Приложение. Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов физических и юридических лиц"

Приложение

Административный регламент
по предоставлению муниципальной услуги
"Исполнение запросов физических и юридических лиц"
(утв. постановлением Администрации городского округа Стрежевой от 6 июля 2011 г. N 445)

С изменениями и дополнениями от:

2 февраля 2012 г.

I. Общие положения

1. Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов физических и юридических лиц" (далее - Регламент) разработан в целях открытости и доступности по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов физических и юридических лиц", определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела Администрации городского округа Стрежевой (далее - архивный отдел) по исполнению запросов физических и юридических лиц, поступивших в архивный отдел.

II. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2. Наименование муниципальной услуги - "Исполнение запросов физических и юридических лиц".

3. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу - Архивный отдел Администрация городского округа Стрежевой (далее - Архивный отдел).

4. Результатом исполнения муниципальной функции по рассмотрению запроса является один или несколько из следующих документов:

- архивная справка;

- архивная копия;

- архивная выписка;

- информационное письмо;

- тематический перечень архивных документов;

- тематическая подборка копий архивных документов;

- тематический обзор архивных документов;

- ответ об отсутствии запрашиваемых сведений или документов;

- уведомление о переадресовании обращения в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы;

- принятие решения о ненаправлении ответа на обращение, в случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- сообщение гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, о том, что ответ на обращение в случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией;

- сообщение гражданину, направившему обращение, о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

5. Сроки предоставления муниципальной услуги:

6. Запросы тематические и социально-правового характера, поступившие в архивный отдел исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации.

6.1. При исполнении повторного запроса социально-правового характера или составлении по просьбе пользователя архивной справки, аналогичной ранее выданной, архивный отдел проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений, включает их в повторно выдаваемую архивную справку.

6.2. Запрос, не относящийся к составу хранящихся архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя.

6.3. Тематический запрос государственного органа или органа местного самоуправления, связанный с исполнением ими своих функций, поступивший в архивный отдел, рассматривается в первоочередном порядке.

6.4. При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов Архивный отдел письменно извещает пользователя о промежуточных результатах работы.

7. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:

Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

- Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных";

- Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

- Законом Томской области от 11.11.2005 N 204-ОЗ "Об архивном деле в Томской области";

- Законом Томской области от 10.11.2006 N 261-ОЗ "О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к собственности Томской области";

- Уставом городского округа Стрежевой;

- Регламентом Администрации городского округа Стрежевой, утвержденным распоряжением Администрации городского округа Стрежевой от 30.01.2006 N 27;

- Инструкцией по делопроизводству Администрации городского округа Стрежевой, утвержденной распоряжением Администрации городского округа Стрежевой от 01.04.2009 N 55;

- Положением об архивном отделе, утвержденным распоряжением Администрации городского округа Стрежевой от 05.02.2008 N 24.

8. Исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос в адрес Архивного отдела, в том числе переданный по электронной почте, или заявление, составленные заявителем.

В запросе (заявлении) обязательно указываются следующие сведения:

- наименование органа или организации, в которые направляется письменный запрос (заявление), либо должность, фамилия, имя, отчество руководителя органа или организации, в которые направляется письменный запрос (заявление);

- фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя;

- почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответы или уведомление о переадресации запроса;

- номер контактного телефона заявителя.

В случае необходимости в подтверждение своих доходов гражданин вправе представлять дополнительные документы и материалы либо обращаться с просьбой об их истребовании, в том числе в электронной форме.

Обращение, поступившее в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в порядке, установленном Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации". В обращении гражданин в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.

Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, предоставляются уполномоченному лицу на основании доверенности.

Юридические лица направляют запрос, оформленный на официальном бланке организации, содержащем сведения о наименовании организации и ее юридическом адресе. Запрос подписывается руководителем (заместителем руководителя) юридического лица.

9. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:

- отсутствие в запросах фамилии, имени, отчества, почтового адреса, электронного адреса заявителя;

- отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, составляющих государственную тайну, и содержащих конфиденциальную информацию.

Также не принимаются к рассмотрению запросы, не поддающиеся прочтению, содержащие ненормативную лексику или оскорбительные высказывания.

10. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги:

Основанием для отказа юридическому или физическому лицу в предоставлении муниципальной услуги является запрос о документах, не подлежащих опубликованию и содержащих сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законом тайну, или сведения конфиденциального характера, или информацию, которая затрагивает непосредственно права, свободы и интересы конкретного поименованного в тексте третьего лица.

Отсутствие у заявителя, требующего сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах документов, подтверждающих его полномочия.

11. Запросы тематические и социально-правового характера исполняются Архивным отделом бесплатно.

12. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче обращения и при получении результата его рассмотрения 40 минут.

13. Срок регистрации запроса.

Письменное заявление (запрос), в том числе поступившее в форме электронного документа подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в Архивный отдел Администрацию городского округа.

В случае если заявитель обращается лично, ему разъясняется порядок предоставления услуги и предлагается заполнить заявление в соответствии с установленной формой (Приложение - 1-5). Затем заявитель информируется о сроках выдачи ответа.

При поступлении Интернет-обращения (запроса) гражданина с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса, ему направляется уведомление о приеме Интернет-обращения (запроса) к рассмотрению.

14. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к залу ожидания, местам для написания обращений граждан, информационным стендам:

Требования к местам исполнения запросов пользователей включают в себя места для ожидания, информирования, приема заявителей.

Помещения архивного отдела должны соответствовать Санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03".

Присутственные места оборудуются:

- системой кондиционирования воздуха;

- противопожарной системой и средствами пожаротушения;

- системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации.

Место для ожидания и приема граждан должно быть снабжено стульями, иметь место для письма и раскладки документов.

В помещениях, предназначенных для приема граждан, и на официальном сайте органов местного самоуправления городского округа Стрежевой размещается следующая информация:

- извлечения из нормативных правовых актов, регулирующих деятельность по предоставлению муниципальной услуги;

- текст административного регламента;

- графики приема граждан специалистами;

- образцы написания заявлений;

- объявления для населения.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации городского округа Стрежевой от 2 февраля 2012 г. N 64 в пункт 15 раздела II настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

15. Порядок информирования о правилах предоставления муниципальной услуги.

Для получения информации о порядке предоставления муниципальной услуги граждане обращаются в Архивный отдел:

- в письменном виде по почтовому адресу: 2 мкр. д. 239А, г. Стрежевой, Томская область, 636780;

- по телефонам:

Телефон приемной Администрации городского округа Стрежевой: 8 (38-259)5-10-01, факс: 8 (38-259) 5-10-01, 8(38-259)5-22-96;

Телефон архивного отдела предоставляющего муниципальную услугу: тел.8 (38-259) 3-90-97, факс 8(28-259) 3-90-97;

- в электронном виде по адресам электронной почты:

Адрес электронной почты Администрации городского округа Стрежевой: office@admstrj/tomsk.ru

Адрес электронной почты Архивного отдела Администрации городского округа Стрежевой: arhiv@strj.tomsknet.ru (раздел "Муниципальный архив")

Адрес официального сайта органов местного самоуправления городского округа Стрежевой:

http:// admstrj/tomsk.ru

- при личном обращении в Архивный отдел.

Режим работы архивного отдела: Режим работы: вторник-четверг с 8-30 до 17-15, пятница с 8.30 до 16.00, перерыв - с 12-30 до 14-00.

Предоставляется следующая информация при личном обращении, с использованием средств массовой информации, информационных систем общего пользования (в том числе сети Интернет, почты и телефонной связи, электронной почты):

- графики приема посетителей Архивным отделом;

- о наличии запрашиваемых сведений в Архивном отделе

- о должностных лицах, которым поручено рассмотрение обращения;

- о переадресации обращения в соответствующий архив, государственный орган, орган местного самоуправления или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;

- требований к оформлению письменного заявления;

- требований к заявителю, пришедшему на прием;

- порядок и сроки рассмотрения обращений;

- порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе исполнения муниципальной функции

- о ходе административных процедур при предоставлении муниципальной услуги

- консультации по вопросам, отнесенным к компетенции Архивного отдела.

III. Административные процедуры

16. Административные процедуры Архивного отдела по предоставлению муниципальной услуги:

- прием и регистрация письменных запросов;

- предварительное рассмотрение запроса;

- подготовка информации по одной или нескольких из форм, установленных п. 7.2. Приказа Минкультуры от 18.01.2007 N19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" и направление информации пользователю.

17. Прием и регистрация письменных запросов

17.1. Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административного действия является поступление письменного запроса одним из способов:

- в письменном виде почтой, поступление лично от гражданина либо организации;

- в письменном виде с использованием средств факсимильной связи;

- в электронном виде по адресам электронной почты;

- через официальный сайт органов местного самоуправления городского округа Стрежевой: http://admstrj.tomsk.ru/.

17.2. Архивным отделом ставится отметка о принятии запроса на втором экземпляре обращения, который остается у пользователя, либо на копии запроса. При поступлении в архив Интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты или почтового адреса ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении.

17.3. При приеме запроса архивным отделом проверяется правильность адресования. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю.

17.4. Регистрация запросов осуществляется архивным отделом в БД "Дело".

17.5. Максимальный срок для регистрации запроса 1 день с момента получения запроса.

18. Предварительное рассмотрение запроса

18.1. Зарегистрированные запросы в день регистрации либо не позднее 10.00 следующего дня после регистрации передаются на рассмотрение начальника Архивного отдела.

18.2. Начальник Архивного отдела предварительно рассматривает обращение (запрос) и направляет запрос на исполнение по архивным документам и/или печатным изданиям, относящимся к предмету запроса.

18.3. Максимальный срок для предварительного рассмотрения обращения (запроса) и передачи его исполнителю - не позднее трех дней с момента регистрации.

18.4. Направление письменного обращения для рассмотрения иному должностному лицу или соответствующий орган осуществляется в порядке, установленном пунктом 4 раздела 3 Административного регламента по исполнению муниципальной функции "Организация приема граждан, обеспечение рассмотрения письменных и устных обращений граждан".

18.5. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация

18.6. На первоочередное исполнение направляются:

- тематические запросы государственного органа или органа местного самоуправления, связанный с исполнением ими своих функций в согласованные с ними сроки;

- обращения граждан, направленные для рассмотрения в Архивный отдел по поручению органов государственной власти Российской Федерации и Томской области, органов местного самоуправления городского округа Стрежевой и должностных лиц органов местного самоуправления.

19. Подготовка информации по одной или нескольких из форм, установленных пунктом 7.2. Приказа Минкультуры от 18.01.2007 N19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" и направление информации пользователю.

19.1. Архивная справка и архивная выписка архивная копия и ответы на запросы подготавливаются и оформляются Архивным отделом.

Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответы на запросы высылаются по почте простыми письмами.

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства - участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются архивом непосредственно в адреса заявителей.

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, оформляются и вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т.п.) направляются архивом в соответствующий федеральный орган исполнительной власти.

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архив выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности и паспорта.

Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.

Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью начальника архивного отдела или уполномоченного должностного лица и печатью Архивного отдела.

На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии заверяются печатью Архивного отдела администрации городского округа Стрежевой, подписью начальника отдела или уполномоченного должностного лица.

19.2. По письменным заявлениям с разрешения руководителя архива граждане имеют право на получение сохранившихся в архиве подлинников собственных трудовых книжек.

С изымаемых архивных документов делаются копии, которые приобщаются к делам. Изъятие архивных документов, а также их замена на копии отражаются в листах-заверителях дел, в описях дел, документов.

Возвращение архивных документов оформляется актом об изъятии из дел указанных документов. Акт и другие документы, на основании которых произведено возвращение архивных документов, и расписка лица, получившего их на руки, включаются в дело фонда.

19.3. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры, и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

IV. Формы контроля за исполнением административного регламента

20. Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав потребителей муниципальной услуги.

21. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений осуществляется Мэром городского округа Стрежевой, заместителем Мэра городского округа, Управляющим делами.

22. Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается Мэром городского округа.

23. Проведение проверок может носить плановый (осуществляется на основании утвержденных планов) и внеплановый характер (осуществляется по конкретному обращению потребителя муниципальной услуги).

24. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений, осуществляется привлечение виновных лиц к дисциплинарной ответственности.

25. Контроль за рассмотрением обращений (запросов) осуществляется в формах и порядке, установленном Административным регламентом по исполнению муниципальной функции "Организация приема граждан, обеспечение рассмотрения письменных и устных обращений граждан".

V. Порядок внесудебного обжалования действий (бездействия)
должностного лица, а также принимаемого им решения
при предоставлении муниципальной услуги

26. Заявители имеют право на обжалование действий или бездействия специалистов Администрации городского округа Стрежевой во внесудебном порядке.

27. Заявители вправе обжаловать действия (бездействие) специалистов Мэру городского округа Стрежевой.

28. Заявители имеют право обратиться с жалобой лично, в письменной форме, либо в форме электронного документа.

29. Заявители могут сообщить о нарушении своих прав и законных интересов, противоправных решениях, действиях или бездействии специалистов, нарушении положений административного регламента, некорректном поведении или нарушении служебной этики:

- по номерам телефонов, указанных в п. 2.13 настоящего регламента;

- по почте (в том числе электронной).

30. Порядок приема жалобы для рассмотрения определяется в соответствии с частью 2 статьи 8 Федерального Закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

31. Мэр городского округа несет ответственность за сохранение конфиденциальности информации, полученной в ходе проведения личного приема.

32. Срок рассмотрения жалобы с учетом возможности продления сроков ее рассмотрения определяется в соответствии со статьей 12 Федерального Закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

33. Заявитель в своем письменном обращении (жалобе) в обязательном порядке указывает сведения, перечисленные в статье 7 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

34. По результатам рассмотрения жалобы принимается решение об удовлетворении требований заявителя либо об отказе в удовлетворении жалобы.

35. Результатом внесудебного обжалования является ответ на жалобу, который подписывается Мэром городского округа Стрежевой. Ответ на жалобу направляется по почтовому адресу, указанному в обращении либо адресу электронной почты.