Проблемы централизации бухгалтерского учета в бюджетной сфере (подготовлено экспертами компании "Гарант", февраль 2022 г.)

Проблемы централизации бухгалтерского учета в бюджетной сфере

сентябрь 2021 г.

1. Принятие решения о централизации бюджетного учета. Особенности принятия решений в отношении бюджетных и автономных учреждений

Порядок передачи полномочий по ведению бухгалтерского учета и представлению бухгалтерской (финансовой) отчетности организациями бюджетной сферы устанавливается бюджетным законодательством Российской Федерации (п. 3.1 ст. 7 Закона N 402-ФЗ). При этом к организациям бюджетной сферы относятся государственные (муниципальные) учреждения, государственные органы, органы местного самоуправления, органы местной администрации, органы управления государственными внебюджетными фондами РФ и территориальными государственными внебюджетными фондами, то есть не только участники бюджетного процесса, но и бюджетные и автономные учреждения, вопрос передачи полномочий которыми в настоящее время положениями БК РФ не регламентируется (смотрите, в частности, письмо Минфина России от 20.03.2020 N 02-06-10/23847).

В письме от 21.10.2020 N 02-06-10/93946 специалисты финансового ведомства также указывают, что БК РФ не предусмотрена передача "учетных" полномочий государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений по договору (контракту) иной организации, подразумевая коммерческий аутсорсинг. Вместе с тем положения БК РФ в ныне действующей редакции в принципе не регламентируют возможность передачи таких полномочий, поскольку речь в ст. 264.1 БК РФ, так же как и в "Общих требованиях...", идет об органах исполнительной власти субъектов РФ и местной администрации, а также о подведомственных им казенных учреждениях.

Решение о централизации полномочий по ведению бюджетного учета на базе финоргана публично-правового образование принимается:

- Правительством РФ - для участников бюджетного процесса федерального уровня,

- высшим исполнительным органом государственной власти субъекта Российской Федерации - для участников бюджетного процесса соответствующего субъекта РФ;

- местной администрации - в отношении участников бюджетного процесса соответствующего публично-правового образования.

Кроме того, правом принятия решения о передаче полномочий по ведению бюджетного учета и формированию бюджетной отчетности на основании договора (соглашения) иному государственному (муниципальному) учреждению (централизованной бухгалтерии) наделен руководитель казенного учреждения. Однако принять такое решение он может только по согласованию с главным распорядителем бюджетных средств, в ведении которого оно находится (п. 10.1 ст. 161 БК РФ).

Учитывая, что бухгалтерская отчетность бюджетных (автономных) учреждений включается в состав представляемой учредителем бюджетной отчетности (по периметру консолидации), организация осуществления бюджетными (автономными) учреждениями учетных полномочий, по мнению специалистов Минфина России, может быть аналогична порядку, предусмотренному для получателей бюджетных средств (письмо от 12.02.2020 N 02-06-07/9319). При этом орган-учредитель наделен правом согласования решения о передаче полномочий, а не правом принятия такого решения.

На этапе принятия решения о централизации полномочий по ведению бюджетного учета необходимо четко сформулировать цели и задачи такого решения. По общему правилу, основная цель - оптимизация расходов на ведение бюджетного учета. При этом под расходами на осуществление полномочий по ведению бюджетного учета и формированию бюджетной отчетности принято подразумевать расходы на оплату труда лиц, должностные регламенты которых предусматривают функционал по ведению учета и формированию отчетности, а также расходы на приобретение и содержание оборудования и программного обеспечения, используемого для выполнения данных функций. Поэтому и эффект централизации на практике определяют как разницу между соответствующими расходами до централизации полномочий и расходами на содержание ЦБ. Вместе с тем, далеко не всегда в результате централизации удается полностью высвободить штатную численность бухгалтерских работников. Дело в том, что зачастую на бухгалтерскую службу по решению руководителя возлагаются полномочия, не относящиеся к полномочиям по ведению учета, например:

- планово-финансовые полномочия, в частности, ведение бюджетной сметы - согласно п. 1 ст. 162 БК РФ составление и исполнение бюджетной сметы является самостоятельным бюджетным полномочием;

- размещение информации в ЕИС, что относится к функционалу контрактной службы (контрактного управляющего) в соответствии с положениями п. 4 ст. 38 Закона N 44-ФЗ.

Кроме того, когда бухгалтер является сотрудником учреждения, гораздо выше вероятность принятия им у работников недооформленных документов, а также составление бухгалтерской службой комиссионно оформляемых документов, например, решения комиссии о принятии к учету НФА, то есть, по сути, выполнению бухгалтером обязанностей за других должностных лиц. При централизации полномочий ответственность за документальное оформление фактов хозяйственной жизни возлагается на должностных лиц учреждения и соответствующие обязанности уже не могут быть делегированы бухгалтерской службе ни при каких условиях. В идеальной ситуации все должностные лица учреждения будут добросовестно выполнять соответствующие обязанности, но чтобы этого добиться, потребуется время. Поэтому в большинстве случаев в учреждении фактически остаются "скрытые" под другой должностью работники бухгалтерии. А в отдельных случаях соответствующие должности прямо предусматриваются в штатном расписании, несмотря на передачу учетных полномочий ЦБ. Подобного рода решения не позволяют объективно оценить эффективность централизации учета как в явном виде выраженную экономию. При этом эффективность может выражаться в обеспечении центром компетенции оперативного выполнения переданных ему полномочий на более высоком (качественном) уровне. Такой эффект может быть достигнут при условии, что работники центра компетенции (ЦБ) по крайней мере не будут уступать в профессионализме тем, кто выполнял соответвующие функции до централизации. Поэтому на этапе принятия решения необходимо, прежде всего, проанализировать обеспеченность центра компетенции трудовыми ресурсами.

2. Модели централизации

Ныне действующая редакция БК РФ не предусматривает возможности передачи централизуемых полномочий финансовому органу иного публично-правового образования.

В Методических рекомендациях специалисты Минфина России в качестве мероприятий в целях реализации программ по оптимизации расходов бюджета субъекта РФ рассматривают в том числе:

- централизацию бюджетного учета в части полномочий получателей бюджетных средств и бухгалтерского учета органов исполнительной власти на базе государственного казенного учреждения, подведомственного финансовому органу, либо создание централизованной бухгалтерии для органов власти с малой численностью сотрудников;

- развитие системы централизованного учета и переход на отраслевую централизованную бухгалтерию;

- передачу функций по бухгалтерскому и бюджетному учету на местном уровне из администраций поселений в органы местного самоуправления муниципальных районов (в казенные муниципальные учреждения);

- централизацию бюджетного и бухгалтерского учета на основе принципов "Электронного бюджета".

Вместе с тем данные Методические рекомендации, по нашему мнению, не могут рассматриваться в качестве нормативного акта, устанавливающего правовые основания для принятия решений о передаче полномочий по ведению бюджетного учета и формированию бюджетной отчетности финоргану или казенному учреждению иного публично-правового образования.

Начиная с 2022 года положениями БК РФ будет прямо предусмотрена возможность передачи централизуемых полномочий по решению высшего исполнительного органа государственной власти субъекта РФ и по решению местной администрации Федеральному казначейству. Возможность принятия решения местной администрацией о передачи таких полномочий финоргану другого муниципального образования или финоргану субъекта бюджетным законодательством по прежнему не предусматривается.

В то же время положения п. 10.1 ст. 161 БК РФ, исходя из положений п. 11 указанной статьи, могут быть распространены на органы местного самоуправления. Иными словами, являясь одновременно главным распорядителем бюджетных средств, местная администрация вправе передать иному государственному (муниципальному) учреждению (централизованной бухгалтерии) полномочия по ведению бюджетного учета и формированию бюджетной отчетности. Однако такое решение может быть принято в отношении полномочий по ведению учета в рамках деятельности получателя бюджетных средств, администратора доходов бюджета и администратора источников финансирования дефицита бюджета. Дело в том, что возможность передачи полномочий по формированию бюджетной отчетности главного администратора бюджетных средств, установленных пп. 12 п. 1 ст. 158, п. 1 ст. 160.1 и п. 1 ст. 160.2 БК РФ, положениями БК РФ не предусмотрена. Соответственно, даже при заключении соглашения о передаче полномочий по ведению бюджетного учета и формированию бюджетной отчетности у местной администрации остается обязанность по формированию и представлению консолидированной бюджетной отчетности, а также сводной бухгалтерской отчетности подведомственных бюджетных и автономных учреждений.

Таким образом, учитывая, что местная администрация не освобождается от полномочий субъекта консолидированной отчетности, решение о передаче полномочий по ведению учета другому государственному (муниципальному) учреждению, принятое в соответствии с п. 10.1 ст. 161 БК РФ, с учетом принципа эффективности использования бюджетных средств, можно считать обоснованным в одном из следующих случаев:

- передача полномочий существенно снижает расходы при должном качестве бюджетной отчетности, то есть целью передачи полномочий является именно оптимизация расходов;

- передача полномочий обеспечит более высокое качество отчетности без увеличения объема расходов бюджета, то есть повышение качества бюджетной отчетности непосредственно на уровне муниципального образования возможно только при условии увеличения объема расходов.

Специалисты финансового ведомства указывают, что принятие получателями бюджетных средств решения о передаче своих полномочий по ведению учета, составлению бюджетной отчетности допускается при условии возложения таких полномочий на иную организацию - участника бюджетного процесса (казенное учреждение) (письмо Минфина России от 12.02.2020 N 02-06-07/9319). Финансовое обеспечение деятельности казенного учреждения осуществляется за счет средств соответствующего бюджета бюджетной системы РФ. Каких-либо исключений из данного правила для ЦБ, являющихся участниками бюджетного процесса, не предусмотрено. Учитывая, что одним из основополагающих принципов бюджетной системы РФ является принцип самостоятельности бюджетов, предполагающий в том числе недопустимость установления расходных обязательств, подлежащих исполнению за счет доходов и источников финансирования дефицитов других бюджетов бюджетной системы РФ, а также расходных обязательств, подлежащих исполнению одновременно за счет средств двух и более бюджетов бюджетной системы РФ, за счет средств консолидированных бюджетов или без определения бюджета, за счет средств которого должно осуществляться исполнение соответствующих расходных обязательств, финансовое обеспечение переданных ЦБ полномочий за счет средств бюджета, на базе имущества которого такая ЦБ создана, не в полной мере отвечает требованиям бюджетного законодательства.

Кроме того, такая ЦБ, являясь казенным учреждением, будет обязана исполнять возложенные на нее функции на безвозмездной основе в том случае, если финансовое обеспечение переданных полномочий осуществляется путем предоставления МБТ (смотрите, в частности, письмо Минфина России от 16.05.2019 N 02-09-07/35190). Однако, по нашему мнению, речь о предоставлении МБТ может идти при условии, что решение о передаче полномочий принято местной администрацией в порядке, предусмотренном ст. 264.1 БК РФ, то есть в том случае, когда речь идет о передаче полномочий между публично-правовыми образованиями в соответствии с принятыми муниципальными правовыми актами. Если же решение о передаче полномочий принято местной администрацией как субъектом бюджетного учета, то есть в соответствии с положениями ст. 161 БК РФ, деятельность ЦБ то ведению бюджетного учета и формированию бюджетной отчетности за участника бюджетного процесса иного публично-правового образования вполне обоснованно может рассматриваться в качестве деятельности по оказанию услуг. При этом указанные услуги не могут рассматриваться в качестве государственных (муниципальных) в целях бесплатного их оказания, поскольку в данной ситуации заявителем, обратившимся за оказанием такой услуги, будет орган местной администрации, который не может являться таковым в силу прямой нормы ст. 2 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ. Соответственно, созданная в виде казенного учреждения ЦБ вправе оказывать такие услуги участникам бюджетного процесса иного уровня бюджета бюджетной системы РФ за плату.

Само по себе оказание казенным учреждением услуг по ведению бухгалтерского учета за плату не противоречит требованиям действующего законодательства. Однако оказание таких услуг не может рассматриваться в качестве цели создания казенного учреждения. Дело в том, что оказание услуг по ведению учета не входит в исключительную компетенцию конкретного органа власти или местного самоуправления, а, значит, он не вправе поручить оказание таких услуг подведомственному учреждению, ограничивая тем самым конкуренцию на соответствующих рынках выполнения работ, оказания услуг (смотрите, в частности, Предупреждение Управления Федеральной антимонопольной службы по Камчатскому краю от 21.08.2019). Таким образом, бюджетным и автономным учреждениям услуги по ведению бухгалтерского учета могут быть оказаны в рамках договора, заключенного с учетом требований законодательства о закупках, а также антимонопольного законодательства (смотрите, например, Решение Управления Федеральной антимонопольной службы по Пермскому краю от 30.03.2016 N 094364).

По мнению специалистов финансового ведомства передача бюджетными и автономными учреждениями полномочий централизованной бухгалтерии, созданной в рамках конкретного ведомства, не противоречит положениям бюджетного законодательства РФ и позволяет реализовать единую государственную учетную политику, регламентируемую нормативными правовыми актами по ведению бухгалтерского учета, составлению бухгалтерской (финансовой) отчетности (смотрите, в частности, письмо Минфина России от 12.02.2020 N 02-06-07/9319). Однако, централизация учета в отношении бюджетных и автономных учреждений орган власти (местного самоуправления) является правом, а не обязанностью органа-учредителя, реализация которого будет в полной мере соответствовать требованиям действующего законодательства РФ при одновременном выполнении следующих условий:

1. В рамках конкретного ведомства либо на уровне публично-правового образования в целях осуществления полномочий по ведению бюджетного учета и формированию бюджетной отчетности, а также сводной бухгалтерской отчетности подведомственных бюджетных и автономных учреждений уже создана централизованная бухгалтерия, являющаяся казенным учреждением. Решение о создании такого казенного учреждения по решению высшего исполнительного органа государственной власти субъекта РФ или местной администрации прямо предусмотрено п. 6 ст. 264.1 БК РФ. Порядок принятия решений о централизации учета в рамках одного ведомства в настоящее время не урегулирован. Полагаем, что при отсутствии в настоящее время соответствующих полномочий у органа-учредителя (отраслевого ведомства) решение как о межведомственной, так и о внутриведомственной централизации бюджетного учета в полной мере будет соответствовать требованиям бюджетного законодательства РФ при условии, что оно принято высшим исполнительным органом государственной власти субъекта РФ или местной администрацией.

2. Созданная ЦБ наделена правом оказания услуг по ведению бухгалтерского учета на платной основе в рамках приносящей доход деятельности. Наличие в уставе казенного учреждения права на оказание платных услуг по ведению бухгалтерского учета бюджетных и автономных учреждений не может рассматриваться в качестве поручения их оказания конкретному учреждению, ограничивающего конкуренцию. Основанием для передачи полномочий по ведению учета бюджетными и автономными учреждениями в этом случае является контракт, заключенный в соответствии с требованиями Законов NN 44-ФЗ и 223-ФЗ. Такой контракт с ЦБ может быть заключен в результате:

- закупки малых объемов у единственного поставщика. При этом указание органа-учредителя на заключение такого контракта может рассматриваться в качестве состава административного правонарушения по статье 14.32 КоАП РФ (см., например, постановление АС Поволжского округа от 19.12.2014 N Ф06-18099/13);

- закупки по результатам применения конкурентных процедур, при проведении которых надо оценивать определенные риски. Компетенция такого победителя конкурентной процедуры как ЦБ сомнений не вызывает. Однако включение в состав конкурсной документации требования о подтверждении такой компетенции, например, доказательство наличия заключенных в определенном временном периоде контрактов на оказание подобных услуг именно с государственными (муниципальными) учреждениями может рассматриваться в качестве несоблюдения требований ч. 3 ст. 33 Закона N 44-ФЗ и пп. 2 ч. 1. ст. 3 Закона N 223-ФЗ (смотрите, например, Решение Управления Федеральной антимонопольной службы по Пермскому краю от 30.03.2016 N 094364);

- закупки у единственного поставщика в случае признания несостоявшейся закупки по Закону N 44-ФЗ конкурентным способом, то есть в ситуации, когда ЦБ будет единственным участником, подавшим заявку на участие в конкурентной процедуре. Однако спрогнозировать такую ситуацию в настоящее время достаточно проблематично: отсутствие "конкурентов", оказывающих аналогичные услуги и находящихся на территории соответствующего субъекта РФ или муниципалитете, не означает, что такие услуги не могут быть оказаны лицами, зарегистрированными и осуществляющими свою деятельность на территории иных субъектов РФ или муниципалитетов при наличии организованной системы электронного документооборота.

Круг участников закупки может быть ограничен посредством внедрения на уровне соответствующего публично-правового образования информационной системы в целях реализации бюджетных полномочий участников бюджетного процесса, включая ведение бюджетного учета, формирование бюджетной отчетности, а также сводной отчетности подведомственных бюджетных и автономных учреждений (см., например, постановление Правительства Москвы от 19.08.2014 N 466-ПП, постановление Правительства Санкт-Петербурга от 30.01.2018 N 55). Решение органа-учредителя о переходе на применение такой системы не рассматривается уполномоченными органами и судебными инстанциями в качестве нарушения требований ст. 15 Закона N 135-Ф-ФЗ (см., в частности, постановление АС Московского округа от 31.10.2017 N Ф05-15082/17). Само по себе подобное решение не означает, что доступ лицу, которому переданы полномочия по ведению учета, к такой системе может быть ограничен. В то же время регламентом функционирования такой системы может быть установлено условие о том, что ее пользователем могут быть исключительно состоящие в трудовых отношениях с учреждениями лица (см., в частности, п. 1.1 Регламента, утвержденного Распоряжением Департамента информационных технологий г. Москвы от 11.02.2021 N 64-16-49/21, п. 1.3 Положения, утвержденного постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 30.01.2018 N 55). Соответственно, при таких обстоятельствах передача бюджетным и автономным учреждением полномочий по ведению учета на аутсорсинг практически невозможна. Аргументом в пользу решения органа-учредителя о переходе на ведение учета в информационной системе в отношении бюджетных и автономных учреждений может служить требование о предоставлении доступа к государственным и муниципальным информационным системам должностным лицам органов внутреннего финконтроля, так и внешнего, в целях реализации контрольными органами своих полномочий.

Вместе с тем, полномочия органов власти и местного самоуправления по внедрению информационных систем на уровне соответствующего публично-правового образования в явном виде положениями действующего законодательства РФ не предусмотрены. Доступ к информации об осуществлении публично-правовыми образованиями бюджетных полномочий и их участии в отношениях, регулируемых бюджетным законодательством РФ, обеспечивается посредством Единого портала, определение порядка создания и ведения которого относится к полномочиям Министерства Финансов РФ (ст. 165, 241.2 БК РФ). При этом органам государственной власти субъектов РФ и органам местного самоуправления для реализации бюджетных правоотношений рекомендовано использовать сервисные подсистемы системы "Электронный бюджет" (п. 5 постановления Правительства РФ от 30.06.2015 N 658).

3. Оценка возможности и целесообразности комплексной централизации всех функций по обеспечению деятельности учреждений

В соответствии с п. 6 ст. 264.1 БК РФ предусмотрена возможность передачи полномочий:

- по начислению физическим лицам выплат по оплате труда и иных выплат, а также связанных с ними обязательных платежей в бюджеты бюджетной системы Российской Федерации и их перечислению;

- по ведению бюджетного учета, включая составление и представление бюджетной отчетности;

- представление консолидированной отчетности бюджетных и автономных учреждений;

- представление иной обязательной отчетности, формируемой на основании данных бюджетного учета,

- по обеспечению представления отчетности в соответствующие государственные (муниципальные) органы.

