Глава 5. Нотариальное делопроизводство

Глава 5. Нотариальное делопроизводство

§ 1. Общие правила нотариального делопроизводства

1. Организация делопроизводства нотариуса

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) - отрасль деятельности, которая обеспечивает создание официальных документов и организацию работы с ними.

Делопроизводство подразделяется на три стадии:

- создание документов (документирование);

- организация движения и учета документов (документооборот);

- хранение документов (архивное дело).

В результате любой деятельности образуются три основных потока документов: входящие, исходящие, внутренние.

Общие требования к оформлению документов закреплены ГОСТ Р 6.30-2003 *(72).

Особенностью нотариального делопроизводства является то, что у нотариуса образуются документы, создаваемые в процессе совершения нотариальных действий и в процессе организационной деятельности. Порядок работы с указанными документами различается. Данная особенность отражена в Примерной номенклатуре дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой (утв. решением Правления ФНП от 12 ноября 2012 г., приказом Минюста России от 19 декабря 2013 г. N 229) (зарегистрирован Минюстом России 31 декабря 2013 г., регистрационный N 30940)*(73) (далее - Примерная номенклатура дел).

Согласно ст. 9 Основ нотариальное делопроизводство осуществляется нотариусами в соответствии с правилами, утверждаемыми федеральным органом юстиции совместно с Федеральной нотариальной палатой. В настоящее время действуют Правила нотариального делопроизводства в редакции, утвержденной решением Правления ФНП от 17 декабря 2012 г., приказом Минюста России от 16 апреля 2014 г. N 78 (зарегистрировано в Минюсте России 23 апреля 2014 г., регистрационный N 32095)*(74) (далее - Правила).

Делопроизводство ведется нотариусами на русском языке, являющемся в соответствии со ст. 68 Конституции РФ*(75) государственным языком Российской Федерации на всей ее территории.

В случае установления республикой, находящейся в составе Российской Федерации, государственного языка республики, делопроизводство наряду с государственным языком Российской Федерации может вестись также на государственном языке республики.

Если обратившееся за совершением нотариального действия лицо не владеет языком, на котором ведется нотариальное делопроизводство, тексты оформленных документов должны быть переведены ему нотариусом или переводчиком, о чем делается отметка в тексте документа, например:

"Ввиду незнания русского языка гражданином Китайской Народной Республики Дан Шуанхэ текст договора переведен ему устно на китайский язык переводчиком Чуан Жэбинь, [число, месяц год рождения, паспортные данные, место проживания или регистрации переводчика]".

Удостоверительная надпись в данном случае составляется по форме N 39 "Удостоверительная надпись на договоре с участием лица, не знающего языка, на котором изложен договор, с устным переводом ему текста договора переводчиком"*(76).

"Город (село, поселок, район, край, область, республика)

Дата [число, месяц, год] прописью.

Настоящий договор удостоверен мной, [фамилия, имя, отчество], нотариусом [наименование государственной нотариальной конторы или нотариального округа]. Договор подписан сторонами в моем присутствии. Личность сторон установлена, дееспособность их проверена. Подпись переводившего устно текст договора с [название языка, с которого переводится текст] языка на [название языка, на который переводится текст] язык сделана переводчиком [фамилия, имя, отчество] в моем присутствии, подлинность подписи которого свидетельствую. Личность переводчика установлена.

Зарегистрировано в реестре за N

Взыскано госпошлины (по тарифу)

Нотариус".

Текст документов, исходящих от компетентных органов иностранного государства, представляемых нотариусу для совершения нотариального действия, должен быть полностью переведен на русский язык. Указанное требование относится и к гербовой печати, проставленной на таком документе, поскольку, кроме графического изображения символа государства, печать имеет информационные поля, в которых содержатся такие важные для определения статуса документа реквизиты, как наименование органа или должностного лица, от имени которого составлен данный документ. Если документ и печать составлены на двух языках, в том числе на русском языке, дублирующего перевода текста документа, составленного на иностранном языке, на русский язык не требуется.

Согласно Правилам, оформление всех видов документов (документирование) в нотариальном делопроизводстве осуществляется на бумажных носителях, а также в электронном виде в случаях и порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации и Правилами. Организацию и правильное ведение делопроизводства, хранения, учета и использования нотариальных архивных документов, а также сдачу нотариальных архивных документов в соответствующий архив на постоянное хранение обеспечивают:

- нотариус, занимающийся частной практикой;

- в государственной нотариальной конторе - один из нотариусов, определенный приказом территориального органа Министерства юстиции РФ.

Нотариус, занимающийся частной практикой, вправе приказом возложить ведение делопроизводства или поручить выполнение отдельных видов работ, предусмотренных Правилами, одному или нескольким работникам нотариальной конторы в рамках их трудовых функций. В государственной нотариальной конторе ведение делопроизводства также может быть возложено приказом территориального органа на одного из работников, не являющихся нотариусом. При возложении ведения нотариального делопроизводства на лицо, не являющееся нотариусом, правильность организации и ведения нотариального делопроизводства обеспечивают нотариусы.

2. Контроль за исполнением правил нотариального делопроизводства*(77)

Контроль за исполнением Правил нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, осуществляют территориальные органы Министерства юстиции Российской Федерации. Контроль за исполнением Правил нотариусами, занимающимися частной практикой, осуществляют территориальные органы юстиции совместно с нотариальными палатами субъектов РФ. Контроль осуществляется в форме проверок.

Виды проверок. Проверки исполнения нотариусами, занимающимися частной практикой, Правил могут быть плановыми, внеплановыми, повторными.

Плановые проверки исполнения Правил проводятся один раз в четыре года. Проверка исполнения Правил нотариусом, впервые приступившим к осуществлению нотариальной деятельности, проводится через год после наделения его полномочиями нотариуса.

Внеплановая проверка проводится по предложению нотариальной палаты или территориального органа юстиции при поступлении в территориальный орган или нотариальную палату обращений (заявлений, жалоб) граждан и писем организаций, в которых содержатся сведения о нарушении нотариусом Правил. Внеплановая проверка проводится по конкретному факту, явившемуся основанием для внеплановой проверки.

Повторная проверка проводится в случае выявления в процессе плановой или внеплановой проверки недостатков и нарушений Правил в работе нотариуса. Основанием для проведения повторной проверки является непредставление нотариусом информации о проделанной работе по устранению недостатков и нарушений в нотариальную палату. Повторная проверка проводится не позже чем через год после проведения проверки, в ходе которой выявлены существенные нарушения Правил.

Сроки проведения проверок. Срок проведения проверки не должен превышать пяти рабочих дней. При необходимости срок проведения проверки может быть продлен приказом территориального органа юстиции по согласованию с нотариальной палатой.

Плановые проверки исполнения Правил проводятся в соответствии с ежегодными графиками проведения проверок, утверждаемыми приказами территориального органа юстиции по согласованию с нотариальной палатой, не позднее 15 декабря года, предшествующего году проведения проверок. В случае невозможности соблюдения графика проведения проверок приказом территориального органа юстиции по согласованию с нотариальной палатой в график могут быть внесены соответствующие изменения.

В графике проверок указываются нотариальный округ, фамилия, имя, отчество нотариуса, подлежащего проверке, сроки проведения проверки (календарный месяц).

Утвержденные ежегодные графики доводятся территориальным органом юстиции до сведения нотариальной палаты и нотариусов, подлежащих проверке, в течение трех рабочих дней со дня утверждения графика.

Проверка исполнения Правил может проводиться в иные сроки, если законодательством субъекта РФ для проведения проверок организации работы нотариуса установлены специальные сроки.

О дате прибытия проверяющих нотариус, подлежащий проверке, извещается не позднее чем за пять рабочих дней до намеченной даты проверки.

О дате проведения внеплановой проверки уведомление нотариуса, подлежащего проверке, не требуется.

Формирование комиссии для проведения проверок. Проверки исполнения Правил осуществляются комиссией в составе не менее двух человек, в которую входят представители территориального органа юстиции и нотариальной палаты. Персональный состав комиссии и дата начала проверки утверждаются приказом территориального органа юстиции по согласованию с нотариальной палатой по каждой проверке отдельно.

Кандидатуры для включения в персональный состав комиссии представляются нотариальной палатой не позднее 20-го числа месяца, предшествующего месяцу проведения проверки, определенному в ежегодном графике. В случае непредставления нотариальной палатой указанных кандидатур и предложений о дате начала проверки территориальный орган юстиции определяет состав комиссии и дату начала проверки самостоятельно с уведомлением нотариальной палаты о принятом решении.

О конкретной дате плановой и повторной проверки члены комиссии информируются не позднее чем за семь дней до ее проведения. В случае невозможности участия члена комиссии в проведении проверки по уважительным причинам он должен известить об этом территориальный орган юстиции и нотариальную палату.

При возникновении непредвиденных обстоятельств, препятствующих кому-либо из членов комиссии принять участие в проведении проверки, приказом территориального органа юстиции по согласованию с нотариальной палатой утверждается иное лицо, уполномоченное участвовать в проведении назначенной проверки.

В случае увольнения федерального государственного гражданского служащего территориального органа юстиции, сложения полномочий нотариусом, являющихся членами комиссии, по предложению территориального органа и нотариальной палаты в персональный состав комиссии приказом территориального органа вносятся соответствующие изменения.

В случае отсутствия при проведении проверки единственного представителя нотариальной палаты или территориального органа юстиции либо нотариуса, подлежащего проверке, принимается решение о переносе даты проведения проверки, при необходимости в состав комиссии вносятся изменения.

Объем проверяемых документов. В ходе плановой проверки проверяющими проводится выборочная проверка документов за четырехгодичный период, предшествующий проверке.

При повторной проверке проводится проверка исполнения Правил за период, прошедший после плановой проверки.

Справка по итогам проверки. По итогам проверки составляется справка, в которой указываются следующие сведения:

1) фамилия, имя, отчество нотариуса;

2) реквизиты приказа территориального органа юстиции о назначении на должность нотариуса;

3) место нахождения нотариальной конторы;

4) замечания, выявленные в ходе проверки, со ссылкой на конкретные пункты Правил;

5) предложения по результатам проверки.

Справка по итогам проверки составляется в трех экземплярах не позднее семи рабочих дней со дня ее проведения и подписывается лицами, осуществляющими проверку, и нотариусом, в отношении которого она проводилась. Справка должна быть рассмотрена нотариальной палатой в течение 30 дней с момента поступления в нотариальную палату. Результаты проверки рассматриваются нотариальной палатой при участии представителя территориального органа юстиции. Нотариус вправе присутствовать при обсуждении результатов проверки. Отсутствие проверяемого нотариуса при рассмотрении справки не препятствует ее рассмотрению. В случае если нотариус, в отношении которого проводилась проверка, не согласен с замечаниями проверяющих, он вправе представить свои письменные возражения - как при подписании справки, так и в любой момент до рассмотрения результатов проверки нотариальной палатой. При необходимости члены комиссии имеют право запрашивать объяснения от нотариуса по фактам выявленных недостатков и нарушений.

В справке о результатах проверки устанавливается срок для принятия мер по устранению выявленных недостатков и нарушений действующего законодательства, который должен составлять не более шести месяцев со дня окончания проверки. В установленные справкой сроки нотариус направляет отчет о проделанной работе по устранению недостатков и нарушений в нотариальную палату.

Справки по итогам проверки хранятся в территориальном органе юстиции, в нотариальной палате, у нотариусов, в отношении которых проводились проверки.

3. Соблюдение нотариусом норм законодательства о защите персональных данных

В своей деятельности нотариусы используют персональные данные обратившихся к ним для совершения нотариальных действий лиц, а также - в качестве работодателей - персональные данные своих работников для установления трудовых отношений. Персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

Согласно Федеральному закону от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных"*(78) (далее - Федеральный закон о персональных данных), а также письму ФНП от 23 декабря 2011 г. N 2515/07-17 нотариусы и нотариальные палаты являются операторами персональных данных в соответствии с Федеральным законом о персональных данных как физические лица, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными. Следовательно, у нотариусов возникают следующие обязанности:

- не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом;

- ознакомить работников, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе с требованиями к защите персональных данных, документами, определяющими политику оператора в отношении обработки персональных данных, и (или) организовать обучение указанных работников;

- принимать меры, необходимые и достаточные для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом о персональных данных и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, самостоятельно определяя состав и перечень этих мер, если иное не предусмотрено Федеральным законом о персональных данных;

- издать документы, определяющие политику в отношении обработки персональных данных, с установлением правил доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе персональных данных, а также обеспечением регистрации и учета всех действий, совершаемых с персональными данными в информационной системе персональных данных;

- применять правовые, организационные и технические меры по обеспечению безопасности персональных данных или обеспечению их принятия для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных в соответствии со ст. 19 Федерального закона о персональных данных;

- применять прошедшие в установленном порядке процедуру оценки соответствия средства защиты информации;

- представлять документы и (или) иным образом подтвердить принятие мер, указанных выше, по запросу уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных;

- уведомить Роскомнадзор о своем намерении осуществлять обработку персональных данных.

Несмотря на то что нотариусы являются операторами персональных данных, существуют особенности регулирования их деятельности в части соблюдения законодательства о защите персональных данных. Так, необходимо учесть, что в соответствии со ст. 5 Основ согласие субъекта персональных данных на их обработку для совершения нотариальных действий не требуется.

Помимо обработки персональных данных обратившихся к ним для совершения нотариальных действий лиц, нотариусы также обрабатывают персональные данные своих работников, так как являются работодателями. В данном случае нотариусу необходимо учитывать, что в соответствии с разъяснениями Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций*(79), не требуется согласие работника при обработке его персональных данных, при условии, что объем персональных данных не превышает установленные перечни, а также соответствует целям обработки, предусмотренным трудовым законодательством. Передача персональных данных работников в Фонд социального страхования РФ, Пенсионный фонд РФ, в налоговые органы, военные комиссариаты, профсоюзные органы и в иных случаях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации, осуществляется тоже без их согласия.

Однако при привлечении сторонних организаций для ведения кадрового и бухгалтерского учета работодатель обязан соблюдать требования, установленные ч. 3 ст. 6 Федерального закона о персональных данных, в том числе получить согласие работников на передачу их персональных данных. Содержание согласия работника должно быть конкретным и информированным, т.е. содержать информацию, позволяющую однозначно сделать вывод о целях, способах обработки с указанием действий, совершаемых с персональными данными, объеме обрабатываемых персональных данных. Согласие работника может быть как оформлено в виде отдельного документа, так и закреплено в тексте трудового договора и отвечать требованиям, предъявляемым к содержанию согласия, согласно ч. 4 ст. 9 Федерального закона о персональных данных.

В соответствии с указанными выше положениями, Центр инноваций и информационных технологий при ФНП рекомендует нотариусу создать пакет следующих внутренних документов:

1) приказ "Об организации работ по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных";

2) приказ о назначении лиц ответственных за организацию обработки, обработку и обеспечение безопасности персональных данных;

3) технические паспорта на информационные системы, содержащие персональные данные (ИСПДн);

4) документ "Отчет о результатах обследования ИСПДн";

5) документ об определении уровня защищенности ПДн;

6) документ об утверждении "Частных моделей угроз безопасности ПДн";

7) приказ "Об установлении уровня защищенности персональных данных в ИСПДн";

8) документ "Положение о защите ПДн";

9) документ "Перечень ПДн, подлежащих защите в ИСПДн нотариуса";

10) документ "Политика безопасности ПДн";

11) документ "Положение о разграничении прав доступа к ПДн";

12) инструкция администратора ИСПДн;

13) инструкция пользователя ИСПДн;

14) документ "Отчет по результатам оценки эффективности реализованных мер по защите персональных данных";

15) приказ об ознакомлении работников с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе с требованиями к защите персональных данных, внутренними документами нотариуса о защите персональных данных.

Приказы об утверждении перечисленных внутренних документов являются организационно-распорядительными документами нотариуса. Эти документы подлежат учету в журнале регистрации организационно-распорядительных документов нотариуса и должны храниться в соответствующем номенклатурном деле с постоянным сроком хранения.

§ 2. Подготовка документов

1. Порядок оформления нотариальных действий на бланках единого образца для совершения нотариальных действий. Применение, изготовление, учет бланков единого образца

Оформление нотариальных документов на бланках единого образца на всей территории Российской Федерации дополнительно гарантирует подлинность данных документов, способствует повышению уровня культуры оформления нотариальных документов. В соответствии с п. 41 Правил организацию изготовления, обращения, учета и использования бланков для совершения нотариальных действий нотариусом, занимающимся частной практикой, осуществляет Федеральная нотариальная палата по согласованию с Министерством юстиции РФ. В настоящее время действует Положение о порядке изготовления, обращения, учета и использования бланка для совершения нотариальных действий*(80) (далее - Положение о бланках), которое распространяется на всех нотариусов, занимающихся частной практикой.

Применение бланков. Бланки единого образца для совершения нотариальных действий (далее - единые бланки) применяются во всех случаях, за исключением:

- свидетельствования верности копий документов и выписок из них;

- свидетельствования верности перевода документа с одного языка на другой;

- свидетельствования подлинности подписи переводчика;

- совершения исполнительных надписей;

- удостоверения времени предъявления документов;

- удостоверения сделок, если применение бланка не предусмотрено законом, иным правовым актом или не обусловлено согласием лиц, обратившихся за удостоверением сделки.

Единый бланк не применяется при свидетельствовании подлинности подписи на документе, форма которого установлена законодательным или иным правовым актом. Однако, если на заявлении, уведомлении или сообщении, представляемом в регистрирующий налоговый орган, раздел, в котором проставляется собственноручная подпись заявителя, излагается на отдельном листе, данный раздел и удостоверительная надпись нотариуса о свидетельствовании подлинности подписи заявителя также оформляются на едином бланке. К таким заявлениям относятся заявления в регистрирующий орган, оформляемые по формам N Р11001, Р12001, Р12003, Р13001, Р13002, Р14001, Р14002, Р16001, Р16002, Р16003, Р17001, Р21001, Р21002, Р24001, Р24002, Р27002, утвержденным приказом ФНС России от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25@.

В первоначальной редакции Положения о бланках содержалась запись о недопустимости применения единого бланка при оформлении нотариальных документов, предназначенных для действия за границей. Решением Правления ФНП от 22-23 сентября 2010 г. (протокол N 11/10) абзац пятый п. 2 Положения о бланках был исключен, поскольку оформление нотариальных действий на единых бланках не противоречит международным договорам, заключенным Российской Федерацией, а оформление документов на единых бланках дополнительно обеспечивает подлинность данных документов. Таким образом, в настоящее время при нотариальном оформлении документов, предназначенных для действия за границей Российской Федерации, возможно применение единых бланков для совершения нотариальных действий. Не предусмотрено применение единого бланка для оформления таких документов, как свидетельство о регистрации уведомления о залоге движимого имущества в реестре уведомлений о залоге движимого имущества и выписка из реестра уведомлений о залоге движимого имущества. На едином бланке оформляются все страницы всех экземпляров нотариального акта. Исключение составляют:

- экземпляр стороны договоры, производящей отчуждение имущества (даритель, продавец и т.д.);

- экземпляры документов, которые остаются в делах у нотариуса.

Указанные экземпляры нотариальных актов оформляются на бумаге без использования единого бланка. На оставшемся в делах нотариуса экземпляре документа записываются номера и серии единых бланков, выданных лицам, обратившимся за совершением нотариального действия. Не допускается применение единых бланков при изготовлении писем нотариуса или иных документов, не связанных с оформлением нотариального действия.

Бланки подлежат хранению в металлических шкафах, сейфах и (или) в специально оборудованных помещениях, в условиях, исключающих порчу и хищение бланков.

Изготовление единых бланков. Изготовление единых бланков производится в централизованном порядке предприятиями-изготовителями, перечень которых определяется Правлением Федеральной нотариальной палаты.

Форма единого бланка утверждается Федеральной нотариальной палатой по согласованию с Министерством юстиции РФ. Единые бланки изготавливаются на специальной бумаге с водяными знаками с использованием иных видов защиты согласно критериям отнесения товаров к категории, защищенной от подделок полиграфической продукции. Единые бланки имеют последовательную (сквозную) нумерацию с указанием серии, порядкового номера и кода региона.

Учет единых бланков. Нотариальные палаты и нотариусы ведут собственный учет единых бланков.

Учет единых бланков нотариусом осуществляется:

- в электронной форме - посредством введения нотариусами не позднее рабочего дня, следующего за днем, когда данная информация стала известна нотариусу, информации о единых бланках в соответствующий раздел Единой информационной системы нотариата (далее - ЕИС);

- на бумажных носителях информации - путем ведения дел учета бланков, формируемых из операционных выписок и сообщений о похищенных, утраченных, недополученных бланках.

Операционные выписки - это документы, подтверждающие введение нотариальной палатой в ЕИС информации о выдаче бланков нотариусу и о возврате нотариусом неиспользованных, испорченных, продублированных бланков, бланков с техническим браком. Операционные выписки оформляются нотариальной палатой на бумажном носителе по формам, предусмотренным ЕИС (акт выдачи бланков нотариусу, акт сдачи неиспользованных бланков, акт сдачи испорченных бланков и др.) в двух экземплярах: один экземпляр - для нотариальной палаты, второй экземпляр - для нотариуса. Операционные выписки подписываются сотрудником нотариальной палаты, отвечающим за работу с бланками, и нотариусом.

В операционных выписках не допускается наличие подчисток, приписок и неоговоренных исправлений. Исправления, внесенные в операционную выписку, оговариваются, подтверждаются подписями нотариуса и сотрудника нотариальной палаты, отвечающего за работу с бланками, заверяются печатью нотариальной палаты.

Нотариус в электронной форме ведет учет единых бланков:

- полученных от нотариальной палаты;

- использованных для оформления нотариальных актов;

- возвращенных в нотариальную палату в качестве неиспользованных, испорченных, продублированных, с техническим браком;

- недополученных, включая бланки, недовложенные в пачку, сформированную изготовителем бланков;

- утраченных, похищенных.

Учет единых бланков, полученных от нотариальной палаты, ведется нотариусом на бумажных носителях - путем оформления операционной выписки - акта выдачи бланков нотариусу и в электронной форме - посредством введения информации в ЕИС.

Учет единых бланков, использованных для оформления нотариальных актов, ведется только в электронной форме и на бумажных носителях информации не оформляется.

Информация о единых бланках, использованных нотариусами для изготовления нотариальных документов, вводится в ЕИС нотариусом, хранится в виде собственной базы данных у каждого из нотариусов и передается на сервер ЕИС в день совершения нотариального действия, при этом указываются дата, реестровый номер и вид нотариального действия.

Учет единых бланков, возвращенных в нотариальную палату в качестве неиспользованных, испорченных, продублированных, с техническим браком, ведется на бумажных носителях информации - путем оформления операционной выписки - акта сдачи неиспользованных бланков, акта сдачи испорченных бланков и в электронной форме. Информация об испорченных бланках вводится в ЕИС нотариусом не позднее дня, предшествующего дню возвращения (передачи) нотариусом бланков в нотариальную палату.

Бланки неиспользованные, испорченные, продублированные, с техническим браком возвращаются (передаются) нотариусом в нотариальную палату в порядке и сроки, определенные нотариальной палатой.

В случае обнаружения нотариусом утраты, хищения единых бланков, недополучения единых бланков (включая недовложение бланков в пачку, сформированную изготовителем бланков) нотариус в тот же день направляет в нотариальную палату соответствующее сообщение о бланках, составленное по форме, предусмотренной ЕИС, в двух экземплярах. Оба экземпляра подписываются нотариусом, на них проставляется оттиск печати с воспроизведением Государственного герба РФ. Один экземпляр сообщения о бланках остается у нотариуса и подлежит хранению в деле учета бланков.

При обнаружении факта недовложения бланков в пачку, сформированную изготовителем бланков, дублирования бланков или бланков с техническим браком к сообщению о бланках прилагается копия ярлыка соответствующей пачки бланков. Оригиналы ярлыков хранятся у нотариуса.

Учет бланков нотариальной палатой. Нотариальная палата в электронной форме ведет учет бланков:

- полученных от изготовителя;

- выданных нотариусам;

- возвращенных нотариусами в нотариальную палату в качестве бланков неиспользованных, испорченных, с техническим браком, с одинаковыми серийными и порядковыми номерами (далее - продублированные единые бланки);

- недополученных нотариусами, включая бланки, недовложенные в пачку, сформированную изготовителем бланков;

- утраченных, похищенных.

Учет бланков на бумажных носителях информации осуществляется нотариальной палатой путем формирования в дела учета бланков операционных выписок и сообщений о бланках. Бланки испорченные, продублированные, с техническим браком подлежат уничтожению нотариальной палатой.

При наличии признаков хищения бланков нотариус обязан заявить об этом в органы внутренних дел в минимально возможный срок с момента выявления хищения бланков.

В случае сложения полномочий нотариусом, занимающимся частной практикой, единые бланки передаются в нотариальную палату по акту нотариусом, сложившим полномочия. Срок передачи дел не должен превышать 30 дней с момента сложения полномочий нотариусом, занимающимся частной практикой.

В случае смерти нотариуса, его тяжелой болезни, объявления в розыск, лишения права нотариальной деятельности по решению суда, при наступлении иных обстоятельств, делающих невозможной передачу дел самим нотариусом, неиспользованные, испорченные, продублированные или имеющие технический брак бланки для совершения нотариальных действий передаются комиссией, создаваемой приказом территориального органа юстиции по согласованию с нотариальной палатой в нотариальную палату по акту сдачи бланков нотариуса*(81).

Составление акта приема-передачи возлагается на членов комиссии. Указанный акт от имени передающей стороны подписывают члены комиссии.

2. Печати нотариуса

Нотариус в своей деятельности использует личную печать с воспроизведением Государственного герба РФ.

Изготовление, использование, хранение и уничтожение печатей с воспроизведением Государственного герба РФ нотариусами осуществляется в соответствии со следующими нормативными актами:

- Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации"*(82);

- Указом Президента РФ от 22 июля 2002 г. N 767 "Об использовании Государственного герба Российской Федерации на печатях нотариусов"*(83);

- Постановлением Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации"*(84);

- ГОСТом Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования", утвержденным постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. N 573-ст (не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от 15 февраля 2002 г. N 07/1569-ЮД);

- ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденным постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст (не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от 4 апреля 2003 г. N 07/3276-ЮД).

Согласно п. 36 Правил подпись нотариуса заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба РФ на следующих документах:

1) документах, подтверждающих совершение нотариального действия;

2) запросах нотариуса об истребовании сведений и документов в связи с совершаемым нотариальным действием;

3) уведомлениях, адресованных органам государственной власти и местного самоуправления;

4) в иных случаях, предусмотренных законодательством или определенных Правилами.

Дополнительно, согласно Правилам, нотариус обязан проставлять печать с воспроизведением Государственного герба РФ на:

1) организационно-распорядительных документах (п. 7 Правил);

2) запросах о правовой помощи по вопросам, связанным с нотариальной деятельностью (п. 12 Правил);

3) расписке в получении документов нотариусом (п. 21 Правил);

4) листе-заверителе (п. 76 Правил);

5) месте склейки при подклеивании полоски бумаги в случае расположения текста документа близко к левому краю листа (п. 79 Правил);

6) описи дел (на всех экземплярах) (п. 82 Правил);

7) копиях, подшитых на место возвращенных или изъятых документов (п. 88 Правил);

8) акте о выделении к уничтожению документов (п. 115 Правил);

9) копии наследственного дела, которая хранится в делах нотариуса, передавшего дело, при передаче наследственного дела по принадлежности (п. 137 Правил);

10) копии наследственного дела при его направлении (п. 140 Правил);

11) справке, выдаваемой лицу, внесшему деньги или ценные бумаги в депозит нотариуса (п. 159 Правил);

12) поправках и исправлениях в реестрах для регистрации нотариальных действий (п. 169 Правил);

13) акте о внесении в реестр поправок и исправлений и месте склейки акта (п. 170 Правил).

Правила также допускают наличие у нотариуса печати без воспроизведения Государственного герба РФ. Указанная печать проставляется на иных документах, не указанных в Правилах в качестве документов, на которых обязательно проставление оттиска печати с воспроизведением Государственного герба РФ.

В практической деятельности нотариусов возник вопрос о том, является ли перечень документов, на которых используется печать с воспроизведением Государственного герба РФ, закрытым. Полагаем, что буквальное толкование п. 36 Правил в совокупности со ст. 11 Основ позволяет сделать вывод о том, что в Правилах указан перечень документов, на которых обязательно требуется проставление печати с воспроизведением Государственного герба РФ. Использование такой печати на иных документах осуществляется по усмотрению нотариуса.

Личная печать нотариуса с изображением Государственного герба РФ содержит указание фамилии, инициалов, должности нотариуса и места его нахождения или наименования государственной нотариальной конторы.

Оттиски печатей с воспроизведением Государственного герба РФ выполняются штемпельной краской синего, голубого или фиолетового цвета.

Нотариус обязан передать печать с воспроизведением Государственного герба РФ для уничтожения в территориальный орган юстиции по акту сдачи личной печати нотариуса, составленному в двух экземплярах, в следующих случаях:

- при сложении полномочий;

- при освобождении от полномочий нотариуса, занимающегося частной практикой, увольнении нотариуса из государственной нотариальной конторы;

- при изменении места нахождения нотариуса, наименования нотариального округа или государственной нотариальной конторы, указанных на печати;

- в случае изменения фамилии, имени, отчества нотариуса;

- при наличии на печати нечитаемого текста, иных дефектов.

Печать с воспроизведением Государственного герба РФ передается в территориальный орган в следующие сроки:

- в случае увольнения нотариуса из государственной нотариальной конторы, сложения полномочий либо освобождения от полномочий нотариуса, занимающегося частной практикой, - не позднее дня увольнения, сложения полномочий или освобождения от полномочий;

- в иных случаях - не позднее 30 дней с момента наступления событий, указанных в Правилах.

В случаях территориальной удаленности нотариуса рекомендуется гербовую печать надрезать и отправить в Министерство юстиции бандеролью.

Акт о приеме печати с воспроизведением Государственного герба РФ утверждается начальником территориального органа юстиции. Один экземпляр утвержденного акта передается нотариусу, второй экземпляр помещается в номенклатурное дело территориального органа юстиции.

При наступлении обстоятельств, указанных в п. 100 Правил, а именно в случае смерти нотариуса, его тяжелой болезни, объявления в розыск, лишения права нотариальной деятельности по решению суда, при наступлении иных обстоятельств, делающих невозможной передачу дел самим нотариусом, комиссия, созданная для передачи дел нотариуса, передает в установленные указанным пунктом сроки в территориальный орган юстиции печать нотариуса с воспроизведением Государственного герба РФ. Указанные акты от имени передающей стороны подписывают члены комиссии.

3. Личные бланки и штампы нотариуса

При оформлении документов нотариусом, занимающимся частной практикой, или лицом, замещающим временно отсутствующего нотариуса, занимающегося частной практикой, нотариусом, работающим в государственной нотариальной конторе, могут использоваться штампы и личные бланки нотариуса.

Личные бланки нотариуса могут быть угловыми или продольными. Личные бланки нотариуса изготавливаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 х 297 мм) и обязательно имеют следующие реквизиты:

- наименование нотариальной палаты субъекта Российской Федерации (на документах нотариуса, занимающегося частной практикой);

- наименование нотариального округа или государственной нотариальной конторы;

- должность нотариуса;

- фамилия, имя, отчество нотариуса;

- адрес конторы нотариуса, занимающегося частной практикой, или адрес государственной нотариальной конторы.

Дополнительно по усмотрению нотариуса в качестве реквизитов на личных бланках нотариуса также могут указываться номера телефонов, факсимильной связи, адрес электронной почты, реквизиты банковских счетов нотариуса, другие сведения.

Реквизиты личного бланка нотариуса размещаются центрированно: начало и конец строки реквизитов равно удаляются от границ зоны расположения реквизитов.

При оформлении документов нотариусом могут использоваться мастичные штампы, за исключением случаев, установленных Правилами. Так, например, в реестрах для нотариальных действий использование штампов, за исключением даты совершения нотариального действия, не допускается. Оттиски мастичных штампов выполняются штемпельной краской синего, голубого или фиолетового цвета. При использовании мастичного штампа допускается дописывание нотариусом незаполненных мест штампа, в том числе при помощи технических средств с использованием красителя синего, голубого или фиолетового цвета. Допускается проставление с использованием красителя синего, голубого или фиолетового цвета регистрационного номера нотариального действия, даты совершения нотариального действия и суммы взысканной государственной пошлины (нотариального тарифа) при исполнении удостоверительной надписи с использованием технических средств.

4. Реквизиты документов

В процессе деятельности нотариуса образуются документы, не связанные с документальным оформлением нотариального действия и не подлежащие регистрации в реестре для регистрации нотариальных действий. Среди них выделяются организационно-распорядительные документы нотариуса и иные документы*(85).

Иные документы, не связанные с документальным оформлением нотариального действия, могут быть следующих видов:

- запросы;

- ответы на запросы, поступившие нотариусу;

- извещения, письма нотариуса;

- информационные сообщения в нотариальные палаты;

- сопроводительные записки к статистическим отчетам;

- уведомления;

- справки;

- другие документы.

Указанные документы, исходящие от нотариуса, согласно Правилам, содержат следующие обязательные реквизиты:

а) наименование нотариальной палаты (на документах нотариусов, занимающихся частной практикой);

б) должность, фамилия, имя, отчество нотариуса с указанием наименования нотариального округа или государственной нотариальной конторы;

в) место нахождения нотариальной конторы;

г) дату;

д) исходящий регистрационный номер;

е) заголовок к тексту;

ж) текст;

з) отметку о наличии приложения;

и) подпись нотариуса.

В списке отсутствует такой обязательный реквизит, как сведения об адресате. Вместе с тем в п. 13 Правил указано, что письма нотариусов, помимо вышеуказанных реквизитов, содержат сведения об адресате. Поскольку запросы нотариуса, ответы на запросы нотариуса и иные документы, исходящие от нотариуса, являются разновидностью письма, представляющего собой письменное обращение к третьему лицу, сведения об адресате должны содержать все документы нотариуса, направляемые третьему лицу.

Если документ оформляется с использованием личного бланка нотариуса или бланка государственной нотариальной конторы, то реквизиты повторно не указываются.

Справки о совершенных нотариальных действиях, выдаваемые нотариусом в соответствии со ст. 5 Основ, кроме вышеуказанных реквизитов, содержат наименование, ссылку на документ, на основании которого они выдаются. В справках могут указываться дата и номер приказа территориального органа о назначении на должность нотариуса.

Адресат письма указывается следующим образом.

При направлении письма в организацию или ее структурное подразделение наименование организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:

Министерство юстиции

Российской Федерации

Департамент

организации и контроля

При направлении письма конкретному должностному лицу наименование организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, должность и фамилия - в дательном, например:

Министерство экономического

развития и торговли

Российской Федерации

Департамент правового обеспечения

Главному специалисту-эксперту

отдела

И.О. Фамилия

При направлении письма руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

Генеральному директору

общества с ограниченной

ответственностью

"Агропром"

И.О. Фамилия

При направлении письма физическому лицу указываются его фамилия и инициалы, название улицы, номер дома, квартиры; название населенного пункта (город, поселок и т.д.); название района; название республики, края, области, автономного округа (области); название страны (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс, например:

Фамилия И.О.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

Дата письма, как правило, оформляется в день подписания при его регистрации. Дата письма может оформляться как словесно-цифровым способом, например:

7 июля 2009 г.,

так и арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год, например:

07.07.2009.

В состав реквизита "подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ ("нотариус", "временно исполняющий(ая) обязанности нотариуса"), личная подпись и ее расшифровка, например:

Нотариус	(личная подпись)	И.О. Фамилия
Временно исполняющий обязанности нотариуса
	(личная подпись)	И.О. Фамилия

Если в тексте документа должность временно исполняющего обязанности нотариуса указана полностью, в реквизите может использоваться сокращенное наименование должности "ВРИО".

Приложения к документу перечисляются после текста документа с указанием количества листов в каждом приложении и экземпляров приложений, например:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов и экземпляров в каждом приложении. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:	1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.
	2. Запрос о... на 1 л. в 1 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, наличие приложения оговаривается, например:

Приложение: письмо Федеральной нотариальной палаты от 05.06.2004 N 113/06-07 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то об этом делается отметка, например:

Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес.

При ответе на запрос указывается ссылка на дату и номер документа-запроса.

Запросы о правовой помощи по вопросам, связанным с нотариальной деятельностью, оформляются в соответствии с требованиями международных договоров и законодательства Российской Федерации, подписываются нотариусом, подпись нотариуса заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба РФ.

§ 3. Прием, регистрация и отправление документов

1. Порядок работы с входящими документами

Все документы, поступающие к нотариусу, занимающемуся частной практикой, или в государственную нотариальную контору, можно классифицировать на:

1) в зависимости от способа получения нотариусом:

- документы, полученные посредством использования почтовых средств связи;

- документы, полученные по электронной почте (документы, полученные с использованием электронных средств связи);

- документы, полученные на личном приеме нотариуса;

2) в зависимости от способа регистрации:

- документы, подлежащие общему учету, а именно в Журнале регистрации входящей корреспонденции*(86);

- документы, подлежащие специальному учету. Это документы, подлежащие регистрации в специальных книгах. Такими документами являются, например, все заявления, связанные с оформлением прав на наследство. Они подлежат регистрации в Книге учета наследственных дел, Книге учета заявлений (поручений) о принятии мер по охране наследственного имущества, Книге учета заявлений (поручений) о принятии мер по управлению наследственным имуществом. Также к документам специального учета относятся документы, послужившие основанием для начала производства по депозитной операции, которые регистрируются в Книге учета депозитных операций.

Документы, полученные посредством использования почтовых и электронных средств связи. При получении документов почтой нотариусом определяется правильность доставки документов: ошибочно доставленные документы без вскрытия конвертов возвращаются в отделение связи для пересылки по принадлежности. Конверты вскрываются, проверяется наличие документов и приложений к ним. При отсутствии в конверте документа или приложения к документу составляется акт об отсутствии документов или иных вложений в почтовых отправлениях*(87), один экземпляр которого направляется адресату, а второй - приобщается к полученным документам.

Конверты, в которых поступили документы, как правило, уничтожаются. В отдельных случаях для фиксации сведений о времени отправки или получения документов (нарушение сроков отправки и получения), адреса отправителя, если он отсутствует в самом документе, конверты прикрепляются к поступившим документам.

Полученные документы должны быть зарегистрированы в Журнале регистрации входящей корреспонденции. Регистрации подлежат все документы, получаемые нотариусом и связанные с нотариальной деятельностью. Не подлежат регистрации:

1) информационные письма и другие сообщения, полученные нотариусом, не связанные с нотариальной деятельностью, в том числе полученные по электронной почте без использования электронно-цифровой подписи (далее - ЭЦП). Вместе с тем ответы на запросы нотариуса, поступающие нотариусу через ЕИС с использованием ЭЦП, будут являться документами, подлежащими регистрации;

2) поступающие нотариусу уведомления о залоге движимого имущества - как в бумажном виде, на личном приеме, по почте, так и в электронном виде. Они подлежат специальному учету - в электронном реестре уведомлений о залоге движимого имущества.

Документы, подлежащие регистрации, должны быть учтены в Журнале регистрации входящей корреспонденции в день их поступления.

Документы, подлежащие специальному учету (например, заявления о принятии наследства), поступившие по почте, сначала регистрируются в Журнале регистрации входящей корреспонденции, а затем - в книге специального учета.

Документы, принятые нотариусом на личном приеме. Документы, принятые нотариусом на личном приеме, также подлежат регистрации. В отличие от документов, поступивших по почте, документы, принятые на личном приеме и подлежащие специальному учету, регистрируются не в Журнале регистрации входящей корреспонденции, а только в книгах специального учета. Например, заявление о принятии наследства, поданное на личном приеме нотариусу, регистрируется только в Книге учета наследственных дел.

В Журнале регистрации входящей корреспонденции учитываются документы, полученные нотариусом на личном приеме, связанные с нотариальной деятельностью и не подлежащие специальному учету.

Исключение составляют документы, необходимые для совершения конкретного нотариального действия, подтверждающие определенные факты или события (например, правоустанавливающие документы, документы, подтверждающие факт рождения, смерти).

Если нотариусу на личном приеме переданы подлинные документы, необходимые для нотариального производства, но при этом нотариальное действие не совершается в день принятия документов или совершается без заявителя (например, документы, необходимые для выдачи свидетельства о праве на наследство, переданные нотариусу до истечения шести месяцев со дня открытия наследства, документы для совершения протеста векселя), заявителю выдается расписка в получении документов нотариусом (далее - расписка), заверенная подписью нотариуса и оттиском печати с воспроизведением Государственного герба РФ*(88). На заявления, подлежащие регистрации и (или) специальному учету, расписка не составляется.

Расписка составляется в двух экземплярах, один из которых помещается в дело нотариуса, второй - вручается заявителю. Расписка также может быть оформлена в виде записи на копии соответствующего документа, выдаваемой заявителю. Поскольку Правилами форма такой записи не определена, она может быть составлена в произвольной форме, заверена подписью нотариуса и оттиском печати с воспроизведением Государственного герба РФ в соответствии с требованиями, предъявляемыми к расписке.

Возврат нотариусом указанных документов заявителю производится под расписку, которая оформляется в виде соответствующей записи на остающейся в делах нотариуса копии возвращаемого подлинного документа или на имеющемся в деле нотариуса экземпляре расписки. Форма такой записи Правилами не установлена.

Порядок регистрации и рассмотрения документов. При получении входящего документа нотариусом на документе в правом нижнем углу первой страницы ставятся регистрационный номер по Журналу регистрации входящей корреспонденции и дата регистрации. Журнал регистрации входящей корреспонденции оформляется согласно образцу*(89).

Зарегистрированный документ, исходя из оценки его содержания, подлежит предварительному рассмотрению нотариусом в течение пяти рабочих дней с момента регистрации для решения вопроса о необходимости, сроках и порядке исполнения документа (подлежит ли документ принятию к нотариальному производству, требуется ли ответ автору обращения и т.д.).

Ответ по существу дается заявителю не позднее 30 дней с момента регистрации документа, если законодательством Российской Федерации не установлены иные сроки исполнения. Например, в Правилах установлено, что документ, относящийся к компетенции другого нотариуса (заявление о принятии наследства направлено нотариусу, в чью компетенцию не входит оформление наследственных прав и т.д.), не позднее семи дней со дня регистрации направляется ему с сопроводительным письмом. Также, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается его автору, если его фамилия (наименование организации) и почтовый адрес поддаются прочтению. Не подлежат рассмотрению обращения, не содержащие данных о фамилии (наименовании организации) и почтовом адресе заявителя, по которому должен быть направлен ответ.

В случае если в письменном обращении содержится вопрос, на который автору обращения многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, нотариус вправе принять решение о прекращении переписки по данному вопросу. О данном решении уведомляется автор обращения.

Если нотариусу, получившему документ, неизвестно, к компетенции какого нотариуса относится разрешение поставленных в нем вопросов, документ направляется в соответствующий территориальный орган юстиции для дальнейшей передачи по принадлежности. О направлении документа другому нотариусу или в территориальный орган юстиции в письменной форме сообщается лицу, от которого поступил документ.

Поступившее обращение (документ) считается исполненным, если решены все поставленные в нем вопросы и в случае необходимости дан ответ заявителю.

Обращение (документ), экземпляр ответа на него, другие связанные с ним документы помещаются в дело. На экземпляре обращения (документа), не требующего ответа, проставляется соответствующая отметка, содержащая дату и подпись нотариуса. Форма отметки не предусмотрена, следовательно, составляется нотариусом в произвольной форме, например:

Не требует ответа.

"__"________ г.

Нотариус ________

2. Порядок работы с исходящими документами

Документы, исходящие от нотариуса, создаются в соответствии с правилами, указанными в § 2 настоящей главы, и регистрируются в Журнале регистрации исходящей корреспонденции*(90). Не подлежат регистрации в Журнале регистрации исходящей корреспонденции:

- нотариальные акты;

- организационно-распорядительные документы;

- расписки;

- иные документы, образующиеся в процессе деятельности нотариуса и остающиеся в делах нотариуса. На исходящем документе ставятся регистрационный номер по Журналу регистрации исходящей корреспонденции и дата регистрации. Исходящие документы передаются непосредственно адресату под расписку, которая оформляется соответствующей записью на экземпляре документа, остающегося в делах, или направляются по почте.

При направлении запросов через ЕИС с использованием электронно-цифровой подписи нотариуса при отсутствии Журнала электронных документов запросы подлежат общей регистрации в Журнале регистрации исходящей корреспонденции.

Исходящие документы отправляются или передаются адресатам не позднее пяти рабочих дней с даты их подписания. При отправлении (передаче) документа один экземпляр остается в делах нотариуса.

§ 4. Хранение документов нотариусом (архивное дело)

1. Примерная и Индивидуальная номенклатуры дел. Составление номенклатуры дел

Для учета документов, группировки документов в дела, определения сроков их хранения нотариусом, занимающимся частной практикой, или государственной нотариальной конторой утверждается Номенклатура дел на соответствующий год.

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, образующихся в процессе деятельности государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой, с указанием сроков хранения дел.

В нормативных актах используются два понятия: "Индивидуальная номенклатура" и "Примерная номенклатура".

Индивидуальная номенклатура - это номенклатура дел нотариуса, занимающегося частной практикой, и государственной нотариальной конторы. Индивидуальная номенклатура составляется на основе Примерной номенклатуры дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой.

Примерная номенклатура дел предназначена для использования в качестве основного методического документа при подготовке Индивидуальной номенклатуры дел для государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой.

В настоящее время действует Примерная номенклатура дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой (утв. решением Правления ФНП от 12 ноября 2012 г., приказом Минюста России от 19 декабря 2013 г. N 229*(91)).

Примерная номенклатура определяет порядок формирования документов в дела, систематизации, идентификации, индексации и сроки хранения дел.

Уменьшение сроков хранения, установленных Примерной номенклатурой дел, при составлении Индивидуальной номенклатуры дел запрещается.

При введении законодательными актами Российской Федерации новых нотариальных действий в Примерную номенклатуру дел вносятся соответствующие изменения, связанные с дополнением новыми заголовками дел и указанием сроков хранения вновь введенных дел. До внесения изменений в Примерную номенклатуру дел нотариус, занимающийся частной практикой, или государственная нотариальная контора вправе включить в действующую Индивидуальную номенклатуру новые заголовки дел. При этом графа "Срок хранения" заполняется только после внесения дополнений в Примерную номенклатуру дел.

Разделы Примерной номенклатуры дел объединяют наименования дел по функциональному признаку в соответствии с деятельностью государственных нотариальных контор и нотариусов, занимающихся частной практикой.

Примерная номенклатура дел состоит из двух разделов.

В раздел "Организация нотариальной деятельности" включены дела: организационно-распорядительные, отчетности, финансирования и бухгалтерии, по работе с персоналом, регистрационно-контрольные и учетные.

В раздел "Совершение нотариальных действий" включены дела, связанные с совершением нотариальных действий.

Содержание Индивидуальной номенклатуры. На основании Примерной номенклатуры дел формируется Индивидуальная номенклатура дел, состоящая из следующих граф: индекс дела (графа 1), заголовок дела (графа 2), количество томов, частей (графа 3), срок хранения дела, номера статей (графа 4), примечание (графа 5). В Индивидуальную номенклатуру дел включаются дела, образующиеся в процессе деятельности конкретной государственной нотариальной конторы или конкретного нотариуса, занимающегося частной практикой, на основе изучения состава, содержания и количества документов.

В соответствии с Приказом Минюста России от 19 декабря 2013 г. N 229 обязательно в индивидуальную номенклатуру дел включаются дела, содержащие:

- номенклатуру дел;

- документы, являющиеся основанием для осуществления нотариальной деятельности (заверенные копии приказов о наделении полномочиями нотариуса, а также о его замещении, копии лицензий);

- копии договоров страхования гражданской ответственности нотариуса, занимающегося частной практикой;

- законы и иные нормативные правовые акты РФ, субъектов РФ, приказы, распоряжения, методические документы Министерства юстиции РФ, его территориальных органов и нотариальных палат.

Помимо этого, обязательно рекомендуется включить в Индивидуальную номенклатуру все книги и журналы, предусмотренные Примерной номенклатурой, даже если ранее эти дела в деятельности нотариуса не возникали. Данная рекомендация основана на том, что все книги и журналы до внесения в них первой записи должны быть пронумерованы, прошиты и заверены подписью должностного лица с проставлением печати нотариальной палаты соответствующего субъекта Российской Федерации. Таким образом, при обращении клиента нотариус должен внести запись в уже заведенные и оформленные в соответствии с Правилами книгу или журнал.

Новые заголовки дел, не предусмотренные Примерной номенклатурой, если они не объединяют или не разделяют предусмотренные Примерной номенклатурой дела, нотариус вправе включить в Индивидуальную номенклатуру дел только в связи с введением законодательными актами Российской Федерации нового нотариального действия или нового документа, обязательного для нотариуса, как это предусмотрено п. 50 Правил. При этом срок хранения такого дела указывается в Индивидуальной номенклатуре нотариуса только после внесения дополнений в Примерную номенклатуру.

В графе 1 указывается каждое дело, включенное в индивидуальную номенклатуру дел, которое имеет строго определенный индекс. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения раздела и порядкового номера заголовка дела по Примерной номенклатуре дел в пределах раздела. Дела, неоконченные производством в течение одного года, являются переходящими и вносятся в индивидуальную номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. При присвоении нотариусом индекса делу цифровое обозначение раздела Примерной номенклатуры должно обязательно сохраняться, а порядковый номер заголовка дела может меняться нотариусом по своему усмотрению. Например, номенклатурное дело "Приказы по личному составу" в Примерной номенклатуре указано с индексом 01-08. Часть 01 нотариус не вправе менять, а вместо 08 может быть указан иной порядковый номер - в зависимости от дел, заводимых нотариусом у себя в производстве.

Графа 2 включает заголовки дел. При перенесении заголовков дел из Примерной номенклатуры дел в Индивидуальную номенклатуру дел возможны уточнения заголовков, предложенных Примерной номенклатурой дел, их конкретизация. Допускается:

- объединение в одно дело нескольких взаимосвязанных по содержанию и одинаковых по срокам хранения заголовков из Примерной номенклатуры дел;

- разделение одного дела, предусмотренного Примерной номенклатурой дел.

Заголовок дела должен в обобщенной форме отражать основное содержание документов дела (завещания, брачные договоры), вид заводимого дела (книга, журнал) или вид документов (акты, постановления). Если дело состоит из нескольких томов, делу присваивается общий заголовок, а каждому тому - свой номер. В номенклатуру дел включаются наименования (заголовки) дел, отражающие всю документируемую деятельность нотариуса, в том числе реестры, книги, журналы.

Графа 3 "Количество частей (томов)" заполняется в индивидуальной номенклатуре дел по окончании календарного года. Дела, состоящие из нескольких томов, имеют общий индекс. На обложке каждого тома указывается его порядковый номер. В графу 3 номенклатуры дел по окончании календарного года вписывается количество частей или томов дела, находящихся в производстве.

В графе 4 указываются сроки хранения дел и статьи по Перечню в соответствии с Примерной номенклатурой дел.

Сроки хранения, установленные в Примерной номенклатуре, согласованы с Центральной экспертной комиссией Министерства юстиции РФ, Федеральной нотариальной палатой и Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве (п. 5 Примерной номенклатуры дел). Поэтому изменение сроков хранения и установление своих сроков хранения нотариусом или нотариальной палатой не допускаются.

В графе 5 делаются пометки о не начатых или переходящих на следующий год делах (например, переходящее с 2004 г.), передаче дел в архив, выделении дел к уничтожению, другие дополнительные пометки.

Переходящие дела - дела, ведущиеся в течение нескольких календарных лет. Не могут быть переходящими:

- реестры для регистрации нотариальных действий;

- дела, состоящие из документов, относящихся к определенным нотариальным действиям, совершенным в календарном году и оконченным производством, если иное не предусмотрено Правилами.

Если в течение года у нотариуса, занимающегося частной практикой, или в государственной нотариальной конторе образуются новые дела, не предусмотренные Примерной номенклатурой дел, они дополнительно вносятся в Индивидуальную номенклатуру дел. Для внесения новых дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течение календарного года, в конце структурного раздела Индивидуальной номенклатуры дел оставляют два-три резервных индекса дел (без указания заголовков). Необходимо учитывать, что нотариус не может "сочинить" свое дело, не предусмотренное Примерной номенклатурой или не являющееся новым нотариальным действием, например номенклатурное дело "Штатное расписание", и внести его в Индивидуальную номенклатуру. Новые дела и сроки их хранения должны быть определены на уровне Российской Федерации.

Порядок составления и оформления Индивидуальной номенклатуры. Индивидуальная номенклатура дел составляется на каждый календарный год не позднее 1 декабря предшествующего года по форме согласно образцу*(92). Индивидуальная номенклатура дел составляется в двух экземплярах, подписывается составившим ее лицом и представляется до 1 декабря текущего года нотариусом, занимающимся частной практикой, в нотариальную палату, государственной нотариальной конторой - в территориальный орган юстиции для утверждения. Проставление печати на номенклатуре Правилами не предусмотрено.

Утверждение номенклатуры дел государственной нотариальной конторы производится приказом территориального органа, а нотариуса, занимающегося частной практикой, - уполномоченным должностным лицом нотариальной палаты. Оба экземпляра утвержденной номенклатуры дел возвращаются нотариусу, занимающемуся частной практикой, или в государственную нотариальную контору.

Индивидуальная номенклатура вводится в действие с 1 января следующего года. В делах нотариуса должен быть документ о введении в действие Индивидуальной номенклатуры. Это может быть приказ нотариуса, который является организационно-распорядительным документом и помещается в дело организационно-распорядительных документов.

Нотариус, занимающийся частной практикой, вновь назначенный на должность, или нотариус во вновь созданной государственной нотариальной конторе обязан в течение месяца со дня начала работы в должности нотариуса или со дня работы государственной нотариальной конторы разработать номенклатуру дел и представить ее для утверждения соответственно в нотариальную палату или территориальный орган юстиции. По окончании года номенклатура дел закрывается итоговой записью о категориях и количестве дел, находящихся в производстве в соответствующем году*(93), являющейся самостоятельным документом.

В графе 2 итоговой записи указывается суммарное количество заведенных в текущем году и перешедших с прошлого года дел.

В графе 3 итоговой записи указывается количество дел, не завершенных в текущем году и перешедших на следующий год.

Согласно п. 51 Правил в графу 3 Индивидуальной номенклатуры дел по окончании календарного года вписывается количество частей или томов дела, находящихся в производстве. В связи с этим представляется, что в итоговой записи следует указывать количество находившихся в производстве текущего года, в том числе незавершенных и перешедших с прошлых лет, дел (томов) - единиц хранения. При этом в графе 3 итоговой записи в качестве перешедших дел указываются все не завершенные в текущем году дела (тома дел) - единицы хранения, которые находились в производстве текущего года, в том числе перешедшие с прошлых лет и не завершенные в текущем году.

В строке итоговой записи "Наследственные дела" учитываются наследственные дела, заведенные в текущем году и перешедшие с прошлых лет. Наследственные дела не учитываются в строке "Постоянно".

В случае внесения в Индивидуальную номенклатуру новых заголовков дел с присвоением резервных индексов при отсутствии установленного срока хранения в связи с введением законодательными актами РФ новых нотариальных действий или иных документов, обязательных для нотариуса, сведения об указанных делах могут быть отражены в справке, составленной в произвольной форме и подшитой к итоговой записи, о категориях и количестве дел, находящихся в производстве в соответствующем году.

Итоговая запись составляется нотариусом в двух экземплярах, подшивается к номенклатуре. Итоговая запись удостоверяется подписью нотариуса либо работника, ответственного за ведение архива и подготовку номенклатуры дел. В течение двух месяцев по окончании календарного года один экземпляр номенклатуры дел вместе с подшитой итоговой записью направляется нотариусом, занимающимся частной практикой, в нотариальную палату, а государственной нотариальной конторой - в территориальный орган юстиции.

При формировании дел для постоянного хранения номенклатурного дела "Номенклатура дел на _____ год" документы группируются в следующем порядке: обложка дела, соответствующая образцу по форме*(94), внутренняя опись, номенклатура дел, итоговая запись, лист-заверитель.

2. Правила формирования и оформления законченных дел

А. Общие правила

Формирование дела представляет собой группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дела.

Оформление дела заключается в подготовке дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Согласно Правилам, дела со дня их формирования до передачи в архив или на уничтожение хранятся у нотариуса, занимающегося частной практикой, или в государственной нотариальной конторе. Территориальные органы Минюста России и нотариальные палаты субъектов РФ обязаны осуществлять контроль за сохранностью и учетом нотариальных архивов, а государственные нотариальные конторы и нотариусы, занимающиеся частной практикой, обязаны обеспечивать сохранность и учет нотариальных архивов.

Формирование дела. Дело состоит из сгруппированных в отдельной папке документов, относящихся:

- к определенному вопросу (например, договоры страхования профессиональной ответственности нотариуса);

- к определенному нотариальному действию (например, договоры об ипотеке);

- к определенной области деятельности нотариуса (например, личные дела работников) и т.д.

В дело помещается один экземпляр правильно оформленных документов, заверенных необходимыми подписями, печатями, датированных.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

- помещать в дела документы в соответствии с заголовками дел в утвержденной номенклатуре дел;

- раздельно формировать в дела документы с различными сроками хранения, кроме документов, относящихся к разрешению конкретного вопроса (нотариального действия);

- группировать в дела документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- не помещать в дела документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

- внутри дела документы систематизируются в хронологическом порядке, если Правилами не установлено иное;

- в делах, содержащих переписку по различным вопросам, документ-ответ помещается за документом-запросом;

- приложения к документам, независимо от даты их составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. По объему дело, как правило, не должно превышать 250 листов. Если количество листов в деле превышает 250, дело подразделяется на тома или части тома. Если после помещения приложения в дело его объем составит свыше 250 листов, то приложение может формироваться в отдельный том, о чем в документе делается отметка. При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела помечаются на обложке каждого тома с добавлением слов "т. 1", "т. 2" и т.д.

Оформление дела. Оформление дела состоит из комплекса работ по подготовке дела к хранению, включающего описание дела на обложке, брошюровку, нумерацию листов, составление заверительной надписи и внутренней описи. Дела подлежат оформлению при их заведении и после окончания ведения дела после завершения календарного года (за исключением переходящих дел).

Оформление дела при его заведении состоит из оформления обложки дела (дела постоянного хранения помещаются в твердую обложку), на которой указываются реквизиты в соответствии с образцом *(95).

Датой начала дела считается дата первого документа, включенного в дело.

Датой окончания дела является дата последнего документа, включенного в дело.

Исчисление срока хранения дел производится с 1 января года, следующего за годом их окончания.

В зависимости от срока хранения дела оформляются частично (хранящиеся 10 лет и менее) и полно (хранящиеся свыше 10 лет).

Частичное оформление дела предусматривает:

- пересистематизацию документов;

- нумерацию листов (карандашом в правом верхнем углу листа);

- составление листа-заверителя дела;

- брошюровку (подшивку) дела;

- проставление даты окончания дела, которой является дата последнего документа, включенного в дело;

- заполнение всех иных реквизитов обложки дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

При частичном оформлении внутренняя опись документов дела может не составляться.

Полное оформление дела предусматривает:

- пересистематизацию документов;

- нумерацию листов в деле;

- составление листа-заверителя дела (за исключением наследственных дел);

- составление внутренней описи документов дела;

- брошюровку (подшивку) дела;

- проставление даты окончания дела, которой является дата последнего документа, включенного в дело;

- заполнение всех иных реквизитов обложки дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

В настоящее время требования к прошивке документов Правилами не установлены, однако в соответствии с требованиями архивного дела документы, передаваемые в архив, должны быть прошиты на четыре прокола.

Нумерация листов в деле. Все листы дела, включая помещенные в него конверты и вложения (за исключением вложений в конверты хранения), нумеруются простым карандашом. Лист-заверитель не нумеруется. Внутренняя опись (для дел полного оформления) нумеруется отдельно. Например, внутренняя опись составлена на двух листах и имеет нумерацию 1, 2. Далее листы дела, содержащие текст документов, нумеруются 1, 2 и т.д.

Нумерация производится арабскими цифрами в правом верхнем углу каждого листа документа. Если на листах ранее уже имелась нумерация, не совпадающая с новой, то прежний номер зачеркивается, новый номер ставится рядом. Если дело состоит из нескольких томов, а том - из нескольких частей, листы в каждом томе или части нумеруются отдельно. При наличии в нумерации листов ошибок (не более пяти ошибок в деле или томе) листы дела (тома) могут не нумероваться заново. При наличии не более пяти не учтенных нумерацией листов допускается их нумерация литерным номером (обозначаемым не только цифрой, но и буквой), например 2а, 2б и т.д. Допущенные в нумерации листов ошибки (как пропущенные номера листов, так и листы, обозначенные литерными номерами) оговариваются на листе-заверителе. Если при нумерации листов в деле (томе) допущено более пяти ошибок, листы дела (тома) нумеруются заново. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Заверительная надпись. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В случае оформления наследственного дела при отсутствии листа-заверителя заверительную надпись рекомендуется располагать на отдельном подшиваемом листе бумаги, а не на обороте листа последнего документа в деле. При этом указывается следующая надпись: "В деле пронумеровано, прошито и скреплено печатью всего __ листов документов, + ___ листов внутренней описи, + лист-заверитель". В случае отсутствия листа-заверителя указывается: "В деле пронумеровано, прошито и скреплено печатью всего __ листов документов + ___ листов внутренней описи".

Лист-заверитель. В каждом деле, за исключением наследственных дел, после завершения нумерации составляется лист-заверитель *(96). В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле (томе), оговариваются наличие документов за другие календарные годы, листы, обозначенные литерными номерами, пропущенные номера листов, склеенные или поврежденные листы.

При внесении изменений в номенклатурное дело, например изъятии, добавлении документов и т.д., отражаются любые изменения в оформленных делах. Это может быть сделано путем внесения изменений в существующий лист-заверитель. При этом старый текст зачеркивается так, чтобы он мог быть прочитан, вносится новый текст. Изменения датируются, подписываются и заверяются оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба РФ или путем составления нового листа-заверителя, который подшивается в конце дела. При этом старый лист-заверитель зачеркивается и оставляется в деле. Лист-заверитель подписывается нотариусом с указанием его должности и даты составления заверительной надписи. Подпись нотариуса заверяется оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба РФ. Лист-заверитель составляется на отдельном листе бумаге. Запрещается излагать лист-заверитель на обложке дела или чистом обороте листа последнего документа.

Внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись документов дела составляется на отдельных листах*(97). Каждый документ вносится во внутреннюю опись под самостоятельным порядковым номером, указываются дата документа, заголовок, номера листов, на которых расположен каждый документ. На дела, формируемые по видам документов (договоры, завещания и т.д.), допускается составление внутренней описи документов дела по специальной форме*(98). В этом случае в графу "Вид документа" вносится название нотариально удостоверенного документа, например "договор мены", "договор купли-продажи".

Для более удобного поиска документа в деле название удостоверенного документа дополняется фамилиями, именами и отчествами лиц, обратившихся за совершением нотариальных действий, например: "Договор купли-продажи квартиры между [фамилия, имя, отчество] и [фамилия, имя, отчество]".

Наименования документов и копии документов, прилагаемых к удостоверенному документу и подшитых к нему, во внутреннюю опись не вносятся. При этом в графе "Номера листов дела" проставляются номера листов дела, занятые удостоверенным документом с приложениями.

Изменения состава документов дела (изъятие документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечание".

Внутренняя опись имеет итоговую запись, в которой цифрами и прописью указывается количество включенных в нее документов и листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается нотариусом с указанием его должности и даты составления описи и подшивается в начале дела.

Брошюрование дела. После составления листа-заверителя и внутренней описи все документы, составляющие дело, помещаются в обложку, прошиваются прочной нитью или переплетаются с учетом возможного свободного чтения их текстов. Исключение составляют документы, помещенные в дело "Конверты хранения".

Если текст документа близко расположен к левому краю листа, что после подшивки затруднит его чтение, к листу подклеивается полоска бумаги, которая прошивается при оформлении дела. На место склейки помещается оттиск печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба РФ.

Концы нити, которой прошиты документы дела, или места скрепления листов заклеиваются бумажной наклейкой, на которую ставится оттиск печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба РФ таким образом, чтобы часть оттиска была расположена на бумажной наклейке, часть - на листе. При этом указывается заверительная надпись.

Количество листов, проставленных на обложке дела, должно совпадать с количеством листов, указанных в листе-заверителе.

Внесение изменений в дела. В случае необходимости изъятия или добавления документов в полностью оформленные дела постоянного или временного хранения (например, изъятие правоустанавливающих документов при расторжении договора) производятся переформирование и переоформление дела:

1) добавление документов. Добавление в дело производится в следующем порядке. Дело расшивается. Меняется нумерация листов. Если в дело добавляется не более пяти листов, допускается проставление литерных номеров листов в соответствии с п. 75 Правил, т.е. без изменения нумерации остальных листов. При подшивке новых документов должно соблюдаться условие помещения вместе всех документов по одному вопросу. В том и другом случае вносятся соответствующие изменения в лист-заверитель и внутреннюю опись, составляется справка о причинах переформирования и переоформления дела (за исключением наследственных дел), датируемая и подписываемая нотариусом, которая подшивается в конец дела перед листом-заверителем, нумеруется и включается во внутреннюю опись;

2) изъятие документов. Документы, хранящиеся в номенклатурных делах нотариуса, в случае их возврата или изъятия (выемки) выдаются:

- лицу, на имя которого были оформлены возвращаемые документы, или его представителю при предъявлении: заявления с указанием причин возврата документов; документа, удостоверяющего личность; документа, подтверждающего полномочия представителя; документа, послужившего основанием для возврата документа (например, соглашения о расторжении договора при удостоверении соглашения не тем нотариусом, который удостоверял расторгаемый договор);

- работникам суда, прокуратуры, органов следствия при предъявлении служебного удостоверения, документа, на основании которого производится изъятие.

Возврат или изъятие документов из дел нотариуса производится в следующем порядке.

Дело расшивается, изымаются необходимые документы; на их место подшиваются копии, заверенные подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба РФ. В дело также подшивается документ, на основании которого производился возврат или изъятие (заявление лица, на имя которого оформлены возвращаемые документы, протокол выемки, определение (запрос) суда, иной документ, на основании которого производился возврат или изъятие).

В случае направления возвращаемого или изъятого документа почтой составляется сопроводительное письмо, экземпляр которого подшивается в дело. Производится перенумерация листов. Если количество листов уменьшается на пять или менее листов, их нумерация может не меняться, при этом на листе-заверителе делается отметка о пропущенных номерах. В случае увеличения количества листов в деле производится нумерация в порядке, предусмотренном п. 75 Правил. Переформированные документы в деле прошиваются. Изменяется количество листов, указанное на листе-заверителе и на обложке дела.

В случае возвращения нотариусу ранее изъятых из его дел документов они вновь помещаются в дело, из которого изымаются их копии. Протокол выемки, определение (запрос) суда, иные документы, на основании которых производилось изъятие, подшиваются нотариусом в номенклатурное дело "Документы, на основании которых производилось изъятие документов или выдача информации о совершенных нотариальных действиях". Документы в деле вновь прошиваются. Копии документов уничтожаются.

Описи дел на оконченные дела. После окончания календарного года в течение двух месяцев нотариусом на оконченные дела составляются описи дел:

1) опись дел постоянного хранения за соответствующий год*(99);

2) опись дел временного (свыше 10 лет) хранения за соответствующий год*(100);

3) опись наследственных дел, оконченных в соответствующем году*(101).

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись, в том числе и в опись наследственных дел, под самостоятельным номером. Реквизиты описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела (тома).

В конце описи делается запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, томов, числящихся в данной описи. Все экземпляры описи дел подписываются нотариусом, занимающимся частной практикой, или уполномоченным лицом в государственной нотариальной конторе с проставлением даты, подпись нотариуса заверяется оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба РФ.

Описи дел в двух экземплярах представляются для утверждения нотариусом, занимающимся частной практикой, в нотариальную палату, а государственной нотариальной конторой - в территориальный орган юстиции в течение двух месяцев по окончании календарного года.

Один экземпляр утвержденной описи возвращается нотариусу, а второй остается на хранении соответственно в нотариальной палате или в территориальном органе.

В случае принятия нотариальной палатой или территориальным органом юстиции решения об исключении из представленной описи дела (тома) текст описи изменяется подготовившим данную опись лицом.

Необходимо отметить, что на практике возникли проблемы при составлении описи наследственных дел*(102), так как в описи оконченных наследственных дел не предусмотрены графы для номера наследственного дела и Ф.И.О. наследодателя, т.е. сведений, на основании которых может быть идентифицировано оконченное наследственное дело. В этом случае можно воспользоваться графой "Примечание" и разместить указанную информацию в этой графе.

Также не решен вопрос о том, в опись за какой год включать возобновление наследственного дела. За тот год, в котором дело было окончено? Или за тот год, в котором оно было возобновлено? Представляется, что во избежание увеличения количества дел в целом данные о возобновлении дела должны включаться в опись наследственных дел за тот год, в котором дело отмечено как оконченное. Таким образом количество законченных дел за все года останется неизменным.

Наследственные дела не подлежат включению в опись дел постоянного хранения, а включаются только в опись наследственных дел.

Общие требования к оформлению книг, журналов. Все книги и журналы, предусмотренные Примерной номенклатурой дел, до внесения в них первой записи должны быть прошиты, листы их пронумерованы. Количество пронумерованных и сшитых листов указывается на оборотной стороне последних листов реестров, книг, журналов.

В реестрах, книгах, журналах, ведение которых осуществляется нотариусами, занимающимися частной практикой, запись о количестве пронумерованных и сшитых листов заверяется подписью должностного лица и оттиском печати нотариальной палаты. В реестрах, книгах, журналах, ведение которых осуществляется нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, указанная запись заверяется подписью должностного лица и оттиском печати территориального органа юстиции.

Выдача реестров, книг, журналов нотариусам, занимающимся частной практикой, регистрируется в нотариальной палате, нотариусам, работающим в государственной нотариальной конторе, - в территориальном органе юстиции, при этом на реестрах, книгах, журналах проставляются даты выдачи и их регистрационные номера.

Б. Особенности формирования и оформления дел, связанных с совершением нотариальных действий

Особенности формирования и оформления наследственных дел. Для формирования и оформления наследственных дел Примерной номенклатурой предусмотрены следующие номенклатурные дела:

- Алфавитная книга учета наследственных дел (индекс дела 02-06);

- Книга учета наследственных дел (индекс дела 02-09);

- Книга учета заявлений (поручений) о принятии мер по охране наследственного имущества (индекс дела 02-11);

- Наследственные дела (индекс дела 02-26).

Помимо Примерной номенклатуры, Правилами предусмотрены также:

- Опись наследственных дел, оконченных в соответствующем году*(103);

- Книга учета заявлений (поручений) о принятии мер по управлению наследственным имуществом*(104).

Так как данные дела не предусмотрены Примерной номенклатурой, но предусмотрены Правилами, которые были введены в действие позднее, чем Примерная номенклатура, эти дела должны быть включены в Индивидуальную номенклатуру нотариуса.

Основанием для начала производства по наследственному делу является получение нотариусом первого документа, свидетельствующего об открытии наследства. Такими документами могут быть, например, заявление о принятии наследства, заявление о выдаче свидетельства о праве на наследство и иные заявления.

В соответствии с Правилами, документ, послуживший основанием для начала производства по наследственному делу, регистрируется в день поступления в Книге учета наследственных дел*(105). В случае поступления такого документа по почте он также регистрируется в день поступления в Журнале регистрации входящей корреспонденции. Данный документ помещается в наследственное дело, а наследственному делу присваивается индивидуальный номер. Номер наследственного дела обозначается арабскими цифрами и состоит из порядкового номера, присвоенного наследственному делу в соответствии с регистрацией в книге учета наследственных дел, и года открытия наследственного дела (например, 20/2015, где 20 - порядковый номер конкретного наследственного дела в соответствии с регистрацией в Книге учета наследственных дел первого документа, поступившего к наследственному делу и послужившему основанием для формирования наследственного дела, 2015 - год открытия наследственного дела).

Документ, послуживший основанием для начала производства по наследственному делу, регистрируется одновременно в графах 1 и 2 Книги учета наследственных дел. Номер, под которым данный документ записан в графе 1 Книги учета наследственных дел, является порядковым номером регистрируемого документа, номер, под которым документ записан в графе 2 Книги учета наследственных дел, является порядковым номером наследственного дела.

После присвоения наследственному делу порядкового номера дело регистрируется в Алфавитной книге учета наследственных дел*(106).

Помимо документа, послужившего основанием для начала производства по наследственному делу, в Книге учета наследственных дел регистрируются все поступившие по конкретному наследственному делу заявления, в том числе заявления, поступившие после заведения наследственного дела, оформленные ненадлежащим образом или поступившие с нарушением установленных законом сроков. Например, регистрируются в Книге учета наследственных дел заявления о принятии наследства, поданные по истечении шести месяцев, установленных для принятия наследства, заявления, переданные нотариусу не наследником или направленные по почте, если на них не засвидетельствована подлинность подписи наследника, поскольку данные документы могут служить основанием для отказа в выдаче свидетельства о праве на наследство, если лицо, подавшее ненадлежаще оформленное заявление, не направит нотариусу в установленный срок иное заявление, оформленное в соответствии с законом, или судом не будет восстановлен срок для принятия наследства.

При поступлении иных заявлений к наследственному делу, которому уже присвоен порядковый номер, они регистрируются только в графе 1 Книги учета наследственных дел. При этом в графе 3 Книги учета наследственных дел проставляется номер наследственного дела, по которому поступило заявление.

Поручение о принятии мер по охране или управлению наследственным имуществом, полученное от нотариуса по месту открытия наследства, регистрируется соответственно в Книге учета заявлений (поручений) о принятии мер по охране наследственного имущества*(107) или в Книге учета заявлений (поручений) о принятии мер по управлению наследственным имуществом*(108).

В случае поступления поручения по почте оно регистрируется в день поступления в Журнале регистрации входящей корреспонденции, а затем - в соответствующей книге учета заявлений (поручений).

