Как составить справку о среднем заработке в службу занятости? (В. Тарасов, журнал "Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение", N 11, ноябрь 2017 г.)

Как составить справку о среднем заработке в службу занятости?

В. Тарасов,

эксперт журнала

"Учреждения физической культуры и спорта:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение", N 11, ноябрь 2017 г., с. 30-40.

В соответствии с п. 2 ст. 3 Закона РФ N 1032-1*(1) справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы является обязательным документом для получения пособия по безработице уволенному сотруднику. В настоящей статье рассказано, в какой форме необходимо выдать такую справку, как правильно ее составить, как рассчитывается средний заработок в этом случае.

Согласно ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения); копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.).

К сведению. Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и представляться работнику безвозмездно.

В какой форме необходимо выдать справку?

В настоящее время законодательно не утверждены форма справки о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы и порядок ее выдачи. При этом Минтрудом разработана и направлена для использования в работе рекомендованная форма справки о среднем заработке для определения размера пособия по безработице (стипендии) за последние три месяца по последнему месту работы. Форма такой справки приведена в Письме Минтруда РФ от 15.08.2016 N 16-5/В-421. В том же письме сказано: если указанная справка составлена работодателем в произвольной форме и содержит сведения, необходимые для определения размера и сроков выплаты пособия по безработице, основания для отказа в ее принятии отсутствуют.

Таким образом, работодатель может предоставить справку в произвольной форме. При этом необходимо помнить, что такая справка должны иметь обязательные реквизиты, установленные ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"*(2).

Образец формы справки о среднем заработке работника приведен на стр. 40.

См. Справка о среднем заработке для определения размера пособия по безработице (стипендии)

Каков порядок заполнения справки для службы занятости?

Как уже было сказано выше, справка должна быть заполнена полностью. Для заполнения некоторых граф этой справки необходимо воспользоваться Порядком исчисления среднего заработка для определения размера пособия по безработице и стипендии, выплачиваемой гражданам в период профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации по направлению органов службы занятости, утвержденным Постановлением Минтруда РФ от 12.08.2003 N 62 (далее - Порядок N 62).

Какой период необходимо взять для расчета среднего заработка? Согласно п. 3 Порядка N 62 средний заработок работника исчисляется за три последних календарных месяца (с 1-го числа по 1-е число), предшествующих месяцу увольнения. Это значит, что если работник уволен 10.10.2017, то расчетный период - с 01.07.2017 по 30.09.2017.

Обратите внимание! В Определении ВС РФ от 08.06.2006 N КАС06-151 сказано, что содержащееся в п. 3 Порядка N 62 правило об исчислении среднего заработка за месяцы, предшествующие месяцу увольнения, обусловлено необходимостью защиты интересов работника, поскольку позволяет исключить из расчетного периода неполный календарный месяц, в котором он уволен. При этом стоит отметить, что исключение последнего месяца работы из расчетного периода не всегда отвечает интересам работника, например, когда начисленная ему заработная плата за последний месяц выше, чем в предыдущие месяцы. Следовательно, месяц увольнения может быть включен в расчетный период, если трудовые отношения расторгнуты в последний календарный день месяца и в результате его средний заработок увеличится. Таким образом, если же работник уволен 31.10.2017, то расчетный период будет составлять три последних месяца работы, включая месяц увольнения, если это в интересах работника, то есть если в данном случае средний заработок будет больше.

Что включается в расчет среднего заработка? При исчислении среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемых в соответствующем учреждении, независимо от источников этих выплат. К ним относятся заработная плата, надбавки и доплаты к тарифным ставкам (должностным окладам), выплаты, связанные с условиями труда, а также премии и вознаграждения, включая вознаграждение по итогам работы за год и единовременное вознаграждение за выслугу лет и другие виды выплат (п. 2 Порядка N 62).

Исключаемые периоды и начисленные за это время суммы. Исключаемые периоды установлены в п. 4 Порядка N 62, это периоды, когда:

за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ;

работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;

работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;

работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;

работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;

работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством РФ;

работнику предоставлялись дни отдыха (отгулы) в связи с работой сверх нормальной продолжительности рабочего времени при вахтовом методе организации работ и в других случаях согласно законодательству РФ.

К сведению. Вышеперечисленные исключаемые периоды необходимо указать в выдаваемой справке.

Расчет среднего заработка

В пункте 7 Порядка N 62 сказано, что для определения среднего заработка используется средний дневной заработок. При этом он исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на количество фактически отработанных в этот период дней.

