Подтверждение командировочных расходов электронными документами (Е.А. Палько, журнал "Бухгалтер Крыма", N 11, ноябрь 2017 г.)

Подтверждение командировочных расходов электронными документами

Е.А. Палько,

эксперт журнала "Бухгалтер Крыма"

Журнал "Бухгалтер Крыма", N 11, ноябрь 2017 г., с. 26-28.

Все большую популярность среди граждан РФ приобретает покупка билетов с помощью электронных средств их оформления. Удобно, никуда не выезжая, выбрать себе билет на сайте транспортной организации, оплатить его и распечатать.

Такой билет работник может представить в бухгалтерию организации после того, как вернется из командировки. Что следует иметь в виду, отражая такой документ в учете?

Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в том числе на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Расход на проезд на общественном транспорте подтверждается приобретенным на эту поездку билетом. Однако, по мнению чиновников, некоторые билеты должны также соответствовать определенным требованиям, в частности билеты на самолет или поезд.

Прежде всего, должна быть соблюдена форма такого билета. Для авиационных перевозок она утверждена Приказом Минтранса России от 08.11.2006 N 134.

В пункте 84 Приказа Минтранса России от 28.06.2007 N 82 "Об утверждении Федеральных авиационных правил "Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей" указано, что при регистрации пассажиру выдается посадочный талон, в котором указываются его инициалы и фамилия, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна. При необходимости в посадочном талоне дополнительно может отражаться другая информация.

Если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), для целей налогообложения прибыли организаций, по мнению Минфина, документальным подтверждением расходов являются маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) и посадочный талон (см. Письмо Минфина России от 06.06.2017 N 03-03-06/1/35214).

Причем Минфин предполагает, что возможна ситуация, когда командированный работник пройдет регистрацию на рейс, но почему-то не полетит. Как видно, финансисты в этом случае не считают расходы на билет обоснованными.

Во всяком случае они требуют подтвердить оказание услуги (очевидно, факт полета). По их мнению, таким подтверждением служит, как правило, штамп о досмотре, проставляемый на посадочном талоне.

Чиновники допускают, что такого штампа может не быть на талоне. Тогда факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки это лицо может подтвердить иным способом.

Из Письма Минфина России от 09.10.2017 N 03-03-06/1/65743 следует, что подтверждающим документом может быть выданная авиаперевозчиком или его представителем справка, содержащая необходимую для подтверждения факта полета информацию.

Такая же справка может подтвердить несение расходов, даже если посадочный талон вовсе отсутствует (утерян) (Письмо Минфина России от 18.05.2015 N 03-03-06/2/28296). Правда, согласно данному разъяснению никаких иных документов, кроме этой справки, вместо посадочного талона или в дополнение к нему ведомство не примет в качестве подтверждающих документов.

В Письме Минфина России от 05.02.2010 N 03-03-05/18 отмечается, что в случае потери подлинников проездных документов могут быть представлены дубликат проездного документа или копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей перевозку физического лица, или справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки.

Кроме того, по мнению финансистов, электронный авиабилет оформляется не на бланке строгой отчетности и в случае его утраты восстанавливается путем повторной распечатки.

Несколько иной подход у чиновников к признанию расходов по электронным железнодорожным билетам. Приказом Минтранса России от 21.08.2012 N 322 утверждены формы электронных проездных документов (билетов) на железнодорожном транспорте, которые действуют в настоящее время.

В Письме Минфина России от 14.04.2014 N 03-03-07/16777 указывается, что контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ (см. п. 2 Приказа Минтранса России N 322).

При оформлении электронных проездных документов в пункте продажи контрольный купон (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) распечатывается и обязательно выдается пассажиру.

При оформлении электронных проездных документов в сети Интернет контрольный купон (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) также обязательно направляется в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети пассажиру.

При оформлении электронных проездных документов путем валидации бесконтактной смарт-карты (в том числе социальной карты), транспортной карты, платежной карты (в том числе с использованием бесконтактной технологии проведения платежа) или электронного устройства контрольный купон (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) сохраняется и хранится в автоматизированной системе управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте и по требованию пассажира распечатывается и выдается пассажиру в пункте продажи при предъявлении пассажиром бесконтактной смарт-карты, транспортной карты, платежной карты или электронного устройства, с помощью которых был оформлен электронный проездной документ (билет).

В связи с этим, по мнению Минфина, такой документ может подтверждать для целей налогообложения прибыли произведенные расходы на приобретение железнодорожного билета, полученного одним из указанных способов.

Также посадочный талон, поскольку он содержит необходимую информацию о состоявшейся поездке к месту командирования и обратно (в том числе время отправления, стоимость проезда и другие реквизиты), может быть принят в качестве документа, служащего основанием для возмещения расходов на проезд, связанных с направлением работника в служебную командировку.