Работник собрался на пенсию: оформляем документы (В.Д. Тарасов, журнал "Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение", N 11, ноябрь 2017 г.)

Работник собрался на пенсию: оформляем документы

В.Д. Тарасов,

эксперт журнала "Оплата труда в государственном

(муниципальном) учреждении:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение", N 11, ноябрь 2017 г., с. 29-35.

В каждом учреждении есть сотрудники, которые либо уже собрались на пенсию, либо собираются. В связи с этим бухгалтерам следует знать, какие документы нужно оформить в данном случае. В настоящей статье расскажем, как правильно заполнить необходимые документы.

Вначале напомним, что по общему правилу страховая пенсия по старости в 2017 году назначается при наличии не менее восьми лет страхового стажа и величины индивидуального пенсионного коэффициента не менее 11,4 (ст. 8, ч. 1-3 ст. 35 Федерального закона N 400-ФЗ*(1)):

- мужчинам, достигшим возраста 60 лет;

- женщинам, достигшим возраста 55 лет.

К сведению. Лицам, замещающим государственные должности РФ и замещаемые на постоянной основе государственные должности субъектов РФ, замещаемые на постоянной основе муниципальные должности, должности государственной гражданской службы РФ и должности муниципальной службы, страховая пенсия по старости назначается по достижении ими в соответствующем году возраста, указанного в приложении 5 к Федеральному закону N 400-ФЗ (п. 1.1 ст. 8).

Согласно ст. 15 Федерального закона N 27-ФЗ*(2) организация-страхователь обязана передавать бесплатно каждому застрахованному лицу, работающему у нее по трудовому договору или заключившему договор гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы, копию сведений, представленных в орган ПФР для индивидуального (персонифицированного) учета для включения их в индивидуальный лицевой счет данного застрахованного лица. Кроме того, п. 2 ст. 11 Федерального закона N 27-ФЗ предусмотрено, что страхователь ежегодно не позднее 1 марта года, следующего за отчетным (за исключением случаев, если этим законом установлены иные сроки), представляет о каждом работающем у него застрахованном лице (включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах начисляются страховые взносы) следующие сведения:

страховой номер индивидуального лицевого счета;

фамилию, имя и отчество;

дату приема на работу (для застрахованного лица, принятого на работу данным страхователем в течение отчетного периода) или дату заключения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы;

дату увольнения (для застрахованного лица, уволенного данным страхователем в течение отчетного периода) или дату прекращения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому согласно законодательству РФ начисляются страховые взносы;

периоды деятельности, включаемые в стаж работы на соответствующих видах работ с особыми условиями труда, в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;

другие сведения, необходимые для правильного назначения страховой и накопительной пенсий;

суммы пенсионных взносов, уплаченных за застрахованное лицо, являющееся субъектом системы досрочного негосударственного пенсионного обеспечения;

периоды трудовой деятельности, включаемые в профессиональный стаж застрахованного лица - субъекта системы досрочного негосударственного пенсионного обеспечения;

документы, подтверждающие право застрахованного лица на досрочное назначение страховой пенсии по старости.

Обратите внимание! Сведения, указанные в последнем пункте, о застрахованном лице, подавшем заявление о назначении страховой пенсии или страховой и накопительной пенсий, страхователь представляет в течение трех календарных дней со дня его обращения.

Данные персонифицированного учета для определения стажа работы для назначения пенсии работодатель должен представить, только если сотрудник подал соответствующее заявление. Если этого не было сделано, работодатель никаких документов для назначения пенсии не оформляет.

Какие документы должен оформить работодатель?

Итак, на работника-пенсионера должны быть представлены в ПФР персонифицированные данные, касающиеся взносов, которые начислены и уплачены с выплат в его пользу, сведения о страховом стаже. К таким документам относятся:

раздел 3 "Персонифицированные сведения о застрахованных лицах" единого расчета по страховым взносам*(3) с индивидуальными сведениями в отношении сотрудника за период с начала квартала по дату его увольнения;

форма СЗВ-М *(4) за месяц, в котором увольняется работник. Необходимо будет оформить лист только со сведениями об увольняемом. Это значит, что в таблице формы за отчетный месяц под порядковым номером "1" будет заполнена только одна строка;

форма СЗВ-СТАЖ вместе с сопроводительной формой ОДВ-1 (утверждены Постановлением N 3п*(5)). Документ работодатель обязан выдавать увольняющимся сотрудникам с марта 2017 года. Отметим, что выдавать сведения по форме СЗВ-СТАЖ нужно при прекращении не только трудового договора, но и договора гражданско-правового характера. Если работник увольняется в 2017 году, форму СЗВ-СТАЖ выдают ему на руки, а в ПФР отправляют по итогам года не позднее 1 марта 2018 года. Если же сотрудник увольняется в связи с выходом на пенсию, отправить в фонд данную справку нужно в течение трех дней с момента его увольнения (п. 2 ст. 11 Федерального закона N 27-ФЗ).

