Комментарий к Национальному стандарту РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", приказу Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст, приказу Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 25 мая 2017 г. N 435-ст (Т.Н. Точкина, журнал "Нормативные акты для бухгалтера", N 23, декабрь 2017 г.)

Комментарий к Национальному стандарту РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", приказу Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст, приказу Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 25 мая 2017 г. N 435-ст

Т.Н. Точкина,

эксперт "НА"

Журнал "Нормативные акты для бухгалтера", N 23, декабрь 2017 г., с. 67.

С 01.07.2018 вступит в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016, устанавливающий рекомендуемые требования к организационно-распорядительным документам: уставам, положениям, правилам, инструкциям, регламентам, постановлениям, распоряжениям, приказам, решениям, протоколам, договорам, актам, письмам, справкам и др., в том числе к кадровым документам. Новый документ заменит ГОСТ Р 6.30-2003.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 определяет для документов на бумажном и электронном носителях:

- правила создания документов;

- состав реквизитов;

- точное местоположение реквизитов;

- правила оформления, в том числе с применением информационных технологий;

- виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе;

- образцы бланков.

Установлены общие требования к созданию документов. Это правила по:

- нумерации второй и последующих страниц документа;

- созданию документов на обеих сторонах листа;

- выбору гарнитур и размеров шрифтов для реквизитов документа;

- форматированию текста документа;

- выделению отдельных фрагментов текста;

- оформлению титульного листа к документу.

Изменились состав и нумерация реквизитов, используемых при подготовке и оформлении документов.

Например, в следующем году на бланках документов наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) можно будет указать коммерческое обозначение юридического лица. На унифицированных формах рекомендовано проставлять код формы документа. Наименование организации на бланке должно соответствовать ее наименованию, закрепленному в учредительных документах (уставе или положении).

Появились новые реквизиты, необходимые, в том числе, при электронном документообороте:

- 06 - "наименование структурного подразделения - автора документа", в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа. Реквизит рекомендовано располагать под наименованием организации и указывать в соответствии с ее локальными нормативными актами;

- 07 - "наименование должности лица - автора документа". Реквизит можно будет использовать в бланках должностных лиц и располагать под наименованием организации;

- 14 - "гриф ограничения доступа к документу". Реквизит применим при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством РФ.

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 приведены примеры заполнения реквизитов:

- 14 "гриф ограничения доступа к документу",

- 15 "адресат",

- 16 "гриф утверждения",

- 18 "текст документа" (по вступительному обращению, форме изложения и т.д.),

- 19 "отметка о приложении",

- 20 "гриф согласования документа",

- 21 "виза",

- 22 "подпись",

- 23 "отметка об электронной подписи",

- 25 "отметка об исполнителе",

- 28 "резолюция",

- 26 "отметка о заверении копии";

- 30 "отметка о направлении документа в дело".

Отметку о заверении копии (реквизит 26), если копия выдается для представления в другую организацию, рекомендовано:

- дополнить надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия ("Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N ... за... год");

- заверить печатью организации.

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 отсутствует рекомендация по оформлению бланков на двух языках, которые могли использоваться в субъектах РФ, имеющих государственный язык субъекта РФ.

Виды применяемых бланков и их разновидности (бланк письма структурного подразделения, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.) рекомендуется устанавливать нормативными правовыми актами организации. Изготавливать бланки желательно на основании макетов, утвержденных руководителем организации.

Разрешено использовать электронные шаблоны бланков, если они защищены от несанкционированных изменений. При этом бумажные и электронные бланки должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения и гарнитурам шрифта.

В документах длительных (свыше 10 лет) сроков хранения рекомендовано оформлять левое поле шириной не менее 30 мм.