Специалисты финансового ведомства прямо указывают, что при определении состава функций необходимо учитывать, что законодательством Российской Федерации не предусмотрена передача функций иному учреждению, в том числе централизованной бухгалтерии, по принятию и исполнению обязательств учреждения в результате его финансово-хозяйственной деятельности, а также передача планово-экономических функций. Создание централизованных бухгалтерий не предполагает осуществление ими наличных денежных расчетов в интересах учреждения (смотрите, в частности, письмо Минфина России от 18.01.2017 N 02-08-05/1949).

При этом специалисты финансового ведомства не комментируют правомерность передачи иных, в том числе "смежных" полномочий, таких как ведение налогового учета, кадровое и архивное делопроизводство, то есть тех полномочий, возможность передачи которых положениями БК РФ не регламентирована.

Порядок подтверждения полномочий при представлении налоговой отчетности

Налоговая декларация может быть подписана уполномоченным представителем налогоплательщика, который осуществляет свои полномочия на основании доверенности, выдаваемой в порядке, установленном гражданским законодательством Российской Федерации (п. 1 и 3 ст. 29 НК РФ).

При представлении налоговой декларации (расчета) в электронном виде копия документа, подтверждающего полномочия представителя на подписание налоговой декларации (расчета), может быть представлена в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (смотрите, в частности, письмо Минфина РФ от 31.01.2011 N 03-02-07/1-28).

В качестве уполномоченного представителя, имеющего право подписи налоговой декларации (расчета), может выступать как руководитель специализированной организации, осуществляющей ведение налогового и бухгалтерского учета организации-налогоплательщика, так и иное лицо, в частности, если в соответствии со ст. 185 - 189 ГК РФ доверенность на право подписи налоговой декларации (расчета) выдана на имя руководителя указанной специализированной организации с правом передоверия другому лицу.

При представлении в налоговый орган в этом случае налоговой декларации (расчета) организации-налогоплательщика к ней следует прикладывать как документ, подтверждающий полномочия руководителя организации, осуществляющей ведение налогового и бухгалтерского учета организации-налогоплательщика, на подписание налоговой декларации (расчета), так и документ, подтверждающий соответствующие полномочия конкретного физического лица, подписавшего декларацию, которому передоверено право подписи налоговой декларации (расчета) организации-налогоплательщика.

Информирование работников учреждений о суммах начисленной заработной платы

В соответствии со ст. 136 ТК РФ при выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате. Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. При этом в любом случае из ст. 136 ТК РФ следует, что извещать работников о составных частях заработной платы обязан именно работодатель.

Соответственно, взаимодействие ЦБ и субъектами централизованного учета по представлению сведений, сформированных при осуществлении централизуемых полномочий, организуется в соответствии с правилами документооборота с соблюдением требований законодательства Российской Федерации о защите обрабатываемых персональных данных.

Ведение кадрового учета

Ведение кадрового учета, а также осуществление иных подобных функции, связанных с обработкой персональных данных работников, не силами работодателя, а силами третьих лиц, требует наличия письменного согласия работников, полученного работодателем.

Передача функций по ведению кадровой документации сторонней организации законодательством не запрещена В то же время ведение, хранение, учет и выдача трудовых книжек должны осуществляться исключительно лицами, состоящими в штате организации-работодателя. Передача указанных функций иным лицам не соответствует трудовому законодательству.

Порядок хранения документов

Хранение документов бухгалтерского учета, наряду с ведением бухгалтерского учета, организуется руководителем экономического субъекта, если иное установлено бюджетным законодательством РФ При этом формулировки п. 6 ст. 264.1 БК РФ не указывают на безусловную передачу обязанности по хранению документов бухгалтерского учета при передачи полномочий по ведению учета. Кроме того, возможность передачи указанных полномочий положениями Закона N 402-ФЗ не предусмотрена. Вместе с тем специалисты финансового ведомства полагают, что обязанность по хранению документов может быть возложена на ЦБ по соглашению сторон (письмо Минфина России от 18.01.2017 N 02-08-05/1949). Соответственно, при разработке порядка документооборота между ЦБ и субъектами централизованного учета необходимо предусмотреть условия, обеспечивающие требования к хранению документов с учетом положений Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526.

4. Определение периметра централизации и центра компетенции

Периметр централизации - перечень субъектов централизованного учета. Учитывая нормы ст. 264.1 БК РФ и Постановления Правительства РФ от 27.12.2019 N 1890 решение о централизации полномочий может быть принято в отношении органов власти и казенных учреждений.

В то же время, принимая во внимание, что бюджетным законодательством предусмотрено право передать учетные полномочия иному учреждению, а также, что бухгалтерская отчетность бюджетных (автономных) учреждений включается в состав представляемой учредителем бюджетной отчетности (по периметру консолидации), организация осуществления бюджетными (автономными) учреждениями учетных полномочий может быть аналогична порядку, предусмотренному для получателей бюджетных средств (казенных учреждений) (п. 10.1 ст. 161 БК РФ) (письмо Минфина России от 21.10.2020 N 02-06-10/93946).

На федеральном уровне решение о централизации учетных функций реализовано по межведомственному принципу. При этом передача полномочий отдельными федеральными ведомствами силу специфики их деятельности не планируется.

Выбор решения по способу передачи полномочий по ведению бюджетного учета и составлению бюджетной отчетности должен опираться в том числе на необходимость оптимизации бюджетных расходов (письма Минфина России от 21.10.2020 N 02-06-10/93946, от 26.03.2020 N 02-07-10/24064).

На данном этапе необходимо определить штатную численность и выбрать вариант распределения "участков бухгалтерской работы". Так, при межведомственной централизации подразделения в структуре центра компетенции могут быть сформированы по "отраслевому" (ведомственному) принципу (например, отдел по обслуживанию учреждений культуры, отдел по обслуживанию учреждений образования и т.п.). При этом должностные обязанности работников могут быть распределены по участкам работы (например, бухгалтер "материального стола", бухгалтер "расчетного стола" и т.д.) либо по конкретным учреждениям. Второй вариант может быть успешно реализован в том случае, если при передаче полномочий по ведению учета будет принято решение о "переводе" в центр компетенции специалистов бухгалтерской службы обслуживаемых учреждений.

При этом фактически рабочее место работников центра компетенции территориально может быть расположено на территории обслуживаемого учреждения. В этом случае речь может идти о создании обособленных подразделений.

