Вопрос: Порядок и сроки выдачи расчетных листков работникам (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, ноябрь 2021 г.)

Невыдача расчетных листков работнику является нарушением требований ТК РФ (письмо Минтруда России от 23.10.2018 N 14-1/ООГ-8459).

В ответе на вопрос на сайте Онлайнинспекция.рф от 28.04.2018 о том, является ли нарушением выдача расчетных листков за один день до выплаты зарплаты, специалисты службы по труду и занятости ответили, что является, поскольку выдача расчетного листка должна происходить в дни выдачи заработной платы. Компании нужно определиться, каким образом она будет передавать их работникам. Способ передачи нужно закрепить в трудовом договоре, коллективном договоре или локальном нормативном акте. Если зарплата выдается из кассы наличными, логичным является выдавать расчетные листки на руки работникам вместе с зарплатой. Но сейчас большинство компаний перечисляют зарплату на банковские карты работников. В таких случаях чиновники считают допустимым передачу расчетных листков работникам: по электронной почте (письма Роструда от 04.03.2021 N ПГ/03474-6-1, Минтруда России от 21.02.2017 N 14-1/ООГ-1560); через уполномоченного представителя работодателя (письмо Роструда от 04.03.2021 N ПГ/03474-6-1); посредством мессенджеров (письмо Государственной инспекции труда в г. Москве от 17.09.2021 N ТЗ/4683/10-33121-ОБ/18-1297); путем их размещения на корпоративном портале компании, где каждый работник, введя пароль, может увидеть (распечатать, сохранить) свой расчетный листок (ответ на вопрос на сайте Онлайнинспекция.рф от 27.08.2019).

Для отправки расчетных листков по электронной почте (через мессенджеры) от работника нужно получить соответствующее заявление с указанием адреса электронной почты (номера телефона), на который нужно направлять расчетные листки. Установив способ выдачи расчетных листков, компании следует позаботиться о том, как она будет подтверждать, что расчетные листки были выданы работникам, так как отсутствие такого подтверждения может быть основанием для вывода о невыдаче расчетных листков.

Каковы порядок и сроки вручения расчетных листков работникам? Можно ли выдавать расчетные листки до даты выплаты заработной платы? Могут ли привлечь работодателя к ответственности за вручение расчетных листков без доказательства о вручении? Что делать с расчетными листками, если работник отсутствует на рабочем месте?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Трудовое законодательство не конкретизирует порядок выдачи расчетных листков работникам. Работодателю следует самостоятельно разработать и утвердить такой порядок в локальном нормативном акте, с тем чтобы обеспечить получение расчетного листка каждым работником при выплате заработной платы. Обязанность вручения расчетных листков работникам под расписку законодательно не установлена, но работодателю целесообразно иметь доказательства о вручении расчетных листков работникам во избежание претензий контролирующих органов.

Расчетный листок должен быть выдан работнику непосредственно в день выплаты заработной платы за вторую половину месяца, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором. Выдача расчетных листков до даты выплаты заработной платы, то есть заранее, нормами трудового законодательства не предусмотрена. Однако на наш взгляд, указанное не нарушает права работников, закрепленные в ст. 136 ТК РФ.

Отсутствие работника на работе при выплате заработной платы (к примеру, в случае временной нетрудоспособности, отпуска, командировки и т.п.) может освободить работодателя от ответственности в связи с невыдачей работнику расчетного листка в этот день. В таких ситуациях целесообразно зафиксировать факт невозможности вручения расчетного листка работнику в связи с его отсутствием. Представляется, что расчетный листок должен быть выдан работнику в первый же день присутствия на рабочем месте.

Обоснование вывода:

Обязанность работодателя извещать каждого работника в письменной форме о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате, установлена частью первой ст. 136 ТК РФ.

Из части второй ст. 136 ТК РФ следует, что письменное извещение работника должно производиться посредством выдачи расчетного листка. При этом форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Буквально из ст. 136 ТК РФ следует, что расчетный листок должен выдаваться работнику при каждой выплате заработной платы, то есть как за первую, так и за вторую половину месяца. Вместе с тем при выплате так называемого аванса полный расчет всех сумм, причитающихся за этот период, не осуществляется. Удержания производятся по итогам всех начислений за месяц. Соответственно, вся необходимая для заполнения расчетного листка информация становится известна только в последний день месяца. В связи с этим расчетный листок должен выдаваться один раз в месяц при выплате второй части заработной платы, что подтвердил Роструд в письме от 19.10.2021 N ПГ/30623-6-1 (смотрите вопрос-ответ 1 Роструда на информационном портале "Онлайнинспекция.РФ").

Таким образом, буквальное толкование ст. 136 ТК РФ позволяет сделать вывод, что расчетный листок должен быть выдан работнику непосредственно в день выплаты заработной платы за вторую половину месяца, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором (смотрите вопрос-ответ 2 Роструда на информационном портале "Онлайнинспекция.РФ"). Выдача расчетных листков до указанной даты, то есть заранее, нормами трудового законодательства не предусмотрена.

Невыдача работникам расчетных листков является нарушением трудового законодательства, влекущим административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (смотрите, например, постановление Четвертого кассационного суда от 19.06.2020 N 16-1948/2020, решение Димитровградского городского суда Ульяновской области от 13.12.2017 N 12-227/2017). Справедливости ради отметим, что примеры судебной практики, где работодатель привлекался бы к административной ответственности в связи с выдачей расчетных листков до даты выплаты заработной платы, нами не обнаружено. На наш взгляд, указанное не нарушает права работников на извещение о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате. Косвенно данный вывод подтверждается решением Братского районного суда Иркутской области от 13.05.2011 N 2-361/2011, решением Южно-Сахалинского городского суда Сахалинской области от 11.11.2010 N 2-4161/10. Однако мы не исключаем возможности претензий со стороны контролирующих органов в подобных случаях.

Поскольку обязанность работодателя выдавать работникам расчетные листки не поставлена законом в зависимость от способа выплаты заработной платы, делать это нужно как при выдаче денежных средств из кассы, так и при их переводе на счет в кредитной организации. При этом трудовое законодательство не регламентирует порядок выдачи расчетных листков, следовательно, такой порядок должен быть урегулирован коллективным договором или локальным нормативным актом, действующими в организации. Аналогичное мнение выражено Рострудом в письмах от 23.10.2018 N 14-1/ООГ-8459, от 18.03.2010 N 739-6-1. При этом Минтруд России не считает нарушением ст. 136 ТК РФ, например, извещение работника о составных частях заработной платы посредством отправки ему расчетного листка по электронной почте, если такой порядок предусмотрен в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте (смотрите письмо от 21.02.2017 N 14-1/ООГ-1560). Данная позиция находит свое подтверждение и в письме ГИТ в г. Москве от 17.09.2021 N ТЗ/4683/10-33121-ОБ/18-1297. В указанном письме также представлено мнение о том, что возможна рассылка расчетных листков посредством мессенджеров при условии, что такой способ установлен в трудовом договоре, коллективном договоре или локальном нормативном акте и работник письменно сообщил номер телефона, на который должна осуществляться отправка.

В судебной практике также имеются примеры, когда уведомление работника о составных частях заработной платы по электронной почте признавалось надлежащим исполнением требований ст. 136 ТК РФ (смотрите, например, определение Московского горсуда от 12.05.2017 N 33-17642/2017, решение Сургутского городского суда Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 21.04.2016 N 2-4346/2016). Специалисты Роструда придерживаются такого же мнения (смотрите вопрос-ответ 3, вопрос-ответ 4 на информационном портале "Онлайнинспекция.РФ"), однако относительно возможности применения мессенджеров высказывают иную позицию (смотрите вопрос-ответ 5 на информационном портале "Онлайнинспекция.РФ").

При выборе подобного способа выдачи расчетных листков в коллективном договоре или локальном нормативном акте целесообразно закрепить не только саму обязанность работодателя по выдаче расчетного листка в электронной форме, но и порядок отправки расчетного листка электронным письмом или посредством мессенджеров. В частности, решить следующие вопросы:

1) в какой форме должно быть выражено желание работника о способе получения расчетного листка;

2) адрес электронной почты, на который должен быть отправлен расчетный лист: личный или отдельный почтовый ящик, специально созданный для каждого сотрудника, либо вид месседжера;

3) в какой форме должен быть предоставлен личный электронный адрес работника (в случае направления расчетного листка на личную почту), либо информация о номере телефона, на который должна осуществляться отправка;

4) в каком порядке факт получения расчетного листка должен быть подтвержден работником (уведомление о прочтении электронного письма, уведомление о прочтении сообщения, направленного посредством месседжера).

Также на наш взгляд, возможно размещение расчетного листка в личном кабинете работника на портале работодателя, так как по своей природе с правовой точки зрения указанное не отличается от направления такого листка посредством электронной почты. В обоих случаях работник фактически получает возможность ознакомиться с листком посредством цифрового ресурса. В правоприменительной практике также имеются примеры признания размещения расчетного листка в личном кабинете работника надлежащим исполнением требования ст. 136 ТК РФ (смотрите, например, решение Индустриального районного суда г. Хабаровска Хабаровского края от 04.04.2019 N 2-306/2019, решение Ленинского районного суда г. Уфы Республики Башкортостан от 08.06.2015 N 12-198/2015).

В случае, если в локальных актах закреплен порядок выдачи расчетных листков лично на руки работникам, следует отметить, что нормы трудового законодательства не устанавливают обязанность выдавать расчетный листок работникам под подпись (смотрите вопрос-ответ 6 на информационном портале "Онлайнинспекция.РФ"). Несмотря на это, поскольку оформление расчетных листков и извещение работников являются обязательными, то не исключено, что в случае проверки контролирующий орган потребует подтвердить факт извещения работников (смотрите вопрос-ответ 7 на информационном портале "Онлайнинспекция.РФ"). В случае если работодатель не сможет подтвердить факт вручения работнику расчетного листка, возможно привлечение организации и должностных лиц к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ (смотрите, к примеру, постановление Восьмого кассационного суда от 01.12.2020 N 16-6812/2020).

Также следует иметь в виду, что работник не обязан предпринимать какие-либо действия для того, чтобы работодатель надлежащим образом исполнил свою обязанность по вручению расчетного листка. Нормы части первой ст. 136 ТК РФ прямо возлагают обязанность по письменному извещению каждого работника о составе и размерах заработной платы на работодателя. Следовательно, именно работодатель - юридическое лицо и его должностные лица должны предпринять все зависящие от них меры по выполнению такой обязанности. Обусловливать вручение расчетного листка какими-либо встречными действиями со стороны работника (например, предварительным заказом, необходимостью приехать в место нахождения работодателя, если речь идет о дистанционных работниках) неправомерно.

С нашей точки зрения, только отсутствие работника на работе при выплате заработной платы (к примеру, в случае временной нетрудоспособности, отпуска, командировки и т.п.) может освободить работодателя от ответственности в связи с невыдачей работнику расчетного листка в этот день. В таких ситуациях целесообразно зафиксировать факт невозможности вручения расчетного листка работнику в связи с его отсутствием. К примеру, если работодатель ведет ведомость выдачи расчетных листков, целесообразно предусмотреть в ней отдельную графу, в которой будут отражаться сведения об отсутствии работника на работе. При этом обязанность вручения расчетного листка работнику все же остается. Представляется, что указанную обязанность работодатель должен будет исполнить в первый же день присутствия работника на рабочем месте.

Таким образом, в интересах работодателя установить такой механизм выдачи расчетных листков, который будет обеспечивать их получение каждым работником при выплате заработной платы, а также наличие письменных доказательств исполнения данной обязанности. Наиболее предпочтительным, на наш взгляд, все же является выдача расчетных листков с использованием электронных средств связи, так как они позволяют не только осуществить данную обязанность своевременно, в том числе и в отношении работников, отсутствующих по тем или иным причинам на рабочих местах, но и зафиксировать факт получения работниками сведений, перечисленных в ст. 136 ТК РФ.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Лукиянова Ксения

Ответ прошел контроль качества

22 ноября 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.