Вопрос: Вправе ли казенное учреждение приобретать подарки для детей своих сотрудников за счет средств бюджета? Если да, то как отразить в бюджетном учете покупку и передачу подарков детям? (журнал "Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 12, декабрь 2017 г.)

Вправе ли казенное учреждение приобретать подарки для детей своих сотрудников за счет средств бюджета? Если да, то как отразить в бюджетном учете покупку и передачу подарков детям?

М. Мишанина,

редактор журнала "Казенные учреждения:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 12, декабрь 2017 г., с. 13-16.

Обоснование и документальное подтверждение расходов. Бюджетные средства являются единственным источником финансирования расходов казенного учреждения. Поэтому приобретение новогодних подарков за счет средств соответствующего бюджета бюджетной системы РФ допустимо только в случае, если такие расходы предусмотрены бюджетной сметой.

Также отметим, что соответствующие расходы должны быть не только обоснованы, но и документально подтверждены.

Для этого нужно издать приказ (распоряжение) руководителя учреждения с указанием:

- источника финансового обеспечения расходов (соответствующий бюджет бюджетной системы РФ);

- примерной стоимости одного подарка;

- лиц, ответственных за приобретение и выдачу подарков;

- сроков выдачи подарков.

К приказу (распоряжению) можно приложить список сотрудников и их детей, которым вручаются подарки.

Покупка подарков должна быть подтверждена первичными учетными документами: товарно-сопроводительными документами поставщика (продавца), кассовыми, товарными чеками (при оплате наличными деньгами) и др.

С целью выдачи подарков необходимо оформить ведомость. Поскольку унифицированной формы такого документа не установлено, ее можно разработать самостоятельно и утвердить в учетной политике. Главное, чтобы ведомость содержала все обязательные реквизиты первичного учетного документа, поименованные в п. 2 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ*(1), п. 7 Инструкции N 157н*(2).

Обращаем ваше внимание, что порядок передачи новогодних подарков детям сотрудников учреждения регулируется гл. 32 "Дарение" ГК РФ. Так, согласно п. 1 ст. 572 ГК РФ по договору дарения одна сторона (даритель) безвозмездно передает или обязуется передать другой стороне (одаряемому) вещь в собственность либо имущественное право (требование) к себе или к третьему лицу либо освобождает или обязуется освободить ее от имущественной обязанности перед собой или перед третьим лицом. Такой договор учреждение может заключить устно, поскольку в силу ст. 574 ГК РФ оформлять договор в письменной форме требуется только в случаях, когда:

- стоимость дара от юридического лица превышает 3 тыс. руб.;

- договор содержит обещание дарения в будущем;

- объектом дарения является недвижимое имущество.

Бюджетный учет. Согласно Указаниям N 65н*(3) расходы на приобретение новогодних подарков детям сотрудников следует относить на вид расходов 244 "Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд" в увязке со статьей 290 "Прочие расходы" КОСГУ.

При приобретении подарков в рамках заключенного контракта (договора) операции по расчетам с поставщиком отражаются следующей корреспонденцией счетов (п. 80, 111 Инструкции N 162н*(4)):

Содержание операции	Дебет	Кредит
Погашена задолженность перед поставщиком подарков	1 302 91 830	1 304 05 290
В случае авансирования по контракту (договору)
Перечислен аванс поставщику подарков	1 206 91 560	1 304 05 290
Зачтен ранее перечисленный аванс	1 302 91 830	1 206 91 660

В случае приобретения подарков через подотчетное лицо необходимо сделать следующие бухгалтерские записи (п. 84 Инструкции N 162н, п. 365, 367 Инструкции N 157н):

Выдан из кассы учреждения аванс, перерасход подотчетному лицу на приобретение подарков	1 208 91 560	1 201 34 610 Забалансовый счет 18
Возвращен в кассу учреждения остаток неизрасходованных подотчетных сумм	1 201 34 510 Забалансовый счет 17	1 208 91 660

Расходы учреждения на приобретение подарков (у поставщика, через подотчетное лицо) будут отражены в учете следующим образом (п. 121 Инструкции N 162н):

Содержание операции	Дебет	Кредит
Отражены расходы учреждения на приобретение подарков	1 401 20 290	1 302 91 730 1 208 91 660

Одновременно необходимо учитывать положения п. 345 Инструкции N 157н, в соответствии с которым материальные ценности, приобретаемые в целях дарения, в течение всего периода их нахождения в учреждении учитываются на забалансовом счете 07 "Переходящие награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры" по стоимости приобретения. Впоследствии, при их передаче детям, их стоимость подлежит списанию с забалансового учета (на основании документов, подтверждающих факт дарения).

Бухгалтерские записи по забалансовому учету подарков в этом случае будут следующими:

Содержание операции	Дебет	Кредит
Поступили новогодние подарки в учреждение	Забалансовый счет 07 *
Переданы подарки детям сотрудников		Забалансовый счет 07 *
* Аналитический учет по забалансовому счету 07 ведется в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей в разрезе материально ответственных лиц, мест хранения, по каждому предмету имущества (п. 346 Инструкции N 157н).

Пример

Муниципальное казенное учреждение за счет средств местного бюджета, предусмотренных бюджетной сметой, приобрело через подотчетное лицо новогодние подарки детям сотрудников. Всего было закуплено 80 подарков по цене 500 руб. Аванс на покупку подарков в размере 40 000 руб. выдавался из кассы учреждения и израсходован в полном объеме. Авансовый отчет с приложением оправдательных документов представлен в бухгалтерию. Все подарки выданы работникам.

В бюджетном учете указанные операции отразятся следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Выданы из кассы под отчет денежные средства на приобретение подарков (80 х 500 руб.)	1 208 91 560	1 201 34 610	40 000
Отражены расходы на приобретение подарков через подотчетное лицо	1 401 20 290	1 208 91 660	40 000
Приняты подарки к забалансовому учету	Забалансовый счет 07		40 000
Списаны подарки с забалансового учета при выдаче их сотрудникам		Забалансовый счет 07	40 000

1 декабря 2017 г.

------------------------------------------------------------------------

*(1) Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

*(2) Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.

*(3) Утверждены Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 N 65н.

*(4) Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 N 162н.