О прослеживаемости товаров. Памятка для бухгалтера бюджетной сферы (подготовлено экспертами компании "Гарант")

О прослеживаемости товаров.
Памятка для бухгалтера бюджетной сферы

В России с 1 июля 2021 применяется национальная система прослеживаемости товаров, которая является частью единой системы прослеживаемости на территории Евразийского экономического союза (далее - ЕАЭС). Положение о национальной системе прослеживаемости товаров утверждено постановлением Правительства РФ от 01.07.2021 N 1108 (далее - Постановление N 1108).

Рассмотрим основные вопросы, связанные с введением прослеживаемости товаров.

Какие товары подлежат прослеживаемости?

В национальную систему прослеживания включаются отдельные виды товаров, которые не учитываются в уже имеющихся государственных информационных системах, обеспечивающих прослеживаемость товаров.

Прослеживаемости подлежат только импортные товары, в том числе ввезенные в Россию с территорий государств - членов ЕАЭС.

Правила прослеживания распространяются не только вновь на ввозимые начиная с июля 2021 года товары, но и на ввезенные ранее товары (п. 3 постановления N 1108).

Перечень прослеживаемых товаров утвержден постановлением Правительства РФ. В него включены всего 9 товарных позиций, подлежащих прослеживаемости с июля 2021 года:

Код ТН ВЭД ЕАЭС*	Наименование товара
8418 (за исключением: 8418 69 000, 8418 91 000 0, 8418 99)	Холодильники, морозильники и прочее холодильное или морозильное оборудование электрическое или других типов; тепловые насосы, кроме установок для кондиционирования воздуха товарной позиции 8415
8427 (за исключением 8427 20 900 0)	Автопогрузчики с вилочным захватом; прочие тележки, оснащенные подъемным или погрузочно-разгрузочным оборудованием
8429 (за исключением 8429 30 000 0)	Бульдозеры с неповоротным или поворотным отвалом, грейдеры, планировщики, механические лопаты, экскаваторы, одноковшовые погрузчики, трамбовочные машины и дорожные катки, самоходные
8450 (за исключением 8450 90 000 0)	Машины стиральные, бытовые или для прачечных, включая машины, оснащенные отжимным устройством
8528	Мониторы и проекторы, не включающие в свой состав приемную телевизионную аппаратуру; аппаратура приемная для телевизионной связи, включающая или не включающая в свой состав широковещательный радиоприемник или аппаратуру, записывающую или воспроизводящую звук или изображение
8709 (за исключением 8709 90 000 0)	Транспортные средства промышленного назначения, самоходные, не оборудованные подъемными или погрузочными устройствами, используемые на заводах, складах, в портах или аэропортах для перевозки грузов на короткие расстояния; тракторы, используемые на платформах железнодорожных станций
8715 00 100 0	Коляски детские
9401 71 000 1 9401 79 000 1	Детские сиденья (кресла) безопасности, устанавливаемые или прикрепляемые к сиденьям транспортных средств (с металлическим каркасом)
9401 80 000 1	Детские сиденья (кресла) безопасности с пластмассовым каркасом, устанавливаемые или прикрепляемые к сиденьям транспортных средств

Примечание

Перечень товаров, подлежащих прослеживаемости, может изменяться (п. 28 постановления N 1108).

В определении товаров, подлежащих прослеживаемости, указано, что это имущество, находящееся в собственности участника оборота товаров, соответствующее поименованном в перечне кодам ТН ВЭД ЕАЭС. При этом в числе исключений - товаров, не подлежащих прослеживаемости, имущество, принадлежащее учреждениям на праве оперативного управления, не упомянуто. Следовательно, имущество, соответствующее критериям прослеживаемости и принадлежащее или поступающее учреждениям на праве оперативного управления, тоже подлежит прослеживаемости.

Кроме того, не имеет значения, к какому виду нефинансовых активов относится имущество, за которое надо отчитываться по новым правилам. Это могут быть и основные средства, и материальные запасы, приобретенные для обеспечения деятельности учреждения (письмо ФНС России от 28.06.2021 N ЕА-4-15/9015@).

На кого и какие операции распространяется система прослеживаемости?

Отслеживать и отчитываться за движение прослеживаемых товаров должны не только импортеры, а все участники оборота прослеживаемых товаров: индивидуальные предприниматели и юридические лица, осуществляющие операции с этими товарами, независимо от организационно-правовой формы. Также не имеет значение применяемая ими система налогообложения.

К операциям, связанным с оборотом товаров, подлежащих прослеживаемости, относятся, в том числе:

- ввоз на территорию РФ с территории другого государства - члена ЕАЭС;

- реализация и перемещение за пределы РФ;

- приобретение и/или реализация товаров, подлежащих прослеживаемости, на территории РФ;

- передача (получение) товаров на безвозмездной основе;

- передача, не связанная с реализацией или передачей на безвозмездной основе (передача товаров правопреемнику в рамках реорганизации юридического лица, в качестве вклада в уставный (складочный) капитал хозяйственных обществ и товариществ и др.);

- получение, не связанное с реализацией или получением на безвозмездной основе.

- прекращение прослеживаемости товаров;

- возобновление прослеживаемости товаров.

Случаи прекращения и возобновления прослеживаемости товаров

Товар перестает быть прослеживаемым с момента выбытия из оборота на территории РФ (п. 4 Постановления N 1108), в том числе:

- "физическое" выбытие товаров, например: утилизация или уничтожение, утрата вследствие действия непреодолимой силы, передача в производство и (или) на переработку, в том числе в качестве давальческого сырья (материалов), комплектующих, для изготовления новых товаров;

- реализация и безвозмездная передача физлицам, в том числе налогоплательщикам НПД;

- вывоз с территории РФ в соответствии с таможенной процедурой экспорта (реэкспорта) либо на территорию другого государства - члена ЕАЭС;

- недостача, выявленная при инвентаризации.

Внимание

Cписание товара, подлежащего прослеживаемости, со счетов бухгалтерского (бюджетного) учета, например, в связи с поломкой или моральным износом, не является основанием прекращения прослеживаемости.

Также прослеживаемость товара не прекращается в случае объединения товаров в набор (комплект), например, включение монитора в состав автоматизированного рабочего места, поскольку не происходит переработки товара, изменения его первоначальных физических характеристик, товар не становится неотъемлемой частью другого имущества (письмо ФНС России от 19.10.2021 N ЕА-4-15/14817@).

Прослеживаемость товаров возобновляется (п. 5 Постановления N 1108) в случаях:

- возврата остатков неиспользованных (непереработанных) товаров из производства (переработки);

- возврата продавцу товаров физическими лицами;

- выявление участником оборота при инвентаризации товаров, по которым ранее выявлена недостача.

Реквизиты для учета прослеживаемых товаров

В отличие от системы маркировки товаров система прослеживаемости прослеживает не каждый товар в частности, а товарные партии. В связи с этим введены "реквизиты прослеживаемости":

- регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости (далее - РНПТ);

- количественная единица измерения товара в соответствии с перечнем;

- количество товара, подлежащего прослеживаемости, в количественной единице измерения товара.

Порядок получения РНПТ зависит от того, по какому основанию товары включаются в систему прослеживаемости:

Ввоз из стран, не входящих в ЕАЭС, таможенная процедура - выпуск для внутреннего потребления	Налогоплательщик сам формирует РНПТ из номера декларации на товары
Ввоз из стран ЕАЭС	ФНС присваивает РНПТ на основании уведомления о ввозе, которое налогоплательщик направляет в ИФНС по месту своего учёта
Товары были в остатках на дату введения системы прослеживаемости	ФНС присваивает РНПТ на основании уведомления об остатках, которое налогоплательщик направляет в ИФНС по месту своего учёта
Товары приобретены после введения системы прослеживаемости у физических лиц: - использовавших указанные товары для не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности нужд (в том числе при дарении, пожертвовании); - применяющих спецрежим НПД

Реквизиты прослеживаемости надо указывать при совершении операций с прослеживаемыми товарами в счетах-фактурах, универсальных передаточных документах (далее - УПД), декларациях по НДС, журналах учёта полученных и выставленных счетов-фактур, а также во всех отчётах, введённых для системы прослеживаемости.

Счета-фактуры и УПД, а также корректировочные счета-фактуры и УКД на прослеживаемые товары необходимо передавать в электронном виде по ТКС (п. 1.1 ст. 169 НК РФ, подп. "в", "г" п. 13 Постановления N 1108).

Внимание

Если товар, подлежащий прослеживаемости, приобретает подотчетное лицо, то для приобретения товара у него должна быть доверенность, подтверждающая полномочия этого лица действовать от имени учреждения. В этом случае у продавца будет обязанность оформить счет-фактуру (п. 3 ст. 168, п. 1.1 ст. 169 НК РФ, письмо ФНС России от 19.10.2021 N ЕА-4-15/14817@). Кроме того, учреждению нужно получить электронный счет-фактуру по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота (п. 1.2 ст. 169 НК РФ).

Это обусловлено тем, что приобретение товара подотчетным лицом в интересах учреждения не является основанием прекращения прослеживаемости товара (письмо Минфина России от 23.08.2021 N 27-01-22/67650).

Отчетность по прослеживаемым товарам

С 8 июля 2021 года налогоплательщики, осуществляющие операции с товарами, подлежащими прослеживаемости, обязаны представлять в налоговый орган отчеты об операциях с прослеживаемыми товарами и документы, содержащие реквизиты прослеживаемости (п. 2.3 ст. 23 НК РФ, п. 2 , подп. "а", "б" п. 13 Постановления N 1108).

Формы, форматы и правила заполнения отчета об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости, и документов, содержащих реквизиты прослеживаемости, утверждены приказом ФНС России от 08.07.2021 N ЕД-7-15/645@. К документам относятся уведомления о перемещении товаров из России в страну ЕАЭС, о ввозе товаров из страны ЕАЭС в Россию и об остатках товаров.

Документ	Кто подает	Срок представления	Примечание
Уведомление об имеющихся остатках товаров (КНД 1169011)	Налогоплательщики, у которых в остатках есть прослеживаемые товары	Не позднее дня совершения операций с товарами (строгого ограничения по сроку нет)	Подтвердить наличие товара можно актом инвентаризации или бухгалтерской справкой-расчётом, если нет других документов
	Налогоплательщики, приобретающие прослеживаемые товары у физических лиц, в том числе применяющих НПД
Уведомление о ввозе товаров (КНД 1169008)	Импортёры прослеживаемых товаров из ЕАЭС в РФ	Пять рабочих дней с даты постановки товаров на учёт	На основании уведомления ИФНС присваивает РНПТ на каждую партию и сообщает по ТКС не позднее дня, следующего за днём получения уведомления
Уведомление о перемещении товаров (форма по КНД 1169009)	Экспортёры прослеживаемых товаров из РФ в государства ЕАЭС	Пять рабочих дней с даты отгрузки товар	Может быть подано одно уведомление на вывоз товаров с разными РНПТ, если уведомление о ввозе заполняли на каждую партию отдельно
Отчет об операциях с товарами (форма по КНД 1169010)	Налогоплательщики, освобожденные по ст. 145 НК РФ и автономные учреждения, применяющие УСН при осуществлении операций с прослеживаемыми товарами, кроме импорта и экспорта из стран ЕАЭС	Ежеквартально не позднее 25-го числа месяца, следующего за истёкшим кварталом	Отчет представляется: - при приобретении (получении), реализации (передаче) прослеживаемых товаров, в том числе через агента или комиссионера; - при передаче (получении) прослеживаемого товара, не связанной с реализацией или передачей (получением) на безвозмездной основе права собственности; - при прекращении и возобновлении прослеживаемости товаров в соответствии с п.п. 4, 5 Постановления N 1108, за исключением вывоза товаров с территории РФ на территорию другого государства - члена ЕАЭС.
	Налогоплательщики НДС при (письмо ФНС России от 29.09.2021 N ЕА-4-15/13792@): - приобретении (получении) прослеживаемых товаров у неплательщиков НДС; - прекращении и восстановлении прослеживаемости товаров, за исключением операций, поименованных в подпунктах "в" - "е" п. 4 и пп. "б" п. 5, - при реализации (передаче), приобретении (получении) прослеживаемых товаров, которые не признаются объектом обложения НДС по п. 2 ст. 146 НК РФ или освобождены от налогообложения по ст. 149 НК РФ(*)		Отчет представляется только при наличии в отчетном квартале операций с прослеживаемыми товарами. Например, при покупке прослеживаемых товаров для использования в облагаемой НДС деятельности учреждения после 1 июля 2021 г. необходимость предоставления отчета об операциях возникает при утилизации этих товаров, передачи на переработку или при их безвозмездной передаче организациям бюджетной сферы, то есть когда у учреждения отсутствует обязанность по выставлению счета-фактуры. *!!! В письме ФНС России от 30.09.2021 N ЕА-4-15/13856@ указано, что если налогоплательщик не регистрирует в книге покупок счета-фактуры на приобретенные товары, то у него отсутствует обязанность отражать сведения из таких счетов-фактур в Отчете. В дальнейшем, например, при утилизации этих товаров, передачи на переработку или при безвозмездной передаче организациям бюджетной сферы, то есть когда у учреждения отсутствует обязанность по выставлению счетов-фактур, сведения о них подлежат отражению в Отчете.

Уведомления и отчет представляются в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота.

Если в представленных уведомлениях и/или отчётах будут обнаружены ошибки либо при изменении каких-то фактов (например, возвратах), надо подать корректировочные уведомления или отчеты (письмо ФНС России от 19.10.2021 N ЕА-4-15/14817@).

Как учреждению указать стоимость прослеживаемого товара в Уведомлении об остатках?

В письме ФНС России от 01.09.2021 N ЕА-4-15/12338@ указано, что заполнение строки 18 "Стоимость товара" уведомления об имеющихся остатках товаров, подлежащих прослеживаемости, является обязательным. В ней, в частности, отражается остаточная балансовая стоимость ОС, являющегося товаром, подлежащим прослеживаемости, в размере по состоянию на дату оформления первичного учетного документа. При этом:

- если основное средство полностью самортизировано, в строке 18 Уведомления указывается ноль ("0");

- в случаях включения прослеживаемого товара в комплекты, где прослеживаемый товар является составной частью ОС либо "малоценного" имущества, в строке 18 Уведомления указывается пропорциональная часть стоимости всего ОС либо "малоценного" имущества, либо указывается ноль ("0"), если ОС полностью самортизировано.

- при отражении в Уведомлении "малоценного" имущества, учитываемого за балансом, в строке 18 Уведомления может отражаться стоимость указанного имущества в оценке, применяемой участником оборота прослеживаемых товаров для организации контроля и учета движения на забалансовых счетах.

См. Пример заполнения Уведомления об имеющихся остатках товаров, подлежащих прослеживаемости

Как учреждению отразить в Отчете о прослеживаемости замену запчастей, подлежащих прослеживаемости?

В соответствии с пп. "б" п. 4 Постановления N 1108 передача прослеживаемых товаров в производство или на переработку является основанием прекращения прослеживаемости товаров. При этом под переработкой понимается изменение первоначальных характеристик товара. В частности, переработкой признаются операции, при которых перерабатываемый товар становится неотделимой (неотъемлемой) частью готового товара, а также изменяется код единой ТН ВЭД ЕАЭС на уровне хотя бы одного из первых четырех знаков.

В силу п. 33 Постановления N 1108 сведения об операциях прекращения прослеживаемости товаров, в том числе при передаче в производство на переработку, подлежат отражению в Отчете об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости.

В Отчете отражаются коды операций с товарами. При осуществлении ремонта оборудования с использованием запчастей, подлежащих прослеживаемости, указывается код операции 01 "Передача товара, подлежащего прослеживаемости, в производство и (или) на переработку" (письмо ФНС России от 01.10.2021 N ЕА-4-15/13953@).

См. Пример заполнения Отчета об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости

Налогоплательщики НДС отражают операции с прослеживаемыми товарами в декларации по НДС: в разделах 8, 9, 10 и 11 декларации, а также в Приложениях 1 к разделам 8 и 9 указываются реквизиты прослеживаемости (РНПТ, единицы измерения и количества прослеживаемого товара) и стоимости товара (без НДС).

Оформление документов при реализации и передаче товаров, подлежащих прослеживаемости

Оформление счета-фактуры или УПД зависит от того, применяет ли учреждение освобождение от обязанностей налогоплательщика или нет, применяемой автономным учреждением системы налогообложения, а также от вида операции с товарами, подлежащими прослеживаемости (п. 13 Постановления N 1108).

Операция	Участник оборота	Документы
Реализация товаров, подлежащих прослеживаемости	Налогоплательщик НДС	Счет-фактура, в том числе корректировочный в электронной форме, за исключением реализации: - физическим лицам для личного пользования; - в режиме экспорта (реэкспорта); - на территорию другого государства ЕАЭС
Реализация и передача товаров, подлежащих прослеживаемости	Освобожденный от обязанностей налогоплательщика НДС	Универсальный передаточный документ, универсальный корректировочный документ, содержащие реквизиты прослеживаемости, в электронной форме, за исключением реализации: - физическим лицам для личного пользования; - в режиме экспорта (реэкспорта); - на территорию другого государства ЕАЭС. Передача УПД, УКД в электронной форме по ТКС через оператора ЭДО осуществляется в порядке выставления и получения счетов-фактур в электронной форме с применением усиленной квалифицированной подписи
	Автономное учреждение, применяющее УСН

В связи с введением системы прослеживаемости были внесены изменения в формы счетов-фактур, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и продаж. Подробнее об этих изменениях см. здесь.

Как заполнить счет-фактуру при реализации товаров, подлежащих прослеживаемости, - см. здесь.

Как заполнить корректировочный счет-фактуру при реализации товаров, подлежащих прослеживаемости, - см. здесь.

Сведения об операциях по реализации прослеживаемых товаров физическим лицам, налогоплательщикам НПД а также при реализации на экспорт, начиная с третьего квартала 2021 года отражаются в книге продаж на основании первичных учетных документов, документов, содержащих суммарные (сводные) данные по операциям, совершенным в течение календарного месяца (квартала), либо на основании счетов-фактур в бумажной форме соответственно с указанием реквизитов прослеживаемости (письмо ФНС России от 29.09.2021 N ЕА-4-15/13792@).

Как организовать работу с прослеживаемыми товарами?

1. Перейти на электронный документооборот с контрагентами по операциям с товарами, подлежащими прослеживаемости. Не лишним будет предусмотреть в контракте, что поставщик берет на себя ответственность за достоверность данных по прослеживаемости.

2. В ближайшую плановую инвентаризацию, по возможности, выявить остатки товаров, подлежащих прослеживаемости.

Если прослеживаемые товары объединены в конструктивно-сочлененный объект (например, монитор включен в состав АРМ), прослеживаемость не прекращается, так как в этом случае товар не перерабатывается, его физические характеристики не изменяются, он не становится неотъемлемой частью другого имущества (письма ФНС России от 28.06.2021 N ЕА-4-15/9015@, от 12.05.2021 N ЕА-4-15/6469@).

3. Желательно организовать обособленный аналитический учет товаров, подлежащих прослеживаемости, может быть организован по группам (видам) в соответствии с кодами ТН ВЭД ЕАЭС и ОКПД 2 с детализацией по партиям согласно РНПТ.

4. До момента реализации или передачи прослеживаемых товаров надо подать уведомление об остатках (КНД 1169011) и получить РНПТ.

5. При приобретении прослеживаемых товаров необходимо обеспечить получение электронных счетов-фактур или УПД по ТКС (п. 1.2 ст. 169 НК РФ), а также проверить, указан ли РНПТ в полученном счете-фактуре (УПД) и верен ли он (подп. "з" п. 13 Постановления N 1108).

Итак, внедрение механизма прослеживаемости означает, что теперь при поступлении любого имущества или при его реализации, передаче, списании бухгалтеру нужно получить информацию от профильной комиссии или "технического" специалиста: не является ли этот объект так называемым прослеживаемым товаром?

Алгоритм действий в отношении товаров, подлежащих прослеживаемости, может быть такой:

При приобретении товара после 08.07.2021	При выбытии объектов, принятых к учету ДО 08.07.2021
1. Удостовериться в наличии и правильности указанных в счете-фактуре/УПД реквизитов прослеживаемости (РНПТ) - смотрим графы 11, 12, 12а, 13*(1). При обнаружении ошибок в реквизитах прослеживаемости запросить у продавца исправленный документ (п. 13 Постановления N 1108). См. примеры заполнения счета-фактуры и корректировочного счета-фактуры при реализации товаров, подлежащих прослеживаемости. !!! При приобретении товара через подотчетное лицо нужно предусмотреть возможность получение электронного счета-фактуры по ТКС через ЭДО. У подотчетного лица должна быть соответствующая доверенность. В этом случае продавец обязан оформить электронный счет-фактуру (п. 3 ст. 168, п. 1.1 ст. 169 НК РФ)	1. Изучить всю документацию, в т.ч. техническую по выбываемому объекту (при наличии), штрих-коды на наклейках на корпусе технических средств, и др. - это позволит: а) определить, является ли товар импортным; б) свериться с правительственным Перечнем прослеживаемых товаров
2. Обеспечить правильность указания РНПТ в своих документах: - отчете об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости, если они приобретаются для деятельности, не являющейся объектом налогообложения или не облагаемой НДС, а также в аналитическом учете; - книге покупок, если товары используются в облагаемой НДС деятельности; - сформированном УПД по итогу приемки от продавцов, применяющих спецрежимы или освобожденных от НДС. Это позволит впоследствии без проблем списать прослеживаемые товары	2. Если определить принадлежность товара к прослеживаемым удалось, то необходимо подать в ИФНС Уведомление об остатках товаров, подлежащих прослеживаемости
3. Организовать обособленный аналитический учет (субконто) прослеживаемых товаров - например, по группам (видам) в соответствии с кодами ТН ВЭД ЕАЭС и ОКПД 2 с детализацией по партиям согласно РНПТ	3. На основании Уведомления налоговый орган присваивает товарам РНПТ, и только после этого можно провести списание объекта и корректно отразить реквизиты прослеживаемости в документах и отчетах. Если же определить наличие признаков прослеживаемого товара не удалось, списание осуществляется в обычном порядке

_____________________________________

*(1) Проверить, подлежит ли товар прослеживаемости, и РНПТ можно с помощью специальных сервисов на сайте ФНС России (см. письмо ФНС России от 19.08.2021 N ЕА-4-15/11700@).

Ответственность за нарушения при операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости

ФНС России в письмах от 19.10.2021 N ЕА-4-15/14817@, от 30.06.2021 N ЕА-4-15/9208@, от 19.08.2021 N ЕА-4-15/11700@ информирует, что в рамках переходного периода (не менее 1 года), необходимого для адаптации программного обеспечения, не устанавливается ответственность налогоплательщиков за нарушения Закона N 371-ФЗ и Правил, утвержденных Постановлением N 1108.

А вот с 1 июля 2022 года планируется ввести новые штрафы - проект соответствующих поправок в КоАП РФ уже подготовлен:

Вид нарушения	Предусмотренная проектом мера ответственности - штраф
Непредставление или несвоевременное представление отчета об операциях с прослеживаемыми товарами либо документов с реквизитами прослеживаемости	1 000 рублей за каждый документ
Неотражение или неполное указание реквизитов прослеживаемости в счетах-фактурах и УПД
Искажение реквизитов прослеживаемости в отчете об операциях с прослеживаемыми товарами при наличии в счетах-фактурах и УПД правильных реквизитов
Представление счета-фактуры и УПД не в электронном виде	200 рублей за каждый документ

Вместе с тем применение налоговых вычетов по НДС и расходов в целях исчисления налога на прибыль и налогу, уплачиваемому в связи с УСН, не зависит от условия соблюдения Правил и норм Закона N 371-ФЗ и не препятствует осуществлению операций с товарами, подлежащими прослеживаемости (письма ФНС России от 19.10.2021 N ЕА-4-15/14817@, от 30.06.2021 N ЕА-4-15/9208@).