Вопрос: Возможность подписания кадровых документов при взаимодействии с дистанционным работником электронной подписью (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, май 2022 г.)

В процессе трудовой деятельности дистанционного работника возникает необходимость проставления и получения подписи на юридически значимых документах как со стороны работника, так и со стороны работодателя.

Возможно ли подписание нижеуказанных документов с использованием электронной подписи: 1) уведомление-согласие сотрудника на командировку; 2) приказ на командировку; 3) ознакомление сотрудников с приказом на командировку, в том числе сотрудников, не имеющих собственного автоматизированного рабочего места (компьютера); 4) авансовый отчет в части согласия на удержание из заработной платы сотрудника; 5) табель учета рабочего времени (основной и по вредным условиям труда); 6) документы-основания для начисления заработной платы (приказы, заявления сотрудников и др.)?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Все поименованные в вопросе документы при взаимодействии с дистанционным работником могут быть оформлены в электронном виде и подписаны электронной подписью.

Обоснование вывода:

Под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений (далее - электронный документооборот) понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ).

Порядок введения электронного документооборота и взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота, установленные ст. 22.2 и 22.3 ТК РФ, применяются к документам, в отношении которых трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника или лица, поступающего на работу, в письменной форме, в том числе под подпись, за исключением трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников, акта о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказа (распоряжения) об увольнении работника, документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ).

Таким образом, кадровые документы, для которых закон не устанавливает обязательность соблюдения письменной формы и не требуется никаких физических манипуляций (прошивка, опломбировка и т.п.), могут существовать в электронном виде и быть подписаны электронной подписью в порядке, установленном ст. 22.2 и 22.3 ТК РФ.

Законодательство предоставляет сторонам трудового договора о дистанционной работе возможность осуществлять любое необходимое взаимодействие удаленно.

Хотя порядок такого взаимодействия, урегулированный в ст. 312.3 ТК РФ, и отличается от тех принципов, которые заложены в статьях 22.1-22.3 ТК РФ, он, соответственно, применяется, являясь специальным регулированием*(1).

Вместе с тем в статье 312.1 ТК РФ появилась новая норма, на основании которой работодатель вправе принять решение о распространении на взаимодействие с дистанционными работниками правил осуществления электронного документооборота в соответствии с положениями статей 22.1-22.3 ТК РФ.

Таким образом, работодатель фактически вправе отказаться от порядка взаимодействия с дистанционным работником, предусмотренного ст. 312.3 ТК РФ, и перейти к новому, предусмотренному статьями 22.1-22.3 ТК РФ. При этом необходимость наличия согласия на это дистанционного работника из закона не следует.

Во исполнение требований ТК РФ путем обмена электронными документами между работодателем и дистанционным работником могут быть осуществлены следующие действия:

- заключение трудового договора о дистанционной работе и дополнительных соглашений к нему, договоров о материальной ответственности, ученических договоров (часть первая ст. 312.3 ТК РФ);

- предъявление лицом, поступающим на дистанционную работу, документов, предусмотренных ст. 65 ТК РФ, если трудовой договор заключается путем обмена электронными документами (часть третья ст. 312.2 ТК РФ);

- ознакомление лица, поступающего на дистанционную работу, с документами, предусмотренными частью третьей ст. 68 ТК РФ (часть пятая ст. 312.2 ТК РФ);

- обязательное в силу ТК РФ ознакомление работника с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами (часть пятая ст. 312.3 ТК РФ) (например, это относится к указанным в вопросе уведомлению-согласию сотрудника на командировку; приказу на командировку; ознакомлению сотрудников с приказом на командировку).

- обращение работника во исполнение ТК РФ к работодателю с заявлением, предоставление работодателю объяснений либо другой информации (часть шестая ст. 312.3 ТК РФ).

Документы-основания для начисления заработной платы могут быть оформлены в электронном виде и подписаны электронной подписью.

При этом, если под документами-основаниями подразумеваются приказы, заявления сотрудников, то такие документы могут быть оформлены в электронном виде в обычном порядке, предусмотренном ст. 22.1-22.3 ТК РФ и частью пятой ст. 312.3 ТК РФ.

Если же речь о первичных документах бухгалтерского учета, а также кассовых документах, предусмотренных Указанием Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-У, то они также могут оформляться на бумажном носителе или в электронном виде, согласно ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" и п. 4.7 названного Указания Банка России.

Табель учета рабочего времени также может вестись в электронном виде в соответствии с п. 5 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". При этом отметим, что ознакомление работника с табелем учета рабочего времени законодательством не предусмотрено.

Авансовый отчет может быть подписан электронной подписью*(2). Издание приказа на ведение электронных авансовых отчетов с подписанием ЭЦП необязательно, если в учетной политике в числе документов, при подписании которых будет использоваться ЭЦП, прописать авансовый отчет.

По вопросу о возможности разделения на подписание в электронном виде или бумажном носителе мы придерживаемся следующей позиции.

При осуществлении взаимодействия дистанционного работника и работодателя в иной форме (часть вторая ст. 213.3 ТК РФ) подтверждение действий дистанционного работника и работодателя, связанных с предоставлением друг другу информации, осуществляется в порядке, определенном коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору (ч. 4 ст. 312.3 ТК РФ).

Это означает, что допускается обмен документами также и на бумажном носителе, если это будет прописано в вышеуказанных документах.

Также отметим, что, как пояснил Роструд, под иной формой коммуникаций может быть также применен обмен документами через электронную почту без электронной подписи, а также иные виды коммуникации (zoom, skype, sms, whatsapp)?*(3).

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

кандидат юридических наук Иванова Инна

Ответ прошел контроль качества

24 мая 2022 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Подробнее о порядке взаимодействия работодателя и дистанционного работника, в том числе с использованием электронных документов, читайте в материале Энциклопедии решений.

*(2) Смотрите Энциклопедию решений. Применение электронной подписи в целях бухгалтерского учета и налогообложения; письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 4 декабря 2019 г. N 03-03-06/1/94297 О документальном подтверждении расходов для целей налогообложения прибыли.

*(3) Вопрос: Правильно ли мы понимаем, что под "иной формой взаимодействия" в абзаце 2 статьи 312.3 ТК РФ понимается возможность обмениваться документами или информацией между дистанционным работником и работодателем, в том числе через электронную почту без электронной подписи, а также иные виды коммуникации (zoom, skype, sms, what's up)? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", март 2021 г.).