Вопрос: Какие документы должны представлять работники для обоснования расходов на проживание в служебной командировке? (журнал "Ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учреждений", N 11, ноябрь 2017 г.)

Какие документы должны представлять работники для обоснования расходов на проживание в служебной командировке?

А. Гусев,

к.п.н., редактор журнала "Ревизии и проверки

финансово-хозяйственной деятельности

государственных (муниципальных) учреждений"

Журнал "Ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учреждений", N 11, ноябрь 2017 г., с. 66-69.

Документами, подтверждающими проживание работника в служебной командировке, могут являться:

- при проживании в служебной командировке в гостинице - счет (иной документ), выданный гостиницей. Требовать представления письменного договора в данном случае не нужно;

- когда работник учреждения самостоятельно арендует в месте командировки жилое помещение (квартиру) - договор найма жилого помещения, заключенный с собственником помещения, и расписка собственника в получении денежных средств за проживание.

Обоснование. В служебной командировке работники могут проживать либо в гостинице, либо в арендованном жилом помещении.

1. Проживание в гостинице. Правила предоставления гостиничных услуг утверждены Постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 N 1085. В силу ст. 420 ГК РФ договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. К договорам применяются правила о двух- и многосторонних сделках, предусмотренные гл. 9 ГК РФ.

Исходя из ст. 161 ГК РФ, в простой письменной форме, за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения, должны совершаться:

- сделки юридических лиц между собой и с гражданами;

- сделки граждан между собой на сумму, превышающую не менее чем в десять раз установленный законом минимальный размер оплаты труда, а в случаях, предусмотренных законом, - независимо от суммы сделки.

Таким образом, договор на проживание должен быть заключен в письменной форме. Напомним, что для совершения сделки в письменной форме составляется документ, выражающий ее содержание и подписанный лицом или лицами, совершающими сделку, или уполномоченными ими лицами (ст. 160 ГК РФ).

Необходимо отметить, что несоблюдение простой письменной формы сделки лишает стороны права в случае спора ссылаться в подтверждение сделки и ее условий на свидетельские показания, но не лишает их права приводить письменные и другие доказательства (ст. 162 ГК РФ). В случаях, прямо указанных в законе или в соглашении сторон, при несоблюдении простой письменной формы сделка считается недействительной.

Вместе с тем соблюдение простой письменной формы не требуется для договоров, которые исполняются при совершении сделок, при условии выдачи документов в подтверждение заключенного и исполненного договора (п. 2 ст. 159 ГК РФ).

В силу п. 1 ст. 426 ГК РФ публичным договором признается договор, заключенный коммерческой организацией и устанавливающий ее обязанности по продаже товаров, выполнению работ или оказанию услуг, которые такая организация по характеру своей деятельности должна осуществлять в отношении каждого, кто к ней обратится (розничная торговля, перевозка транспортом общего пользования, услуги связи, энергоснабжение, медицинское, гостиничное обслуживание и т.п.). Исходя из положений данной статьи договор на оказание гостиничных услуг (проживание) является публичным.

В соответствии с п. 20 Правил предоставления гостиничных услуг договор заключается между потребителем и исполнителем путем составления документа, подписанного двумя сторонами, который должен содержать:

- наименование исполнителя (для индивидуальных предпринимателей - фамилию, имя, отчество (если имеется)), сведения о государственной регистрации;

- сведения о заказчике (потребителе);

- сведения о предоставляемом номере (месте в номере);

- цену номера (места в номере);

- период проживания в гостинице;

- иные необходимые сведения (по усмотрению исполнителя).

Следовательно, в случае проживания работника в служебной командировке в гостинице с работником заключается публичный договор, подтверждением заключения которого является выданный гостиницей счет, содержащий указанные реквизиты.

Кроме того, необходимо учитывать, что согласно п. 2 ст. 1.2 Федерального закона N 54-ФЗ*(1) при осуществлении расчета пользователь обязан выдать кассовый чек или бланк строгой отчетности на бумажном носителе и (или) в случае предоставления покупателем (клиентом) пользователю до момента расчета абонентского номера либо адреса электронной почты направить кассовый чек или бланк строгой отчетности в электронной форме покупателю (клиенту) на предоставленный абонентский номер либо адрес электронной почты (при наличии технической возможности для передачи информации покупателю (клиенту) в электронной форме на адрес электронной почты).

Исходя из ст. 2 Федерального закона N 54-ФЗ организации и индивидуальные предприниматели, осуществляющие расчеты в отдаленных или труднодоступных местностях (за исключением городов, районных центров, поселков городского типа), указанных в перечне отдаленных или труднодоступных местностей, утвержденном органом государственной власти субъекта РФ, вправе не применять контрольно-кассовую технику при условии выдачи покупателю (клиенту) по его требованию документа, подтверждающего факт осуществления расчета между организацией или индивидуальным предпринимателем и покупателем (клиентом), содержащего наименование документа, его порядковый номер, реквизиты, установленные абз. 4-12 п. 1 ст. 4.7 Федерального закона N 54-ФЗ, и подписанного лицом, выдавшим этот документ.

При этом указанный перечень, а также внесенные в него изменения размещаются органом государственной власти субъекта РФ на его официальном сайте в Интернете.

Положением N 359*(2) предусмотрено, что осуществление расчетов наличными денежными средствами за оказанные услуги возможно без оформления контрольно-кассового чека только при выполнении условий по осуществлению деятельности организации (предпринимателя) и с обязательным представлением документа, подтверждающего произведенные расходы, оформленного на бланке строгой отчетности, либо (в случаях, установленных законодательством) на бланке документа, разработанного с учетом обязательных требований к составу реквизитов и утвержденного организацией (предпринимателем).

С учетом изложенного в случае проживания в служебной командировке в гостинице документом, подтверждающим проживание, является счет (иной документ), выданный гостиницей, который должен содержать реквизиты, поименованные в п. 3 Положения N 359 и п. 20 Правил предоставления гостиничных услуг, либо данный документ может содержать реквизиты, обозначенные в названном п. 20, и дополнительно к нему будет выдан кассовый чек либо БСО, содержащий реквизиты, перечисленные в п. 3. Требовать представления письменного договора в этом случае не нужно.

2. Самостоятельная аренда жилого помещения (квартиры). В том случае, когда работник учреждения самостоятельно арендует в месте командировки жилое помещение (квартиру), в качестве подтверждающих документов могут быть использованы договор найма жилого помещения, заключенный с собственником помещения, и расписка собственника в получении денежных средств за проживание. Указанные документы должны быть составлены в простой письменной форме (ст. 674 ГК РФ).

Если же договор аренды заключен с участием риелторской фирмы, в подтверждение произведенных расходов работник должен представить в бухгалтерию организации договор с риелторским агентством, расписку наймодателя о получении платы, квитанцию к приходному кассовому ордеру или чек ККТ, свидетельствующие об оплате услуг агентства.

1 ноября 2017 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт".

*(2) Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утв. Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359.