Средний заработок работника определяется путем умножения среднего дневного заработка на среднемесячное число рабочих дней в расчетном периоде (в зависимости от установленной продолжительности рабочей недели в организации).

При установлении работнику неполного рабочего времени (неполной рабочей недели, неполного рабочего дня) средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю пятидневной (шестидневной) рабочей недели, приходящихся на время, отработанное в расчетный период.

Приведем пример расчета среднего заработка.

Пример 1

Сотрудник был уволен 10.10.2017. Расчетный период - с 01.07.2017 по 30.09.2017 - отработан им полностью. Его заработная плата за июль составляла 35 000 руб., за август - 37 000 руб., за сентябрь - 37 000 руб. В учреждении установлена 40-часовая рабочая неделя (пять рабочих дней). Определим средний заработок сотрудника для службы занятости.

Сумма, фактически начисленная за расчетный период, составит 109 000 руб. (35 000 + 37 000 + 37 000). Количество фактически отработанных дней за расчетный период - 65 раб. дн. (21 + 23 + 21), где 21, 23 и 21 раб. дн. - это рабочие дни согласно производственному календарю за 2017 год за июль, август и сентябрь соответственно.

Средний дневной заработок работника будет равен 1 676,92 руб. (109 000 руб. / 65 раб. дн.).

Среднемесячное число рабочих дней в расчетном периоде - 21,67 раб. дн. (65 раб. дн. / 3 мес.).

Средний заработок составит 36 338,86 руб. (1 676,92 руб. x 21,67 раб. дн.).

Если расчетный период состоит из исключаемых дней

В пункте 5 Порядка N 62 говорится: если работник за расчетный период не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней либо этот период состоял из времени, исключаемого из расчетного периода в соответствии с п. 4 этого порядка, средний заработок определяется исходя из суммы заработной платы, фактически начисленной за предшествующий период времени, равный расчетному.

Приведем пример.

Пример 2

Сотрудник уволен 10.10.2017, а расчетный период - с 01.07.2017 по 30.09.2017 - полностью исключается, так как в этот период сотрудник был нетрудоспособен и получал пособие по временной нетрудоспособности. Какой в этом случае взять расчетный период?

Согласно п. 5 Порядка N 62 расчетным в этом случае будет период с 01.04.2017 по 30.06.2017.

Если нет заработной платы

В пункте 6 Порядка N 62 сказано: если работник за расчетный период и до расчетного периода не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней, то средний заработок определяется исходя из суммы заработной платы, фактически начисленной за фактически отработанные работником дни в месяце увольнения.

Приведем пример.

Пример 3

Сотрудник увольняется 10.10.2017. Он работает в учреждении с 01.10.2017, должностной оклад составляет 20 000 руб. Как определить средний заработок для службы занятости?

В силу п. 6 Порядка N 62 в этом случае расчетным периодом будет период работы данного сотрудника в учреждении, то есть с 01.10.2017 по 10.10.2017.

Заработная плата за этот период составила 7 000 руб. (22 000 руб. / 22 раб. дн. х 7 раб. дн.), где 22 - количество рабочих дней в октябре согласно производственному календарю за 2017 год, 7 - количество рабочих дней, отработанных сотрудником.

Средний дневной заработок работника будет равен 1 000 руб. (7 000 руб. / 7 раб. дн.).

Соответственно средний заработок в этом случае будет равен заработной плате (7 000 руб.).

Если установлен суммированный учет рабочего времени

Если сотруднику установлен суммированный учет рабочего времени, то при определении среднего заработка необходимо использовать средний часовой заработок, который исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на количество часов, фактически отработанных в данный период. Средний заработок работника определяется путем умножения среднего часового заработка на среднемесячное количество рабочих часов в расчетном периоде в зависимости от установленной продолжительности рабочей недели (п. 8 Порядка N 62).

Приведем пример.

Пример 4

Сотрудник был уволен 10.10.2017. Ему был установлен суммированный учет рабочего времени. Расчетный период - с 01.07.2017 по 30.09.2017. Количество рабочих часов по графику 40-часовой рабочей недели составило:

- в июле - 168 ч, отработано 168 ч, заработная плата - 30 000 руб.;

- в августе - 184 ч, отработано 172 ч, заработная плата - 28 000 руб.;

- в сентябре - 168 ч, отработано 172 ч, заработная плата - 32 000 руб. Как рассчитать средний заработок работника для службы занятости?

Средний часовой заработок составит 175,78 руб. ((30 000 + 28 000 + 32 000) руб. / (168 + 172 + 172) ч).

Среднемесячное число рабочих часов в расчетном периоде - 170,67 ч ((168 + 172 + 172) ч / 3 мес.). Средний заработок составит 30 000,37 руб. (175,78 руб. x 170,67 ч).

Если были премии

Пунктом 9 Порядка N 62н предусмотрены нюансы включения премий в расчетный период для определения среднего заработка:

1. Ежемесячные премии и вознаграждения - не более одной выплаты за одни и те же показатели за каждый месяц расчетного периода. Приведем пример.

Пример 5

Сотрудник был уволен 10.10.2017. В учреждении установлена 40-часовая рабочая неделя (пять рабочих дней). Расчетный период - с 01.07.2017 по 30.09.2017 - отработан им полностью. Заработная плата за июль, август и сентябрь составила 90 000 руб., кроме того, работнику выплачивалась ежемесячная премия в размере 7 000 руб. Определим средний заработок сотрудника для службы занятости.

Сумма, фактически начисленная работнику за расчетный период, составит 111 000 руб. (90 000 руб. + 7 000 руб. x 3 мес.). Количество фактически отработанных дней за расчетный период - 65 раб. дн.

Средний дневной заработок будет равен 1 707,69 руб. (111 000 руб. / 65 раб. дн.).

Среднемесячное число рабочих дней в расчетном периоде - 21,67 раб. дн. (65 раб. дн. / 3 мес.).

Средний заработок работника составит 37 005,64 руб. (1 707,69 руб. x 21,67 раб. дн.).

2. Премии и вознаграждения за период работы, превышающий один месяц, - не более одной выплаты за одни и те же показатели в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода.

Пример 6

Воспользуемся условиями примера 5. В июле сотруднику была выплачена премия за II квартал 2017 года в размере 30 000 руб. Рассчитаем средний заработок работника для службы занятости.

При расчете среднего заработка для центра занятости нужно учесть:

- ежемесячные премии в размере 21 000 руб. (7 000 руб. x 3 мес.);

- премию за II квартал 2017 года в полном размере, то есть 30 000 руб. (30 000 руб. / 3 мес. x 3 мес.).

Средний дневной заработок будет равен 2 169,23 руб. (141 000 руб. / 65 раб. дн.).

Среднемесячное число рабочих дней в расчетном периоде - 21,67 раб. дн. (65 раб. дн. / 3 мес.).

Средний заработок сотрудника составит 47 007,21 руб. (2 169,23 руб. x 21,67 раб. дн.).

3. Вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий календарный год, - в размере 1/12 за каждый месяц расчетного периода независимо от времени начисления вознаграждения.

Пример 7

Воспользуемся условиями примера 6. В расчетном периоде сотруднику была выплачена годовая премия за 2016 год в размере 30 000 руб. Рассчитаем средний заработок работника для службы занятости.

При расчете среднего заработка годовая премия будет учитываться в размере 7 500 руб. (30 000 руб. / 12 мес. x 3 мес.).

Средний заработок сотрудника будет равен 49 507,62 руб. ((141 000 + 7 500) руб. / 65 раб. дн. x 21,67 раб. дн.).

Пунктом 9 Порядка N 62, кроме вышеприведенных условий включения премии для расчета среднего заработка, предусмотрены некоторые особенности, а именно:

- если время, приходящееся на расчетный период, отработано не полностью или из него исключалось время в соответствии с п. 4 этого порядка, премии и вознаграждения учитываются при определении среднего заработка пропорционально времени, отработанному в расчетный период (за исключением ежемесячных премий, выплачиваемых вместе с заработной платой за данный месяц);

- если работник проработал в организации неполный рабочий период, за который начисляются премии и вознаграждения, и они были начислены пропорционально отработанному им времени, такие премии и вознаграждения учитываются при определении среднего заработка исходя из фактически начисленных сумм в порядке, установленном названным пунктом.

Пример 8

Сотрудник был уволен 10.10.2017. В учреждении установлена 40-часовая рабочая неделя (пять рабочих дней). В течение расчетного периода (01.07.2017 по 30.09.2017):

- с 07.08.2017 по 11.08.2017 он находился на больничном;

- с 27.09.2017 по 30.09.2017 он был в неоплачиваемом отпуске.

