Из положений требований ст. 17 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" и пункта 6 приказа ФСБ РФ от 27.12.2011 N 795 следует, что квалифицированный сертификат электронной цифровой подписи должен содержать сведения о владельце электронной подписи. Следовательно, в сертификатах ключа усиленной квалифицированной электронной подписи (далее - УКЭП), выпущенной юридическим лицом (работодателем) для своих работников и лиц, принимаемых на работу, в качестве владельца указываются реквизиты юридического лица.
1. Возможно ли использовать УКЭП, выпущенную работодателем своим работникам, для подписания работниками кадровых документов, включая дополнительные соглашения к трудовому договору, ученические договоры, договоры о полной материальной ответственности и другое? 2. Допускается ли подписание лицом, поступающим на работу (как дистанционную, так и недистанционную) трудового договора УКЭП, выпущенной потенциальным работодателем (интересует ситуация, когда юридическое лицо выпускает УКЭП соискателю до подписания трудового договора, в целях дальнейшего подписания такой УКЭП трудового договора и всех последующих кадровых документов)?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
При заключении с дистанционными работниками в электронном виде трудовых договоров, дополнительных соглашений к трудовым договорам, договоров о материальной ответственности, ученических договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, а также при внесении изменений в эти договоры (дополнительные соглашения к трудовым договорам) и их расторжении путем обмена электронными документами используются усиленная квалифицированная электронная подпись или усиленная неквалифицированная электронная подпись работника в соответствии с законодательством Российской Федерации об электронной подписи.
Электронной подписью, владельцем которой является организация, нельзя подписывать вышеуказанные документы от имени работника.
Квалифицированный сертификат ЭЦП работника должен содержать фамилию, имя, отчество (если имеется) владельца (физического лица), страховой номер индивидуального лицевого счета и идентификационный номер налогоплательщика владельца квалифицированного сертификата.
Обоснование вывода:
Статьей 312.3 ТК РФ предусмотрены особенности порядка взаимодействия дистанционного работника и работодателя. При заключении в электронном виде трудовых договоров, дополнительных соглашений к трудовым договорам, договоров о материальной ответственности, ученических договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, а также при внесении изменений в эти договоры (дополнительные соглашения к трудовым договорам) и их расторжении путем обмена электронными документами используются усиленная квалифицированная электронная подпись (далее по тексту - УКЭП) работодателя и усиленная квалифицированная электронная подпись или усиленная неквалифицированная электронная подпись работника в соответствии с законодательством Российской Федерации об электронной подписи.
Законодательство допускает применение электронного документооборота только с дистанционными работниками.
Таким образом, при взаимодействии дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя путем обмена электронными документами, используются усиленные квалифицированные электронные подписи дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
В соответствии с п. 4 ст. 5 ФЗ от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" квалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:
1) ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
2) для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с настоящим Федеральным законом.
Согласно ст. 17 ФЗ от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи", п. 6 Приказа ФСБ РФ 795 от 27.12.11 г. квалифицированный сертификат подлежит созданию с использованием средств аккредитованного удостоверяющего центра и должен содержать в том числе следующую информацию: фамилию, имя, отчество (если имеется) владельца квалифицированного сертификата - для физического лица, страховой номер индивидуального лицевого счета и идентификационный номер налогоплательщика владельца квалифицированного сертификата - для физического лица.
Таким образом, владельцем сертификата (и УКЭП) должно быть физическое лицо - работник.
Электронной подписью организации нельзя подписывать кадровые документы от имени работника. УКЭП менеджера Иванова не подойдет для подписания трудового договора от имени работника Иванова.
Если владельцем УКЭП является организация, даже если УКЭП выдана на имя уполномоченного сотрудника, такой подписью можно подписывать только документы от имени организации. Для кадрового электронного документооборота (подписания документов, указанных в ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ) потребуются усиленные квалифицированные подписи работников (физических лиц).
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Ипполитова Ирина
Ответ прошел контроль качества
24 сентября 2021 г.
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Подробнее о Правовой поддержке компании "Гарант"