Спецодежда: расходы при выдаче в командировку (И.С. Сергеева, журнал "Нормативные акты для бухгалтера", N 22, ноябрь 2017 г.)

Спецодежда: расходы при выдаче в командировку

И.С. Сергеева,

эксперт "НА"

Журнал "Нормативные акты для бухгалтера", N 22, ноябрь 2017 г., с. 8.

Комментарий к письму ФНС России от 22.09.2017 N СД-4-3/19054.

Работодатель обязан приобретать за свой счет и выдавать спецодежду и иные средства индивидуальной защиты (СИЗ) сотрудникам, занятым на работах:

- с вредными, опасными условиями труда;

- выполняемых в особых температурных условиях;

- связанных с загрязнением.

Спецодежду выдают в соответствии с Типовыми нормами, утвержденными приказом Минтруда России от 09.12.2014 N 997н. Типовые нормы устанавливают количество СИЗ, которые можно выдать для использования на определенный срок в соответствии с видом деятельности работодателя.

Типовые нормы не регулируют выдачу СИЗ в случаях направления сотрудников в командировки в местности с особыми климатическими условиями. Однако работодатель вправе устанавливать повышенные нормы выдачи спецодежды, улучшающие защиту работников (ч. 2 ст. 22, ч. 2 ст. 212, ч. 2 ст. 221 ТК РФ, п.п. 6, 14 Межотраслевых правил обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 N 290н, далее - Межотраслевые правила).

Поэтому при направлении сотрудников в командировки в районы Крайнего Севера в случае выдачи им теплой спецодежды или спецобуви возникает вопрос: как определить норму выдачи и срок использования таких СИЗ?

Для этого можно обратиться к нормам бесплатной выдачи работникам теплой специальной одежды и теплой специальной обуви по климатическим поясам, утвержденным постановлением Минтруда РФ от 31.12.1997 N 70. Этот документ устанавливает сроки носки теплой специальной одежды и теплой специальной обуви в годах в зависимости от климатических поясов. Чтобы безопасно применять данные сроки, работодателю следует закрепить их в локальном нормативном акте.

Сроки использования СИЗ исчисляются со дня фактической выдачи их работникам (п. 13 Межотраслевых правил).

Налог на прибыль

ФНС России разрешила учесть для целей налогообложения расходы на приобретение специальной одежды, выдаваемой сотрудникам при направлении в командировки в районы Крайнего Севера, в составе материальных расходов - при условии, что организация их экономически обоснует и документально подтвердит (п. 1 ст. 252, подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Это разъяснение согласуется с позицией Минфина России, который позволяет учесть при налогообложении расходы на приобретение СИЗ по повышенным нормам, утвержденным локальными нормативными актами организации (письма Минфина России от 19.08.2016 N 03-03-06/1/48743, от 08.04.2016 N 03-03-06/1/20165).

Стоимость средств индивидуальной защиты можно учесть единовременно в полной сумме или частями в течение нескольких отчетных периодов (с учетом срока использования или иных экономически обоснованных показателей). Конкретный порядок признания таких расходов организация должна закрепить в своей учетной политике для целей налогообложения (ст. 313 НК РФ).

НДФЛ и страховые взносы

Обложение стоимости СИЗ страховыми взносами и НДФЛ зависит от условий выдачи этих СИЗ сотрудникам.

Если специальная одежда и обувь выдаются только для осуществления производственной деятельности и не переходят в их собственность, то стоимость таких средств индивидуальной защиты не облагается НДФЛ (так как не является экономической выгодой (доходом) сотрудников) и не облагается страховыми взносами (так как не считается вознаграждением, полученным сотрудником в рамках трудовых отношений) (ст. 41 НК РФ, письма Минфина России от 16.09.2016 N 03-03-06/1/54239, Минздравсоцразвития России от 05.08.2010 N 2519-19).

Если же СИЗ переходят в собственность сотрудников, то у них возникает объект налогообложения НДФЛ, а у работодателя - объект обложения страховыми взносами. Налоговая база и база для начисления взносов - это стоимость СИЗ, указанная в акте, составленном при передаче спецодежды в собственность сотрудникам (п. 1 ст. 210, подп. 2 п. 2 ст. 211, НК РФ, п. 1 ст. 5, п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ).