Особенности документационного обеспечения деятельности аптеки (М.А. Катышева, Ю.Г. Кирюхин, журнал "Делопроизводство", N 4, октябрь-декабрь 2017 г.)

Особенности документационного обеспечения деятельности аптеки

М.А. Катышева,

Пензенский гос. ун-т

Ю.Г. Кирюхин,

Пензенский гос. ун-т

Журнал "Делопроизводство", N 4, октябрь-декабрь 2017 г., с. 106-111.

- Характеристика деятельности аптеки.

- Порядок работы с документами аптеки.

Фармацию и соответственно аптечную деятельность за все время существования человеческого общества можно по праву считать старейшими отраслями. При этом каждая из них в современном и цивилизованном обществе достигла небывалых высот и развития.

ООО "Аптека "Домашний доктор" является крупнейшей в России аптечной сетью. Одна из таких аптек N 58-12 располагается в г. Сердобске. Она осуществляет розничную торговлю лекарственными препаратами для медицинского применения и хранение лекарственных препаратов для медицинского применения на основании Лицензии N ЛО-62-02-000597 от 15 сентября 2014 г.

Для реализации деятельности ООО "Аптека "Домашний доктор" осуществляет следующие виды фармацевтических работ:

- закупка лекарственных средств и товаров медицинского назначения на основе определения потребности по видам товара с учетом норматива товарного запаса;

- организация и соблюдение надлежащих условий приемки и хранения лекарственных средств и товаров медицинского назначения;

- организация и соблюдение надлежащего отпуска лекарственных средств и товаров медицинского назначения населению;

- первичный учет и отчетность.

Все виды вышеперечисленных работ сопровождаются оформлением большого количества документов.

Для закупки лекарственных средств и товаров медицинского назначения заведующий аптекой или ее заместитель оформляют еженедельно электронную заявку, и направляют ее на аптечный склад. Заявка оформляется с помощью информационной системы "Склад" ПАК "ИП 2010" в соответствии с рабочей инструкцией РИ-51-003, утвержденной директором Департамента управления филиалами от 20.06.2011.

На основании данной рабочей инструкции в день, предшествующий дню формирования электронного документа "Отчет-Заявка" в ПАК "ИП 2010" с помощью обработки "Передача и получение информации" заведующий аптекой получает из комплекса "Волжский" данные для электронного документа "Отчет-Заявка" (остатки на складе, сводная статистика продаж по всем аптекам компании "Домашний доктор").

В день формирования электронного документа "Отчет-Заявка" в соответствии с логистическим расписанием аптеки в ПАК "ИП 2010" создают новый электронный документ и проставляют соответствующий признак "Отчет- Заявка". После этого на закладке "Табличная часть корректируют автоматически рассчитанный заказ с учетом: сезонности продаж; изменения потребности в товаре; статистики продаж товара внутри категории.

После корректировки электронного документа "Отчет-Заявка" в ПАК "ИП 2010" сформированный электронный документ передают в комплекс "Волжский". Фрагмент электронного документа "Отчет-Заявка" представлен на рис. 1.

Передача лекарственных средств и товаров медицинского назначения со склада в ООО "Аптека "Домашний доктор" производится по следующим сопроводительным документам:

- товарной накладной с использованием унифицированной формы ТОРГ 12 *(1);

- счетом-фактурой;

- протоколом согласования цен поставки жизненно необходимых и важнейших лекарственных средств (при необходимости)*(2).

К сопроводительным документам прилагаются сертификаты соответствия (сертификат качества) по каждому наименованию товара и по каждой серии этого наименования. Скомплектованный заказ поступает упакованный, при этом в каждый ящик или другую тару вложен упаковочный лист, в котором указывается номер сопроводительного документа, наименование товаров в данном тарном месте, его количество и кому он предназначен. Упаковочный лист выписывается в 2-х экземплярах, второй остаётся на складе для контроля (Рис. 2).

Заведующая аптекой, заместитель заведующей аптекой, фармацевт осуществляют приемку товаров по количеству, качеству, комплектности и целостности упаковки в присутствии представителя поставщика на основании сравнения данных, указанных в товарной накладной с фактически поставленной партией лекарственных средств.

