Бизнес без офиса: проблемы и решения (К. Бушуев, журнал "Практический бухгалтерский учет", N 7, июль 2017 г.)

Бизнес без офиса: проблемы и решения

К. Бушуев,

эксперт

Журнал "Практический бухгалтерский учет", N 7, июль 2017 г., с. 46-49.

Множество компаний, оказывающих нематериальные услуги (консалтинг, посредничество, дизайн и т.п.), могут минимизировать накладные расходы, отказавшись от аренды офиса и работая без привязки к конкретному объекту.

Итак, посмотрим, как обойтись без офиса и как это оформить.

Для корреспонденции

Для регистрации фирмы без адреса не обойтись. Напрашивается самый простой вариант-адрес по регистрации владельца фирмы. Можно ли использовать для этих целей свой адрес? Да, зарегистрировать фирму на домашний адрес можно, а вот сделать из квартиры офис не так просто.

С одной стороны, собственник вправе:

- владеть, пользоваться, распоряжаться своим имуществом (п. 1 ст. 209 ГК РФ);

- по своему усмотрению совершать в отношении принадлежащего ему имущества любые действия, не противоречащие закону и иным правовым актам, если они не нарушают права и законные интересы других лиц (п. 2 ст. 209 ГК РФ).

Примечание. Налоговикам нужен твёрдо установленный и реально функционирующий канал связи с налогоплательщиком. Причём домашнего адреса будет достаточно.

Но размещение в жилых домах промышленных производств прямо запрещено (п. 3 ст. 288 ГК РФ, п. 3 ст. 17 ЖК РФ), и собственник вправе разместить на своей территории фирму (предприятие, учреждение, организацию) только после перевода такого помещения в нежилое.

Получаются "вилы": для организации офиса по месту регистрации жилое помещение требуется перевести в статус нежилого, а перевод жилого помещения в нежилое в принципе не допускается, если помещение используется в качестве места постоянного проживания (п. 2 ст. 22 ЖК РФ). Впрочем, фирме, которой офис вообще не к чему, такой перевод не нужен. Более того, сами налоговики дали разъяснения, которые помогут обойти все эти сложности (письмо ФНС России от 23.09.11 N ПА-21-6/293). Место нахождения юридического лица определяется местом его государственной регистрации (п. 2 ст. 54 ГК РФ). Государственная регистрация юридического лица производится по месту нахождения указанного учредителями в заявлении о государственной регистрации постоянно действующего исполнительного органа, в случае отсутствия такого исполнительного органа - по месту нахождения иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности (п. 2 ст. 8 Федерального закона от 08.08.01 N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей", далее - закон о госрегистрации).

Таким образом, возможна государственная регистрация юридического лица по месту жительства учредителя.

В ЕГРЮЛ содержатся сведения об адресе или постоянно действующего исполнительного органа юридического лица, или иного органа, или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности, по которому можно связаться с юридическим лицом (подп. "в" п. 1 ст. 5 закона о госрегистрации).

Договоры с работниками

Благодаря появлению в ТК РФ главы 49.1 (введена Федеральным законом от 05.04.13 N 60-ФЗ) решение этого вопроса существенно упростилось.

Дистанционными считаются работники, заключившие трудовой договор о дистанционной работе. Для обмена электронными документами между работником и работодателем должны использоваться усиленные электронные подписи. И сам трудовой договор можно заключить в электронной форме, причём местом заключения будет считаться место нахождения работодателя.

Но и без традиционных оригиналов не обойтись: для предоставления обязательного страхового обеспечения (на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством) работник должен отправить работодателю оригиналы документов по почте (заказным письмом с уведомлением). Кроме того, сам трудовой договор в три дня после заключения работодатель обязан отправить работнику заказным письмом с уведомлением.

Кстати, если работодатель пожелает, то он может потребовать необходимые для приёма на работу документы прислать ему почтой в нотариально удостоверенной форме. Данные о дистанционной работе вносить в трудовую книжку не обязательно.

Если договор расторгается, то помимо электронного документа работодатель в день прекращения данного трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленную надлежащим образом копию указанного приказа на бумажном носителе.

Примечание. Дистанционной работой считается выполнение трудовой функции (согласно трудовому договору) вне места нахождения работодателя (филиала, представительства и т.п.) вне стационарного рабочего места (территории, объекта), прямо или косвенно контролируемого работодателем. Необходимым признаком дистанционной работы является использование интернета для выполнения трудовой функции и для взаимодействия между работодателем и работником.

Безопасность труда

Работодатель обязан расследовать несчастные случаи на производстве и профессиональные заболевания, а также обеспечить страхование от таких случаев (ст. 212 ТК РФ) как для "традиционных", так и для дистанционных работников. Прочие обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда на таких работников не распространяются (хотя их не возбраняется прописывать в самом договоре).

