Дистанционный работник - 2021 (подготовлено экспертами компании "Гарант", январь 2021 г.)

Дистанционный работник - 2021

январь 2021 г.

В соответствии с частью первой ст. 312.1 Трудового кодекса РФ дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети "Интернет", и сетей связи общего пользования.

На дистанционных работников распространяются нормы трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права (часть третья ст. 312.1 ТК РФ). При этом, трудовые отношения с дистанционными работниками имеют и свои особенности, которые регулирует глава 49.1 ТК РФ.

Поскольку в рамках Трудового кодекса дистанционная работа и удаленная - это идентичные понятия (это следует из части первой ст. 312.1 ТК РФ), то полагаем, что в локальных актах работодатель может использовать как термин "дистанционная работа", так и "удаленная работа".

Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе (часть вторая ст. 312.1 ТК РФ), а также работник, выполняющий трудовую функцию дистанционно в соответствии с локальным нормативным актом, принятым работодателем в соответствии со статьей 312.9 ТК РФ.

Способы установления и виды дистанционной работы

Закон предусматривает два способа установления дистанционной работы:

- в результате заключения трудового договора или дополнительного соглашения к нему;

- в результате временного перевода работника на дистанционную работу по инициативе работодателя в порядке и случаях, предусмотренных ст. 312.9 ТК РФ, - в этой ситуации внесение в трудовой договор информации о дистанционном характере работы не требуется (часть пятая ст. 312.9 ТК РФ).

Предусмотренную трудовым договором или дополнительным соглашением к нему дистанционную работу часть вторая ст. 312.1 ТК РФ разделяет на два вида: постоянную (то есть осуществляемую в течение всего срока действия трудового договора) и временную.

Временная дистанционная работа, в свою очередь, также бывает двух видов:

- непрерывная - когда работник трудится исключительно дистанционно в течение определенного трудовым договором (дополнительным соглашением) срока, не превышающего шести месяцев;

- периодическая - когда периоды выполнения работником трудовой функции дистанционно и чередуются с периодами выполнения им трудовой функции на стационарном рабочем месте.

Взаимодействие работодателя и дистанционного работника

Порядок взаимодействия работника и работодателя в связи с выполнением дистанционной (удаленной) работы может быть установлен в локальном нормативном акте, принятом с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, а также в трудовом договоре о дистанционной работе.

В порядке взаимодействия может быть предусмотрен:

- порядок и способы обмена между работником (лицом, поступающим на работу) и работодателем документами;

- порядок взаимодействия работодателя и работника в связи с передачей результатов работы и отчетов о выполненной работе;

- способы взаимодействия работодателя и работника в связи с передачей результатов работы и отчетов о выполненной работе;

- режим рабочего времени, а также срок, в течение которого дистанционный работник обязан отвечать на запросы работодателя, связанные с выполнением трудовой функции.

- порядок ознакомление лица, поступающего на дистанционную работу, с документами, предусмотренными частью третьей статьи 68 ТК РФ (с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором).

Рекомендуем:

Формы документов Примерная форма порядка взаимодействия работодателя и работника в связи с выполнением дистанционной (удаленной) работы

Прием на работу дистанционного работника

Дистанционный работник должен представить для трудоустройства те же документы, что и обычный сотрудник. Однако эти документы дистанционный сотрудник может представить не только лично, но и в электронной форме. При этом работодатель вправе потребовать направить ему нотариально заверенные копии указанных документов на бумажном носителе (часть третья ст. 312.2 ТК РФ).

До заключения трудового договора необходимо ознакомить работника с локальными актами, ознакомления работника с правилами внутреннего трудового распорядка, локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями и иными документами. Сделать это можно путем обмена электронными документами с электронной подписью между работодателем и дистанционным сотрудником. Это следует из положений части пятой ст. 312.2 ТК РФ, ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

В качестве места заключения трудового договора о дистанционной работе укажите местонахождение работодателя.