Приемка лекарственных средств завершается простановкой подписей и печатей в сопроводительных документах. Для приемки лекарственных средств комиссия по приемке лекарственных средств назначается приказом генерального директора.

Все поступившие в аптеку и принятые материально ответственными лицами товары на основании счёта фактуры регистрируются в книге учёта покупок. Кроме того, они записываются в журнал регистрации счетов поступления товаров по группам по розничным и оптовым ценам, как в целом, так и по группам: медикаменты и субстанции; перевязочные материалы и предметы ухода за больными; и.д.

Учёт поступления товаров осуществляется в стоимостном выражении за исключением лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учёту. Медикаменты учитываются дополнительно в натуральных показателях количественно по наименованию в книге учёта наркотических и других лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учёту.

Для контроля за реализацией лекарственных средств по сроку годности и по пополнению их запасов на каждую поступившую серию товара ведется Журнал учета сроков годности*(3). В настоящее время форма журнала сроков годности в аптеке не регламентирована действующим законодательством. Поэтому аптечные организации самостоятельно выбирают удобную для них форму данного журнала.

На упаковках готовых лекарственных средств, поступивших в аптеку заведующая аптекой или ее заместитель, отвечающие за правильность расчёта, взимаемых с покупателя цен проставляют цену реализации. Цена реализации лекарственных средств и товаров медицинского назначения проставляется на основании Реестра товаров, который заведующая аптекой или ее заместитель получают с помощью ПАК "ИП 2010" (Рис. 3).

На все лекарственные средства и товары медицинского назначения оформляются ценники, на которых указывается: код товара; дата; наименование товара; цена за единицу товара; подпись материально-ответственного лица (Рис. 4).

В ООО "Аптека "Домашний доктор" осуществляется два вида отпуска товаров - рецептурный и безрецептурный. Значительное количество лечебных препаратов продается без рецептов, которые перечислены в специальных утвержденных списках.

Другая часть лекарств отпускается только по рецептам, которые являются письменным обращением специалиста, выписавшего рецепт, к фармацевту об изготовлении и отпуске лекарств*(4).

При приеме рецептов и отпуске лекарственных средств в ООО "Аптека "Домашний доктор" фармацевты следуют следующему алгоритму действий.

На первом этапе фармацевтом проверяется соответствие следующих форм рецептурных бланков лекарственной прописи, обязательных и дополнительных реквизитов:

1) Форма "Специальный рецептурный бланк на наркотическое средство и психотропное вещество";

2) Форма N 148-1/у-88 "Рецептурный бланк";

3) Форма N 107-1/у "Рецептурный бланк";

4) Форма N 148-1/у-04 (л) "Рецепт";

5) Форма N 148-1/у-06 (л) "Рецепт".

Форма "Специальный рецептурный бланк на наркотическое средство и психотропное вещество" изготавливается на бумаге розового цвета с водяными знаками и имеет серийный номер. На таком бланке выписывают наркотические средства и психотропные вещества. В рецепте полностью указывается фамилия, имя отчество больного, указывается история болезни N, или N медицинской карты больного, или история развития ребенка, история болезни. Полностью указывается фамилия, имя и отчество врача.

Форма N 148-1/у-88 "Рецептурный бланк" имеет серию и номер. На этом бланке выписываются психотропные вещества, а также другие лекарственные средства, находящиеся на предметно-количественном учете и анаболические стероиды.

Оба рецепта подписываются врачом, выписавшим этот рецепт, после чего заверяется личной печатью врача. Дополнительно заверяется круглой печатью лечебно-профилактического учреждения (ЛПУ) и подписывается главным врачом или его заместителем.

На одном бланке выписывается только одно наименование лекарственного средства, при этом исправления не допускаются. Срок действия первого рецепта - 5 дней со дня выписки, второго - 10 дней.

Рецепты остаются в аптеке для предметно-количественного учета.

На бланке формы N 107-1/у "Рецептурный бланк" выписывают все лекарственные средства, за исключением, тех, что выписывают на бланке формы N 148-1/у-88 и специальном рецептурном бланке на наркотическое средство и психотропное вещество. На одном бланке выписывают не более 3-х наименований лекарственных средств, при этом исправления не допускаются. Срок действия - 10 дней, 2 месяца, 1 год. Срок действия указывается путем зачеркивания. Рецепты на все остальные лекарственные средства действительны - 2 месяца со дня выписки.

Форма N 148-1/у-04 "Рецепт" и Форма N 148-1/у-06 "Рецепт" предназначены для выписывания лекарственных средств на льготных условиях (бесплатно или со скидкой). Форма N 148-1/-06 оформляется с использованием компьютерных технологий. На этих бланках выписывают лекарственные средства, изделия медицинского назначения и специализированные продукты лечебного питания для детей-инвалидов. Рецептурный бланк выписывается в 3-х экземплярах, имеющих единую серию и номер, при этом рецепт подписывается врачом (фельдшером) и заверяется его личной печатью. Срок действия - 1 месяц со дня выписки, за исключением лекарственных средств, находящихся на предметно-количественном учете.

При отпуске лекарственного средства в ООО "Аптека "Домашний доктор" на рецептурном бланке фармацевт указывает сведения о фактически отпущенных лекарственных средствах, и проставляет дату отпуска. У этого рецептурного бланка имеется линия отрыва, разделяющая бланк и корешок, который выдается больному. При этом на корешке он делает отметку о наименовании лекарства, дозировке, количестве, способе применения.

Рецепты, не отвечающие выше перечисленным требованиям, остаются в аптеке, погашаются штампом "Рецепт недействителен" и регистрируются в Журнале регистрации неправильно выписанных рецептов*(5).

При продаже лекарств фармацевт оказывает помощь покупателю в выборе, дает по необходимости консультации, а после расчета с покупателем выдает ему чек. На чеке аптеки отражены следующие реквизиты: наименование организации; дата покупки; заводской номер контрольно-кассовой машины; ИНН (идентификационный номер) организации-налогоплательщика; стоимость покупки; итоговая сумма покупки; время покупки; признак фискального режима; порядковый номер чека. Чеки фармацевт погашает одновременно с выдачей товара путем надрыва в установленных местах. По требованию покупателя фармацевт оформляет товарный чек (Рис. 5).

Все чеки, пробитые на ККМ в течение смены и не выданные покупателям, сдаются фармацевтом вместе с кассовым отчетом.

Для учета поступлений и выдач наличных денег в кассе аптеки применяется кассовая книга с использованием формы N КО-4 *(6).

Заведующая аптекой или ее заместитель, подготовив денежную наличность, заполняют в трех экземплярах препроводительную ведомость (Рис. 6), первый экземпляр которой вкладывается в сумку инкассатора, а второй - передается инкассатору вместе с сумкой. При передаче сумки на третьем экземпляре ведомости инкассатор ставит свою подпись и печать подразделения инкассации. Этот экземпляр остается в аптеке. После того как в сумку сложена наличность и первый экземпляр препроводительной ведомости, ее опломбировывают.

Сведения о сданной выручке фиксируются в ПАК "ИП 2010" и передают в комплекс "Волжский" сформированный электронный документ "Препроводительная ведомость"

Таким образом, в процессе подготовки многих документов в ООО "Аптека "Домашний доктор" используется автоматизированное средство ПАК "ИП 2010". Большинство документов имеют унифицированные формы, за исключением приказов по основной деятельности.

Соблюдение правил составления, оформления и учета всех видов документов, связанных с реализацией лекарственных средств имеет особо важное значение. Любое нарушение может отразиться на здоровье покупателей.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Утверждена Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132.

*(2) Утвержден Постановлением Правительства Российской Федерации от 06.08.2009 N 654.

*(3) Пп. 5.3 Приказа Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 23.08.2010 N 706н "Об утверждении правил хранения лекарственных средств".

*(4) Приказ Минздрава Российской Федерации "О рациональном назначении лекарственных средств, правилах выписывания рецептов на них и порядке их отпуска аптечными учреждениями (организациями)" от 23.08.1999 N 328.

*(5) Приложение 4 Приказа Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации "О порядке назначения и выписывания лекарственных препаратов, изделий медицинского назначения и специализированных продуктов лечебного питания" от 12.02.2007 N 110.

*(6) Утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" от 18.08.1998 N 88.