Документы, относящиеся к конкретному наследственному делу, помещаются в обложку наследственного дела*(109). Согласно форме, представленной в действующей в настоящее время редакции Правил, место для номера наследственного дела отсутствует, поэтому рекомендуется номер ставить на обложке после слов "Наследственное дело", как в предыдущей редакции Правил, например "Наследственное дело N 20/2014".

В наследственное дело помещаются все документы, связанные с оформлением наследства конкретного наследодателя, в том числе документы, касающиеся подтверждения полномочий душеприказчика, принятия мер к охране и управлению наследственным имуществом, экземпляр свидетельства о праве на наследство, документ о выдаче свидетельства о праве на наследство в налоговый орган по установленной форме, запросы суда, соответствующая переписка нотариуса и т.д.

При вынесении нотариусом постановления об отказе в совершении нотариального действия экземпляр постановления помещается в наследственное дело.

Производство по наследственному делу считается оконченным после выдачи свидетельства о праве на наследство всем наследникам. Следовательно, датой окончания наследственного дела, выносимой на обложку, будет являться дата выдачи последнего свидетельства о праве на наследство. Данная норма об окончании дела является специальной нормой, предусмотренной исключительно для оформления наследственных дел. Но существуют разные ситуации, когда на практике невозможно считать оконченным производство по наследственному делу после выдачи свидетельств о праве на наследство всем наследникам. Так, например, после выдачи свидетельства о праве на наследство нотариус обязан направить в налоговые органы сведения о выданном свидетельстве в течение пяти дней. Дата направления этих сведений может не совпадать с датой выдачи свидетельства. Кроме этого, в момент выдачи свидетельства о праве на наследство может быть не выдано свидетельство о праве собственности пережившему супругу, которое будет иметь более позднюю дату выдачи, и т.п. В таких случаях рекомендуется применять общую норму об окончании дел, закрепленную в п. 69 Правил, в соответствии с которой датой окончания дела является дата последнего документа, включенного в дело.

Без выдачи свидетельства о праве на наследство наследственное дело оформляется для временного хранения в случае окончания производства по нему, если:

1) вступило в законную силу решение суда, разрешившего по существу вопросы, относящиеся к конкретному наследственному делу. Дело считается оконченным со дня вступления в законную силу решения суда;

2) по имеющимся у нотариуса сведениям, все наследственное имущество по наследственному делу, которое начато на основании заявления лица о вынесении нотариусом постановления о предоставлении банком денежных средств, находящихся во вкладе или на счете наследодателя, необходимых для его похорон, состоит из вклада (счета) в банке. Если в указанном случае размер денежных средств на вкладе (счете) меньше или равен размеру средств, которые могут быть выданы на похороны наследодателя в соответствии с законодательством Российской Федерации, и в течение срока, установленного для принятия наследства, не поданы новые документы по указанному наследственному делу, по истечении года со дня открытия наследственное дело считается оконченным;

3) призванные к наследованию наследники не обратились к нотариусу с заявлением о выдаче свидетельства о праве на наследство в течение пяти лет со дня открытия наследства;

4) наследственное имущество отсутствует;

5) умер(ли) единственный наследник (все наследники), принявший(ие) наследство, но не получивший(ие) свидетельство о праве на наследство.

Производство по наследственному делу прекращается в связи с отказом нотариуса выдать свидетельство о праве на наследство, если наследники не устранили препятствий к выдаче свидетельства о праве на наследство, послужившие основанием к отказу в выдаче свидетельства о праве на наследство, отказ не обжалован в судебном порядке, решение суда не обязывает нотариуса совершить указанное нотариальное действие.

В случаях, когда производство по наследственному делу считается оконченным, дело оформляется для временного хранения. Наследственные дела, как дела постоянного срока хранения, согласно п. 94 Правил хранятся по месту формирования, т.е. у нотариуса, не более 75 лет с момента их окончания, а затем подлежат передаче в соответствующий архив в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

При подготовке оконченного наследственного дела для временного хранения документы в деле подшиваются в следующем порядке:

- копия свидетельства о смерти наследодателя;

- заявления о принятии наследства (в хронологическом порядке);

- заявления о выдаче свидетельства о праве на наследство (в хронологическом порядке);

- иные заявления (в хронологическом порядке);

- документы, подтверждающие основание наследования (завещание, документы о степени родства, об усыновлении, о нахождении на иждивении наследодателя и т.д.) или их копии;

- справка о последнем месте жительства наследодателя или иной документ, на основании которого определено место открытия наследства;

- документы, подтверждающие принадлежность наследства наследодателю;

- документы о стоимости наследственного имущества;

- запросы нотариуса для установления состава наследственного имущества и ответы на них;

- свидетельство о праве на наследство;

- письмо в налоговый орган о направлении сведений о выданном свидетельстве о праве на наследство;

- иные документы.

Оконченное наследственное дело возобновляется при выдаче дополнительного свидетельства о праве на наследство или нового свидетельства о праве на наследство в случае аннулирования ранее выданного. При этом в книге учета наследственных дел регистрируются заявления, послужившие основанием для возобновления наследственного дела. Новые документы помещаются в конец наследственного дела, вносятся необходимые изменения в обложку дела, во внутреннюю опись. На аннулированном свидетельстве о праве на наследство делается отметка:

"Аннулировано. Постановление об аннулировании от [дд.мм.гггг], зарегистрировано в реестре за N ___".

Направление наследственных дел по принадлежности. Передача нотариусом наследственного дела по принадлежности другому нотариусу (если после определения места открытия наследства по месту нахождения движимого имущества в случаях, установленных законом, выявлено входящее в состав наследства недвижимое имущество, находящееся в другом месте, и т.д.) производится в следующем порядке:

1) документы подшиваются в наследственное дело;

2) составляется внутренняя опись документов;

3) изготавливаются копии документов наследственного дела, включая копию обложки, которые заверяются подписью нотариуса;

4) подлинное наследственное дело с сопроводительным письмом направляется заказной бандеролью (заказным письмом) или курьером нотариусу по принадлежности.

Если нотариус, в чью компетенцию входит ведение конкретного наследственного дела, неизвестен, дело с сопроводительным письмом направляется в соответствующий территориальный орган для пересылки нотариусу.

В делах нотариуса, передавшего наследственное дело по принадлежности, хранится копия наследственного дела с сопроводительным письмом и уведомлением оператора почтовой связи, а в случае доставки наследственного дела курьером - отметка получателя о вручении заказной бандероли (заказного письма) нотариусу по месту открытия наследства или территориальному органу. Листы копии наследственного дела и документов, подтверждающих доставку подлинного наследственного дела получателю, нумеруются, прошиваются и заверяются подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба РФ.

Нотариус, получивший наследственное дело, направленное ему по принадлежности, регистрирует дело в порядке, предусмотренном для регистрации первого документа, поступившего по конкретному наследственному делу в соответствии с п. 120-123 Правил. Нотариус, который уже открыл наследственное дело к имуществу данного наследодателя, при получении по принадлежности наследственного дела от другого нотариуса регистрирует его как заявление, поступившее после заведения наследственного дела в соответствии с п. 125 Правил.

В наследственное дело помещаются все полученные по принадлежности документы, включая сопроводительное письмо и обложку, в которой дело поступило (в случае помещения поступившего дела в новую обложку).

Направление наследственного дела по смерти принявшего, но не оформившего наследственных прав лица. Если один из наследников, принявших наследство, умирает до получения свидетельства о праве на наследство и при этом место открытия оставшегося после него наследства не совпадает с местом открытия принятого им наследства, копия наследственного дела, в котором умерший значится наследником, направляется нотариусу, ведущему наследственное дело, в котором умерший значится наследодателем. Копия наследственного дела, в котором умерший значится наследником, направляется по запросу нотариуса, ведущего наследственное дело, в котором умерший значится наследодателем.

При направлении копии наследственного дела:

1) снимаются копии всех документов, находящихся в наследственном деле, а также обложки наследственного дела;

2) заверяется подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба РФ копия каждого документа, находящегося в наследственном деле, в том числе внутренней описи;

3) прошиваются листы копий документов;

4) нумеруются листы копий документов наследственного дела, количество прошитых листов заверяется подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба РФ;

5) копия наследственного дела с сопроводительным письмом направляется по принадлежности заказной бандеролью (заказным письмом) или курьером.

В подлинное наследственное дело помещается сопроводительное письмо о направлении копии дела нотариусу (территориальному органу юстиции); уведомление оператора почтовой связи о вручении нотариусу (территориальному органу юстиции) заказной бандероли (письма), а в случае доставки копии наследственного дела курьером - соответствующий документ с отметкой получателя о вручении заказной бандероли (письма) нотариусу или территориальному органу юстиции.

Передача наследственного дела или его копии по принадлежности осуществляется в течение семи рабочих дней со дня получения нотариусом, передающим наследственное дело или его копию, документа, послужившего основанием для передачи (заявления наследника, запроса нотариуса и т.д.).

Особенности принятия, вскрытия и оглашения закрытого завещания. В практической деятельности нотариуса редко встречаются закрытые завещания. Тем не менее правила формирования и оформления таких дел должен знать каждый нотариус. В Примерной номенклатуре предусмотрены дела "Конверты хранения", "Книга учета дел закрытых завещаний", "Дела закрытых завещаний".

Принятие закрытого завещания. Конверт с закрытым завещанием в запечатанном нотариусом конверте, экземпляр свидетельства о принятии закрытого завещания, распоряжение об отмене закрытого завещания - в случае его отмены завещателем посредством совершения распоряжения - помещаются в дело "Конверты хранения". Для обеспечения целостности конверта хранения и конверта с закрытым завещанием конверты хранения помещаются в папки из твердого материала, оснащенные специальными средствами, позволяющими содержать в них документы без механического повреждения (с зажимами, прозрачными файлами и т.д.). Все документы, относящиеся к одному закрытому завещанию, группируются вместе и нумеруются в соответствии с п. 75 Правил, но не прошиваются. Помимо самого конверта хранения, в дело помещается экземпляр свидетельства о принятии закрытого завещания. Принятые нотариусом закрытые завещания регистрируются в Алфавитной книге учета завещаний*(110) с пометкой "закрытое". После вскрытия закрытого завещания в Алфавитной книге учета завещаний проставляется отметка о дате вскрытия завещания.

Объем дела "Конверты хранения" - количество размещенных в нем конвертов хранения, включая свидетельства о принятии закрытых завещаний и иные документы, - определяется самим нотариусом, исходя из принципа обеспечения сохранности и целостности закрытых завещаний. При незначительном количестве принятых нотариусом в течение календарного года закрытых завещаний дело "Конверты хранения" может быть переходящим. Конверт хранения и относящееся к нему свидетельство о принятии закрытого завещания изымаются из дела при вскрытии закрытого завещания, на их место помещается справка об изъятии документа, содержащая сведения о причине и дате изъятия документов*(111).

Вскрытие и оглашение закрытого завещания. Поданное на личном приеме у нотариуса заявление о представлении свидетельства о смерти лица, совершившего закрытое завещание, с предъявлением подлинника свидетельства о смерти завещателя в день его подачи регистрируется в Книге учета дел закрытых завещаний*(112).

В деле у нотариуса остается копия свидетельства о смерти завещателя, подлинник свидетельства о смерти возвращается заявителю.

При направлении по почте с сопроводительным документом свидетельства о смерти (повторного свидетельства о смерти) лица, совершившего закрытое завещание, в Журнале регистрации входящей корреспонденции и в Книге учета дел закрытых завещаний в день получения регистрируется сопроводительный документ. При направлении свидетельства о смерти завещателя без сопроводительного документа изготавливается копия свидетельства о смерти, которая в день поступления к нотариусу регистрируется в Журнале регистрации входящей корреспонденции и Книге учета дел закрытых завещаний. Подлинный экземпляр свидетельства о смерти завещателя возвращается заявителю.

Конверт, в котором поступило по почте свидетельство о смерти лица, совершившего закрытое завещание, хранится в деле закрытого завещания.

При поступлении документа, послужившего основанием для начала производства по вскрытию закрытого завещания, нотариусом заводится индивидуальное дело "Закрытое завещание" с присвоением ему номера. Номер дела обозначается арабскими цифрами и состоит из порядкового номера, под которым документ зарегистрирован в Книге учета дел закрытых завещаний, и года открытия дела (например, 3-2015, где 3 - порядковый номер конкретного дела закрытого завещания в соответствии с регистрацией в Книге учета дел закрытых завещаний, 2015 - год открытия дела закрытого завещания).

Документы, относящиеся к конкретному закрытому завещанию, помещаются в обложку дела закрытого завещания*(113).

Наследникам по закону лица, совершившего закрытое завещание, заказным письмом направляется извещение о вскрытии закрытого завещания, в котором содержатся сведения о дате, месте и времени вскрытия и оглашения закрытого завещания*(114). Уведомление о вручении извещения хранится в деле нотариуса.

В дело закрытого завещания помещаются все документы, связанные со вскрытием и оглашением конкретного закрытого завещания, включая конверт хранения, конверт, в который завещателем было помещено закрытое завещание, свидетельство о принятии закрытого завещания, подлинник закрытого завещания (или любое иное вложение, изъятое из конверта, переданного нотариусу завещателем), подлинник протокола вскрытия и оглашения закрытого завещания.

Производство по конкретному закрытому завещанию считается оконченным, и дело готовится для временного хранения (гл. IX Правил) после выдачи наследникам по завещанию копии протокола о вскрытии и оглашении закрытого завещания. Производство по делу закрытого завещания может быть окончено и дело подготовлено для временного хранения, если наследниками по завещанию копия протокола о вскрытии и оглашении закрытого завещания не получена в течение года с момента вскрытия и оглашения закрытого завещания.

Особенности оформления депозита нотариуса. Основанием для начала производства по конкретной депозитной операции нотариуса являются поступившие к нотариусу документы, свидетельствующие о намерении внести в депозит нотариуса деньги и ценные бумаги. Такими документами могут быть:

- заявление должника или конкурсного управляющего о принятии в депозит нотариуса причитающихся с должника денег и ценных бумаг;

- опись наследственного имущества (если меры по охране наследства и принятие в депозит наличных денег осуществляются одним нотариусом);

- заявление нотариуса о внесении в депозит наличных денег (если меры по охране наследства и принятие в депозит наличных денег осуществляются разными нотариусами).

Документ, послуживший основанием для начала производства по конкретной депозитной операции, регистрируется в Журнале регистрации входящей корреспонденции в день поступления. В Книге учета депозитных операций*(115) указанный документ регистрируется в день непосредственного внесения денег или ценных бумаг в депозит нотариуса.

После регистрации депозитной операции в Книге учета депозитных операций данные о лице, на чье имя в депозит нотариуса внесены деньги или ценные бумаги, вносятся в Алфавитную книгу учета кредиторов*(116).

Дело по конкретной депозитной операции формируется в отношении каждого кредитора. В дело помещаются документы, связанные с принятием в депозит нотариуса денег и ценных бумаг, включая документы, подтверждающие наличие оснований для внесения в депозит денег и ценных бумаг, право обратившегося к нотариусу лица исполнить обязательство внесением долга в депозит, вхождение в состав наследства наличных денег, банковский документ о зачислении на депозитный счет нотариуса денежных средств и т.д.

Лицу, внесшему в депозит деньги и ценные бумаги, нотариусом в подтверждение их внесения выдается справка, оформленная на личном бланке нотариуса, заверенная подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба РФ. Образец справки Правилами не установлен, поэтому допускается составление справки в произвольной форме.

О принятии в депозит денег и ценных бумаг нотариус заказным письмом направляет кредиторам или наследникам извещение о внесении в депозит нотариуса денег или ценных бумаг*(117). Уведомление о вручении извещения хранится в документах конкретной депозитной операции.

Производство по конкретной депозитной операции считается оконченным в случае:

- передачи наследникам или кредиторам всех внесенных в депозит нотариуса причитающихся им денег и ценных бумаг;

- выдачи закладной ее владельцу;

- возврата денежных сумм и ценных бумаг лицу, внесшему их в депозит нотариуса, в случаях, предусмотренных законодательством;

- перечисления нотариусом в соответствующий бюджет невостребованных кредиторами или наследниками внесенных в депозит нотариуса денег и ценных бумаг.

Производство по конкретной депозитной операции прекращается отказом нотариуса совершить нотариальное действие - принять в депозит деньги и ценные бумаги, если лицо, обратившееся за совершением данного нотариального действия, не устранило препятствия, послужившие основанием к отказу в его совершении, указанный отказ не обжалован в судебном порядке или решение суда не обязывает нотариуса совершить указанное нотариальное действие.

Особенности оформления вексельного протеста. Заявление о совершении вексельного протеста регистрируется в день поступления в Журнале регистрации входящей корреспонденции.

Подлинные векселя, прилагаемые к заявлению, принимаются нотариусом под расписку, в которой указываются дата принятия векселей, количество принятых векселей и индивидуальные признаки каждого векселя. Расписка заверяется подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба РФ*(118).

Возврат подлинных векселей, принятых нотариусом, векселедержателю также производится под расписку, которая помещается в дело.

К материалам по протесту векселя приобщается изготовленная нотариусом копия векселя.

Копия векселя, приобщаемая к делам нотариуса, должна отражать любые записи, произведенные на векселе в процессе предъявления требования по векселю или его опротестования, в том числе: проставленную акцептантом подпись или дату акцепта, проставленную векселедателем датированную отметку, отметку нотариуса о совершенном протесте, надпись нотариуса о получении платежа по векселю.

К документам по протесту векселя приобщаются все документы, связанные с предъявлением требований лицу, обязанному по векселю, или опротестованием векселя, включая копию векселя, экземпляр составленного нотариусом протеста векселя, документы (или их копии), подтверждающие полномочия представителей, правоспособность юридического лица, и т.д.

Производство по протесту конкретного векселя считается оконченным после приобщения к документам вексельного протеста документов, свидетельствующих об отказе обязанного по векселю лица выполнить предъявленное нотариусом требование (копии векселя с отметкой нотариуса о совершенном протесте и экземпляра протеста векселя) или о выполнении предъявленного нотариусом требования (копии векселя с подписью акцептанта, проставленной датированной отметкой или датой акцепта, надписью нотариуса о получении платежа по векселю, документа, подтверждающего возвращение обязанным лицом акцептованного экземпляра векселя или подлинника векселя).

Производство по протесту конкретного векселя прекращается в связи с отказом нотариуса совершить нотариальное действие - осуществить вексельный протест, если лицо, обратившееся за протестом векселя, не устранило препятствия, послужившие основанием к отказу в совершении данного нотариального действия, указанный отказ не обжалован в судебном порядке или решение суда не обязывает нотариуса совершить указанное нотариальное действие.

В. Особенности формирования и оформления дел, связанных с организацией нотариальной деятельности

Особенности формирования и оформления дела "Организационно-распорядительные документы". Организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов, а также вопросы управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Нотариус оформляет следующие организационно-распорядительные документы, не касающиеся документального оформления нотариального действия:

- постановления (кроме постановлений, связанных с оформлением в соответствии с законодательством Российской Федерации нотариального действия, например постановления о выдаче денежных средств на похороны наследодателей, постановления об аннулировании ранее выданных свидетельств о праве на наследство);

- приказы;

- распоряжения.

Организационно-распорядительные документы нотариуса имеют следующие реквизиты:

1) наименование нотариальной палаты (на документах нотариусов, занимающихся частной практикой);

2) наименование нотариального округа или государственной нотариальной конторы;

3) должность, фамилия, имя, отчество нотариуса;

4) дата и номер приказа территориального органа о назначении на должность нотариуса;

5) вид документа (приказ, распоряжение и т.д.);

6) наименование документа;

7) дата;

8) регистрационный номер;

9) место составления;

10) текст документа;

11) подпись нотариуса;

12) оттиск печати с воспроизведением Государственного герба РФ.

Текст организационно-распорядительного документа может подразделяться на констатирующую (преамбулу) и распорядительную части. Преамбула составляется, если предписываемые действия нуждаются в обосновании и разъяснении.

Организационно-распорядительные документы регистрируются в Журнале регистрации организационно-распорядительных документов*(119).

Подлинники организационно-распорядительных документов помещаются в соответствующие номенклатурные дела нотариуса.

Необходимо отметить, что в Примерную номенклатуру включено самостоятельное дело с индексом 01-05 "Организационно-распорядительные документы нотариуса" со сроком хранения "Постоянно" с примечанием о том, что такие организационно-распорядительные документы, как приказы по личному составу и распоряжения о замещении временно отсутствующего нотариуса, включаются в иные номенклатурные дела. Так, Примерной номенклатурой предусмотрены дело с индексом 01-08 "Приказы по личному составу" со сроком хранения 75 лет и дело с индексом 01-10 "Соглашения и распоряжения о замещении временно отсутствующего нотариуса" со сроком хранения "Постоянно". Также указанные документы подлежат регистрации не в Журнале регистрации организационно-распорядительных документов, а в Журнале учета приказов по личному составу (с индексом 01-09 в Примерной номенклатуре) и в Журнале учета соглашений и распоряжений о замещении временно отсутствующего нотариуса (с индексом 01-11 в Примерной номенклатуре).

Постановления об отложении нотариальных действий и постановления о приостановлении совершения нотариальных действий группируются с документами, связанными с отложенными или приостановленными нотариальными действиями.

Постановления об отказе в совершении нотариальных действий присоединяются к документам, в отношении которых отказано в совершении нотариальных действий.

Если в деятельности нотариуса образуются постановления об отказе в совершении таких нотариальных действий, как свидетельствование верности копий, свидетельствование подлинности подписи и т.п., эти документы подлежат формированию в отдельное номенклатурное дело, которое должно быть предусмотрено Индивидуальной номенклатурой.

В случае если указанные документы не остаются в делах нотариуса, постановления формируются в отдельное дело.

Постановления нотариуса, не указанные в п. 59, 60 Правил, группируются с документами, относящимися к разрешению вопроса, в отношении которого вынесено конкретное постановление нотариуса.

Особенности формирования и оформления дел, связанных с возникновением трудовых отношений с работниками. Согласно ст. 8 Основ нотариус, занимающийся частной практикой, вправе нанимать и увольнять работников, т.е. является работодателем. Также в соответствии со ст. 20 ТК частные нотариусы признаются работодателями - физическими лицами, вступившими в трудовые отношения с работниками, и в целях применения норм трудового законодательства приравниваются к работодателям - индивидуальным предпринимателям. Следовательно, на нотариусов как работодателей возлагаются все обязанности по документальному оформлению трудовых отношений со своими работниками.

В процессе оформления трудовых отношений в делах нотариуса образуются следующие документы.

Трудовая книжка. Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти. Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. Трудовые книжки помещаются в номенклатурное дело с индексом 01-13 в соответствии с Примерной номенклатурой "Трудовые книжки работников" со сроком хранения "До востребования". Для невостребованных трудовых книжек срок хранения составляет 75 лет. Данное дело является переходящим.

Книга выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним. Согласно п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225*(120)) Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей составляется по форме*(121), утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" (зарегистрировано в Минюсте России 11 ноября 2003 г. N 5219). Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации. Вместе с тем, поскольку данная книга предусмотрена Примерной номенклатурой как номенклатурное дело 01-14 со сроком хранения 75 лет, на нее распространяются требования, установленные п. 91 Правил, в соответствии с которым книга до внесения первой записи должна быть прошита, листы пронумерованы. Запись о количестве и пронумерованных и сшитых листов заверяется подписью должностного лица и оттиском печати нотариальной палаты. В книгах, ведение которых осуществляется в государственных нотариальных конторах, указанная запись заверяется подписью должностного лица и оттиском печати территориального органа юстиции. Дело является переходящим.

Приказы по личному составу. Приказы о приеме на работу, о предоставлении отпуска и другие приказы, связанные с трудовыми отношениями, могут издаваться в двух экземплярах. Один экземпляр приказа помещается в личное дело работника, один экземпляр приказа помещается в номенклатурное дело, предусмотренное Примерной номенклатурой (индекс 01-08), "Приказы по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение, отпуска и пр.)" со сроком хранения 75 лет. Кадровые приказы нумеруются отдельно от приказов по основной деятельности. Из Примерной номенклатуры следует, что приказы по личному составу группируются отдельно от организационно-распорядительных документов нотариуса. Дело не является переходящим, подлежит окончанию и полному оформлению за соответствующий календарный год.

Журнал учета приказов по личному составу. В журнале учета приказов по личному составу отражается вся информация, связанная с оформлением приема, перемещения, прекращения и расторжения трудового договора с работником, предоставлением работнику отпуска и т.д. Журнал приказов по личному составу включен в разд. 8 "Организация нотариальной деятельности" Примерной номенклатуры как самостоятельное дело (индекс 01-09). Поскольку форма указанного Журнала не установлена, полагаем возможной ее самостоятельную разработку нотариусом с указанием номера приказа, даты приказа, наименования приказа, с учетом сведений о фамилии, имени, отчестве работника и т.д.

Трудовые договоры. С каждым работником в соответствии с законодательством Российской Федерации должен быть заключен трудовой договор с указанием прав и обязанностей работодателя и работника. Экземпляр договора работодателя хранится в делах нотариуса. Примерной номенклатурой предусмотрено отдельное дело с индексом 01-18 "Трудовые договоры, трудовые соглашения" со сроком хранения 75 лет. Примечанием предоставляется возможность включения трудовых договоров в номенклатурное дело "Личные дела (заявления, копии приказов, выписки из них и др.)" с индексом 01-16 Примерной номенклатуры.

Книга регистрации трудовых договоров (трудовых соглашений). Форма Книги регистрации трудовых договоров нормативными актами не установлена, поэтому нотариус ведет эту книгу в произвольной форме с указанием порядкового номера, даты договора, фамилии, имени, отчества работника, с которым установлены трудовые отношения, срока договора. Книга регистрации трудовых договоров (трудовых соглашений) включена в разд. 1 "Организация нотариальной деятельности" Примерной номенклатуры как самостоятельное дело (индекс 01-15) со сроком хранения 75 лет. Книга до внесения первой записи должна быть прошита, листы пронумерованы. Запись о количестве и пронумерованных и сшитых листов заверяется подписью должностного лица и оттиском печати нотариальной палаты. В книгах, ведение которых осуществляется в государственных нотариальных конторах, указанная запись заверяется подписью должностного лица и оттиском печати территориального органа юстиции.

Личные дела. В процессе оформления трудовых отношений формируются личные дела работников. В личные дела помещаются копии документов, удостоверяющих личность работника, подтверждающих квалификацию работника, об образовании и иных документов, копии приказов, выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы, личные карточки работников и др. Также в личные дела работников могут входить трудовые договоры, заключенные с работником. В Примерную номенклатуру включено самостоятельное дело "Личные дела (заявления, копии приказов, выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.)" с индексом 01-16. Для личных дел работников нотариальной конторы, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и иные звания, установлен срок хранения "Постоянно". Для иных личных дел срок хранения составляет 75 лет. Так как дела с индексом 01-16 ("Личные дела"), 01-17 ("Личные карточки работников") имеют одинаковый срок хранения, представляется целесообразным объединить эти номенклатурные дела в одно дело "Личные дела (заявления, копии приказов, выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы, личные карточки работников, трудовые договоры и др.)". Данное дело является переходящим на весь период работы работника в нотариальной конторе.

Должностные инструкции работников нотариальной конторы. Дело включено в Примерную номенклатуру как самостоятельное с индексом 01-07, установленный срок хранения - три года после замены новыми. В должностных инструкциях работников определяется объем должностных обязанностей, выполняемых работником в соответствии со своей должностью. Дело является переходящим.

3. Порядок и оформление передачи дел нотариусом

А. Передача дел на период временного отсутствия нотариуса

В соответствии с Правилами дела, в том числе реестры, книги, журналы постоянного или временного (свыше 10 лет) срока хранения с момента их открытия до момента передачи в соответствующий архив, подлежат временному хранению у нотариуса, сформировавшего эти дела.

В случае временного отсутствия нотариуса возможны два варианта передачи дел: замещение временно отсутствующего нотариуса и передача дел другому нотариусу.

Замещение временно отсутствующего нотариуса. В соответствии со ст. 20 Основ замещение временно отсутствующего нотариуса представляет собой передачу его полномочий по осуществлению нотариальной деятельности в случае временного отсутствия нотариуса или временной невозможности исполнения им своих обязанностей по уважительной причине. Период замещения временно отсутствующего нотариуса исчисляется в днях или часах. Порядок замещения временно отсутствующего нотариуса определяется федеральным органом юстиции совместно с Федеральной нотариальной палатой. В настоящее время такой порядок определен в Положении о порядке замещения временно отсутствующего нотариуса. Указанное Положение должно применяться в части, не противоречащей Основам.

Временно отсутствующего нотариуса замещает, как правило, помощник нотариуса. Полномочиями временно исполнять обязанности помощника нотариуса наделяет сам нотариус своими документами.

При невозможности замещения нотариуса его помощником или при отсутствии у нотариуса помощника замещение временно отсутствующего нотариуса может осуществляться лицом, соответствующим требованиям Основ. Такое лицо наделяется полномочиями по замещению временно отсутствующего нотариуса территориальным органом юстиции совместно с нотариальной палатой.

Документ о наделении полномочиями временно исполняющего обязанности нотариуса помещается в номенклатурное дело "Документы о назначении и замещении нотариуса (заверенные копии приказов, лицензия или ее копия)", предусмотренное Примерной номенклатурой с индексом 01-01, со сроком хранения "Постоянно".

Между нотариусом и лицом, желающим временно замещать нотариуса, заключается соглашение. В соглашении должны быть отражены условия и срок временного замещения нотариуса, порядок определения начала и окончания замещения, передачи документов, личной печати нотариуса, бланков штампов, обусловлено денежное вознаграждение за исполнение обязанностей нотариуса и другие условия.

Право исполнять обязанности временно отсутствующего нотариуса возникает у лица, желающего временно замещать нотариуса, после наделения его в установленном порядке полномочиями нотариуса, и только когда нотариусом принято распоряжение о передаче ему своих полномочий на период своего отсутствия по уважительным причинам, и заканчивается, когда нотариус приступил к исполнению своих обязанностей, о чем им также принимается соответствующее распоряжение, если в распоряжении о его замещении не указана дата окончания срока замещения.

Соглашение и распоряжение нотариуса о замещении временно отсутствующего нотариуса помещаются в номенклатурное дело "Соглашения и распоряжения о замещении временно отсутствующего нотариуса", предусмотренное Примерной номенклатурой с индексом 01-10, со сроком хранения "Постоянно". Копии распоряжений о передаче нотариусом полномочий лицу, временно его замещающему, направляются в нотариальную палату в день их принятия. Нотариус обязан извещать нотариальную палату о своем отсутствии и (или) о прекращении приема граждан на срок более чем пять рабочих дней.

В нотариальной палате ведется журнал учета лиц, наделенных полномочиями нотариуса. В данном журнале указывается дата передачи полномочий нотариусом лицу, замещающему его, дата начала и завершения (если это возможно определить) срока исполнения обязанностей нотариуса замещающим его лицом, дата возвращения нотариуса к исполнению своих обязанностей, номер и дата распоряжения нотариуса о временном его замещении.

При совершении нотариальных действий временно замещающее нотариуса лицо использует личную печать, штампы и бланки нотариуса, которого замещает, регистрирует нотариальные действия в реестре регистрации нотариальных действий замещаемого нотариуса. Лицо, замещающее временно отсутствующего нотариуса, в оформляемых им нотариальных документах слова "нотариус", "нотариусом" заменяет словами "временно исполняющий (исполняющим) обязанности нотариуса" (с указанием фамилии, имени, отчества нотариуса и наименования соответствующего нотариального округа), а также указывает свои фамилию, имя, отчество.

Личная печать с воспроизведением Государственного герба РФ, штампы, бланки, реестры для регистрации нотариальных действий и другие дела передаются нотариусом лицу, его замещающему, по акту. При совершении нотариальных действий временно исполняющий обязанности нотариуса использует личную печать и бланки нотариуса, регистрирует нотариальные действия в реестре регистрации нотариальных действий нотариуса.

При возвращении нотариуса к исполнению своих обязанностей личная печать, штампы, бланки, реестр для регистрации нотариальных действий и иные дела временно замещающее нотариуса лицо передает нотариусу по акту.

При невозможности осуществить прием документов самим нотариусом от временно замещающего его лица прием печати нотариуса, штампов, бланков, реестра регистрации нотариальных действий, нотариального архива, документов по нотариальному производству и иных документов производится комиссией.

Акты приема-передачи дел помещаются в номенклатурное дело "Акты приема-передачи дел (документов) и личной печати нотариуса", предусмотренное Примерной номенклатурой с индексом 01-40, со сроком хранения "Постоянно". Периоды исполнения обязанностей лицом, замещающим временно отсутствующего нотариуса, передача дел и печати с воспроизведением Государственного герба РФ учитываются в Журнале учета приема-передачи полномочий, дел нотариуса и печати (номенклатурное дело с индексом 01-12 Примерной номенклатуры "Журнал учета приема-передачи полномочий и дел нотариуса" со сроком хранения "Постоянно")*(122). Также нотариусом ведется дело с индексом 01-11 Примерной номенклатуры "Журнал учета соглашений и распоряжений о замещении временно отсутствующего нотариуса" со сроком хранения "Постоянно".

В Правилах не установлено, в какое дело формируются документы, подтверждающие уважительность причин невозможности исполнения нотариусом своих служебных обязанностей. Считаем целесообразным данные документы прикладывать к распоряжениям о замещении временно отсутствующего нотариуса и помещать вместе с распоряжениями нотариуса в дело с индексом 01-10 Примерной номенклатуры "Соглашения и распоряжения о замещении временно отсутствующего нотариуса" со сроком хранения "Постоянно".

Необходимо отметить, что в практической деятельности нотариусов возникла проблема применения п. 99 Правил. Буквальное прочтение п. 99 Правил в новой редакции позволяет сделать вывод том, что нотариус обязан в случае его длительного отсутствия (более трех месяцев) передать свои дела и документы другому нотариусу даже при наличии помощника нотариуса. Так как данное положение противоречит смыслу и содержанию ст. 20 Основ, рекомендуется руководствоваться в данном случае ст. 20 Основ. Правила являются подзаконным нормативным актом, а в случае несоответствия норм подзаконного нормативного акта нормам закона должны применяться нормы закона как правового акта большей юридической силы. Вместе с тем считаем, что в п. 99 Правил должны быть внесены соответствующие изменения, исключающие неясности и противоречия.

Передача дел другому нотариусу. При отсутствии кандидатуры для замещения временно отсутствующего нотариуса возможна передача дел отсутствующего нотариуса другому нотариусу при наличии в нотариальном округе иного нотариуса. Данная процедура значительно отличается от процедуры замещения нотариуса и заключается в следующем.

Во-первых, территориальным органом юстиции совместно с нотариальной палатой принимается решение о наделении иного нотариуса полномочиями по совершению нотариальных действий, требующих использования нотариального архива временно отсутствующего нотариуса, а также нотариальных действий, совершение которых отнесено к исключительной компетенции временно отсутствующего нотариуса.

Во-вторых, нотариус, которому передаются дела на время отсутствия другого нотариуса, осуществляет нотариальные действия от своего имени, пользуется своей печатью, а не печатью временно отсутствующего нотариуса и регистрирует все нотариальные действия в своих реестрах, книгах и журналах.

В-третьих, дела и документы передаются другому нотариусу по акту в следующем объеме:

- в случае длительного отсутствия нотариуса (более трех месяцев) передаче подлежат все дела, сформированные нотариусом, занимающимся частной практикой, или в государственной нотариальной конторе, включая реестры, книги, журналы. При этом дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения должны быть полностью оформлены в соответствии с п. 69 Правил; дела со сроком хранения до 10 лет могут передаваться частично оформленными в соответствии с п. 68 Правил;

- в случае временного отсутствия нотариуса (от семи календарных дней до трех месяцев) подлежат передаче нотариусом другому нотариусу находящиеся в его производстве наследственные дела для дальнейшего ведения и выдачи свидетельств о праве на наследство, алфавитные книги учета наследственных дел, книги учета наследственных дел.

В государственной нотариальной конторе дела в указанном выше объеме в соответствующих случаях передаются:

- нотариусом, работающим в государственной нотариальной конторе, - нотариусу, ответственному за делопроизводство в государственной нотариальной конторе, в соответствии с приказом территориального органа юстиции;

- нотариусом, ответственным за делопроизводство в государственной нотариальной конторе, - другому нотариусу, работающему в государственной нотариальной конторе, определенному приказом территориального органа юстиции, либо нотариусу, занимающемуся частной практикой, определенному приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой;

- работником, ответственным за делопроизводство в государственной нотариальной конторе, - нотариусу, ответственному за делопроизводство, или другому работнику в соответствии с приказом территориального органа юстиции.

В настоящее время нет механизма реализации на практике процедуры передачи дел другому нотариусу. Поэтому передающие стороны сами произвольно определяют порядок передачи дел и работы с данными делами, соблюдая при этом требование о составлении акта приема-передачи дел.

В случае отсутствия в нотариальном округе иного нотариуса, кроме замещаемого, и отсутствия кандидатуры, отвечающей установленным Основами требованиям на замещение временно отсутствующего нотариуса, вопрос о совершении нотариальных действий в данном округе на период временного отсутствия нотариуса по уважительным причинам может быть решен также путем изменения территории деятельности нотариуса другого нотариального округа совместным решением территориального органа и нотариальной палаты. В этом случае дела отсутствующего нотариуса передаются другому нотариусу в порядке, установленном Основами для изменения территории деятельности нотариуса.

Б. Передача дел в связи со сложением полномочий нотариуса

В случае невозможности нотариусом исполнять свои полномочия и (или) содержать архив, а также сложения полномочий нотариусом, занимающимся частной практикой, изменения территории его деятельности, увольнения нотариуса, работающего в государственной нотариальной конторе, или работника, ответственного за делопроизводство, дела и документы передаются по акту:

- нотариусом, занимающимся частной практикой, - другому нотариусу, определенному приказом территориального органа юстиции по согласованию с нотариальной палатой;

- нотариусом, работающим в государственной нотариальной конторе, - нотариусу, ответственному за делопроизводство в государственной нотариальной конторе, в соответствии с приказом территориального органа юстиции;

- нотариусом, ответственным за делопроизводство в государственной нотариальной конторе, - другому нотариусу, работающему в государственной нотариальной конторе, определенному приказом территориального органа юстиции, либо нотариусу, занимающемуся частной практикой, определенному приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой;

- работником, ответственным за делопроизводство в государственной нотариальной конторе, - нотариусу, ответственному за делопроизводство, или другому работнику в соответствии с приказом территориального органа юстиции.

В случае отсутствия нотариуса, занимающегося частной практикой, которому могут быть переданы дела, дела передаются на временное хранение в нотариальную палату.

Срок передачи дел не должен превышать 30 дней с момента сложения полномочий нотариусом, занимающимся частной практикой, если Правилами не установлено иное. При увольнении лица, ответственного за делопроизводство, не являющегося нотариусом, передача дел должна осуществиться до дня его увольнения.

Подлежат передаче все дела, сформированные у нотариуса в соответствии с Правилами, в том числе реестры, книги, журналы постоянного или временного (свыше 10 лет) срока хранения. В случае прекращения полномочий нотариуса, сформировавшего дела, они подлежат временному хранению у нотариуса, которому дела передаются в соответствии с Правилами.

В случае смерти нотариуса, его тяжелой болезни, объявления в розыск, лишения права нотариальной деятельности по решению суда, при наступлении иных обстоятельств, делающих невозможной передачу дел самим нотариусом, дела нотариуса, включая нотариальные архивные документы, в течение двух месяцев передаются другому нотариусу, определяемому в порядке, установленном п. 99 Правил, комиссией, создаваемой приказом территориального органа юстиции по согласованию с нотариальной палатой.

В состав комиссии включаются представители нотариальной палаты и территориального органа юстиции. В случае передачи дел нотариуса, занимающегося частной практикой, председателем комиссии является представитель нотариальной палаты, при передаче дел государственной нотариальной конторы - представитель территориального органа юстиции.

Срок передачи дел продлевается приказом территориального органа юстиции по согласованию с нотариальной палатой.

Нотариальная палата обязана обеспечить сохранность нотариальных документов. Со дня начала работы комиссии, созданной для передачи дел нотариуса, и до момента передачи этих дел другому нотариусу ответственность за сохранность документов возлагается персонально на председателя комиссии.

В случае невозможности передачи дел комиссией (отсутствие информации о месте нахождения подлежащих передаче дел, доступа к ним, наличие иных объективных причин, делающих невозможной передачу дел) председатель комиссии незамедлительно уведомляет об этом территориальный орган юстиции и нотариальную палату в целях обращения в суд для решения вопроса о принудительном изъятии подлежащих передаче дел.

Дела передаются по акту приема-передачи дел на временное хранение*(123), который от имени передающей стороны подписывается членами комиссии. Дела передаются комиссией в порядке, установленном Правилами для передачи дел самим нотариусом. При этом оформление дел, составление акта приема-передачи дел возлагаются на членов комиссии. При необходимости наследственные дела, алфавитные книги учета наследственных дел, книги учета наследственных дел могут быть переданы комиссией в первоочередном порядке по отдельному акту.

Передаче подлежат все дела, сформированные нотариусом, занимающимся частной практикой, или в государственной нотариальной конторе, включая реестры, книги, журналы. При этом дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения должны быть полностью оформлены в соответствии с п. 69 Правил; дела со сроком хранения до 10 лет могут передаваться частично оформленными в соответствии с п. 68 Правил.

Реестры, книги, журналы, не использованные нотариусом, занимающимся частной практикой, передаются в нотариальную палату, а нотариусом, работающим в государственной нотариальной конторе, - в территориальный орган юстиции.

Дела передаются по акту приема-передачи дел на временное хранение, составляемому в количестве, соответствующем числу органов, принявших решение о передаче дел (нотариальная палата, территориальный орган юстиции), а также лиц, принимающих и передающих дела. Дела вносятся в акт приема-передачи дел на временное хранение по разделам: "Нотариальные реестры, книги, журналы", "Наследственные дела", "Иные номенклатурные дела". В конце акта приема-передачи дел на временное хранение делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество включенных в него дел. После передачи дел все экземпляры акта приема-передачи дел на временное хранение подписываются как лицом (лицами), передающим дела, так и лицом (лицами), их принимающим(и), с проставлением даты подписания акта. Если объем акта приема-передачи дел на временное хранение превышает один лист, его листы прошиваются и нумеруются.

Подписанный акт приема-передачи дел на временное хранение утверждается нотариальной палатой (в случае передачи дел нотариусу, занимающемуся частной практикой) или территориальным органом юстиции (при передаче дел нотариусу государственной нотариальной конторы). Один экземпляр утвержденного акта остается в делах органов, его утвердивших, другие - передаются нотариусам (работникам), принимающим и передающим дела. Копия утвержденного акта о передаче дел нотариусу, занимающемуся частной практикой, в трехдневный срок с момента утверждения направляется нотариальной палатой в территориальный орган юстиции.

Дела постоянного хранения, содержащие документы, не исполненные по не зависящим от нотариуса причинам в течение 75 лет (например, лицо, сдавшее нотариусу документы на хранение, не обратилось за их возвратом), подлежат полному оформлению и передаче в соответствующий архив.

4. Порядок уничтожения дел нотариуса

По истечении срока временного хранения дела уничтожаются нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе - лицом, ответственным за делопроизводство. Отбор дел для уничтожения производится по окончании календарного года нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе - лицом, ответственным за делопроизводство. Дела, срок хранения которых истек, выделяются для уничтожения. Производится полистный просмотр дел с целью их отбора для уничтожения. Отбор дел к уничтожению по заголовкам на обложках не допускается.

Отобранные для уничтожения дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов*(124), составляемый в трех экземплярах - при уничтожении дел нотариусом, занимающимся частной практикой, и в двух экземплярах в случае уничтожения дел государственной нотариальной конторы.

Акт о выделении к уничтожению документов подписывается нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе - нотариусом, ответственным за делопроизводство. Подпись нотариуса заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба РФ. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Отбор документов для уничтожения производится после составления в порядке, предусмотренном п. 80 Правил, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Акт о выделении к уничтожению документов в течение трех месяцев после окончания календарного года представляется для согласования экспертной комиссии, которой проверяется правильность отбора документов для уничтожения (проводится экспертиза ценности документов). На основании экспертизы ценности документов экспертная комиссия определяет необходимость исключения отобранных для уничтожения дел из акта о выделении к уничтожению документов. В случае принятия экспертной комиссией решения об исключении из представленного акта дел его текст изменяется подготовившим данный акт нотариусом (работником), ответственным за делопроизводство.

Акт о выделении к уничтожению документов, согласованный экспертной комиссией, представляется на утверждение в нотариальную палату и территориальный орган юстиции (в случае уничтожения дел нотариуса, занимающегося частной практикой) или в территориальный орган (при уничтожении дел государственной нотариальной конторы).

Дела, отобранные для уничтожения, должны быть уничтожены нотариусом, занимающимся частной практикой, или государственной нотариальной конторой в течение 30 дней со дня утверждения акта. Дела уничтожаются любым доступным способом, отвечающим требованиям о неразглашении содержащейся в них информации и невозможности восстановления текста уничтоженных документов. На акте о выделении к уничтожению документов делается отметка о дате и способе уничтожения дел. Отметка подписывается нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе - нотариусом, ответственным за делопроизводство, с проставлением даты и заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба РФ.

Один экземпляр акта о выделении к уничтожению документов с отметкой об уничтожении дел хранится в делах нотариуса, остальные передаются нотариусом, занимающимся частной практикой, в нотариальную палату и территориальный орган юстиции, а государственной нотариальной конторой - в территориальный орган.

Экспертиза ценности документов в процессе формирования, оформления дел, проверки правильности отнесения документов к делам, отбора дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, выделения к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли, ежегодно осуществляется нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе - нотариусом, ответственным за делопроизводство.

§ 5. Заполнение реестров нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей. Выдача дубликатов документов и выписок из реестра нотариальных действий

Представляется необходимым детально рассмотреть в данном параграфе следующие вопросы:

- порядок ведения и заполнения реестров для регистрации нотариальных действий, допустимые сокращения слов;

- нотариальные свидетельства;

- удостоверительные надписи;

- выдача дубликатов нотариально удостоверенных документов и выписок из реестра нотариальных действий.

1. Порядок ведения и заполнения реестров для регистрации нотариальных действий. Допустимые сокращения слов

Статья 50 Основ предусматривает обязанность нотариусов регистрировать в реестре все нотариальные действия.

Формы реестров для регистрации нотариальных действий установлены Приказом Минюста России N 99*(125).

Порядок ведения и заполнения реестров для регистрации нотариальных действий регламентируется Правилами.

Виды реестров. Приказ Минюста России N 99 предусматривает следующие нотариальные реестры:

- реестр для регистрации нотариальных действий нотариуса;

- реестр для регистрации запрещений отчуждений движимого и недвижимого имущества, а также арестов, наложенных судебными и следственными органами.

Статья 76 Основ предусматривает, что наложение и снятие запрещения отчуждения имущества осуществляется на условиях и в порядке, установленном законодательными актами Российской Федерации. Нормами УПК, АПК и ГПК на стадии судебного разбирательства предусмотрена возможность по заявлению лиц, участвующих в деле, применить меры по обеспечению иска. Мерами по обеспечению иска могут быть: наложение ареста на имущество; запрещение совершать определенные действия; запрещение другим лицам совершать определенные действия, касающиеся предмета спора; приостановление реализации имущества; иные меры. О принятых мерах по обеспечению иска судья или суд незамедлительно сообщает в соответствующие государственные органы или органы местного самоуправления, регистрирующие имущество или права на него, их ограничения (обременения), переход и прекращение. Следовательно, нотариус не участвует в процедуре наложения и снятия запрещений отчуждения движимого и недвижимого имущества; таким образом, вести полноценный и достоверный реестр для регистрации запрещений не представляется возможным. В соответствии с Положением "О Единой Информационной Системе нотариата Российской Федерации"*(126) (далее - Положение о ЕИС) учет информации об арестах и запрещениях ведется в одноименном разделе ЕИС в электронной форме.

Реестры для регистрации нотариальных действий нотариуса, в соответствии с Правилами, подразделяются на:

- общие - для регистрации любых нотариальных действий;

- специальные - для регистрации конкретных нотариальных действий, предусмотренных законодательством Российской Федерации (регистрация сделок, свидетельствование подлинности подписи, выдача свидетельств о праве на наследство и т.д.).

Реестры для регистрации нотариальных действий используются в течение календарного года. Одновременно нотариус может вести один общий реестр, по одному специальному реестру. Для регистрации свидетельствования верности копий документов допускается ведение нескольких реестров.

Ведение специальных реестров не исключает возможности регистрации в общем реестре любых нотариальных действий, в том числе и тех, для регистрации которых предусмотрены специальные реестры. По решению нотариальной палаты допускается одновременное ведение двух и более общих реестров. В таком случае специальные реестры не ведутся. Решение нотариальной палаты конкретного субъекта РФ предоставляет право, а не обязанность выбора для нотариусов данного региона.

Оформление и нумерация реестров. Каждому реестру присваивается индекс в соответствии с номенклатурой дел, реестры нумеруются. Индекс и номер реестра указываются на обложке реестра.

Общие реестры нумеруются арабскими цифрами последовательно по мере их заведения после окончания предыдущего реестра (1, 2, 3 и т.д.).

При ведении нескольких общих реестров каждому реестру присваивается отдельный (индивидуальный) цифровой номер, неизменный в течение календарного года, например 1, 2, 3. Указанные номера реестров сохраняются до конца календарного года независимо от количества томов данных реестров (например, если реестр под номером 1 заканчивается, следует завести новый под номером 1 и присвоить реестрам номера томов: т. 1, т. 2).

Присвоение номеров специальным реестрам производится по мере окончания предыдущего реестра и заведения последующего реестра, осуществляется их порядковая нумерация. К порядковому номеру специального реестра, обозначаемому арабскими цифрами, прибавляется буква, соответствующая наименованию нотариального действия (например, 1С - номер первого реестра, заведенного для регистрации сделок; 2С - номер второго реестра для регистрации сделок, заведенного после окончания первого реестра, и т.д.).

Нумерация реестров для регистрации копий осуществляется в специальном порядке. Реестры для регистрации копий нумеруются посредством цифрового и буквенного обозначения. Цифра номера реестра для регистрации копий (в связи с возможностью одновременного ведения нескольких реестров) остается неизменной в течение года. Например, при одновременном заведении нотариусом двух реестров для регистрации копий первому реестру присваивается номер 1К, второму - 2К. Указанные номера реестров сохраняются до конца календарного года независимо от количества томов данных реестров (после завершения реестра под номером 1К следует завести новый под номером 1К и присвоить номер тома: т. 1, т. 2).

Каждому нотариальному действию, внесенному в реестр, присваивается индивидуальный регистрационный номер.

Индивидуальный регистрационный номер нотариального действия, зарегистрированного в реестре, состоит из номера реестра и порядкового номера нотариального действия (например, 1-1087; 4К-1220, где 1, 4К - номер реестра; 1087, 1220 - порядковый номер конкретного нотариального действия в соответствии с его регистрацией в реестре).

При регистрации нотариальных действий в реестрах (как в общих, так и в специальных) применяется сквозная нумерация: регистрационные номера нотариальных действий возрастают от единицы в первом томе реестра до последнего порядкового номера в последнем томе соответствующего реестра.

Внесение исправлений в реестр. Незаполненные строки в реестре должны быть прочеркнуты, подчистки не допускаются. Допускается внесение в реестр поправок (дописок, приписок, исправлений), в обязательном порядке оговариваемых. Поправки должны быть сделаны так, чтобы все ошибочно написанное, а затем зачеркнутое можно было прочесть в первоначальном виде, при этом не допускается использование корректирующей краски. Поправки заверяются подписью нотариуса с проставлением даты и оттиска печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба РФ.

В случае обнаружения ошибок в нумерации нотариальных действий в реестре нотариус не позднее дня, следующего за днем обнаружения ошибки, составляет акт, заверяемый подписью нотариуса, с проставлением даты. Акт подклеивается в конец реестра, на акте и месте склейки ставится оттиск печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба РФ, который проставляется таким образом, чтобы часть изображения печати была расположена на акте, часть - на реестре.

Примеры:

Акт Настоящий акт составлен в том, что в указанном реестре на стр. 78 ошибочно не использован реестровый номер О-2800 от 16.09.2015, нотариальное действие не состоялось. 17 сентября 2015 года Печать Нотариус Подпись Иванова И.И.

Акт Настоящий акт составлен в том, что в указанном реестре на стр. 46 ошибочно допущен повтор реестрового номера Д-2800 от 19.09.2015. 19 сентября 2015 года Печать Нотариус Подпись Иванова И.И.

При составлении статистического отчета и подсчета количества нотариальных действий расхождения и допущенные ошибки в нумерации нотариальных действий должны быть учтены.

Заполнение реестра по графам. Записи в реестре могут производиться нотариусом, стажером нотариуса, помощником нотариуса или другим уполномоченным на это лицом, работающим по трудовому договору в государственной нотариальной конторе или у нотариуса, занимающегося частной практикой.

В графе 1 реестра указывается порядковый номер нотариального действия с начала календарного года. Индивидуальный номер реестра, являющийся составной частью номера нотариального действия, в графе 1 может не проставляться. При свидетельствовании верности нескольких копий одного документа допускается нумерация совершаемых нотариальных действий одной записью, например 7-11 при свидетельствовании верности пяти копий одного документа.

В графе 2 реестра указывается дата совершения нотариального действия, которая должна совпадать с датой, указанной в удостоверительной надписи, в свидетельстве или ином документе, выданном нотариусом, если иное не вытекает из содержания нотариального действия (например, удостоверение достоверности протокола органа управления организации, морской протест, обеспечение доказательств, принятие мер по охране наследственного имущества). Допускается проставление даты с использованием мастичного штампа.

В графе 3 реестра при совершении нотариального действия от имени физического лица указываются его личные данные: фамилия, имя, отчество гражданина, дата его рождения (число, месяц, год - арабскими цифрами) и адрес его места жительства.

При совершении нотариального действия от имени юридического лица указываются его наименование в соответствии с учредительными документами, место нахождения, документы, подтверждающие правоспособность юридического лица: устав; протокол N 1 общего собрания участников о создании общества; свидетельство о государственной регистрации юридического лица, ОГРН; свидетельство о постановке на налоговый учет юридического лица, ИНН, выписка из ЕГРЮЛ - в подтверждение юридического статуса общества на дату совершения нотариального действия.

В отношении представителя физического или юридического лица (в том числе родителей, опекунов, попечителей, лиц, действующих по доверенности) в графе 3 дополнительно указываются реквизиты документа, подтверждающего его полномочия (наименование, дата выдачи, кем выдан, если документ удостоверен - дата, регистрационный номер удостоверения, фамилия, инициалы, должность лица, удостоверившего документ), статус или должность этого лица при их наличии и реквизиты документа, подтверждающего данный статус или должность (серия, номер, дата выдачи и наименование органа, выдавшего документ). Внесение данных в реестр осуществляется в следующем порядке: сначала личные данные представляемого лица, затем личные данные представителя и документы, подтверждающие его статус как представителя.

О свидетелях, переводчиках, исполнителях завещания, лицах, подписывающих документ вместо лица, которое не может собственноручно расписаться, указываются их личные данные: фамилия, имя, отчество гражданина, дата его рождения (число, месяц, год - арабскими цифрами) и адреса их места жительства.

В этой же графе под номером N 3 нотариусом либо иным лицом, уполномоченным производить записи в реестре, указывается причина, по которой лицо, обратившееся за совершением нотариального действия, не может расписаться собственноручно.

Если за совершением одного нотариального действия обратилось несколько лиц, то данные физических и юридических лиц указываются в графе 3 реестра в отношении каждого из этих лиц.

Если одно лицо обратилось за совершением нескольких нотариальных действий, которые последовательно регистрируются в реестре, данные могут быть указаны в графе 3 реестра один раз - при регистрации первого нотариального действия, совершаемого для данного лица. При регистрации последующих нотариальных действий, совершаемых для этого лица, допускается указание в графе 3 реестра слов "он (она, они) же".

В графу 4 реестра вписываются реквизиты (серия, номер, дата выдачи и наименование органа, выдавшего документ) документа, удостоверяющего личность.

Если одно лицо обратилось за совершением нескольких нотариальных действий, которые последовательно регистрируются в реестре, данные могут быть указаны в графе 4 реестра один раз - при регистрации первого нотариального действия, совершаемого для данного лица. При регистрации последующих нотариальных действий, совершаемых для этого лица, допускается указание в графе 4 реестра слов "то (тот, те) же".

В графе 5 реестра указывается краткое содержание нотариального действия.

При свидетельствовании верности копии документа указываются: наименование документа; его краткое содержание; фамилия, имя, отчество гражданина и (или) наименование юридического лица, которым принадлежит этот документ; кем выдан документ и дата его выдачи, например: "Копия свидетельства о рождении Ивановой Ирины Ивановны, выданного 10.05.1982 отделом ЗАГС Ленинского района г. Свердловска".

Если свидетельствуется верность нескольких копий одного документа, то указывается число экземпляров копий, например: "3 копии свидетельства о рождении Ивановой Ирины Ивановны, выданного 10.05.1982 отделом ЗАГС Ленинского района г. Свердловска".

Если свидетельствуется верность одной копии документа, изложенной на одной странице, количество копий и страниц в реестре допустимо не указывать.

Если копия документа изложена на нескольких страницах, то указывается количество страниц копии, например: "Копия свидетельства о рождении Ивановой Ирины Ивановны, выданного 10.05.1982 отделом ЗАГС Ленинского района г. Свердловска, на 2 страницах"; "3 копии свидетельства о рождении Ивановой Ирины Ивановны, выданного 10.05.1982 отделом ЗАГС Ленинского района г. Свердловска, на 2 страницах каждая".

При удостоверении сделок, экземпляр которых остается в делах нотариуса, указывается вид сделки, а в отношении договоров также указывается предмет сделки, например: "Договор купли-продажи квартиры", "Завещание". В таком же порядке записываются выданные нотариусом свидетельства (о праве на наследство, о праве собственности на долю в общем имуществе супругов, о нахождении гражданина в живых и т.д.).

При совершении нотариусом протестов (морской протест, протесты векселей), исполнительных надписей, принятии в депозит денег и ценных бумаг указывается наименование совершенного нотариального действия в соответствии с Основами.

При удостоверении документа, экземпляр которого не остается в делах нотариуса, указываются фамилия, имя, отчество гражданина и (или) полное наименование юридического лица, в отношении которого совершается полномочие, адрес места жительства или места нахождения этого лица, краткое содержание полномочия, например: "Доверенность на имя Петрова Ивана Ивановича, 02.08.1978 года рождения, паспорт 56 06 287359, выданный Ленинским РУВД города Екатеринбурга 24.05.2006, проживающего по адресу: г. Екатеринбург, ул. Декабристов, д. 6, кв. 48, на представление интересов перед всеми физическими и юридическими лицами, государственными, административными и иными организациями, по вопросу управления по своему усмотрению квартирой, расположенной по адресу: г. Екатеринбург, ул. Энгельса, д. 26, кв. 8, сроком на 1 год, без права передоверия".

При свидетельствовании подлинности подписи на документе указываются наименования нотариального действия и документа, на котором свидетельствуется подлинность подписи, например: "Свидетельствование подлинности подписи на заявлении о регистрации брака в отдел ЗАГС Ленинского района города Екатеринбурга".

В графе 6 реестра указывается цифрами сумма госпошлины (нотариального тарифа), взысканной за совершение нотариального действия, и отдельно денежные суммы, полученные нотариусом за выполнение технической работы и составление проектов.

Если взысканная госпошлина (нотариальный тариф) возвращается полностью или частично, то в этой графе указываются реквизиты документа (серия, номер, дата выдачи и наименование органа, выдавшего документ), на основании которого возвращается госпошлина (нотариальный тариф), и возвращенная сумма (цифрами).

Если лицо освобождается (полностью или частично) от уплаты государственной пошлины (нотариального тарифа) за совершение нотариального действия, то в реестре записывается следующее: "От уплаты освобожден на основании [указывается основание освобождения от уплаты] в размере [указывается сумма в рублях]".

В графе 7 реестра все лица, явившиеся за совершением нотариального действия, а также рукоприкладчик, переводчик, свидетели, исполнитель завещания собственноручно пишут свои инициалы и фамилию и проставляют роспись.

Если одно лицо обратилось одновременно за совершением нескольких нотариальных действий, которые последовательно регистрируются в реестре, его фамилия и инициалы могут быть указаны в графе 7 реестра один раз при регистрации первого нотариального действия, совершаемого для данного лица. При регистрации последующих нотариальных действий, совершаемых для этого лица, допускается проставление только росписи.

При совершении нотариального действия вне помещения нотариальной конторы в графе 7 реестра нотариусом указывается адрес, по которому совершено нотариальное действие.

Особенности регистрации в реестре уведомлений о залоге движимого имущества. Графы 1 и 2 реестра для регистрации нотариальных действий заполняются в соответствии с общими правилами заполнения реестров.

При регистрации уведомления о залоге движимого имущества, поступившего в электронной форме с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, данные о физическом лице, юридическом лице, их представителях указываются в графе 3 на основании сведений, содержащихся в уведомлении о залоге движимого имущества.

При регистрации уведомления о залоге движимого имущества, поступившего в электронной форме с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, в графе 4 указываются: уникальный номер квалифицированного сертификата ключа электронной подписи заявителя; уникальный номер квалифицированного сертификата удостоверяющего центра, выдавшего квалифицированный сертификат заявителя; страховой номер индивидуального лицевого счета владельца квалифицированного сертификата (для физического лица) либо идентификационный номер налогоплательщика владельца квалифицированного сертификата (юридического лица); дата и время проверки нотариусом электронной подписи заявителя.

В графе 5 указывается краткое содержание нотариального действия, и дополнительно вносится номер регистрации уведомления в реестре уведомлений ЕИС*(127). Регистрационный номер уведомления имеет формат 0000-000-000000-000.

В графе 6 реестра указываются цифрами сумма госпошлины (нотариального тарифа), взысканной за совершение нотариального действия, денежные суммы, полученные нотариусом за выполнение технической работы, в случае внесения сведений нотариусом вручную. При регистрации уведомлений о залоге движимого имущества в электронной форме услуги правового и технического характера не взимаются.

При регистрации уведомления о залоге движимого имущества, поступившего в электронной форме с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, графа 7 реестра не заполняется.

Сокращения слов в реестре для регистрации нотариальных действий. Записи в реестре производятся ручкой, аккуратно и разборчиво, с использованием красителей синего, голубого или фиолетового цвета. Использование мастичного штампа для заполнения реестра допускается только в целях указания даты совершенного нотариального действия. Все записи в реестре для регистрации нотариальных действий следует вносить с соблюдением правил русского языка, разборчивым подчерком, с возможностью последующего свободного прочтения текста. Допустимы общепринятые сокращения слов, в остальных случаях применяются правила правописания.

Примеры общепризнанных сокращений: г.- год; гг. - годы; гос. - государственный; гос-во - государство; гр. и гр-ка - гражданка; гр. и гр-н - гражданин; гр-не - граждане; мин-во и мин. - министерство; р. и руб. - рубль; ул. - улица; обл. - область; азерб. - азербайджанский; арм. - армянский; апр. - апрель; дек. - декабрь; г. - город; гор. - городской; док. - документ; коп. - копия*(128).

Правила сокращения слов. Сокращению подлежат различные части речи. Для всех грамматических форм одного и того же слова применяют одно и то же сокращение, независимо от рода, числа, падежа, лица и времени. При сокращении слов применяют усечение, стяжение или комбинированный метод. Вне зависимости от используемого метода при сокращении должно оставаться не менее двух букв. Сокращение слова до одной начальной буквы допускается только для общепринятых сокращений и отдельных слов (страница - с.).

Прописные и строчные буквы, а также точки применяются в сокращениях в соответствии с правилами грамматики русского языка. В конце сокращения ставят точку (автор - авт.). Точку не ставят, если сокращение образовано стяжением и сокращенная форма оканчивается на ту же букву, что и полное слово (свидетельство - свид-во). Точку не ставят также при сокращении слов, обозначающих единицы величин (минута - мин; час - ч).

Акроним - вид аббревиатуры, образованной начальными звуками (например, ЗАО, ООО, ВУЗ). Фактически акроним представляет собой слово, являющееся сокращением, которое можно произнести слитно (в отличие от аббревиатуры, которую произносят "по буквам", например КГБ - "ка-гэ-бэ"). Некоторые акронимы фактически стали самостоятельными словами и употребляются как существительные с применением соответствующих падежей русского языка. Акронимное сокращение записывается прописными буквами без точки (например, закрытое акционерное общество - ЗАО).

Слова или словосочетания не сокращают, если при расшифровке сокращения возможно различное понимание текста записи (отд. - отдел, отделение). Если отсекаемой части слова предшествует буква "й" или гласная буква, при сокращении следует сохранить следующую за ней согласную (крайний - крайн.). Если отсекаемой части слова предшествует буква "ь", то слово при сокращении должно оканчиваться на стоящую перед ней согласную. Если слово можно сократить отсечением различного количества букв, при его сокращении опускают максимальное количество букв. Если при наиболее кратком варианте сокращения возникает затруднение в понимании текста записи, следует применять более полную форму сокращения.

При стечении двух различных или нескольких согласных сокращение следует делать после последней согласной, например русск. язык (а не рус.). Если отсекаемой части слова предшествует удвоенная согласная, при сокращении следует сохранить одну из согласных.

Сокращения в написании фамилии, имени, отчества физических лиц не допускаются. Наименование юридического лица должно быть указано полностью при совершении первой записи; при последующих записях допустимо использовать краткое наименование общества в соответствии с его учредительными документами.

2. Нотариальные свидетельства

В соответствии со ст. 46 Основ в подтверждение права наследования, права собственности, удостоверения фактов нахождения гражданина в живых и в определенном месте, тождественности гражданина с лицом, изображенным на фотографии, принятия на хранение документов выдаются соответствующие свидетельства.

Формы нотариальных свидетельств установлены Приказом Минюста России N 99. По общим правилам совершения нотариальных действий свидетельства оформляются на бланках единого образца*(129). Экземпляр свидетельства, оставшийся в архиве нотариуса, оформляется без использования единого бланка на белом листе бумаги, на котором записываются номера и серии бланков, использованных для оформления свидетельства.

Исправления, сделанные в тексте свидетельств, которые не подписываются гражданами (например, свидетельство о праве на наследство), оговариваются только нотариусом и подтверждаются его подписью и печатью.

3. Удостоверительные надписи

Статья 46 Основ предусматривает, что удостоверительные надписи совершаются при удостоверении сделок, свидетельствовании верности копий документов и выписок из них, подлинности подписи на документах, верности перевода документов с одного языка на другой, при удостоверении времени предъявления документов на соответствующих документах.

Способы выполнения удостоверительных надписей должны соответствовать общим требованиям совершения нотариальных действий. Текст удостоверительной надписи должен быть изложен в строгом соответствии с формами удостоверительных надписей, утвержденных Приказом Минюста России N 99.

Текст должен подлежать свободному прочтению, не вызывать сомнений или двузначности смысла написанного по причине нечеткого его выполнения. Технически удостоверительные надписи могут быть изложены в рукописном варианте (четким разборчивым подчерком), напечатаны с помощью электронно-вычислительных машин, с использованием заранее изготовленных штампов.

Удостоверительная надпись излагается в конце документа; если на лицевой его стороне недостаточно места, удостоверительную надпись допустимо совершить на обратной стороне документа. При расположении надписи на оборотной стороне документа необходимо обозначить ее перенос путем проставления части наименования нотариального округа (город, поселок), в котором осуществляет свою деятельность нотариус, на лицевой стороне и завершающую часть наименования расположить на обратной стороне (Екатеринбург).

При необходимости удостоверительную надпись допустимо совершать на отдельном листе бумаги и подшивать к удостоверяемому документу путем его прошивки и склейки; на месте склейки необходимо указать количество прошитых листов цифровым обозначением и прописью; обязательно проставление печати и подписи нотариуса. Прикрепление листов бумаги для удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии документа не допускается.

Даты в удостоверительных надписях следует указывать полностью прописью. При свидетельствовании верности копии документа, верности выписки из документа, верности копии с копии документа в тексте удостоверительной надписи допускается указание даты цифрами.

Если нотариальное действие совершено вне помещения нотариальной конторы, в текст удостоверительной надписи на документе и в графе 7 реестра для регистрации нотариальных действий указывается адрес места совершения нотариального действия: "Настоящая доверенность удостоверена мной, Ивановой Ириной Ивановной, нотариусом города Екатеринбурга, по адресу: город Екатеринбург, ул. Декабристов, д. 6, кв. 25".

В случае совершения нотариального действия в СИЗО, лечебном или ином учреждении, указываются его полное официальное наименование и адрес места нахождения.

В том случае, когда документ предназначен для действия за границей, удостоверительная надпись должна быть изложена с помощью технических средств, печать нотариуса ставится на нотариально удостоверенном документе на свободном месте, не затрагивая текста документа, удостоверительной надписи и подписи нотариуса. Статья 104 Основ предусматривает возможность в случае необходимости совершать удостоверительные надписи в форме, предусмотренной законодательством других государств, если это не противоречит международным договорам Российской Федерации.

При совершении нотариальных действий от имени глухих, немых или глухонемых граждан обязательно участие лица, обладающего специальными познаниями по общению с данной категорией физических лиц, - зарегистрированного сурдопереводчика. Указанное лицо, представляет документ, подтверждающий, что оно имеет специальные познания по общению с данной категорией граждан. Личность данного лица устанавливается, а дееспособность проверяется в соответствии со ст. 42, 43 Основ. В реестр для регистрации нотариальных действий в графу 3 наряду с личными данными следует записать номер удостоверения сурдопереводчика, дату и наименование организации, выдавшей документ. В тексте документа следует отобразить фразу: "Ввиду болезни гр. [ФИО] нотариальное действие совершается при участии сурдопереводчика, гр. [ФИО]". Удостоверительную надпись представляется возможным изложить следующим образом:

"Подлинность подписи сурдопереводчика, владеющего специально разработанной для слепоглухонемых граждан дактилологической системой и переводившего текст доверенности гр. Петровой Галины Петровны, 08.08.1978 года рождения, удостоверение сурдопереводчика N 18, выдано 18.08.2014 Свердловским региональным отделением ВОГ Общероссийской общественной организации инвалидов "Всероссийское общество глухих", действительно до 31.12.2014, свидетельствую. Личность переводчика установлена".

Свидетельствуя подлинность подписи подписавшегося за лицо, которое не может собственноручно подписаться вследствие физических недостатков, болезни или по другим причинам, нотариус устанавливает личность как подписавшегося лица, так и того лица, за которое это лицо подписывается, а также проверяет их дееспособность. Удостоверительная надпись совершается по форме N 65, предусмотренной Приказом Минюста России N 99.

Если при совершении нотариального действия (удостоверении сделки, свидетельствовании верности копии и т.д.) одновременно совершается и перевод на другой язык, то перевод и подлинный текст могут помещаться на одной странице, разделенной вертикальной чертой таким образом, чтобы подлинный текст помещался на левой стороне, а перевод - на правой. Переводится весь текст документа, в том числе подписи и печати. Если перевод совершается переводчиком, его подпись помещается под переводом. Удостоверительная надпись излагается под текстами документа и перевода с него.

Перевод, помещенный на отдельном от подлинника листе, прикрепляется к подлинному документу и прошивается, листы нумеруются. Количество прошитых листов заверяется подписью нотариуса с приложением его печати.

Если нотариально удостоверяемый документ подписывается лицами, исправления в нем оговариваются и подтверждаются подписями этих лиц, а также в конце удостоверительной надписи подписью нотариуса с приложением его печати. При этом исправления делаются так, чтобы все ошибочно написанное, а затем зачеркнутое можно было прочесть в первоначальном тексте.

Исправления, сделанные в тексте документа, который не подписывается лицами (например, свидетельство о праве на наследство), оговариваются только нотариусом и подтверждаются его подписью с приложением печати.

4. Выдача дубликатов нотариально удостоверенных документов и выписок из реестра нотариальных действий

Выдача дубликатов документов. Дубликаты документов выдаются нотариусом в соответствии со ст. 5, 50, 52 Основ.

Статья 52 Основ предусматривает возможность получения дубликата документа из архива нотариуса. В случае утраты лицом, от имени или по поручению которого совершалось соответствующее нотариальное действие, документа, выражающего содержание нотариально удостоверенной сделки, или нотариального свидетельства, экземпляр которых хранится в делах нотариальной конторы, по заявлению в письменной форме такого лица, его представителя или правопреемника выдается дубликат утраченного документа.

Дубликат нотариально удостоверенного завещания может быть выдан завещателю, а после его смерти - любому из указанных в завещании наследников или отказополучателей, а также исполнителю завещания при представлении свидетельства о смерти завещателя. В случае смерти наследника, который был указан в завещании, дубликат завещания может быть выдан его наследникам при представлении ими свидетельств о смерти завещателя и умершего наследника, после которого они наследуют. При наследовании по закону после смерти наследника по завещанию необходимо представить также документы, подтверждающие родственные или иные отношения наследников с наследодателем.

Дубликат договора, на основании которого построены или приобретены прежним собственником здание, строение, может быть выдан лицу, подтвердившему свое право собственности на соответствующие здание, строение.

Выдача дубликатов документов производится с соблюдением тайны совершения нотариальных действий и общих требований к порядку совершения нотариальных действий. По заявлению лица, обладающего правом получения дубликата документа, нотариус изготавливает дубликат документа, который содержит весь текст удостоверенного или выданного документа и совершает на нем удостоверительную надпись по форме N 65, предусмотренной Приказом Минюста России N 99. Выдача дубликата регистрируется в реестре для совершения нотариальных действий.

Выдача выписок из реестра нотариальных действий. Сведения (документы) о совершенных нотариальных действиях могут выдаваться только лицам, от имени или по поручению которых совершены эти действия.

Нотариус обязан выдавать выписки из реестра по письменному заявлению:

- организаций и лиц, от имени или по поручению которых совершены нотариальные действия;

- нотариусов в связи с совершаемыми нотариальными действиями;

- по требованию суда, прокуратуры, органов следствия в связи с находящимися в их производстве уголовными, гражданскими или административными делами;

- по требованию судебных приставов-исполнителей в связи с находящимися в их производстве материалами по исполнению исполнительных документов.

Выдача выписки из реестра нотариальных действий оформляется как самостоятельное нотариальное действие в соответствии с общим правилами совершения нотариальных действий. После изготовления выписки из реестра нотариус совершает удостоверительную надпись по форме N 66, предусмотренной Приказом Минюста России N 99.