Трудовые отношения с материально ответственными лицами (А.П. Тишин, журнал "Упрощенная система налогообложения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 11, ноябрь 2017 г.)

Трудовые отношения с материально ответственными лицами

А.П. Тишин,

эксперт журнала "Упрощенная система налогообложения:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Упрощенная система налогообложения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 11, ноябрь 2017 г., с. 57-68.

Кто понимается под материально ответственными лицами? В каком порядке осуществляются их прием на работу и увольнение? В целях надлежащего оформления трудовых отношений с материально ответственными лицами мы рассмотрели данные вопросы с учетом последних изменений правовых актов и данных судебной практики.

Понятие "материально ответственное лицо"

В ТК РФ понятие материально ответственного лица отсутствует. Обычно под материально ответственными лицами понимают сотрудников, с которыми заключен договор о полной материальной ответственности. При этом договор о полной материальной ответственности может быть заключен не с любым работником, а только с определенными категориями работников.

Согласно ст. 244 ТК РФ письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности (п. 2 ч. 1 ст. 243 ТК РФ), то есть о возмещении работодателю причиненного ущерба в полном размере за недостачу вверенного работникам имущества, могут заключаться с работниками, достигшими возраста 18 лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество.

Перечни должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовые формы договоров о полной материальной ответственности утверждены Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85.

Примечание. Договор о полной материальной ответственности может быть заключен с сотрудником, отвечающим следующим требованиям:

- он достиг возраста 18 лет;

- он непосредственно обслуживает или использует денежные, товарные ценности или иное имущество;

- он замещает должности в вышеуказанном перечне.

Принципиальное отличие материально ответственного лица от любого иного сотрудника заключается в том, что в силу ст. 243 ТК РФ материально ответственное лицо несет материальную ответственность в полном размере причиненного ущерба с случае недостачи вверенных ему ценностей, в то время как обычный сотрудник за причинение какого-либо ущерба имуществу работодателя несет материальную ответственность, как правило, в пределах своего среднего месячного заработка.

Особенности приема на работу материально ответственного лица

Прием на работу сотрудников, которые будут являться материально ответственными лицами, осуществляется в общем порядке, предусмотренном гл. 11 ТК РФ, с учетом некоторых особенностей.

Документы, представляемые при приеме на работу. При приеме на работу лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

- трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

- страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования;

- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

- документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

- справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям - при необходимости;

- справку о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, которая выдана в установленном порядке, - при необходимости.

В отдельных случаях с учетом специфики работы ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования оформляются работодателем. В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

Трудовой договор. Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.

Обратите внимание! Трудовой договор, не оформленный в письменном виде, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного на это представителя.

При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе, а если отношения, связанные с использованием личного труда, возникли на основании гражданско-правового договора, но впоследствии были признаны трудовыми отношениями, - не позднее трех рабочих дней со дня признания этих отношений трудовыми отношениями, если иное не установлено судом.

При заключении трудовых договоров с отдельными категориями работников трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, может быть предусмотрена необходимость согласования возможности заключения трудовых договоров либо их условий с соответствующими лицами или органами, не являющимися работодателями по этим договорам, или составления трудовых договоров в большем количестве экземпляров.

Например, согласно п. 258 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н, прием на работу заведующих складами, кладовщиков и других материально ответственных лиц осуществляется по согласованию с главным бухгалтером организации. Таким образом, прием на работу материально ответственных лиц требуется согласовать с главным бухгалтером, например, посредством проставления соответствующей визы на заявлении о приеме, трудовом договоре и приказе (распоряжении).

Приказ о приеме на работу. Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под подпись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

Кроме того, при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

Договор о полной материальной ответственности

С материально ответственным лицом должен быть заключен в письменной форме договор о полной материальной ответственности по типовой форме, утвержденной Постановлением Минтруда России N 85. При заключении договора о полной материальной ответственности условия, предусмотренные типовой формой, могут быть дополнены иными необходимыми условиями.

Когда заключается договор о полной материальной ответственности? Рекомендуется заключать такой договор одновременно с трудовым договором. Отметим, что в соответствии с п. 36 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2*(1) при разрешении споров, возникающих в связи с применением мер дисциплинарного взыскания к работникам, отказавшимся от заключения письменного договора о полной материальной ответственности за недостачу вверенного работникам имущества, в случае, когда он не был одновременно заключен с трудовым договором, необходимо исходить из следующего.

Если выполнение обязанностей по обслуживанию материальных ценностей является основной трудовой функцией работника, что оговорено при приеме на работу, и в соответствии с действующим законодательством с ним может быть заключен договор о полной материальной ответственности, о чем работник знал, отказ от заключения такого договора следует рассматривать как неисполнение трудовых обязанностей со всеми вытекающими из этого последствиями.

Если же необходимость заключить договор о полной материальной ответственности возникла после заключения с работником трудового договора и обусловлена тем, что в связи с изменением действующего законодательства занимаемая им должность или выполняемая работа отнесена к перечню должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать указанные договоры, однако работник отказывается его заключить, работодатель в силу ч. 3 ст. 74 ТК РФ обязан предложить ему другую работу, а при ее отсутствии либо отказе работника от предложенной работы трудовой договор прекращается с ним в соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора).

Коллективная материальная ответственность. Материальная ответственность может быть не только индивидуальной, но и коллективной. В силу ст. 245 ТК РФ при совместном выполнении работниками отдельных видов работ, связанных с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой, применением или иным использованием переданных им ценностей, когда невозможно разграничить ответственность каждого работника за причинение ущерба и заключить с ним договор о возмещении ущерба в полном размере, может вводиться коллективная (бригадная) материальная ответственность. Письменный договор о коллективной материальной ответственности за причинение ущерба заключается между работодателем и всеми членами коллектива. По договору о коллективной (бригадной) материальной ответственности ценности вверяются заранее установленной группе лиц, на которую возлагается полная материальная ответственность за их недостачу. Для освобождения от материальной ответственности член коллектива должен доказать отсутствие своей вины. Кроме того, закреплено, что при добровольном возмещении ущерба степень вины каждого члена коллектива определяется по соглашению между всеми членами коллектива и работодателем. При взыскании ущерба в судебном порядке степень вины каждого члена коллектива определяется судом.

Примечание. Договор о полной материальной ответственности должен заключаться с материально ответственным лицом одновременно с трудовым договором. После заключения договора о полной материальной ответственности работнику должны быть переданы соответствующие материальные ценности по акту приема-передачи.

Увольнение материально ответственного лица

Основания прекращения трудового договора установлены ст. 77 ТК РФ.

Среди оснований увольнения по инициативе работодателя предусматривается, что трудовой договор может быть расторгнут работодателем в том числе в случае совершения виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности, если эти действия дают основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя (п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Данное основание может быть рассмотрено как специальное, поскольку подлежит применению в отношении материально ответственных лиц. В соответствии с положениями ст. 192 ТК РФ увольнение по п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ отнесено к дисциплинарному взысканию, в связи с чем увольнение по указанному основанию должно осуществляться с соблюдением правил применения дисциплинарных взысканий, установленных ст. 193 ТК РФ.

Обязательная инвентаризация. Отметим, что увольнение заведующих складами, кладовщиков и других материально ответственных лиц, как и их прием, осуществляется по согласованию с главным бухгалтером организации (п. 258 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов). Таким образом, заявление об увольнении материально ответственных лиц, а в последующем и соответствующий приказ требуется согласовать с главным бухгалтером. При этом устанавливается, что заведующий складом, кладовщик и другие материально ответственные лица могут освобождаться от занимаемых должностей только после сплошной инвентаризации числящихся за ними товарно-материальных запасов и передачи их другому материально ответственному лицу по акту. Акт приема-передачи визируется главным бухгалтером (или уполномоченным им лицом) и утверждается руководителем организации (или уполномоченным им лицом), а по складам (кладовым и другим местам хранения) подразделений - руководителем соответствующего цеха (подразделения).

Обязательность проведения инвентаризации при смене материально-ответственных лиц предусмотрена также п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н.

Взыскание ущерба. По результатам инвентаризаций и проверок принимаются соответствующие решения по устранению недостатков в хранении и учете запасов и возмещению материального ущерба. Наличие недостачи не является препятствием для увольнения.

Согласно ст. 248 ТК РФ взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба. Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание может осуществляться только судом.

При этом работник, виновный в причинении ущерба работодателю, вправе добровольно возместить его полностью или частично. По соглашению сторон трудового договора допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае работник представляет работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей. В случае увольнения работника, который дал письменное обязательство о добровольном возмещении ущерба, но отказался возместить указанный ущерб, непогашенная задолженность взыскивается в судебном порядке. Кроме того, предусматривается, что с согласия работодателя работник может передать ему для возмещения причиненного ущерба равноценное имущество или исправить поврежденное имущество.

Обратите внимание! Возмещение ущерба производится независимо от привлечения работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действия или бездействие, которыми причинен ущерб работодателю.

Судебная практика, связанная с материально ответственными работниками

Судебные споры, связанные с материально ответственными лицами, возникают, как правило, по вопросам увольнения по п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, а также взыскания материального ущерба. Рассмотрим конкретные примеры.

О законности увольнения материально ответственного лица

Вопрос о законности увольнения рассмотрен в Апелляционном определении Верховного суда Республики Татарстан от 07.08.2017 по делу N 33-12619/2017.

Суть спора следующая. Н. обратился в суд с иском к организации (ООО) о восстановлении на работе, взыскании среднего заработка за время вынужденного прогула, денежной компенсации морального вреда и судебных издержек. Судом установлено, что Н. на основании трудового договора был принят на работу в ООО на должность мастера ремонтной зоны станции ТО.

Согласно докладной записке главного механика ООО О. им был обнаружен факт несанкционированной загрузки Н. в автомобиль, запланированный в командировку в Казахстан, тормозных барабанов, бывших в употреблении. Из объяснительной записки Н. следует, что указанные барабаны он планировал использовать для изготовления печи на даче и согласен их выкупить по цене металлолома. В акте расследования факта причинения ущерба установлено, что Н. с базы сервисного центра ООО без согласования с руководством вывез металл (барабаны б/у) в количестве 5-6 штук для личного использования. Комиссия по результатам расследования указанного факта пришла к выводу, что Н. утратил доверие как работник, непосредственно обслуживающий товарно-материальные ценности, и более не может занимать должность мастера ремонтной зоны.

В последующем приказом на истца наложено дисциплинарное взыскание в виде увольнения в связи с совершением виновных действий, давших основание для утраты доверия со стороны работодателя, на основании п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. От ознакомления с приказом Н. отказался, что зафиксировано соответствующим актом.

Разрешая спор и отказывая в удовлетворении исковых требований, суд первой инстанции исходил из того, что по смыслу положений п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ к указанным в данной норме закона действиям относятся любые виновные действия, которые дают основание для утраты доверия работодателя к работнику. Судебная коллегия согласилась с данным выводом суда.

Бывший работник пытался доказать, что у работодателя отсутствовали основания для увольнения истца, с указанием на то, что ответчиком не был доказан факт причинения истцом обществу материального ущерба, но суд не принял доводы работника.

Как разъяснено в п. 45 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2, расторжение трудового договора с работником по п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ в связи с утратой доверия возможно только в отношении работников, непосредственно обслуживающих денежные или товарные ценности (осуществляющих прием, хранение, транспортировку, распределение и т.п.), и при условии, что ими совершены такие виновные действия, которые давали работодателю основание для утраты довериям к ним.

Таким образом, увольнение работника по указанному основанию допускается при выполнении следующих условий:

- работнику согласно заключенному с ним трудовому договору было поручено выполнение работы (трудовой функции), предусматривающей непосредственное обслуживание денежных (товарных) ценностей, и он фактически выполнял соответствующую работу, что документально подтверждено;

- факт совершения работником виновных действий соответствующим образом зафиксирован в документах;

- совершение виновных действий дает основание работодателю для утраты доверия к данному работнику.

Примечание. Обязанность доказывать наличие законного основания увольнения и соблюдения установленного порядка увольнения возлагается на работодателя.

Согласно должностной инструкции мастера ремонтной зоны именно он обеспечивает безопасное хранение горюче-смазочных материалов, спиртов, кислот, переданных ТМЦ. Также с работником был заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности, в соответствии с которым на Н. возложена обязанность вести учет, составлять и представлять в установленном порядке товарно-денежные и другие отчеты о движении и остатках вверенного ему имущества. Работы по хранению, учету, отпуску (выдаче) материальных ценностей на складах, базах, в кладовых пунктах, отделениях на участках, в других организациях и подразделениях указаны в перечне должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной материальной ответственности.

Документально все было оформлено должным образом: факт непосредственного получения истцом товарно-материальных ценностей на складе ответчика подтверждается накладными, подписанными им собственноручно, актом служебной проверки установлен факт ненадлежащего обеспечения ответчиком хранения товарно-материальных ценностей.

Таким образом, обстоятельства исполнения истцом своих должностных обязанностей ненадлежащим образом материалами дела подтверждены, и у работодателя имелись безусловные основания для утраты доверия к Н. и применения к нему меры дисциплинарного взыскания в виде увольнения по п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

О возмещении ущерба материально ответственным лицом

Вопрос о возмещении ущерба исследован в Апелляционном определении Ленинградского областного суда от 24.08.2017 N 33-4717/2017. Так, истец ПАО "Сбербанк России" обратился в суд с иском к Б.Д. о взыскании материального ущерба в размере около 29 тыс. руб.

Между работодателем и Б.Д. был заключен трудовой договор, согласно которому ответчик был принят на должность специалиста по обслуживанию частных лиц дополнительного офиса на неопределенный срок. В тот же день между сторонами заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности работника за недостачу вверенного ему имущества, а также за ущерб, возникший у работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам.

В результате проведенной в офисе организации проверки был установлен факт недостачи денежных средств по проведенным Б.Д. кассовым операциям в сумме около 44 тыс. руб. Так, при проведении операции закрытия счета на указанную сумму после подтверждения жетона возникла ошибка в автоматической системе, и операция закрытия вклада не была завершена. Б.Д. повторно подтвердил жетон, в связи с чем по автоматической системе операция списания денежных средств прошла дважды. Операция сторнирования не проводилась. Фактически денежные средства выданы клиенту один раз. При заключении операционного дня в кассе излишки наличных денежных средств выявлены не были.

Ответчиком было дано письменное обязательство о возмещении причиненного ущерба. Более того, он внес на лицевой счет истца в погашение ущерба 15 тыс. руб., но от дальнейшего возмещения ущерба отказался и уволился по собственному желанию. Невозмещенный ущерб составил около 29 тыс. руб.

Проанализировав представленные в дело доказательства (объяснения сторон, объяснения свидетеля, письменные доказательства в виде аудиторского заключения), суд пришел к обоснованному выводу о том, что Б.Д., являясь специалистом по обслуживанию частных лиц, приняв на себя обязательства по полной материальной ответственности за недостачу вверенного ему имущества, а также за ущерб, возникший у работодателя в результате возмещения им ущерба, допустил нарушение кассовой дисциплины, правил работы с денежной наличностью и другими банковскими ценностями, чем причинил работодателю материальный ущерб в указанном размере. Судебная коллегия сочла указанные выводы суда правомерными, основанными на совокупной оценке собранных по делу доказательств и требованиях норм материального права, регулирующего возникшие спорные правоотношения.

Примечание. В соответствии с п. 4 Постановления Пленума ВС РФ от 16.11.2006 N 52 "О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю" если работодателем доказаны правомерность заключения с работником договора о полной материальной ответственности и наличие у этого работника недостачи, то последний обязан доказать отсутствие своей вины в причинении ущерба.

Представленные доказательства подтверждают, что с ответчиком правомерно был заключен договор о полной материальной ответственности как с кассиром. Денежные средства были вверены ответчику в связи с выполнением им своих должностных обязанностей, ущерб причинен в рабочее время, между действиями ответчика и наступившим ущербом имеется прямая причинно-следственная связь. Размер реального ущерба соответствует положениям ст. 246 ТК РФ. Обстоятельств, исключающих в данном случае материальную ответственность работника, предусмотренных ст. 239 ТК РФ, не установлено. Исковые требования работодателя были удовлетворены в полном объеме.

* * *

Под материально ответственными лицами понимаются сотрудники, с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности.

Особенность приема на работу - обязательность заключения договора о полной материальной ответственности в письменном виде по типовой форме.

Увольнение осуществляется в общем порядке при условии, что оно согласовано с главным бухгалтером и перед увольнением проведена инвентаризация.

Специальным основанием является увольнение в случае совершения виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности, если эти действия дают основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя. Увольнение по данному основанию является дисциплинарным взысканием и применяется с соблюдением норм ст. 193 ТК РФ.

В судебной практике распространены споры в связи с увольнением по названному основанию, а также по вопросам взыскания материального ущерба, причиненного работодателю.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации".