Вопрос: Прошу помочь в правильности заполнения дубликатов трудовых книжек. С нашего предприятия похищен сейф с тремя трудовыми книжками. Есть справка из милиции о краже. В справке перечислены номера книжек, Ф.И.О. владельцев. Есть копии украденных трудовых книжек (всех трех), заверенные мной (директором), с синей печатью. Также стаж работы подтверждается в данных пенсионного фонда. Какое основание писать в графе "4" дубликатов трудовых книжек? Или это все нести в суд, и писать решение суда? Архивы справок скорее всего, не дадут (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", декабрь 2017 г.)

Прошу помочь в правильности заполнения дубликатов трудовых книжек. С нашего предприятия похищен сейф с тремя трудовыми книжками. Есть справка из милиции о краже. В справке перечислены номера книжек, Ф.И.О. владельцев. Есть копии украденных трудовых книжек (всех трех), заверенные мной (директором), с синей печатью. Также стаж работы подтверждается в данных пенсионного фонда. Какое основание писать в графе "4" дубликатов трудовых книжек? Или это все нести в суд, и писать решение суда? Архивы справок скорее всего, не дадут.

Ксерокопия трудовой книжки не является документом, на основании которого можно выдать дубликат трудовой книжки.

В дубликат трудовой книжки должны быть внесены сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы; в дубликате также указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи.

Указанная информация должна быть подтверждена соответствующими документами. Под соответствующими документами следует понимать, в частности:

- экземпляры трудовых договоров, полученные от работника;

- выписки из приказов о приеме на работу (увольнении) или их копии, оформленные прежними работодателями;

- справки из государственного или муниципального архива, подтверждающие периоды работы (если работодатель ликвидирован).

Правовое обоснование:

В силу п. 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, при оформлении дубликата трудовой книжки, осуществляемом в соответствии с указанными Правилами, в него вносятся:

а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;

б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

Согласно п. 7.1 и 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, дубликат трудовой книжки заполняется в соответствии с разделами 1 - 6 указанной Инструкции.

Если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе "Сведения о работе" в графе 3, прежде всего, вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу. Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.

Информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", декабрь 2017 г.