Часто задаваемые вопросы по применению электронных документов в организациях бюджетной сферы (подготовлено экспертами компании "Гарант")

Часто задаваемые вопросы по применению электронных документов в организациях бюджетной сферы

Можно ли обмениваться электронными документами, утвержденными Приказами NN 61н и 52н, с другими учреждениями с помощью ЭДО?

На данный момент времени обмениваться электронными документами (файлами) нельзя, т. к. нет утвержденных форматов обмена.

Обязано ли учреждение бюджетной сферы с 01.01.2023 обмениваться первичными документами с контрагентами с использованием ЭДО?

Учреждение бюджетной сферы с 01.01.2023 не обязано обмениваться документами с контрагентами только с использованием электронного документооборота. Но должно применять электронные формы, утвержденные Приказом 61н. Подробнее ' смотрите здесь.

Электронный документ и электронный документооборот - это одно и то же?

Нет, электронный документ и электронный документооборот - это разные понятия. Подробнее - смотрите здесь.

Нужно ли распечатывать электронные документы?

Нет, в общем случае распечатывать электронные документы не требуется. Однако это нужно делать по требованию других лиц.

Является ли электронным документом скан-копия бумажного документа, подписанного собственноручными подписями?

Нет, это не электронный документ. Это копия документа на бумажном носителе.

Может ли приниматься для отражения в учете скан-копия бумажного документа, подписанного собственноручными подписями?

Да, если она заверена ответственным лицом квалифицированной электронной подписью.

Кто должен заверять скан-копию бумажного документа квалифицированной электронной подписью?

Скан-копию документа с собственноручными подписями, принимаемую для отражения в учете, должно заверять:

- лицо, ответственное за оформление указанным документом факта хозяйственной жизни

или

- лицо, ответственное за формирование и (или) передачу такой скан-копии.

Можно ли обмениваться электронными документами с контрагентами через электронную почту?

Да, если есть утвержденные форматы обмена. Исключение - счета-фактуры. Обмениваться счетами-фактурами можно только через Оператора ЭДО.

Как перейти на применение электронных документов?

Мероприятия по переходу на применение электронных документов содержатся в разделе 4 методрекомендаций, доведенных письма Минфина России от 01.12.2021 N 02-07-07/98091. Подробнее - смотрите здесь.

Каким подписями подписывать электронные документы?

Электронные документы подписываются квалифицированной электронной подписью либо в установленных случаях - простой электронной подписью. Подробнее смотрите здесь.

Кто должен подписывать электронные документы?

Перечень должностных лиц, ответственных за заполнение и подписание электронных документов, установлен методическими указаниями, утвержденными Приказами NN 52н и 61н, а также графиком документооборота организации бюджетной сферы. Подробнее смотрите здесь.

В какие сроки должен быть подписан электронный документ?

Сроки подписания электронных документов устанавливаются графиком документооборота организации бюджетной сферы, если иное не предусмотрено законодательством.

Как выглядит бизнес-процесс по созданию электронных документов?

Бизнес-процессы по созданию электронных документов установлены методическими указаниями, утвержденными Приказами NN 52н и 61н, а также графиком документооборота организации бюджетной сферы. Примеры бизнес-процессов по созданию электронных документов смотрите здесь.

Что делать, если нет технической возможности формировать документы в электронном виде?

В этом случае формируйте унифицированные формы электронных документов на бумаге.

Что делать, если нет технической возможности организовать ЭДО во всех подразделениях учреждения?

В подразделениях, где нет возможности организовать ЭДО, электронные документы могут формироваться на бумаге и подписываться собственноручными подписями. В бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете представляется скан-копия такого документа, заверенная квалифицированной электронной подписью. При этом нужно обеспечить сохранность бумажного документа, который является оригиналом.

Конкретный порядок и вид представления документа закрепите в графике документооборота.

Может ли организация бюджетной сферы передать полномочия ответственного лица по заполнению электронного документа другому сотруднику?

Да, может. Например, Решение о командировании (ф. 0504512) может заполняться как работником (подотчетным лицом), так и лицом, уполномоченным на его заполнение. Однако учреждение не вправе самостоятельно принимать подобные решения - соответствующая возможность должна быть предусмотрена Приказом N 61н.

Какой самый эффективный способ организовать ЭДО в информационной базе?

Самый эффективный способ - зарегистрировать всех ответственных лиц в бухгалтерской программе, тем самым наделив их правом простой электронной подписи. Подробнее смотрите здесь.

Как не допустить, чтобы ответственные лица видели в бухгалтерской программе лишнюю информацию?

Для этого нужно настроить всем пользователям соответствующие роли и права.

Является ли отсутствие у работника электронной подписи основанием, чтобы не формировать документы в электронном виде?

Нет. Получение электронных подписей - общедоступная процедура.

Как формировать электронные документы, если не успели обеспечить ответственное лицо электронной подписью?

Механизм действий в этой ситуации установите в учетной политике. Как вариант, не допускайте ответственное лицо к работе или формируйте электронные документы на бумаге с представлением заверенных скан-копий.

Что делать, если в бухгалтерской программе нет форм из Приказа N 61н или не реализована возможность формировать документы в электронном виде?

В этом случае можно говорить об отсутствии технической возможности. Поэтому формы электронных документов нужно скачать из других источников и формировать их на бумаге. Однако этот механизм должен рассматриваться как временная мера. Организации бюджетной сферы нужно вести работу по организации ЭДО.

В каких информационных системах и бухгалтерских программах можно формировать электронные документы и использовать ЭДО?

Формировать электронные документы и использовать ЭДО можно в ГИИС "Электронный бюджет", ведомственных системах (при наличии), а также в бухгалтерских программах, если такая возможность в них предусмотрена (например, 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 редакция 2.0). Подробнее смотрите здесь.

Могут ли возникнуть дополнительные расходы при переходе на формирование электронных документов и использование ЭДО?

Да, дополнительные расходы могут быть. Например, расходы на техническое обеспечение, покупку и внедрение программного продукта, обучение пользователей. Подробнее смотрите здесь.

Шершнева Анна

эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