5. Выбор программного обеспечения для централизации учета

Выбор решения по способу передачи полномочий по ведению бюджетного учета и составлению бюджетной отчетности должен обеспечивать непрерывность выполнения функций средствами единой интегрированной информационной среды, формируемой комплексом государственных и (или) муниципальных информационных систем (письма Минфина России от 21.10.2020 N 02-06-10/93946, от 26.03.2020 N 02-07-10/24064).

Критерии выбора программного продукта:

- автоматизация процедур ведения бухгалтерского учета и формирования отчетности;

- возможность централизованного использования всеми участниками;

- возможность адаптации к электронному документообороту с использованием электронных подписей;

- централизованное управление нормативно-справочной информацией;

- оперативность доработки;

- стоимость решения "под ключ" и его дальнейшего обслуживания.

"Разнородное" ПО повлечет:

- необходимость интеграции различных программных продуктов, что дополнительно увеличивает расходы, которые должны будут осуществляться с определенной периодичностью из-за неизбежности рисков несовместимости различных программных продуктов при их обновлении;

- риски системных сбоев, включая потерю "входящей информации" или некорректное ее отражение, что, в свою очередь, увеличивает трудозатраты на контрольные процедуры, в частности, выверку полученной от учреждения информации с полнотой и корректностью ее отражения после загрузки в программных продукт, используемый ЦБ.

6. Унификация "бизнес-процессов"

Унификация "бизнес-процессов" предполагает разработку единого порядка взаимодействия между участниками централизации. Определение и "распределение" ролей для должностных лиц обслуживаемых учреждений и централизованной бухгалтерии, соответствующая доработка программного обеспечения. Использование регионами/муниципалитетами возможностей подсистем Электронного бюджета. Определение объема прав по доступу к бухгалтерской информации обслуживаемых учреждений.

Построение модели централизации предполагает одновременно унификацию бизнес-процессов и разработку порядка взаимодействия между их участниками (определение и распределение "ролей" для должностных лиц субъектов учета (учреждений) и должностных лиц ЦБ).

Настройка и доработка программного обеспечения по результатам унификации бизнес-процессов и построению ролевых моделей должностных лиц.

Примеры "ролевых моделей":

Ролевая модель	Функционал	Операции, совершаемые в ПП (роль)	Принадлежность роли (функций)
Экономист	Формирование и проверка на корректность оформления первичных документов, служащих основанием для отражения в учете операций по разделу Санкционирование (Бюджетные данные; Расходное расписание, Принятие бюджетных обязательств; Детализация данных документов в разрезе КОСГУ)	ввод данных согласование подписание	Учреждение
	Формирование документов принятию денежных обязательств, в том числе документов-оснований для выплаты подотчетному лицу
	Подписание документов, предусматривающих подпись специалиста планово- экономической службы
Кадровик	Подписание (согласование) решений на командирование	согласование подписание	Учреждение
Кассир	Формирование документов, оформляемых при движении денежных средств в кассе, с проставлением корреспонденций счетов: поступление и выбытие/выдача под отчет наличных денежных средств/денежных документов, подтверждение расхода денежных средств подотчетным лицом	ввод данных согласование подписание	Учреждение
	Подписание документов, предусматривающих подпись кассира в разрезе следующих операций: поступление и выбытие/выдача под отчет наличных денежных средств/денежных документов, подтверждение расхода денежных средств подотчетным лицом
Бухгалтер	Проверка на корректность оформления первичных документов с последующим проведением документа и отражением в учете		ЦБ
	Формирование документов с проставлением корреспонденций счетов
	Подписание документов, предусматривающих подпись бухгалтера для отражения в учете
Главный бухгалтер	Проверка на корректность корреспонденции счетов соответствующих операций в документах	ввод данных согласование подписание утверждение "главный бухгалтер"	ЦБ
	Подписание документов, требующих визирования гл. бухгалтера (уполномоченное лицо, наделенного правом второй подписи)
	Контроль учетных процессов и формирования регламентированной отчетности
Руководитель	Утверждение документов, подлежащих регистрации в учете в разрезе операций; Подписание документов, предусматривающих подпись руководителя (уполномоченное лицо, наделенного правом первой подписи)	ввод данных согласование подписание утверждение "руководитель"	Учреждение

Пример бизнес-процесса "Выбытие из кассы денежных документов":

Этап БП	Исполнитель	Результат
1. Формирование документа пользователем	Кассир/Учреждение	сформированный в ПП документ передан на согласование руководителю учреждения
2. Согласование документа	Руководитель/Учреждение	"да" - передача на подписание в ЦБ
		"нет" - документ возвращается кассиру на доработку
3. Согласование документа	"Главный бухгалтер" (лицо, наделенное правом второй подписи для подписания определенного перечня документов)/Учреждение	"да" - передача на подписание
		"нет" - документ возвращается кассиру для аннулирования/доработки
4. Принятие документа к учету	Главный бухгалтер/ЦБ	"да" - отражение документа в учете
		"нет" - возврат документа "главному бухгалтеру" учреждения для его доработки либо последующего аннулирования

Передача полномочий по ведению бюджетного учета не освобождает учреждение от полномочий по ведению кассовых операций, которые не могут быть переданы другому юридическому лицу, но при осуществлении которых оформляются первичные учетные документы, предусматривающие наличие подписи главного бухгалтера.

7. Разработка правил электронного документооборота

Правила электронного документооборота - это, прежде всего, разграничение ответственности между исполнителями при составлении одного электронного документа как элемент внутреннего контроля. На этапе переходного периода могут быть разработаны временные правила "бумажного" документооборота, обмена копиями и скан-копиями документов.