Интересно, что именно на вопросах безопасности труда основано дискриминационное письмо Минтруда России от 16.01.17 N 14-2/ООГ-245. В нём содержится интересный вывод: ТК РФ не позволяет заключать дистанционные трудовые договоры с физическими лицами, которые находятся за пределами РФ, даже с гражданами России! Обоснование: работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда дистанционным работникам (ст. 312.3 ТК РФ), а федеральные законы и иные нормативно-правовые акты РФ, содержащие нормы трудового права, понятно, действуют только на территории России (ст. 13 ТК РФ).

Хотя простой здравый смысл подсказывает, что московский работодатель также не способен обеспечить безопасные условия труда работнику из Владивостока...

Средства труда

Итак, регистрация возможна, договоры заключить несложно, а вот как быть с обеспечением средствами труда?

В трудовом договоре о дистанционной работе можно предусмотреть условие об обязанности работника использовать при исполнении им своих обязанностей оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, предоставленные или рекомендованные работодателем.

При этом работодатель обязан ознакомить работников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.

Порядок и сроки представления дистанционными работниками отчётов о выполненной работе, размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование ими принадлежащих им или арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов определяются трудовым договором (ст. 312.3 ТК РФ).

Примечание. Режим труда и отдыха работники устанавливают самостоятельно, но работодатель может настоять и на более строгом режиме (например, обязанность работника быть на связи по скайпу не менее 8 часов в день), что должно быть прописано в трудовом договоре.

Хорошо, когда работники уже обеспечены собственными средствами труда: в данном случае даже не нужно ссылаться на статью 188 ТК РФ о возмещении расходов при использовании личного имущества работников. Более того, статья 312.3 ТК РФ построена так, что указанная компенсация является не правом, а прямой обязанностью работодателя.

Следовательно, суммы такой компенсации не облагаются НДФЛ и обязательными страховыми взносами (п. 3 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Для целей налогового учёта, по нашему мнению, документальным подтверждением экономической обоснованности выплаты компенсации будут служить отчёты дистанционных работников о выполненной работе с приложением к ним первичной документации на оплату, например, услуг связи, обновлений, ремонта оборудования и т.п.

А вот если сотрудник не может позволить себе приобрести или арендовать необходимое оборудование? В таком случае средства труда должен предоставить работодатель. Тогда возникает вопрос о материальной ответственности работников, которые получат технику в своё распоряжение.

По общему правилу за причинённый ущерб работник несёт материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка (ст. 241 ТК РФ).

Можно ли возложить на дистанционного работника полную материальную ответственность на основании статьи 242 ТК РФ? Теоретически да.

Конечно, с одной стороны, в настоящее время письменные договоры о полной материальной ответственности могут заключаться только с теми работниками и на выполнение тех видов работ, которые предусмотрены Перечнем должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества (утв. постановлением Минтруда России от 31.12.02 N 85). Названный перечень должностей и работ является исчерпывающим и расширительному толкованию не подлежит (см. письмо Роструда от 19.10.06 N 17466-1). К дистанционным работникам он никак не относится.

С другой стороны, полная материальная ответственность работника наступает в случае недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу (п. 2 ст. 243 ТК РФ).

Но и тут есть тонкий момент: материальная ответственность работника исключается в случае неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику (ст. 239 ТК РФ). Этот момент суд будет проверять особо (см. п. 4 постановления Пленума ВС РФ от 16.11.06 N 52).

Так что в сфере контроля над переданной дистанционным работникам техникой у работодателей возможно возникновение проблем. Хотя не всё так плохо: для дистанционных работников весьма существенна такая вещь, которую нельзя ни осязать, ни отразить в документах, но значение которой огромно. Это репутация. С учётом развития интернета и социальных сетей один-единственный пост за считанные часы способен на корню погубить карьеру любого, даже самого квалифицированного, специалиста.

Вопросы учёта

Если фирма без офиса использует в своей деятельности только личное имущество сотрудников, то основных средств у неё может не быть вообще. Если же фирма приобретает основные средства, которые передаёт работникам, то их учёт она ведёт в обычном порядке.

Актив принимается организацией к бухгалтерскому учёту в качестве основного средства, если одновременно выполняются следующие условия (п. 4 ПБУ 6/01 "Учёт основных средств", утв. приказом Минфина России от 30.03.01 N 26н): объект предназначен для использования в производстве продукции, при выполнении работ или оказании услуг, для управленческих нужд организации или для предоставления за плату во временное владение или пользование; объект предназначен для использования в течение длительного времени, т.е. свыше 12 месяцев; организация не предполагает последующую перепродажу данного объекта; объект способен приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем.

Основания для выбытия основных средств перечислены в пункте 29 ПБУ 6/01. И там нет такой причины, как передача основного средства дистанционному работнику для использования в хозяйственной деятельности.

Для учёта наличия объекта основных средств, а также для учёта движения его внутри организации применяются инвентарные карточки. Для этого можно использовать, например, инвентарную карточку по форме N ОС-6 (утв. постановлением Госкомстата России от 21.01.03 N 7) и в строке "Место нахождения объекта основных средств" указать место жительства дистанционного работника, который и получил для работы этот актив.