Приложение N 1. Правила обработки персональных данных в Министерстве сельского хозяйства Российской Федерации

1. Правила обработки персональных данных в Министерстве сельского хозяйства Российской Федерации (далее - Правила) устанавливают процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в сфере персональных данных, а также определяют для каждой цели обработки персональных данных содержание обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, сроки их обработки и хранения, порядок их уничтожения при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований в Министерстве сельского хозяйства Российской Федерации (далее - Министерство).

2. Министерство как оператор осуществляет обработку персональных данных, определяет цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.

3. Обработка персональных данных в Министерстве осуществляется с соблюдением принципов и условий, установленных законодательством Российской Федерации в области персональных данных, а также Правилами.

4. К категориям субъектов, персональные данные которых обрабатываются в соответствии с Правилами, относятся:

5. В Министерстве персональные данные могут обрабатываться в целях:

6. В целях, указанных в подпункте 1 пункта 5 Правил, обрабатываются персональные данные, перечисленные в подпунктах 1 - 34 пункта 1 перечней персональных данных, обрабатываемых в Министерстве сельского хозяйства Российской Федерации в связи с реализацией служебных или трудовых отношений, а также в связи с оказанием государственных услуг и осуществлением возложенных на Министерство функций (приложение N 5 к настоящему приказу) (далее - Перечни), субъектов персональных данных, указанных в подпунктах 1-11 пункта 4 Правил. Обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.

7. Согласие на обработку персональных данных субъекта персональных данных, чьи данные обрабатываются в целях, определенных подпунктом 1 пункта 5 Правил, не требуется при обработке персональных данных в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 6 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Федеральный закон "О персональных данных") (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3451; 2011, N 31, ст. 4701), за исключением случаев получения персональных данных работника у третьей стороны в соответствии с пунктом 14 Правил.

8. Согласие на обработку специальных категорий персональных данных, а также биометрических персональных данных субъектов персональных данных, чьи данные обрабатываются в целях, определенных подпунктом 1 пункта 5 Правил, не требуется при обработке персональных данных в соответствии с пунктом 2.3 части 2 статьи 10 и частью 2 статьи 11 Федерального закона "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3451; 2011, N 31, ст. 4701; 2014, N 30, ст. 4217; 2018, N 1, ст. 82), за исключением случаев получения персональных данных работника у третьей стороны.

9. В случаях, предусмотренных федеральным законом, обработка персональных данных осуществляется только с согласия в письменной форме субъекта персональных данных. Равнозначным содержащему собственноручную подпись субъекта персональных данных согласию в письменной форме на бумажном носителе признается согласие в форме электронного документа, подписанного в соответствии с федеральным законом электронной подписью. ¹

10. Обработка персональных данных субъектов персональных данных, чьи данные обрабатываются в целях, определенных подпунктом 1 пункта 5 Правил, осуществляется гражданскими служащими структурных подразделений Министерства, осуществляющих обработку персональных данных в связи с реализацией служебных (трудовых) отношений, исполнением функций и полномочий, возложенных на них (далее - гражданские служащие, уполномоченные на обработку персональных данных).

11. Обработка персональных данных субъектов персональных данных, чьи данные обрабатываются в целях, определенных подпунктом 1 пункта 5 Правил, включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

12. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных субъектов персональных данных, чьи данные обрабатываются в целях, определенных подпунктом 1 пункта 5 Правил, осуществляются посредством:

получения оригиналов необходимых документов;

копирования оригиналов документов;

внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях);

формирования персональных данных в ходе кадровой работы;

внесения персональных данных в автоматизированные информационные системы, оператором которых является Министерство (далее - автоматизированные информационные системы), используемые в целях кадровой работы.

13. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных осуществляются посредством получения персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных, чьи данные обрабатываются в целях, определенных подпунктом 1 пункта 5 Правил.

14. В случае возникновения необходимости получения персональных данных субъектов персональных данных, чьи данные обрабатываются в целях, определенных подпунктом 1 пункта 5 Правил, находящихся в распоряжении у третьей стороны, следует получить их письменное согласие на получение персональных данных, а также уведомить субъекта персональных данных о целях, источниках и способах получения персональных данных, о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа дать письменное согласие на их получение.

15. При сборе персональных данных гражданский служащий, уполномоченный на обработку персональных данных, осуществляющий сбор персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных, чьи данные обрабатываются в целях, определенных подпунктом 1 пункта 5 Правил, обязан разъяснить указанным субъектам персональных данных юридические последствия отказа предоставить их персональные данные.

16. В целях, указанных в подпункте 2 пункта 5 Правил, обрабатываются:

17. Обработка персональных данных гражданских служащих и лиц, состоящих с ними в родстве (свойстве), при постановке на учет для получения субсидии осуществляется на основании заявления гражданского служащего, представляемого в Комиссию по рассмотрению вопросов предоставления федеральным государственным гражданским служащим Министерства сельского хозяйства Российской Федерации единовременной субсидии на приобретение жилого помещения (далее - Комиссия по предоставлению субсидии).

18. Обработка персональных данных гражданских служащих и лиц, состоящих с ними в родстве (свойстве), в связи с предоставлением субсидии, в частности сбор (получение), запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных, осуществляется гражданскими служащими, входящими в состав Комиссии по предоставлению субсидии, посредством:

19. Комиссия по предоставлению субсидии вправе проверять сведения, содержащиеся в документах, представленных гражданскими служащими, о наличии условий, необходимых для постановки гражданского служащего на учет для получения субсидии.

20. В целях, указанных в подпункте 3 пункта 5 Правил, обрабатываются персональные данные лиц, обратившихся в Министерство за оказанием государственных услуг и осуществления возложенных на Министерство функций (далее - заявители):

21. Обработка персональных данных в целях, указанных в подпункте 3 пункта 5 Правил, осуществляется без согласия заявителей в соответствии с пунктом 4 части 1 статьи 6 Федерального закона "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3451; 2013, N 14, ст. 1651), Федеральным законом от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 31, ст. 4179; 2019, N 52, ст. 7790), Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060; 2018, N 53, ст. 8454) (далее - Федеральный закон "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации").

22. Обработка персональных данных в целях, указанных в подпункте 3 пункта 5 Правил, осуществляется соответствующими департаментами Министерства, в полномочия которых в соответствии с положениями о департаментах входит оказание государственных услуг, осуществление возложенных на Министерство функций.

23. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных в целях, указанных в подпункте 3 пункта 5 Правил, осуществляются посредством:

получения оригиналов необходимых документов (заявлений);

заверения копий документов;

внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях);

внесения персональных данных в автоматизированные информационные системы.

24. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных осуществляются посредством получения персональных данных непосредственно от заявителей.

25. При сборе персональных данных уполномоченное должностное лицо соответствующего департамента Министерства, осуществляющее получение персональных данных непосредственно от заявителей, обратившихся в Министерство в связи с оказанием государственной услуги, осуществлением возложенной на Министерство функции, обязано разъяснить указанным заявителям юридические последствия отказа предоставить персональные данные.

26. В целях, указанных в подпункте 4 пункта 5 Правил, в соответствии со статьями 7 и 13 Федерального закона "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060; 2015, N 45, ст. 6206; 2017, N 49, ст. 7327) обработке подлежат:

27. Обработка персональных данных, необходимых в связи с рассмотрением обращений граждан, осуществляется без согласия субъектов персональных данных в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 6 Федерального закона "О персональных данных" и Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

28. Обработка персональных данных в Министерстве может осуществляться с использованием автоматизированных информационных систем, указанных в перечне информационных систем персональных данных Министерства сельского хозяйства Российской Федерации (приложение N 12 к настоящему приказу).

29. Доступ к автоматизированным информационным системам гражданских служащих, осуществляющих обработку персональных данных в автоматизированных информационных системах, реализуется посредством учетной записи, состоящей из имени пользователя и пароля.

30. Доступ к автоматизированным информационным системам предоставляется в соответствии с функциями, предусмотренными должностными регламентами гражданских служащих.

31. Информация может размещаться в автоматизированных информационных системах как в автоматическом, так и в ручном режиме при получении информации на бумажном носителе или в ином виде, не позволяющем осуществлять ее автоматическую регистрацию.

32. Обеспечение безопасности персональных данных, обрабатываемых в автоматизированных информационных системах, осуществляется Департаментом цифрового развития и управления государственными информационными ресурсами АПК Министерства и достигается посредством исключения несанкционированного, в том числе случайного, доступа к персональным данным, а также иных неправомерных действий в отношении персональных данных согласно статье 19 Федерального закона "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3451; 2011, N 31, ст. 4701).

33. Для выявления и предотвращения нарушений, предусмотренных законодательством Российской Федерации в сфере персональных данных, в Министерстве используются следующие процедуры:

осуществление внутреннего контроля соответствия обработки персональных данных требованиям к защите персональных данных;

оценка вреда, который может быть причинен категориям субъектов, персональные данные которых обрабатываются;

ознакомление гражданских служащих, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с законодательством Российской Федерации о персональных данных, в том числе с требованиями к защите персональных данных, Правилами и (или) обучение гражданских служащих принципам и условиям обработки персональных данных;

ограничение обработки персональных данных достижением конкретных, заранее определенных и законных целей;

недопущение обработки персональных данных, несовместимых с целями сбора персональных данных;

недопущение объединения баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой;

установление соответствия содержания и объема обрабатываемых персональных данных заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки;

обеспечение при обработке персональных данных точности персональных данных, их достаточности, а также в необходимых случаях актуальности по отношению к целям обработки персональных данных;

уничтожение или обезличивание обрабатываемых персональных данных при достижении целей обработки или в случае утраты необходимости достижения целей обработки.

34. Персональные данные, полученные Министерством на бумажном и (или) электронном носителях, хранятся в соответствующих структурных подразделениях Министерства, к полномочиям которых относится обработка персональных данных, в соответствии с положениями об этих структурных подразделениях.

35. Сроки хранения персональных данных на бумажном носителе определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. N 236 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 6 февраля 2020 г., регистрационный N 57449).

36. Сроки хранения персональных данных в автоматизированных информационных системах определяются в соответствии с Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 июля 2007 г. N 1182 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 27 сентября 2007 г., регистрационный N 10194) ².

37. Срок хранения персональных данных, внесенных в автоматизированные информационные системы, должен соответствовать сроку хранения бумажных оригиналов.

38. Документы на бумажном носителе, содержащие персональные данные, по истечении срока хранения в структурном подразделении передаются на последующее хранение в архив Министерства.

39. Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования автоматизированных информационных систем, должны обособляться от иной информации, в частности посредством фиксации их на разных материальных носителях персональных данных, в специальных разделах или на полях форм (бланков).

40. Необходимо обеспечивать раздельное хранение персональных данных на разных материальных носителях персональных данных, обработка которых осуществляется в целях, определенных Правилами.

41. Документы, содержащие персональные данные, сроки хранения которых истекли, подлежат уничтожению.

42. Документы на бумажном носителе, содержащие персональные данные, передаются в архив Министерства для уничтожения в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 7 сентября 2015 г., регистрационный N 38830).

43. Уничтожение по окончании срока обработки персональных данных на электронных носителях производится посредством механического нарушения целостности носителя, не позволяющего произвести считывание или восстановление персональных данных, или удаления с электронных носителей методами и средствами гарантированного удаления остаточной информации.