Требования к порядку документооборота при централизации учета

Способ оформления/формирования документа	Первичные учетные документы		Иные документы, в том числе документы-основания возникновения обязательств
	Наличие подписей	Ответственность за сохранность	Наличие подписей	Ответственность за сохранность
Электронный документ, сформированный и подписанный участниками электронного документооборота в двустороннем порядке, применяемый в соответствии с Приказом N 52н	простые ЭП и ЭЦП в случаях, прямо предусмотренных Приказом N 52н	устанавливается соглашением сторон	-	-
Электронный документ, сформированный и подписанный участниками электронного документооборота в двустороннем порядке, применяемый в соответствии с положениями единой учетной политики	особенности подписания документа ЭП и ЭЦП устанавливаются непосредственно УП	устанавливается соглашением сторон	-	-
Электронный документ, подписанный учреждением в одностороннем порядке вне системы электронного документооборота (в ином программном продукте или информационной системе)	особенности оформления зависят от наличия доступа у ЦБ к ИС, в которой размещен ЭД Может быть предусмотрено о предоставлении скан-копии ЭД, подписанной простой ЭП или ЭЦП исполнителя, ответственного за предоставление документа в ЦБ факт хозяйственной жизни отражается в учете на основании Бухгалтерской справки (ф. 0504833)	устанавливается соглашением сторон	особенности оформления зависят от наличия доступа у ЦБ к ИС, в которой размещен ЭД Может быть предусмотрено о предоставлении скан-копии ЭД, подписанной простой ЭП или ЭЦП исполнителя, ответственного за предоставление документа в ЦБ	учреждение
Электронный документ, подписанный учреждением в одностороннем порядке вне системы электронного документооборота (в ином программном продукте или информационной системе)	особенности оформления зависят от наличия доступа у ЦБ к ИС, в которой размещен ЭД Может быть предусмотрено о предоставлении скан-копии ЭД, подписанной простой ЭП или ЭЦП исполнителя, ответственного за предоставление документа в ЦБ	устанавливается соглашением сторон	особенности оформления зависят от наличия доступа у ЦБ к ИС, в которой размещен ЭД Может быть предусмотрено о предоставлении скан-копии ЭД, подписанной простой ЭП или ЭЦП исполнителя, ответственного за предоставление документа в ЦБ	устанавливается соглашением сторон
Документ, оформленный на бумажном носителе	в ЦБ может быть предоставлена скан-копия, подписанная простой ЭП и (или) ЭЦП в соответствии с требованиями, установленными УП факт хозяйственной жизни отражается в учете на основании Бухгалтерской справки (ф. 0504833) условие о предоставлении оригинала устанавливается соглашением сторон	устанавливается соглашением сторон	в ЦБ может быть предоставлена скан-копия, подписанная простой ЭП и (или) ЭЦП в соответствии с требованиями, установленными УП факт хозяйственной жизни отражается в учете на основании Бухгалтерской справки (ф. 0504833) условие о предоставлении оригинала устанавливается соглашением сторон	устанавливается соглашением сторон

Под зоной ответственности понимается "набор данных" (реквизитов документа), за заполнение которых отвечает конкретный исполнитель.

Пример. Распределение зон ответственности сотрудников ЦБ и обслуживаемого учреждения*(1)

При централизации учетных функций госучреждений Московской области*(1) зоны ответственности обслуживаемого учреждения и ЦБ в отношении всех обрабатываемых документов, а также сроки исполнения тех или иных действий с документами устанавливаются посредством графика документооборота, являющегося приложением к соглашению о бухгалтерском обслуживании.

В графике документооборота для каждого документа устанавливается порядок:

1. Создания;

2. Проверки;

3. Отражения в учете;

4. Формирования конечного дела по документу.

Для каждой из этих процедур указывается ответственная сторона (обслуживаемое учреждение или ЦБ), сроки ее исполнения. Процедура проверки также содержит указание на форму представления первичного учетного документа: в электронном виде, скан-копия, наличие прилагаемых документов.

Первичные документы, служащие основанием для совершения операций с наличными денежными средствами (выписки из приказов, в том числе в служебную командировку, заявление на выдачу аванса и т. п.):

1. Создание документа:

- ответственный за выписку документа: сотрудник обслуживаемого учреждения;

- срок создания: не позднее 11:00 следующего рабочего дня после выписки документа;

- ответственный за ввод первичного документа в информационную систему (ГИС "ЕИСБУ"): сотрудник обслуживаемого учреждения;

- ответственный за предоставление первичного учетного документа для отражения в учете: сотрудник обслуживаемого учреждения.

2. Проверка документа:

- порядок представления первичного учетного документа: в электронном виде (скан);

- срок представления первичного учетного документа: не позднее 13:00 следующего рабочего дня после выписки документа;

- ответственный за проверку: сотрудник ЦБ.

3. Отражение в учете:

- исполнитель: сотрудник ЦБ;

- срок исполнения: не позднее 17:00 следующего рабочего дня после поступления документа.

4. Формирование конечного дела по документу:

- исполнитель: обслуживаемое учреждение.

План ФХД и изменения к нему:

1. Создание документа:

- ответственный за выписку документа: сотрудник обслуживаемого учреждения;

- срок создания: в течение 5 рабочих дней после доведения до обслуживаемого учреждения объема прав в денежном выражении на принятие и (или) исполнение обязательств;

- ответственный за ввод первичного документа в информационную систему: сотрудник обслуживаемого учреждения;

- ответственный за предоставление первичного учетного документа для отражения в учете: сотрудник обслуживаемого учреждения.

2. Проверка документа:

- порядок представления первичного учетного документа: в электронном виде;

- срок представления первичного учетного документа: в течение 1 рабочего дня с момента получения скана документа;

- ответственный за проверку: сотрудник обслуживаемого учреждения.

3. Отражение в учете:

- исполнитель: сотрудник обслуживаемого учреждения;

- срок исполнения: в течение 5 рабочих дней с момента получения скана документа.

4. Формирование конечного дела по документу:

- исполнитель: сотрудник обслуживаемого учреждения.

Извещение о проведении закупки:

1. Создание документа:

- ответственный за выписку документа: сотрудник обслуживаемого учреждения;

- срок создания: по мере совершения операции;

- ответственный за ввод первичного документа в информационную систему: сотрудник ЦБ;

- ответственный за предоставление первичного учетного документа для отражения в учете: сотрудник обслуживаемого учреждения.

2. Проверка документа:

- порядок представления первичного учетного документа: в электронном виде;

- срок представления первичного учетного документа: по мере совершения операции;

- ответственный за проверку: сотрудник обслуживаемого учреждения.

3. Отражение в учете:

- исполнитель: сотрудник ЦБ;

- срок исполнения: не позднее следующего дня представления в ЦБ.

4. Формирование конечного дела по документу:

- исполнитель: сотрудник обслуживаемого учреждения.

.

Примечание

Исходя из специфики организации централизованного учета обязанность по формированию конечного дела по документу всегда будет возлагаться на сотрудников обслуживаемого учреждения.

Распределяя между сотрудниками ЦБ и обслуживаемого учреждения зоны ответственности, следует помнить о том, что некоторые обязанности должны быть исполнены именно сотрудниками обслуживаемого учреждения.

1. Полномочия по ведению кассовых операций с наличными денежными средствами должны осуществляться сотрудниками обслуживаемого учреждения и не могут быть переданы ЦБ (письмо Минфина России от 18.01.2017 N 02-08-05/1949). При этом согласно соглашению о бухгалтерском обслуживании в функции ЦБ может входить начисление и своевременное обеспечение работников обслуживаемого учреждения положенной заработной платой. Это означает, что в отношении Платежной ведомости в Графике документооборота полномочия между ЦБ и обслуживаемым учреждением могут быть распределены следующим образом:

- полномочия ЦБ: создание документа, ввод данных в информационную систему, проверка документа, обработка операций по перечислению безналичных денежных средств;

- полномочия обслуживаемого учреждения: обработка операций по выдаче наличных денежных средств через кассу, формирование дел и передача в архив.

2. Справедливая стоимость определяется комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов (см. в частности, п. 59 Стандарта "Концептуальные основы", п. 22 Стандарта "Запасы", п. 25 Инструкции N 157н). Поэтому ответственность за определение справедливой стоимости лежит на сотрудниках учреждения. Аналогично принятие решения о соответствии имущества понятию "актив" в рамках проведения годовой инвентаризации является обязанностью обслуживаемого учреждения. Далее документы передаются в ЦБ для отражения в учете.

Для корректной работы сотрудников ЦБ и обслуживаемого учреждения в единой базе электронных документов доступ к конкретным электронным документам и базе электронных документов в целом осуществляется согласно закрепленным полномочиям сотрудников. Каждый сотрудник входит в базу под своей учетной записью, для которой прописаны права.

Конкретный "набор данных" после подписания его исполнителем должен быть недоступен для редактирования другим пользователем/исполнителем даже в том случае, если его ролевая модель предусматривает необходимость включения в данный документ дополнительных реквизитов и подписание документа ЭП.

Пример 1. Наделение сотрудников обслуживаемого учреждения и ЦБ правами в отношении Актов на списание (например, фф. 0504104, 0504105, 0504143, 0504144 и т. п.)*(1).

При централизации учетных функций госучреждений Московской области*(1) наделение сотрудников обслуживаемого учреждения и ЦБ правами в отношении Актов на списание (например, фф. 0504104, 0504105, 0504143, 0504144 и т. п.) осуществляется следующим образом:

Создание и изменение документа - доступ у сотрудника обслуживаемого учреждения.

Проведение документа - доступ у сотрудника ЦБ.

Иными словами, полномочий на проведение акта на списание у сотрудника обслуживаемого учреждения нет. Поэтому после создания документа сотрудник обслуживаемого учреждения передает его сотруднику ЦБ. Сотрудник ЦБ производит реквизитный контроль документа и впоследствии проводит его. Если же документ не проходит проверку, то сотрудник ЦБ его отклоняет с указанием причин.

Для отлаженной работы в части предоставления доступа необходим администратор. Эту роль выполняет начальник ЦБ либо ее территориального управления.

Пример 2. Наделение сотрудников обслуживаемого учреждения и ЦБ правами в отношении Табеля учета использованного рабочего времени (ф. 0504421)

1. Табель учета использованного рабочего времени (ф. 0504421) первоначально создается сотрудником обслуживаемого учреждения, наделенным полномочиями по его созданию.

2. Табель (ф. 0504421) направляется сотруднику обслуживаемого учреждения, ответственному за проверку табеля.

Полномочиями по созданию, проверке Табеля наделяются соответствующие сотрудники согласно приказу (распоряжению) руководителя учреждения.

3. После проверки Табель (ф. 0504421) направляется сотруднику ЦБ для начисления заработной платы. Сотрудник ЦБ проводит реквизитный контроль документа и начисляет заработную плату.

8. Права и обязанности сторон при передаче полномочий

Соглашение о бухгалтерском обслуживании - базовый документ для "выстраивания" конструктивных взаимоотношений ЦБ с обслуживаемыми учреждениями (ч. 3 ст. 7 Закона N 402-ФЗ, п. 5 Инструкции N 157н). Именно в соглашении разграничиваются ответственность и полномочия в части сроков и номенклатуры передаваемых (оформляемых) документов (информации); лиц, ответственных за оформление (подписание, передачу) документов; порядку проведению инвентаризации и др.

Пример. Распределение функций между сотрудниками ЦБ и обслуживаемых учреждений*(1)

В Соглашениях, подписываемых при централизации учетных функций госучреждений Московской области*(1), в функции централизованной бухгалтерии входит:

- организация и ведение бухгалтерского (бюджетного), налогового учета;

- отражение, систематизация и накопление информации, содержащейся в принятых к учету скан-копиях первичных (сводных) учетных документов;

- подготовка и сдача бухгалтерской (бюджетной), налоговой, статистической отчетности и отчетности в Фонды;

- начисление и своевременное обеспечение работников обслуживаемого учреждения положенной заработной платой и другими установленными выплатами;

- проведение всех финансово-хозяйственных операций по счетам обслуживаемых учреждений, за исключением операций с наличными денежными средствами;

- участие в проведении инвентаризаций;

- разработка и утверждение Единой учетной политики;

- участие в представлении и защите интересов обслуживаемого учреждения по вопросам, относящимся к компетенции централизованной бухгалтерии, в судах, антимонопольных и правоохранительных органах. Например, в адрес учреждения поступило требование или уведомление от налоговой инспекции. В таком случае ЦБ разбирается в вопросе, проводит выездные совещания. Если же дело доходит до суда, то ЦБ принимает в нем участие, обосновывает свою позицию.

- предварительный и текущий контроль за начислением и выплатой заработной платы, осуществляемыми платежами, а также ведением учета и представленной отчетности. Обратите внимание: с материалами проведенного централизованной бухгалтерией внутреннего финансового аудита необходимо знакомить руководителей обслуживаемых учреждений;

- отражение в учете осуществленных администратором доходов функций.

В свою очередь, к функциям обслуживаемых учреждений относятся:

- организация оформления первичных учетных документов в части кассовых операций в соответствии с требованиями законодательства РФ;

- подготовка и сдача иной отчетности (за исключением бухгалтерской (бюджетной), налоговой и статистической отчетности и отчетности в Фонды);

- оформление и ввод в информационную систему табелей учета рабочего времени, кадровых приказов по заработной плате и другим установленным выплатам в учреждении;

- оформление, сканирование и передача в ЦБ всех скан-копий первичных учетных документов в части совершенных финансово-хозяйственных операциях в учреждении, за исключением кассовых операций;

- проведение инвентаризации;

- организация хранения первичных (сводных) учетных документов в хронологическом порядке согласно Журналам операций и иным регистрам бухгалтерского учета. Например, журналы операций формируются в единой системе сотрудниками ЦБ, подписываются ЭЦП и передаются в обслуживаемое учреждение. Сотрудники обслуживаемого учреждения распечатывают Журналы операций и в соответствии с правилами архивного дела формируют учетные дела;

- участие в представлении и защите интересов учреждения по вопросам, относящимся к компетенции обслуживаемого учреждения, в судах, антимонопольных и правоохранительных органах;

- предварительный и текущий контроль за передаваемыми первичными учетными документами;

- иные задачи и функции по решению руководителя учреждения.