При заключении трудового договора следует руководствоваться общими правилами Трудового кодекса РФ (ст. 56, 57 ТК РФ), а также специальными нормами, предусмотренными для регулирования отношений с дистанционными работниками (гл.49.1 ТК РФ).

Глава 49.1 ТК РФ предусматривает включение в трудовой договор о дистанционной работе следующих условий:

- наименование должности и места работы;

- период дистанционной работы. Если сотрудник будет работать дистанционно только периодически, то следует прописать, в какой период либо дни недели работник трудится дистанционно, а в какие - обязан присутствовать на стационарном рабочем месте;

- порядок обеспечения дистанционного работника необходимыми оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами;

- размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование работником принадлежащих ему либо арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств;

- порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов, например, расходов на интернет, телефонную связь;

- порядок и условия взаимодействия. Целесообразно прописать, какие документы, в какие сроки и каким способом дистанционный работник должен направлять работодателю или своему непосредственному руководителю. В какое время он должен быть доступен для связи (часть первая ст. 312.8 ТК РФ);

- срок направления подтверждения получения электронного документа в случаях, когда ТК РФ предусматривает взаимодействие дистанционного работника и работодателя путем обмена электронными документами;

Примечание

Сохраняйте все электронные письма, подтверждающие, что дистанционный работник ознакомился с документом. Во избежание спорных ситуаций рекомендуется установить срок хранения - не менее периода работы в организации;

- дополнительные основания прекращения трудового договора в соответствии с частью первой ст. 312.8 ТК РФ. Поскольку в соответствии с этой нормой помимо иных оснований, предусмотренных ТК РФ, трудовой договор с дистанционным работником может быть расторгнут по инициативе работодателя в случае, если в период выполнения трудовой функции дистанционно работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по вопросам, связанным с выполнением трудовой функции, более двух рабочих дней подряд со дня поступления соответствующего запроса работодателя, то в соответствии с частью девятой статьи 312.3 ТК РФ в трудовом договоре можно установить иной период взаимодействия с работодателем;

- порядок предоставления дистанционному работнику ежегодного оплачиваемого отпуска и иных видов отпусков.

Рекомендуем:

Формы документов Примерная форма трудового договора на выполнение дистанционной (удаленной) работы

Временный перевод на дистанционную работу

В ст. 312.9 ТК РФ установлен порядок временного перевода на дистанционную работу в чрезвычайных обстоятельствах (катастрофа природного или техногенного характера, производственная авария, несчастный случай на производстве, пожар, наводнение, землетрясение, эпидемия, эпизоотия, а ткже любые исключительные случаи, ставящие под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия населения) или в случае принятия соответствующего решения органом государственной власти и (или) органом местного самоуправления.

Срок временного перевода - это период действия ограничения, предусмотренный органом государственной власти и (или) органом местного самоуправления, или чрезвычайной ситуации, по окончании которого работодатель обязан предоставить работнику прежнюю работу, предусмотренную трудовым договором, а работник обязан приступить к ее выполнению.

Получения согласия работников на такой временный перевод не требуется.

В период временного перевода работодатель обязан:

- обеспечить дистанционного работника оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами;

- выплачивать дистанционному работнику компенсацию за использование принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, возмещать расходы, связанные с их использованием;

- возмещать дистанционному работнику другие расходы, связанные с выполнением трудовой функции дистанционно (например, электроэнергия, связь).

Если сотрудник не умеет пользоваться оборудованием, программами и средствами защиты информации, которые предоставил работодатель, то работодатель обязан его обучить навыкам работы с ними (часть вторая ст. 312.9 ТК РФ).

При временном переводе на дистанционную работу по инициативе работодателя по основаниям, предусмотренным ст. 312.9 ТК РФ, внесение изменений в трудовой договор с работником (заключение дополнительного соглашения) не требуется.

Чтобы временно перевести сотрудников на дистанционную работу достаточно издать локальный нормативный акт о временном переводе работников на дистанционную работу и согласовать с профсоюзом, если он есть в организации. Таким локальным актом может быть приказ о переводе на дистанционную работу.

В приказе надлежит указать (часть пятая ст. 312.9 ТК РФ):

- обстоятельство (случай), послужившее основанием для принятия работодателем решения о временном переводе работников на дистанционную работу;

- список работников, временно переводимых на дистанционную работу;

- срок, на который работники временно переводятся на дистанционную работу;

- порядок обеспечения работников оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и другими средствами;

- порядок организации труда работников, включая определение периодов времени, в течение которых осуществляется взаимодействие работника и работодателя;

- порядок и способ взаимодействия работника с работодателем, порядок и сроки представления работниками работодателю отчетов о выполненной работе);

- иные положения, связанные с организацией труда работников, временно переводимых на дистанционную работу.

Рекомендуем:

Формы документов Примерная форма приказа о временном переводе на дистанционную работу по инициативе работодателя в исключительных случаях

Режим работы и отдыха

В соответствии с коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору дистанционному работнику могут быть определены:

- режим рабочего времени дистанционного работника, а при временной дистанционной работе также могут определяться продолжительность и (или) периодичность выполнения работником трудовой функции дистанционно (часть первая ст. 312.4 ТК РФ);

- условия и порядок вызова работодателем дистанционного работника, выполняющего дистанционную работу временно, для выполнения им трудовой функции на стационарном рабочем месте или выхода на работу такого работника по своей инициативе (за исключением случаев, предусмотренных статьей 312.9 ТК РФ) для выполнения им трудовой функции на стационарном рабочем месте (часть третья 3 ст. 312.4 ТК РФ).

- порядок предоставления, дистанционному работнику, выполняющему дистанционную работу на постоянной основе в соответствии с трудовым договором или дополнительным соглашением к трудовому договору, ежегодного оплачиваемого отпуска и иных видов отпусков (часть четвертая ст. 312.4 ТК РФ). Предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска и иных видов отпусков дистанционному работнику, выполняющему дистанционную работу временно, осуществляется на общих основаниях.

Если коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору, режим рабочего времени дистанционного работника не предусмотрен, то он устанавливается работником по своему усмотрению (часть вторая ст. 312.4 ТК РФ).

Рекомендуем:

Формы документов Примерная форма трудового договора на выполнение дистанционной (удаленной) работы Примерная форма дополнительного соглашения к трудовому договору о временном выполнении работником трудовой функции дистанционно (удаленно)

Обмен и подписание документов работодателем и дистанционным работником

Согласно ст. 312.3 ТК РФ работодатель для заключения, изменения или расторжения трудового договора, допсоглашения к нему, договора о материальной ответственности и ученического договора документов использует усиленную квалифицированную электронную подпись, а сотрудник - аналогичную или усиленную неквалифицированную электронную подпись.

В остальных случаях можно обмениваться электронными документами без использования электронной цифровой подписи. Способ, которым будет происходить обмен документами и подтверждение действий дистанционного работника и работодателя, связанных с предоставлением друг другу информации, следует прописать в коллективном договоре, локальном акте, принимаемыми с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации или трудовом договоре, дополнительном соглашении к трудовому договору (часть четвертая ст. 312.3 ТК РФ).

С локальными нормативными актами, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью дистанционного работника, в отношении которых трудовым законодательством предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника в письменной форме, в том числе под роспись, дистанционный работник должен быть ознакомлен в письменной форме, в том числе под роспись, либо путем обмена электронными документами между работодателем и дистанционным работником, либо в иной форме, предусмотренной коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору (часть пятая ст. 312.3 ТК РФ). При этом приказ (распоряжение) работодателя о прекращении трудового договора о дистанционной работе работодатель обязан направить дистанционному работнику в день прекращения данного трудового договора по почте заказным письмом с уведомлением в виде оформленной надлежащим образом копии указанного приказа (распоряжения) на бумажном носителе (часть третья ст. 312.8 ТК РФ).

В случаях, если в соответствии с Трудовым кодексом РФ работник вправе или обязан обратиться к работодателю с заявлением, предоставить работодателю объяснения либо другую информацию, дистанционный работник может сделать это в форме электронного документа или в иной форме, предусмотренной коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору (часть шестая ст. 312.3 ТК РФ).

Документы для приема на работу дистанционный работник может предоставить работодателю в электронном виде по электронной почте. Работодатель вправе потребовать, чтобы сотрудник предоставил копии документов на бумажном носителе заверенные у нотариуса (часть третья ст. 312.2 ТК РФ).

Согласно части седьмой ст. 312.3 ТК РФ при подаче дистанционным работником заявления о выдаче копий документов, связанных с работой (статья 62 ТК РФ), работодатель не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить дистанционному работнику эти копии на бумажном носителе (по почте заказным письмом с уведомлением) или в форме электронного документа, если это указано в заявлении работника (в порядке взаимодействия, предусмотренном частью девятой ст. 312.3 ТК РФ).

При подаче дистанционным работником заявления о выдаче копий документов, связанных с работой (статья 62 ТК РФ), работодатель не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить дистанционному работнику эти копии на бумажном носителе (по почте заказным письмом с уведомлением) или в форме электронного документа, если это указано в заявлении работника (в порядке взаимодействия, предусмотренном частью девятой ст. 312.3 ТК РФ).

По желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности вносятся работодателем в трудовую книжку дистанционного работника при условии ее предоставления им, в том числе путем направления по почте заказным письмом с уведомлением. За исключением, если трудовая книжка в соответствии с трудовым законодательством на работника не ведется (часть шестая ст.312.2 ТК РФ).

Дистанционный сотрудник имеет право получать все страховые выплаты на общих основаниях: пособие по временной нетрудоспособности, пособие в связи с материнством. Чтобы их получить работник направляет работодателю оригиналы документов: листки нетрудоспособности, справки - по почте заказным письмом с уведомлением либо представляет работодателю сведения о серии и номере листка нетрудоспособности, сформированного медицинской организацией в форме электронного документа, в случае, если указанная медицинская организация и работодатель являются участниками системы информационного взаимодействия по обмену сведениями в целях формирования листка нетрудоспособности в форме электронного документа (часть восьмая ст. 312.3 ТК РФ).

Рекомендуем:

Формы документов Примерная форма порядка взаимодействия работодателя и работника в связи с выполнением дистанционной (удаленной) работы

Новый порядок увольнения

Помимо увольнения по общим основаниям (ст. 77 ТК), дистанционного работника можно уволить:

- если он без уважительной причины не выходит на связь больше двух рабочих дней подряд. При этом работодатель может в локальном акте, коллективном договоре, трудовом договоре установить более длительный срок для взаимодействия с работодателем;

- в случае если работник, выполняющий дистанционную работу на постоянной основе, переехал в другую местность и это влечет невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору на прежних условиях.

Об этом говорится в ст. 312.8 ТК РФ, части девятой ст. 312.3 ТК РФ.

В какие локальные акты внести изменения

С учетом с изменений, внесенных в главу 49.1 ТК РФ Федеральным законом от 08.12.2020 N 407-ФЗ, целесообразно внести поправки в следующие локальные акты (при наличии):

- в правила внутреннего трудового распорядка, указав какие в организации применяют виды дистанционной (удаленной работы), правила приема и увольнения, особенности режима работы таких работников

- в положение об оплате труда. В котором предусмотреть размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование работником принадлежащих ему либо арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов.

- положение о работе с персональными данными, установив способы передачи и хранения документов, содержащих персональные данные;

- положение об аттестации: предусмотреть порядок, правила аттестации для дистанционных работников.

Также возможно потребуется внести изменения в коллективный договор.

Рекомендуем:

Формы документов Примерная форма правил внутреннего трудового распорядка Примерная форма коллективного договора

Евсюкова Валентина
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