"Электронный документооборот - это революция во взаимодействии с удалёнными работниками" (интервью с Ю. Комиссаровой, адвокатом, членом коллегии адвокатов "Комиссаров и Партнеры") (О. Кошарная, журнал "Трудовое право", N 12, декабрь 2017 г.)

"Электронный документооборот - это революция во взаимодействии с удалёнными работниками" (интервью с Ю. Комиссаровой, адвокатом, членом коллегии адвокатов "Комиссаров и Партнеры")

О. Кошарная

Журнал "Трудовое право", N 12, декабрь 2017 г., с. 13-16.

- Уже тысячи удалённых сотрудников работают в штате крупных фирм, но "недосягаемы" физически для работодателя. Как бы Вы советовали подписывать с ними договоры и акты, особенно должностные инструкции?

- Даже если сотрудник работает удалённо, зачастую ему ничто не мешает приехать в офис организации - работодателя и оформить трудовые документы. При отсутствии такой возможности не стоит пренебрегать услугами почты. Этот способ обмена документами до сих пор популярен между субъектами гражданского оборота и далеко не только в вопросах, касающихся трудовых отношений. Множество курьерских сервисов сейчас доставляют документы по России за 1-2 дня.

- Работодатели всё чаще проигрывают суды уволенным телеработникам. Почему?

- Работодатели всегда преимущественно проигрывали суды уволенным работникам. Это происходит по причине того, что работодатели игнорируют простую, но чётко регламентированную законом процедуру увольнения работника. Если всё делать по предусмотренной Трудовым кодексом схеме, проблем с уволенным работником возникнуть не может. Увольнение надомного работника за непредставление отчётов о выполненной работе также не является чем-то новым с практической точки зрения. Такие отчёты - главный инструмент работодателя по отслеживанию исполнения удалённым работником своих обязанностей, ведь работодателю недоступно убедиться в этом воочию.

- Электронный документооборот законен - как его воплощать в жизнь без риска?

- Обмен электронными документами не чужд законодателю, а как раз наоборот. Законодатель разрешил работодателю и работнику обмениваться всеми кадровыми документами: и договорами, и приказами и должностными инструкциями. Работник даже может все свои персональные документы, предъявляемые им при приёме на работу, послать работодателю в форме электронного документа.

Правда, электронный документ - это не просто скан. Это документ, защищённый квалифицированной электронной цифровой подписью (ЭЦП). Чтобы её получить, придётся потратиться, но деньги при этом не слишком большие, а ЭЦП - вещь очень полезная. Ею впоследствии можно будет подписывать всевозможные документы - жалобы в органы власти, например. Общая тенденция законодательных новелл последнего времени - это внедрение повсеместного применения ЭЦП.

Электронный документооборот - это светлое будущее нашего высокотехнологического века, в котором люди смогут решать различные вопросы, вступать в правоотношения, экономя большое количество времени. Все государственные органы перешли или завершают переход на систему подачи и обмена документами в электронном виде.

Для подачи документов в электронной форме потребуется приобрести электронную цифровую подпись. Это можно сделать в удостоверяющем центре по вашему выбору. Риски при использовании ЭЦП зачастую связаны лишь с тем, что в результате легкомысленного отношения владельца подписи к месту хранения ключа ЭЦП какое-то лицо может ею воспользоваться и что-нибудь не то подписать.

Отказ работника от подписи - это тоже факт, требующий актирования, то есть документарной фиксации факта отказа от подписи. Не лишним будет указать в трудовом договоре конкретный адрес (адреса) электронной почты дистанционного работника. В частности для того, чтобы у суда не возникло вопросов при оценке вашей переписки как доказательства по делу, - вам будет проще представить её в процессе разбирательства.

Следует помнить, что закон и правоприменительная практика почти всегда на стороне работника, а бремя доказывания законности увольнения или применения дисциплинарного взыскания лежит на работодателе. То есть это работодатель должен убедить суд в том, что работник нарушил какие-либо положения договора, а для защиты своих интересов в суде работодателю потребуется максимум доказательств правомерности своих действий, в том числе увольнения или применения к работнику дисциплинарного взыскания.

- Сдельная оплата труда или почасовая при удалённом труде - как обезопасить себя от исков работников при этом формате (акты приёмки - недостатки - пропажа итогов труда - срыв сроков и так далее)?

- Какая оплата труда - сдельная или почасовая - больше подойдёт для конкретных трудовых отношений, зависит от их характера. Наиболее распространённые виды надомных работ целесообразней оплачивать исходя из сдельной системы оплаты. Согласно закону режим работы надомный работник устанавливает самостоятельно, если в трудовом договоре не предусмотрено иное. Если работодатель разработает способ контролировать время труда своего надомника и последний с таким порядком согласится, можно использовать почасовую оплату.

Обезопасить себя от исков работников можно только одним способом: оформляя все факты нарушения работником трудовой дисциплины в предусмотренном законом порядке. Если имеет место прогул, должна иметь место и надлежащая фиксация этого факта в соответствии с процедурой, регламентированной Трудовым кодексом. Любое юридически значимое обстоятельство в обязательном порядке должно закрепляться документально - тогда в суде будет чем защищаться от требований разгневанного надомника.