Примечание

Проведение инвентаризации в рассматриваемой ситуации включено в функции как ЦБ, так и обслуживаемого учреждения. Это означает, что на практике сотрудники ЦБ могут привлекаться к проведению инвентаризации по просьбе обслуживаемого учреждения.

В соглашении целесообразно предусмотреть перечень вопросов, решаемых обслуживаемыми учреждениями самостоятельно: планирование, кассовые операции и др. Зачастую в учреждениях на бухгалтерскую службу возлагается решение задач, напрямую не связанных с ведением учета. Безусловно "передать" соответствующие функции централизованной бухгалтерии не получится.

Пример. Функции, которые не передаются в ЦБ*(1)

При централизации учетных функций госучреждений Московской области*(1) ЦБ не передаются следующие функции:

1. Плановые функции

Несмотря на то, что деятельность ЦБ затрагивает экономическую составляющую хозяйственной жизни учреждения, передавать ЦБ плановые функции, в том числе по составлению и ведению Бюджетных смет и Планов ФХД, нецелесообразно.

2. Ведение кассовых операций

Ведение кассовых операций осуществляется кассирами - сотрудниками обслуживаемого учреждения (письмо Минфина России от 18.01.2017 N 02-08-05/1949). Соответственно, и кассы, и работники-кассиры находятся в подчинении и в штате обслуживаемого учреждения. Ведение кассовой книги, создание ПКО, РКО, ведение денежных документов и БСО, касающихся фондовой кассы, осуществляется в единой информационной системе (ГИС "ЕИСБУ") сотрудниками обслуживаемого учреждения. Сотрудники ЦБ, в свою очередь, контролируют корреспонденцию счетов и отражают в учете все кассовые операции.

3. Контроль за проектами контрактов на соблюдение правил документального оформления фактов хозяйственной жизни

Контроль за проектами контрактов на соблюдение правил документального оформления фактов хозяйственной жизни в функции ЦБ не входит. Этим занимается специализированная служба (подразделение) учреждения. В то же время если при осуществлении контроля поступающих через информационную систему (ГИС "ЕИСБУ") документов сотрудники ЦБ видят несоответствие примененных при заключении контрактов кодов КОСГУ факту хозяйственной жизни, Плану ФХД, они уведомляют об этом сотрудников обслуживаемого учреждения и указывают на необходимость внесения изменений в План ФХД.

Централизация других направлений зависит от целей и задач, которые перед собой ставит учреждение. Так, централизация кадровой работы даст толчок к унификации по многим направлениям учета. Если создать эталонные справочники должностей и выплат, единые для региона (субъекта), то в последующем можно будет строить отчеты для принятия управленческих решений. Например, кадровые службы создают должности и должности могут звучать в различных вариациях: с использованием точек, сокращений, скобок. Создание единого справочника позволит сотруднику выбирать из него уже заведенную должность, а не писать очередную свою вариацию.

На момент передачи учета в ЦБ учреждению также целесообразно предоставить копии правоустанавивающих документов, остатки по счетам учета и на счетах учреждения и т.п. С этой целью к соглашению о бухгалтерском обслуживании может прилагаться акт приема-передачи.

Пример. Оформление акта приема-передачи при подписании соглашения о ведении бухгалтерского учета*(1)

При централизации учетных функций госучреждений Московской области*(1) по акту приема-передачи передаются, в частности:

- копии правоустанавливающих документов, заверенные руководителем обслуживаемого учреждения, такие как устав, свидетельство о постановке на учет в налоговый орган, свидетельство о государственной регистрации, извещение о регистрации в качестве страхователя, правоустанавливающие документы на недвижимое имущество и т.п.;

- информация об остатках денежных средств на всех открытых счетах обслуживаемого бюджетного или автономного учреждения (лицевых, расчетных) в разрезе источников (субсидия на выполнение задания, целевые субсидии, приносящая доход деятельность) на дату принятия на обслуживание;

- оборотно-сальдовые ведомости по всем счетам;

- копия последней сданной бухгалтерской (бюджетной) отчетности;

- отчетность по заработной плате и соцвыплатам с приложением документа, подтверждающего статус отчетности (например, формы 2-НДФЛ, 6-НДФЛ).

9. Учетная политика при централизации учета

Полномочиями по разработке единой учетной политики наделена централизованная бухгалтерия (п. 14 Стандарта "Учетная политика, оценочные значения и ошибки"). Однако из буквального прочтения данной нормы следует, что совокупность способов ведения централизованной бухгалтерией бухгалтерского учета субъектов учета, в отношении которых централизованная бухгалтерия осуществляет ведение бухгалтерского учета определяется централизованной бухгалтерией в случае если ведение бухгалтерского учета и (или) составление бухгалтерской (финансовой) отчетности передано в соответствии с законодательством Российской Федерации, то есть решение о централизации принято в соответствии с требованиями п. 6 ст. 264.1 БК РФ.

Полномочия по формированию учетной политики в отношении бюджетных и автономных учреждений, передавших полномочия по ведению учета централизованной бухгалтерии, положениями Стандарта "Учетная политика, оценочные значения и ошибки" не предусмотрены. Порядок формирования учетной политики в этом случае должен быть определен по соглашению сторон. Однако при определении такого порядка необходимо учитывать положения п. 4 Инструкции N 174н и п. 5 Инструкции N 183н, согласно которым при отсутствии в Инструкциях корреспонденций счетов они определяются в рамках учетной политики по согласованию с финорганом и (или) учредителем либо по согласованию с централизованной бухгалтерией, которой переданы полномочия по ведению бюджетного учета учредителем.

Документы, устанавливающие учетную политику для целей налогообложения, не относятся к документам, формирующим учетную политику в целях ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности (письмо Минфина России от 29.08.2019 N 02-07-10/66535). То есть при централизации учета учетная политика для целей налогообложения не может быть единой.

Учетная политика в целях налогового учета должна быть индивидуальной для каждого учреждения и формироваться с учетом специфики оказываемых услуг/выполняемых работ, системы налогообложения, применяемой в рамках приносящей доход деятельности, и т. п. При этом она может разрабатываться ЦБ совместно с обслуживаемыми учреждениями, но утверждаться - руководителем учреждения.

____________________________________________

*(1) Здесь и далее практические примеры приведены из интернет-семинара "Опыт реализации проекта по централизации учетных функций государственных учреждений. Этапы централизации, плюсы и минусы различных решений, трудности и пути их преодоления". Спикеры: Кузнецов И.Г., Гущин В.А.

Шершнева Анна

советник государственной гражданской службы РФ 2 класса

эксперт компании "Гарант"