Командировочные расходы и подтверждающие документы (С. Коробейников, журнал "Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 11, ноябрь 2017 г.)

Командировочные расходы и подтверждающие документы

С. Коробейников,

эксперт журнала

"Силовые министерства и ведомства:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 11, ноябрь 2017 г., с. 49-54.

Основная доля расчетов с подотчетными лицами в силовых министерствах и ведомствах приходится на расходы, связанные со служебными командировками. В статье рассмотрим отдельные вопросы, которые касаются признания указанных расходов в учете и их подтверждения соответствующими документами.

Нормы возмещения командировочных расходов

По общему правилу лицу, направленному в командировку, возмещаются расходы на проезд, наем жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), а также иные расходы, совершенные командированным лицом с согласия работодателя (нанимателя).

Нормы возмещения командировочных расходов зависят от статуса командированного лица (другими словами, занимает ли он должность государственного служащего либо является сотрудником силового министерства и ведомства). Также в указанных организациях могут работать лица, с которыми заключены трудовые договоры.

Так, федеральным государственным гражданским служащим расходы на служебные командировки возмещаются по нормам, приведенным в п. 21 Порядка N 813*(1).

Что же касается сотрудников силовых ведомств, в соответствии с п. 1 ст. 3 Федерального закона N 247-ФЗ*(2), Федерального закона N 283-ФЗ*(3) сотрудникам ОВД, ФСИН, МЧС, таможенных органов, направляемым в служебные командировки, производятся выплаты на командировочные расходы в порядке и размерах, которые утверждаются Правительством РФ. Порядок и размеры возмещения командировочных расходов для названных сотрудников определяются:

- постановлениями Правительства РФ от 01.02.2011 N 43, от 21.06.2010 N 467, от 12.10.2013 N 916;

- ведомственными отраслевыми приказами, например, приказами ФСИН РФ от 17.12.2010 N 532, МЧС РФ от 22.09.2010 N 463, ФТС РФ от 17.08.2010 N 1518.

Лицам, с которыми заключены трудовые договоры, расходы на служебные командировки возмещаются в размерах, установленных Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 N 729.

Расходы на наем жилого помещения

Как уже было отмечено, в состав командировочных расходов входят в том числе расходы на наем жилого помещения. В служебной командировке работники могут проживать либо в гостинице, либо в арендованном жилом помещении. Обратим внимание на отдельные нюансы, связанные с наймом жилья.

Услуга по найму жилья предоставлена гостиницей

Правила предоставления гостиничных услуг утверждены Постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 N 1085 (далее - Правила). В соответствии с п. 20 Правил между потребителем услуги и ее исполнителем заключается письменный договор, который должен содержать:

- наименование исполнителя (для индивидуальных предпринимателей - фамилию, имя, отчество (если имеется)), сведения о государственной регистрации;

- сведения о заказчике (потребителе);

- сведения о предоставляемом номере (месте в номере);

- цену номера (места в номере);

- период проживания в гостинице;

- иную необходимую информацию (по усмотрению исполнителя).

Потребитель (заказчик) обязан оплатить гостиничные услуги и иные платные услуги в полном объеме после их оказания потребителю. При осуществлении расчетов с потребителем исполнитель выдает ему кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности (п. 28 Правил).

Таким образом, в случае проживания работника, находящегося в служебной командировке, в гостинице с ним заключается договор, подтверждением заключения которого является выданный гостиницей счет, содержащий указанные реквизиты и квитанции о его оплате.

Следует отметить, что в случае, когда гостиничная услуга (услуга по предоставлению помещения для проживания) оказывается коммерческой организацией и (или) предпринимателем, принятие решения о применении форм первичных учетных документов*(4) находится в компетенции организации (предпринимателя).

Правила применения контрольно-кассовой техники (ККТ) при осуществлении расчетов на территории РФ установлены Федеральным законом N 54-ФЗ*(5).

Статьей 2 данного закона предусмотрено, что организации и индивидуальные предприниматели, осуществляющие расчеты в отдаленных или труднодоступных местностях (за исключением городов, районных центров, поселков городского типа), указанных в перечне, утвержденном субъектом РФ, вправе не применять ККТ при условии выдачи покупателю (клиенту) по его требованию документа, подтверждающего оплату. Он должен содержать наименование документа, его порядковый номер, реквизиты, установленные абз. 4-12 п. 1 ст. 4.7 Федерального закона N 54-ФЗ, и подпись лица, выдавшего документ.

При этом перечень труднодоступных местностей, а также изменения к нему размещаются органом государственной власти субъекта РФ на его официальном сайте в Интернете.

Положением N 359*(6) предусмотрено, что осуществление расчетов наличными денежными средствами за оказанные услуги возможно без оформления кассового чека только при выполнении условий по осуществлению деятельности организацией (предпринимателем) и с обязательным представлением документа, подтверждающего произведенные расходы, оформленного:

- либо на бланке строгой отчетности;

- либо (в случаях, установленных законодательством) на бланке, разработанном с учетом обязательных требований к составу реквизитов и утвержденном организацией (предпринимателем).

Таким образом, при рассмотрении документов, представленных работником в целях подтверждения произведенных им расходов, необходимо руководствоваться вышеуказанными положениями законодательства (см. Письмо Минфина РФ от 15.09.2017 N 02-06-10/59719).

Услуга по найму жилья предоставлена физическим лицом

В том случае, когда работник учреждения самостоятельно арендует в месте командировки жилое помещение (квартиру) у физического лица - индивидуального предпринимателя, подтверждающими документами являются:

- договор найма (поднайма) жилого помещения с указанием размера платы за жилое помещение и копия свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя;

- кассовый чек об оплате проживания, а при осуществлении расчетов без применения ККТ - приходный кассовый ордер или иной документ, оформленный на бланке строгой отчетности для осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт.

При проживании в жилом помещении наймодателя - физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем, подтверждающими документами признаются:

- договор найма (поднайма) жилого помещения с указанием размера платы за жилое помещение;

- расписка о получении денежных средств собственником помещения.

Указанные документы должны быть составлены в простой письменной форме (ст. 674 ГК РФ).

Транспортные расходы

Транспортные расходы, как и расходы на наем жилого помещения, должны быть подтверждены соответствующими документами (проездными). В настоящее время наибольшее распространение получили электронные проездные документы, приобретенные через Интернет на официальных сайтах перевозчиков. В связи с этим необходимо учесть следующие разъяснения Минфина.

Согласно приказам Минтранса РФ N 134 *(7) и 322 *(8) маршрут-квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) и контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) являются документами строгой отчетности. Они применяются для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ.

Таким образом, для возмещения расходов на проезд во время командировки в качестве проездного документа при приобретении билета в бездокументарной форме (электронного билета) работник представляет в бухгалтерию:

- при приобретении авиабилета - маршрут-квитанцию электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписку из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) и посадочный талон (см. Письмо Минфина РФ от 09.01.2017 N 03-03-06/1/80056).

При этом посадочный талон, в том числе электронный посадочный талон, полученный при электронной регистрации на рейс, должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки. Как правило, таким реквизитом является штамп о досмотре (см. письма Минфина РФ от 06.06.2017 N 03-03-06/1/35214, от 09.09.2016 N 03-03-06/1/52901);

- при проезде железнодорожным транспортом - электронный билет и контрольный купон электронного билета (выписку из автоматизированной системы).

В случае подтверждения расходов на приобретение железнодорожного билета вышеуказанными документами дополнительных документов, подтверждающих оплату билета, в том числе выписки, подтверждающей оплату банковской картой, не требуется (см. письма Минфина РФ от 15.10.2014 N 03-03-07/51936, от 25.08.2014 N 03-03-07/42273).

Дополнительно отметим, что при отсутствии у сотрудников проездных документов расходы возмещаются на основании документов, выданных транспортными организациями и подтверждающих информацию, содержащуюся в указанных проездных документах. При этом расходы, связанные с получением сотрудниками у транспортных организаций таких документов, не подлежат возмещению.

* * *

В заключение отметим, что Федеральным законом N 402-ФЗ*(9) и Инструкцией N 157н*(10) предусмотрена возможность возмещения работодателем (представителем наймодателя) командировочных расходов на проживание и проезд в служебной командировке при условии представления работником документов, подтверждающих указанные расходы. Финансирование расходов осуществляется за счет и в пределах бюджетных ассигнований, предусмотренных в федеральном бюджете соответствующему ведомству силовых структур (МВД, ФСИН, ФТС, МЧС и т.д.) на осуществление деятельности в установленной сфере.

------------------------------------------------------------------------

*(1) Порядок и условия командирования федеральных государственных гражданских служащих, утв. Указом Президента РФ от 18.07.2005 N 813.

*(2) Федеральный закон от 19.07.2011 N 247-ФЗ "О социальных гарантиях сотрудникам органов внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации".

*(3) Федеральный закон от 30.12.2012 N 283-ФЗ "О социальных гарантиях сотрудникам некоторых федеральных органов исполнительной власти и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации".

*(4) Форм, разработанных самой организацией (предпринимателем), либо форм, утвержденных органами власти, но применяемых организациями (предпринимателями) в своем документообороте.

*(5) Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа".

*(6) Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ, утв. Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359.

*(7) Приказ Минтранса РФ от 08.11.2006 N 134 "Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации".

*(8) Приказ Минтранса РФ от 21.08.2012 N 322 "Об установлении форм электронных проездных документов (билетов) на железнодорожном транспорте".

*(9) Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

*(10) Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.