В расчетном периоде ему были выплачены премии за июль в размере 7 000 руб., за август - 5 478 руб., за сентябрь - 6 000 руб., квартальная премия в размере 30 000 руб.

Рассчитаем общую сумму премий при определении среднего заработка для службы занятости.

Количество рабочих дней по производственному календарю за 2017 год за расчетный период (с 01.07.2017 по 30.09.2017) составило 65, а количество дней, отработанных сотрудником за этот период, - 57.

Премии при расчете среднего заработка будут учитываться в следующих размерах:

- премия за июль - 7 000 руб.;

- премия за август - 4 803,78 руб. (5 478 руб. / 65 раб. дн. x 57 раб. дн.);

- премия за сентябрь - 5 261,54 руб. (6 000 руб. / 65 раб. дн. х 57 раб. дн.);

- квартальная премия - 26 307,69 руб. (30 000 руб. / 65 раб. дн. x 57 раб. дн.).

Общая сумма премий, учитываемых при расчете среднего заработка для центра занятости, составит 43 373,01 руб. (7 000 + 4 803,78 + 5 261,54 + 26 307,69).

В организации произошло повышение тарифных ставок (должностных окладов, денежного вознаграждения)

Пунктом 10 Порядка N 62 установлено: если повышение произошло в расчетный период, выплаты, учитываемые при определении среднего заработка и начисленные за предшествующий повышению период времени, увеличиваются на коэффициенты, которые рассчитываются путем деления тарифной ставки (должностного оклада, денежного вознаграждения), установленной в месяце наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка, на тарифные ставки (должностные оклады, денежное вознаграждение) каждого из месяцев расчетного периода.

Приведем пример.

Пример 9

Сотрудник был уволен 10.10.2017. В учреждении установлена 40-часовая рабочая неделя (пять рабочих дней). Расчетный период - с 01.07.2017 по 30.09.2017. С 01.09.2017 в учреждении произошло повышение окладов с 30 000 до 35 000 руб. Расчетный период отработан сотрудником полностью. Рассчитаем его средний заработок для службы занятости.

Определим коэффициент повышения. Он будет равен 1,17 (35 000 руб. / 30 000 руб.).

Средний дневной заработок составит 1 618,46 руб. (((30 000 + 30 000) руб. x 1,17 + 35000 руб.) / 65 раб. дн.)

Средний заработок, который необходимо указать в справке для службы занятости, будет равен 35 072 руб. (1 618,46 руб. x (65 раб. дн. / 3 мес.)).

Если повышение произошло после расчетного периода до дня увольнения, увеличивается средний заработок, исчисленный за расчетный период.

Пример 10

Сотрудник был уволен 10.10.2017. В учреждении установлена 40-часовая рабочая неделя (пять рабочих дней). Расчетный период - с 01.07.2017 по 30.09.2017. С 01.10.2017 в учреждении произошло повышение окладов с 30 000 до 35 000 руб. Расчетный период отработан сотрудником полностью. Рассчитаем его средний заработок для службы занятости.

Коэффициент повышение равен 1,17.

Средний дневной заработок работника будет равен 1 384,62 руб. ((30 000 + 30 000 + 30 000) руб. / 65 раб. дн.), где 65 - количество фактически отработанных дней в расчетном периоде.

Средний заработок составит 35 105,52 руб. (1 384,62 руб. x (65 раб. дн. / 3 мес.) x 1,17).

Если повышение произошло после увольнения работника, средний заработок не увеличивается.

Если произошло повышение размеров надбавок за квалификационный разряд (классный чин, дипломатический ранг) и за особые условия государственной службы

В этом случае необходимо воспользоваться п. 11 Порядка N 62, в котором сказано:

- если повышение произошло в расчетный период, надбавки за квалификационный разряд (классный чин, дипломатический ранг), за особые условия государственной службы, начисленные за предшествующий повышению период времени, увеличиваются на коэффициенты, рассчитываемые путем деления указанных надбавок, установленных в месяце наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка, на надбавки каждого из месяцев расчетного периода;

- если повышение произошло после увольнения работника, указанные надбавки, включенные в средний заработок, не увеличиваются.

* * *

В заключение еще раз обращаем ваше внимание, что рекомендованная форма справка для службы занятости была предложена сотрудниками Минтруда в Письме N 16-5/В-421.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Закон РФ от 19.04.1991 N 1032-1 "О занятости населения в Российской Федерации".

*(2) Утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст.