается за счет исключения повторений, непротиворечивости формулировок, употребления общепринятых сокращений, применения типовых и трафаретных текстов.

В документах, оформленных на двух и более листах, второй и последующие листы нумеруются.

При оформлении документа на одной стороне листа номер страницы проставляется посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" (с. ) и знаков препинания. Номера страниц печатаются на 10-15 мм ниже верхнего края листа.

Документы со сроком хранения до 3 лет можно печатать на двух сторонах листа.