Обратите внимание! Штраф за непредставление формы СЗВ-СТАЖ составляет 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Кроме вышеперечисленных документов, сотрудники ПФР могут также затребовать:

- форму СЗВ-КОРР, которая утверждена Постановлением N 3п. Она представляется страхователем в случае необходимости уточнения (исправления) или отмены данных, учтенных на индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц. При заполнении этой формы сведения о корректировке за каждый отчетный период, типах корректировки, типах договоров или кодах категорий застрахованных лиц заполняются отдельной строкой. Данная форма подается вместе с сопроводительной формой ОДВ-1;

- форму СЗВ-ИСХ, которая также утверждена Постановлением N 3п. Данная форма заполняется за отчетные периоды до 2016 года включительно страхователем, нарушившим законодательно установленные сроки представления отчетности. Она тоже подается вместе с сопроводительной формой ОДВ-1;

- форму СЗВ-К, утвержденную Постановлением N 2п*(6). В ней указываются сведения о трудовом стаже застрахованного лица за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования, то есть до 01.01.2002. Данная форма представляется в ПФР вместе с сопроводительной формой АДВ-6-1 "Опись документов, передаваемых страхователем в ПФР".

Порядок подачи документов в ПФР в случае, если сотрудник является пенсионером

1. Сотрудник, который становится пенсионером, должен подать работодателю заявление. Работодатель при приеме заявления обращает внимание на следующее:

- в заявлении работник должен указать число, с которого он имеет право на страховую пенсию по старости (например, 02.11.2017, так как в этот день ему исполняется 60 лет). Отметим, что именно эта дата будет отражена при заполнении формы СЗВ-СТАЖ (в разд. 3 о периоде работы);

- в конце заявления работник должен поставить дату. Именно с этой даты работодатель отсчитывает три календарных дня, в течение которых он должен подать сведения в ПФР.

2. После принятия заявления сотрудника работодатель издает приказ об оформлении документов в связи с выходом работника серия изданий на пенсию. В этом приказе указывается дата, до которой (включительно) нужно подготовить и представить в территориальное отделение ПФР индивидуальные сведения о работнике, необходимые для назначения ему пенсии.

3. Работодатель в течение трех календарных дней со дня получения заявления работника оформляет и направляет в ПФР форму СЗВ-СТАЖ с типом сведений "Назначение пенсии" и сопроводительную форму ОДВ-1.

Обратите внимание! Если сотрудник стал пенсионером и при этом не уволился, а продолжил работать, работодателю необходимо также оформить форму СЗВ-СТАЖ с типом сведений "Назначение пенсии", направить ее в ПФР в течение трех календарных дней с даты заявления сотрудника, а дальше продолжить отчитываться по этому работнику в общеустановленном порядке. По окончании 2017 года необходимо представить на него форму СЗВ-СТАЖ с типом "Исходная", срок подачи которой - до 1 марта 2018 года.

Заполняем форму СЗВ-СТАЖ на работника, оформляющего пенсию

Как уже было сказано, порядок заполнения формы СЗВ-СТАЖ установлен Постановлением N 3п (далее - Порядок N 3п). При заполнении данной формы на работника, оформляющего пенсию, необходимо обратить внимание на следующее:

при указании типа сведений ставится "X" в поле "Назначение пенсии". Отметим, что формы с типом сведений "Назначение пенсии" представляются на застрахованных лиц, которым для установления пенсии необходимо учесть период работы календарного года, срок представления отчетности за который еще не наступил (п. 2.1.5 Порядка N 3п);

в разделе 2 "Отчетный период" указывается год, за который представляется форма СЗВ-СТАЖ, в формате "ГГГГ" (п. 2.2 Порядка N 3п);

в разделе 3 "Сведения о периоде работы застрахованных лиц" данные заполняются в именительном падеже. Сведения, приведенные в графах этого раздела, должны соответствовать данным, указанным в страховом свидетельстве обязательного (государственного) пенсионного страхования, которое выдается ПФР (п. 2.3.1 Порядка N 3п);

даты, указанные в графе "Период работы" разд. 3, должны находиться в пределах отчетного периода, отраженного в разд. 2 формы. Они заполняются так: "С (дд.мм.гггг.)" "По (дд.мм.гггг.)" (п. 2.3.2 Порядка N 3п);для форм с типом "Назначение пенсии" графа "Период работы" заполняется по дату предполагаемого выхода на пенсию (п. 2.3.4 Порядка N 3п). Если работник обращается за пенсией до достижения пенсионного возраста, это дата рождения работника, если после достижения пенсионного возраста - дата, когда работник собирается подать документы в ПФР. Следует уточнить ее у работника;

при необходимости отражения нескольких периодов работы по конкретному застрахованному лицу каждый из периодов указывается отдельной строкой. Графы "Фамилия", "Имя", "Отчество", "СНИЛС" заполняются один раз. Это касается ситуации, когда в отдельных строках необходимо отразить периоды, в которых человек работал, был в отпуске, на больничном, по другим причинам отсутствовал на работе (п. 2.3.3 Порядка N 3п);

графу 11 разд. 3 необходимо заполнить для неотработанных периодов - отпусков, больничных и т.п., а также для периода, в течение которого работник, занятый на "вредной" работе, был переведен на работу с нормальными условиями труда. В ней нужно указать код из классификатора, например, "ДЛОТПУСК" - для оплачиваемого отпуска, "ВРНЕТРУД" - для периода временной нетрудоспособности;

графы 8-10, 12 и 13 заполняются, только если работник трудится в условиях, дающих ему право на досрочную пенсию. В эти графы необходимо вписать коды, соответствующие таким условиям труда (п. 2.3.6, 2.3.7, 2.3.10, 6.6.5 Порядка N 3п);

в разделе 4 указывается, начислялись ли взносы на обязательное пенсионное страхование за периоды работы, которые обозначены в разд. 3 (п. 2.4, 2.5, 6.6.12 Порядка N 3п);

если указан тип сведений "Назначение пенсии", обязательно заполняется абз. 1 разд. 4. При этом допускается одновременное заполнение абз. 2 разд. 4 и разд. 5 формы (п. 6.6.12 Порядка N 3п);

форма СЗВ-СТАЖ с типом "Назначение пенсии" не может быть представлена за период, данные по которому уже учтены на индивидуальном лицевом счете на основании формы СЗВ-СТАЖ с типом "Исходная" или "Дополняющая" (п. 6.6.13 Порядка N 3п);

раздел 5 надо заполнить, если есть договор с НПФ о досрочном пенсионном обеспечении работника, занятого на "вредных" работах (п. 2.4 Порядка N 3п).

К форме СЗВ-СТАЖ нужно приложить опись ОДВ-1. В ней в поле "Отчетный период (код)" необходимо указать значение "0", в поле "Год" - год, за который подаются сведения. В поле с типом сведений "Исходная" проставляется "X". В строке "Форма "Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (СЗВ-СТАЖ)" отражается количество работников, на которых представляются сведения. Разделы 4 и 5 формы ОДВ-1 не заполняются (п. 1.7, 3.1, 3.3, 3.4, 3.6, 3.7 Порядка N 3п).

* * *

В заключение еще раз отметим, что работодатель обязан подать сведения по форме СЗВ-СТАЖ на сотрудника, уходящего на пенсию, в течение трех календарных дней после того, как он подал соответствующее заявление. Если этот сотрудник стал пенсионером, но продолжает работать, работодатель по-прежнему отчитывается по нему в ПФР в общеустановленном порядке. По окончании 2017 года на данного сотрудника подается форма СЗВ-СТАЖ с типом "Исходная" (срок ее представления - до 1 марта 2018 года). Если сотрудник увольняется, работодатель обязан подать на него кроме формы СЗВ-СТАЖ сведения персонифицированного учета в ПФР, а именно разд. 3 "Персонифицированные сведения о застрахованных лицах" единого расчета по страховым взносам с индивидуальными сведениями о сотруднике за период с начала квартала по дату его увольнения, а также форму СЗВ-М за месяц, в котором увольняется работник.

------------------------------------------------------------------------

*(1) Федеральный закон от 28.12.2013 N 400-ФЗ "О страховых пенсиях".

*(2) Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования".

*(3) Форма утверждена Приказом ФНС РФ от 10.10.2016 N ММВ-7-11/551@ "Об утверждении формы расчета по страховым взносам, порядка его заполнения, а также формата представления расчета по страховым взносам в электронной форме".

*(4) Форма утверждена Постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 N 83п "Об утверждении формы "Сведения о застрахованных лицах".

*(5) Постановление Правления ПФР от 11.01.2017 N 3п "Об утверждении формы "Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (СЗВ-СТАЖ)", формы "Сведения по страхователю, передаваемые в ПФР для ведения индивидуального (персонифицированного) учета (ОДВ-1)", формы "Данные о корректировке сведений, учтенных на индивидуальном лицевом счете застрахованного лица (СЗВ-КОРР)", формы "Сведения о заработке (вознаграждении), доходе, сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных и уплаченных страховых взносах, о периодах трудовой и иной деятельности, засчитываемых в страховой стаж застрахованного лица (СЗВ-ИСХ)", порядка их заполнения и формата сведений".

*(6) Постановление Правления ПФР от 11.01.2017 N 2п "Об утверждении форм документов, используемых для регистрации граждан в системе обязательного пенсионного страхования, и Инструкции по их заполнению".