Исправляем ошибки в штатном расписании (Т.Ю. Комиссарова, журнал "Отдел кадров коммерческой организации", N 6, июнь 2017 г.)

Исправляем ошибки в штатном расписании

Т.Ю. Комиссарова,

эксперт журнала "Отдел кадров

коммерческой организации"

Журнал "Отдел кадров коммерческой организации", N 6, июнь 2017 г., с. 33-41.

О штатном расписании упоминается в ст. 15 и 57 ТК РФ, согласно которым трудовая функция определена как работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, конкретного вида поручаемой сотруднику работы. Инспекторы ГИТ при проведении мероприятий по контролю практически всегда требуют этот документ. Сегодня мы рассмотрим, на что обращают внимание контролеры, разбираясь со штатным расписанием. А вы сможете проверить свое расписание и в случае обнаружения неточностей привести его в порядок.

Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом, содержит перечень структурных подразделений, наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц. Такое определение дается в Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1*(1). Инспекторы достаточно тщательно проверяют этот документ и вот на что они обращают внимание.

Наименования должностей

Если в организации имеются должности или профессии, работа по которым связана с предоставлением гарантий, компенсаций или льгот, необходимо проверить, соответствуют ли наименования таких должностей и профессий в штатном расписании наименованиям, предусмотренным профессиональными стандартами, ЕКС или ЕТКС.

Напомним, что такое правило содержится в ст. 57 ТК РФ, определяющей обязательные условия трудового договора. Ведь в нем обязательно указывается трудовая функция - должность или профессия в соответствии со штатным расписанием.

На практике наименования должностей работодатель определяет самостоятельно. Но если выполняемая работа связана с предоставлением права на досрочную пенсию, дополнительного отпуска за работу во вредных условиях труда и прочие компенсации, наименование должно соответствовать ЕКС, ЕТКС или профстандартам.

Наименование должности указывается в графе 3 "Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация". И если вы обнаружите несоответствие - исправьте его. Для того, чтобы обнаружить это несоответствие, придется просмотреть справочники и профстандарты.

К сведению. Не меняйте наименование должности или профессии, работа по которым проходит во вредных условиях труда, если в штатном расписании наименование соответствует спискам N 1, 2, утвержденным Постановлением Кабинета Министров СССР от 26.01.1991 N 10 "Об утверждении списков производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение", но в профстандарте сказано иное.

Не игнорируйте это требование - если ГИТ выявит несоответствие наименования штрафа не избежать (см., например, Постановление Московского городского суда от 01.07.2016 N 4а-185/2016: суд оставил постановление ГИТ о привлечении к ответственности в силе, поскольку в нарушение требования абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ наименования должностей диспетчеров УВД и квалификационные требования к ним не приведены в соответствие наименованиям и требованиям в ЕТКС и Списке N 1).

Говоря о наименованиях должностей, нельзя обойти стороной вот какой момент: в штатном расписании в определенных случаях должна быть указана должность специалиста по охране труда.

Согласно ст. 217 ТК РФ работодатель, численность работников которого не превышает 50 человек, принимает решение о создании службы охраны труда или введении должности специалиста по охране труда с учетом специфики своей производственной деятельности. Но если численность компании больше, должны быть специалист или служба.

К сведению. При отсутствии у работодателя службы охраны труда, штатного специалиста по охране труда их функции осуществляют работодатель - индивидуальный предприниматель (лично), руководитель организации, другой уполномоченный работодателем работник либо организация или специалист, оказывающие услуги в области охраны труда и привлекаемые работодателем по гражданско-правовому договору.

Структура службы охраны труда в организации и численность работников такой службы определяются работодателем с учетом Постановления Минтруда РФ от 08.02.2000 N 14, которым утверждены рекомендации по организации работы такой службы.

Чтобы понять, нужна ли вам эта должность или служба, посмотрите на строку "Итого" по графе 4 "Количество штатных единиц". Если там стоит число более 50, то нужно включить должность специалиста по охране труда в штатное расписание.

Как исправить? Если наименование должности не соответствует профстандарту, ЕКС или ЕТКС, необходимо:

1. Издать приказ о внесении изменений в штатное расписание, в котором указаны:

- основание для изменения наименования должности или профессии;

- прежнее и новое наименование;

- срок введения изменений.

2. Уведомить работника об изменении наименования должности в письменной форме (см. пример на стр. 36).

Общество с ограниченной ответственностью "Праздник"

(ООО "Праздник")

Уведомление от 10.04.2017 N 6

Инженеру по охране труда Е.И. Посыпкину

Уважаемый Евгений Игоревич!

На основании ст. 57, 195.3 Трудового кодекса РФ и требований профессионального стандарта "Специалист в области охраны труда", утвержденного Приказом Минтруда РФ от 04.08.2014 N 524н, занимаемая Вами должность "инженер по охране труда" будет переименована в "специалист по охране труда".

Наименование должности будет изменено в Ваших документах, в том числе в трудовом договоре и трудовой книжке. При этом Ваша трудовая функция и другие условия трудового договора останутся прежними.

