Вопрос: Как восстановить трудовую книжку при утере ее работодателем (работник родился 20.11.1974)? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, ноябрь 2019 г.)

Как восстановить трудовую книжку при утере ее работодателем (работник родился 20.11.1974)?

Согласно п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила), ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Следовательно, при утрате трудовых книжек именно он обязан предпринять все необходимые меры для восстановления трудовых книжек работников. Отметим, что ответственность за сохранность трудовой книжки работника в любом случае несет специально уполномоченное лицо (смотрите, например, письмо Роструда от 18.03.2008 N 656-6-0). За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица могут быть привлечены к административной ответственности в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

Согласно п. 31 Правил лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. При этом работодатель в обязательном порядке выдает работнику ее дубликат в срок не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления. С заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки обращается работник, если трудовая книжка утеряна по его вине; в рассматриваемом же случае трудовая книжка утеряна по вине работника кадровой службы, поэтому работодатель, не дожидаясь заявления работника, обязан оформить дубликат трудовой книжки.

Как следует из положений п.п. 31-34 Правил, при оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся:

- сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;

- сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника.

В соответствии с п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (далее - Инструкция), после такой общей записи стаж записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник. Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись. Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные. В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения. В таком порядке следует внести записи в дубликат трудовой книжки обо всех местах работы, которые работник подтвердил надлежаще оформленными документами.

Из п.п. 10, 27, 28 Правил следует, что все записи в трудовой книжке должны производиться только на основании официальных документов, выданных прежними работодателями. Согласно п.п. 10 и 11 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 N 1015, и п. 8 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, утвержденных приказом Минздравсоцразвития РФ от 06.02.2007 N 91, периоды работы подтверждаются на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета; если же там содержатся неполные сведения либо отсутствуют сведения об отдельных периодах работы, то периоды работы подтверждаются иными документами: трудовой книжкой, а в ее отсутствие - письменными трудовыми договорами, оформленными в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений, трудовыми книжками колхозников, справками, выдаваемыми работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписками из приказов, лицевыми счетами и ведомостями на выдачу заработной платы.

Работнику необходимо запросить соответствующие документы по прежнему месту работы либо в государственных (муниципальных) органах. Для запроса справок, подтверждающих стаж работы, необходимо знать наименование предприятия, его местонахождение (край, район, населенный пункт) и период, в течение которого осуществлялась трудовая деятельность. Если же работодатель уже прекратил свою деятельность, работник может затребовать документы в архивах, куда работодатели должны их сдавать при ликвидации. Отметим, что в силу п. 7.2 Инструкции работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю. Поэтому с указанными запросами может обратиться сам работодатель.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Мазухина Анна

Ответ прошел контроль качества

19 ноября 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.