Директор

Веселов

П.Л. Веселов

3. Заключить с работником дополнительное соглашение к трудовому договору.

4. Издать приказ по личному составу о переименовании должности или профессии работника. Основанием будет дополнительное соглашение.

5. Внести запись в трудовую книжку. Для этого в графе 3 трудовой книжки нужно написать, к примеру: "Должность "инженер по охране труда" переименована в "специалист по охране труда".

6. Отразите изменение наименования должности или профессии в иных кадровых документах - личной карточке, табеле учета рабочего времени, должностной инструкции и пр.

Если нужно ввести должность специалиста по охране труда, порядок внесения изменений гораздо проще - издается приказ о внесении изменений в штатное расписание, которым вводится новая должность. Однако дополнительно придется разработать должностную инструкцию для специалиста.

Наличие филиалов

Согласно ст. 55 ГК РФ филиалы и представительства являются обособленными подразделениями организации и не являются юридическими лицами. Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений.

В штатном расписании определены структура компании, штатная численность, фонд оплаты труда. Соответственно филиалы и представительства как структурные подразделения должны быть указаны в этом документе.

Вместе с тем, если согласно положению о филиале или представительстве, доверенности, выданной руководителю такого обособленного подразделения, последний наделен правом утверждать штатное расписание, то сведения о филиалах могут не вноситься в штатное расписание головной организации.

Как исправить? Сложностей нет - добавьте информацию о филиале или представительстве со всей структурой подразделения, указав размеры окладов, надбавок по каждой должности. Для этого Серия изданий перепечатайте всю форму штатного расписания и заново ее утвердите.

Размер оклада или тарифной ставки

До сих пор некоторые работодатели устанавливают "вилку" окладов: на испытательном сроке платят работнику небольшую сумму, а после повышают зарплату. Но если в штатном расписании будет "вилка" окладов по должности, будет нарушен принцип равной платы за труд равной ценности. То есть работники за одну и ту же работу смогут получать разную зарплату - в нарушение ТК РФ. Инспекторы ГИТ, конечно же, обратят на это внимание.

Структурное подразделение		Должность (специаль- ность, профессия), разряд, класс (категория) квалифика- ции	Коли- чество штат- ных единиц	Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.	Надбавки, руб.			Всего, руб. ((гр. 6 + гр. 7 + гр. 8 + гр. 9 х гр. 5)	Приме- чание
Наимено- вание	Код				Районный коэффи- циент	За стаж рабо- ты	-
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
...	...	...	...	...	...	...	...	...	...
Отдел кадров	03	Инспектор по кадрам	2	25000 - 35000	-	-	-	25000 - 35000	-

                 /-------------\          |                             |

                 | Неправильно |----------------------------------------/

                 \-------------/

Таким образом, в графе 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр., руб." должен отражаться фиксированный размер оплаты труда по должности за выполнение нормы труда за единицу времени или исполнение трудовых обязанностей за месяц. Это может быть как фиксированный размер оплаты труда в рублевом исчислении, так и проценты (от выручки, прибыли) или коэффициент трудового участия, коэффициент распределения и пр. в соответствии с законодательством РФ, коллективным и трудовым договорами, соглашениями и иными нормативными актами организации (абз. 3 разд. 1 Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением N 1).

Кроме того, рекомендуем обратить внимание на размер зарплаты - число в графе 9. Помните, что минимальная зарплата по штатному расписанию не может быть менее МРОТ (ст. 133 ТК РФ).

К сведению. Согласно ст. 133.1 ТК РФ в субъекте РФ региональным соглашением о минимальной заработной плате (МЗП) может устанавливаться ее размер в конкретном субъекте РФ. Минимальная оплата труда в субъекте РФ распространяется на лиц, работающих на территории соответствующего субъекта, за исключением работников организаций, финансируемых из федерального бюджета.

Отметим, что оклад может быть и менее МРОТ, но с учетом надбавок и доплат зарплата сотрудника должна составлять более МРОТ. В настоящее время МРОТ равен 7 500 руб.

Стоит и проверить размер минимальной зарплаты в вашем регионе, поскольку некоторые субъекты изменили ее с 2017 года. Например, в Ленинградской области размер МЗП с 1 января 2017 года составляет 10 850 руб. (Региональное соглашение о минимальной заработной плате в Ленинградской области на 2017 год, заключенное 26.12.2016 N 20/С-16).

Как исправить? Если "вилка" окладов установлена по должности, по которой предусмотрена 1 единица, нужно установить фиксированный оклад, убрав "вилку". А если по должности предусмотрено несколько штатных единиц, для устранения "вилки" и при желании установить разную зарплату необходимо сделать разными наименования должностей, например, дополнив их словами "младший", "старший". Переименовывать должности в таком случае не нужно: нужно ввести новые и перевести на них сотрудников. Например, в расписании по должности специалиста по рекламе предусмотрены 2 единицы, при этом установлена "вилка" 30 000-40 000 руб. Один специалист получает 30 000 руб., а второй 35 000 руб. Чтобы все было правильно, нужно ввести должности старшего специалиста по рекламе с окладом 35 000 руб. и младшего - с окладом 30 000 руб. Соответственно предложите перевод работникам на новые должности.

В любом случае требуется издать приказ о внесении изменений в штатное расписание, направить предложение о переводе на новые должности работникам, заключить соглашение о переводе с теми, кто согласен на перевод, и оформить его. Затем издается приказ о сокращении вакантных единиц.

Если вы обнаружили, что зарплата некоторых сотрудников меньше МРОТ или минимальной зарплаты в субъекте РФ, первым делом следует привести размер зарплаты в соответствие с требованиями законодательства - увеличить оклад или ввести надбавки. Затем издайте приказ об утверждении штатного расписания, заключите дополнительные соглашения и издайте приказ об изменении оплаты труда отдельных работников.

Правильно ли оформлено?

Для составления штатного расписания юридические лица или индивидуальные предприниматели используют унифицированную форму Т-3, утвержденную Постановлением N 1. Но эта форма для коммерческих организаций носит рекомендательный характер, а не обязательный. Такое мнение высказывал Роструд в письмах от 09.01.2013 N 2-ТЗ, от 23.01.2013 N ПГ/409-6-1: негосударственные организации вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные ими самостоятельно. Неунифицированную форму признают и суды (см., например, Апелляционное определение Ставропольского краевого суда от 17.02.2016 по делу N 33-1282/2016). Ее применяют очень многие работодатели, поскольку она содержит все необходимые реквизиты. Некоторые работодатели используют ее в качестве основы и дополняют своими графами.

1. Проверяем наличие обязательных реквизитов. Для этого просматриваем "шапку" штатного расписания. Должны быть:

наименование документа;

дата составления;

наименование организации;

перечни структурных подразделений;

количество штатных единиц, размер оклада и надбавок;

подписи ответственных за составление расписания сотрудников.

Поскольку силу документу придают обязательные реквизиты, просмотрите свое расписание. Если чего-то не хватает, скорректируйте его. О необходимости обязательных реквизитов говорится и в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Обязателен также гриф утверждения - без него даже при наличии вышеназванной информации штатное расписание не будет иметь силы. Проверьте, есть ли он и правильно ли оформлен.

Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Напомним, что правила оформления грифа утверждения документа содержатся в ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"*(2). Так, при утверждении документа приказом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа (в творительном падеже), его даты, номера. Гриф располагают в правом верхнем углу документа. Приведем пример.

УТВЕРЖДЕНО приказом ООО "Праздник" от 10.01.2017

Общество с ограниченной ответственностью "Праздник" (ООО "Праздник)

Штатное расписание

Структурное подразделение		Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации	Количество штатных единиц	Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.	Надбавки, руб.			Всего, руб. ((гр. 6 + гр. 7 + гр. 8 + гр. 9) х гр. 5)	Примечание
Наименование	Код				Районный коэффициент	За стаж работы	-
	2	3	4	5	6	7	8	9	10
...	...	...	...	...	...	...	...	...	...
Отдел кадров	03	Инспектор по кадрам	2	25 000				25 000

Обратите внимание! С 1 июля 2017 года ГОСТ Р 6.30-2003 утрачивает силу в связи с принятием ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов". И при оформлении документов после названной даты нужно руководствоваться уже им. Заметим, что правила оформления грифа "Утверждено" не изменились.

Руководитель организации может утвердить штатное расписание без какого-либо приказа. В таком случае гриф утверждения оформляется следующим образом. В правом верхнем углу должны быть:

слово "УТВЕРЖДАЮ";

наименование должности лица, утвердившего расписание;

личная подпись;

дата утверждения.

Как исправить? Если форма штатного расписания не содержит какой-либо обязательный реквизит, составьте новое штатное расписание, включив реквизит туда, и утвердите расписание. Если же нет грифа "Утверждено" - добавьте его. Для этого в правом верхнем углу расписания укажите дату и номер приказа об утверждении (если его нет - издайте) либо сведения об утвердившем документ лице и дате, когда это сделано, - если расписание утверждено руководителем без приказа.

2. Удаляем лишнюю информацию. Нередко можно встретить штатное расписание с графой, в которой отражены сведения о работниках, занимающих конкретную должность, - фамилии, имена и отчества. Но этот документ не должен содержать такую графу, ведь цель его разработки - определение структуры, штатной численности и размера зарплаты. А то, каким конкретно работником занята должность в штатном расписании, отражает штатная расстановка. В нее, помимо данных персонала, вносятся сведения о занятых и вакантных должностях.

Как исправить? Лишней информации в штатном расписании быть не должно, поэтому удалите графу с данными работников и перепечатайте документ, заново утвердив.

* * *

В заключение скажем, что без штатного расписания не обходится ни одна компания. Если не исправить ошибки в нем, контролерам будет достаточно взглянуть на документ, чтобы привлечь компанию к ответственности. Проверьте свое штатное расписание и при необходимости скорректируйте, чтобы избежать проблем.

------------------------------------------------------------------------

*(1) "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1).

*(2) Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст.